가상 이벤트를 호스팅하는 방법 – 단계별 가이드

가상 이벤트!! 뉴에이지 현상은 2022년에 라이브 대면 이벤트를 제한하는 글로벌 상황으로 인해 엄청난 과대 광고를 보았습니다.

가상 이벤트를 처음 접하는 사람들에게 " 인터넷 및 디지털 장치의 도움으로 소셜 미디어, 디지털 또는 이벤트 플랫폼을 통해 디지털 방식으로 진행되고 참가자가 개인적으로 만나지 않고 집이나 원격 위치에서 참석하는 이벤트 "를 의미합니다.

가상 이벤트가 새로운 트렌드이기 때문에 많은 사람들과 브랜드가 가상 이벤트를 시작하는 방법과 가상 이벤트를 성공적으로 수행할 수 있는 방법을 완전히 인식하지 못하고 있습니다.

따라서 우리는 성공적인 가상 이벤트를 처음부터 3개 섹션으로 호스팅하기 위한 14가지 실행 가능하고 유용한 팁과 단계를 강조하는 이 통찰력 있는 블로그를 만들었습니다.

성공적인 가상 이벤트 호스팅을 위한 유용한 팁

A. 가상 이벤트 전

1. 가상 이벤트에 대한 활동 지도 작성

활동 지도는 가상 이벤트에서 발생할 질문 또는 활동 목록과 같습니다. 참석자 또는 자신과 관련된 이벤트의 모든 측면을 다루어야 합니다.

액티비티 맵에는 이벤트 등록 방법, 라이브 스트리밍 또는 사전 녹화, 이벤트 프로모션 진행 방법 등에 관한 정보 및 질문에 대한 답변이 포함되어야 합니다.

또한 도구 통합, 청중 경험에 대한 아이디어, 피드백 수집 전략, 날짜 및 시간, 수용 가능한 청중 규모, 실행 도구 등을 정의할 수 있습니다.

2. 이벤트 날짜 및 시간을 전략적으로 결정

오프라인 대면 이벤트와 마찬가지로 날짜와 타이밍은 디지털 환경에서도 똑같이 중요합니다. 사람들이 임의의 날짜와 시간에 나타날 것이라고 기대할 수는 없습니다.

따라서 주말이나 주중, 저녁이나 오후 등 이벤트에 사용할 수 있는 최대 대상 청중이 몇일인지 파악하십시오.

이것을 올바르게 이해하지 못하면 목적을 달성할 청중이 없기 때문에 다른 모든 노력과 투자는 헛수고가 될 것입니다.

3. 완벽한 가상 이벤트 기술 찾기 및 사용

대면 이벤트를 위한 장소가 필요한 것처럼 가상 이벤트를 위한 디지털 매장이 있어야 참석자가 이벤트와 연결하고 상호 작용할 수 있는 장소 또는 플랫폼 역할을 합니다.

많은 도구 안내 데스크, 라운지, 극장, 강당 등과 같은 필요한 모든 콘센트가 있는 고유한 가상 장소를 실제 장소로 만들 수 있는 옵션을 제공합니다.

라이브 소셜 미디어 피드와 같은 다양하고 흥미롭고 매력적인 대화형 요소를 가상 이벤트에 통합하여 참여를 늘리고 대화형 경험을 구축하는 것을 더 흥미롭고 흥미롭게 만드는 도구 및 기술이 있습니다.

따라서 청중 규모, 목표, 활동 등에 따라 어떤 종류의 플랫폼이 필요한지 선택하십시오. 여러 도구와 플랫폼을 통합하여 전체적인 경험을 만들 수도 있습니다. 가상 이벤트와 관련하여 가장 인기 있는 도구를 나열했습니다.

vFairs – 디지털 행사장, 가상 로비 및 부스 구축, 후원 활성화 통합, 이벤트 등록, 이벤트 보고서 생성 등을 위한 가능성이 있는 가상 이벤트 플랫폼입니다.

Livestorm – 등록 메일, 라이브 채팅, 브라우저 액세스 등을 위한 솔루션이 포함된 가상 웨비나 및 회의용 도구입니다.

Dreamcast – 조직이 가상 및 하이브리드 이벤트를 주최하는 데 도움이 되는 최고의 가상 이벤트 플랫폼입니다. 가상 회의, 컨퍼런스, 타운 홀, 가상 무역 박람회, 전시회, 박람회 등을 주최할 수 있는 완벽한 디지털 장소입니다. 디지털 풋프린트, 액세스 제어, 네트워킹 테이블, 1:1 라이브 채팅, 게임화 및 가상 이벤트 경험을 향상시키는 더 많은 것과 같은 고급 기능으로 잘 알려져 있습니다.

Zoom – 가장 인기 있고 사용하기 쉬운 디지털 회의, 회의, 이벤트 및 웨비나 중 하나로 번거롭지 않은 경험, 참가자 확장성 및 저렴한 .

Taggbox 디스플레이 – 가상 이벤트에서 참여 및 경험을 향상시키기 위한 소셜 미디어 콘텐츠 통합을 위한 도구입니다. 실시간 상호 작용, 15개 이상의 소셜 피드, 사용하기 쉬운, UGC 표시, 후원 게시물, 비디오 스트림과의 간단한 통합 및 저렴한 기능이 있습니다.

Instagram 라이브 및 YouTube 라이브 – 공개적으로 사용 가능한 인기 있는 옵션으로 청중과 쉽게 연결할 수 있습니다. 간단한 액세스, 등록 없음 등이 있지만 상당히 정적이고 기본적입니다.

Eventbrite – 이벤트 생성자 및 청중을 위한 도구로 이벤트, 등록 페이지, 티켓 카운터, 보고 및 분석, 소셜 통합 및 이벤트 목록을 생성하여 도달 범위 및 참여도를 높일 수 있습니다.

4. 디지털 이벤트 프로모션으로 현명해지세요

가상 이벤트이므로 오프라인 마케팅 채널이 관련성이 없고 효과적이지 않을 수 있으므로 디지털 채널을 통해 홍보하는 것이 가장 좋습니다.

이벤트에 대한 유료 광고 또는 소셜 미디어 게시물을 통해 디지털 채널에서 타겟 청중에게 다가가는 것이 중요합니다. 또한 등록 또는 이벤트 참석 링크를 프로모션에 통합하여 최대 노출 및 참석을 보장합니다.

가상 이벤트 산업이 여전히 성장함에 따라 인식을 확산하고 청중을 교육하고 참석하도록 하기 위해 이벤트에 대한 프로모션 및 지침이 중요할 것입니다.

5. 기술적 오류에 대한 사전 대비

디지털 이벤트의 가장 큰 문제는 이벤트 전에 또는 이벤트 중에 기술적인 어려움 및 결함에 직면할 수 있다는 것입니다.

따라서 이벤트를 시작하기 전에 사용 중인 모든 기술 도구 및 장비와 카메라 오작동과 같은 이벤트에서 발생할 수 있는 오류를 식별해야 합니다.

이 경우 예비 카메라가 필요합니다. 마찬가지로, 이러한 예기치 않은 "사건"을 식별하고 대비하십시오.

6. 출연자/연사와 함께 하는 유도 및 시승

최악의 시나리오에 대해 아무리 계획하고 준비하더라도, 방법과 절차를 실제로 테스트하고 시도할 때까지는 실제 문제와 그 영향을 결코 알 수 없습니다.

마찬가지로 행사 전에 참석자 없이 테스트를 진행하여 모든 것이 제대로 되었는지 확인하거나 예상치 못한 미비점이나 오류가 있는지 확인합니다.

또한 연사, 게스트, 공연자 등과 함께 진행 방법, 중간 휴식 시간, 예상치 못한 시나리오 및 몇 가지 더 중요한 이벤트에 대처하는 방법에 대해 설명해야 합니다.

반드시 읽어야 함: 가상 이벤트 101: 2022년 종합 가이드

B. 가상 이벤트 중

7. 가상 이벤트 기본 사항에 대해 참석자 안내

귀하의 비즈니스를 위한 새로운 벤처이기 때문에 마찬가지로 청중에게도 새로운 개념이며 가상 이벤트 기본 사항에 대한 지식이 없거나 최소한입니다.

따라서 이벤트가 시작되면 기본 절차, 일정, 스트림 및 세션에 액세스하는 방법, 중간에 휴식을 취하는 방법, 이벤트 기간 및 기타 중요한 정보를 공유해야 합니다.

이것은 가상 이벤트가 어떻게 작동하는지 명확하게 이해하는 데 도움이 됩니다. 또한 이전에 알지 못했던 새로운 정보나 변경 사항을 추가할 수 있습니다.

8. 청중이 참여하고 상호 작용하도록 동기 부여

청중 참여는 오프라인 대면 이벤트든 가상 이벤트든 모든 이벤트의 핵심 성과 지표로 알려져 있습니다. 따라서 적절하고 생산적인 청중 참여를 전체적으로 확인해야 합니다.

채팅 피드 추가, Q&A 세션, 지식 공유 토론 활성화, 이미지 및 비디오 공유 또는 사용자의 경험 및 의견 공유 요청과 같이 청중 참여를 장려하는 요소를 포함해야 합니다.

또한 청중이 참여 수준에 따라 받을 수 있는 핵심 요소, 부가가치 혜택, 보상 등을 강조 표시할 수 있습니다. 이것은 최대한의 청중과 참여를 이끌어내는 데 도움이 될 것입니다.

게임화 전략이나 이벤트 기능을 확장하는 다기능 소셜 미디어 통합 도구를 통해 참여를 유도할 수 있습니다.

9. 참석자와 개인화된 커뮤니케이션 활성화

오프라인 대면 이벤트의 가장 좋은 점 중 하나는 참석자가 연사, 주최자, 공연자 등과 직접 대면하여 대화할 수 있는 옵션이 있다는 것입니다.

이벤트의 본질과 품질을 유지하려면 가상 이벤트에 해당 요소를 포함하는 것이 중요합니다. 가능한 모든 개인과 의사 소통하기 위해 직원이나 세션을 가질 수 있습니다.

이는 청중이 많은 이벤트의 경우 어려울 수 있으므로 소규모 그룹을 만들 수 있습니다. 개인화된 커뮤니케이션은 더 많은 참여와 더 많은 대화형 이벤트를 보장합니다.

10. 이벤트 중 휴식 및 네트워킹 세션 포함

1시간 이상의 장기 행사를 계획하고 있다면 중간에 간단한 다과와 휴식을 위한 휴식 시간을 가져야 합니다.

이것은 모든 것이 계획대로 진행되고 있는지 확인할 수 있고 청중이 최대의 참여와 효과로 이어질 집중과 에너지를 얻을 수 있는 양방향 이점이 있습니다.

이와 함께 소규모 세션 동안 채팅 및 커뮤니케이션을 통해 참석자 간의 내부 네트워킹을 할 수도 있습니다. 후원 또는 판촉 정보를 표시하는 훌륭한 방법입니다.

11. 가상 이벤트 호스트 추가(AI 또는 인간)

모든 가능성, 도전 과제, 문제 등을 고려했지만 여전히 혼란, 복잡성 및 불분명함의 가능성이 있습니다.

따라서 가상 호스트를 실제 사람 또는 챗봇으로 설정하면 참석자를 올바른 경로로 안내하고 이벤트 실패로 이어질 수 있는 문제 및 문제를 극복하는 데 도움이 될 수 있는 필요한 정보를 제공할 수 있습니다.

따라서 이러한 기본 단계를 따르면 최소 투자 및 최대 수익으로 놀랍도록 성공적인 가상 이벤트를 조직하고 제공하는 데 도움이 됩니다.

C. 가상 이벤트 후

12. 주요 지표에 대한 청중 피드백 수집

오프라인 라이브 이벤트와 마찬가지로, 특히 대부분이 가상 이벤트의 개념을 처음 접할 때 청중 경험이 어땠는지 아는 것이 중요합니다.

이벤트의 활동, 의제 및 목표와 가상 이벤트에 대한 청중 경험에 대한 피드백을 수집할 수 있습니다.

이는 가상 이벤트와 관련하여 예상되는 결과로 성과를 평가하는 데 도움이 됩니다. 또한 목표가 달성되었는지 여부에 대한 중요한 피드백을 얻을 수 있습니다.

13. 추가 실행 계획 공유

이벤트가 예정되어 있거나 이벤트와 관련된 참석자 응답이 예상되는 것처럼 이벤트 및 청중과 관련된 추가 정보를 공유할 수 있습니다.

이는 사용자에게 소셜 미디어 및 디지털 채널에서 이벤트에 대한 경험을 공유하도록 요청하여 리드 획득 또는 브랜드 홍보를 늘리는 훌륭한 방법입니다(가상 이벤트가 성공한 경우에만).

반드시 읽어야 함: 가상 이벤트 월: 가상으로 소셜 미디어로 청중 참여

14. 디지털 채널에서 가상 이벤트 녹화 공유

처음 몇 번 가상 이벤트를 조직하기 때문에 가상 이벤트가 끝난 후에도 가상 이벤트를 계속 홍보하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 향후 가상 이벤트에 도움이 될 것입니다.

청중 참여 및 피드백을 강조하면서 가상 이벤트의 녹화를 공유할 수 있습니다. 웹사이트, 소셜 미디어 및 기타 채널에서 공유할 수 있습니다.

이렇게 하면 참석할 수 없는 사람들이 가상 이벤트에 액세스할 수도 있습니다.

전 세계 최고의 가상 이벤트 예

여기에 2022년에 가상으로 전환된 세계 최대의 이벤트를 포함하여 최고의 예를 나열했습니다.

1. Apple의 세계 개발자 컨퍼런스 2020

WWDC라고도 하는 기술 대기업 Apple이 매년 캘리포니아 산호세에서 개최하는 행사로, 지난 1년 동안 소프트웨어 및 기술의 개발, 개선 및 혁신을 선보입니다.

매년 그들은 가장 영향력 있고 인기 있는 기술 전문가와 업계에 영향을 미치는 사람들을 초대하여 그들의 개발을 선보이고 전 세계적으로 화제를 불러일으키고 있습니다.

이는 모든 사람이 액세스할 수 있도록 웹사이트에서 발생하는 이벤트의 모든 콘텐츠 및 스트림을 공유하는 전체론적 접근 방식으로 완전히 가상이 되었기 때문입니다.

시청자의 편의를 위해 일정, 정보, 탐색 등을 얼마나 단순하면서도 창의적으로 배치했는지 살펴보십시오. 독특한 부분은 스트림에 개인적인 기술 터치를 부여했다는 것입니다.

필독: Parookaville이 음악 이벤트를 위한 라이브 소셜 월로 참여를 높이는 방법

2. Salesforce 월드 투어 시드니 2020

기술 산업의 #1 CRM 거인인 Salesforce는 매년 컨퍼런스를 개최하여 혁신, 기술, 솔루션 및 신제품으로 세계 최고의 브랜드에 힘을 실어주는 방법을 보여줍니다.

그러나 2020년 월드투어 컨퍼런스는 팬데믹 상황으로 인해 모든 것이 디지털 방식으로 진행되었기 때문에 이전 컨퍼런스와 다릅니다. 그러나 이것이 그들이 전 세계의 사람들과 전문가들에게 자신의 놀라운 업적을 강조하는 것을 막지는 못했습니다.

시드니의 모든 라이브 세션 녹음이 포함된 전용 웹사이트 방문 페이지가 있습니다. 또한 주요 연사인 이벤트 의제, 기조 연설, 일정 등을 표시하여 청중의 참여 및 참여를 극대화합니다.

3. 빌보드 라이브 앳 홈 뮤직 콘서트

다른 모든 라이브 대면 행사가 취소되는 것과 같은 이유로 음악 콘서트도 같은 루프에 있습니다. 전 세계적으로 수백만 명의 사람들이 매년 좋아하는 아티스트의 공연을 보기 위해 콘서트에 참석합니다. '

올해는 그러지 못해서 세계적인 엔터테인먼트 미디어 브랜드인 빌보드가 독보적인 에센스를 담아 디지털 콘서트를 개최했다.

그들은 Billboard Live At Home 시리즈를 제작하여 자신의 소셜 미디어 플랫폼 및 웹사이트에서 2개의 세션을 디지털 방식으로 스트리밍했으며 Nicky Jam, Camilo, Meghan Trainor, Lukas Graham 등과 같은 아티스트가 집에서 청중(시청자)을 위해 공연했습니다.

가장 좋았던 점은 공연과 함께 Q&A 시간, 다양한 장르, 다양한 출연자들의 인구통계 등이 있었다는 것입니다.

결론

이는 가상 이벤트를 처음부터 구축하고 성공적인 이벤트로 전환하는 데 도움이 될 수 있는 가장 중요하고 가치 있는 14단계(또는 팁 또는 전략, 무엇이라고 부를 수 있는지)였습니다.

가상 이벤트에는 컨퍼런스, 웨비나, 라이브 스트리밍, 콘서트 등과 같은 다양한 카테고리 및 산업이 있습니다. 따라서 이벤트 요구 사항에 따라 단계를 수정할 수 있습니다.

글로벌 브랜드와 기업이 Tagbox Display를 통해 어떻게 청중 참여를 늘리고 이벤트 경험을 향상시키고 있는지 알아보세요.