인보이스 프로세스를 개선하는 방법은 무엇입니까? 더 나은 인보이스 발행을 위한 8가지 훌륭한 아이디어
게시 됨: 2022-07-28인보이스 프로세스를 개선하는 방법을 알고 있습니까? 시간이 많이 걸리고 힘들 필요가 있습니까? 인보이스 발행 프로세스는 특히 해당 주제와 이전에 접촉한 적이 없는 경우 어려운 것 같습니다. 그러나 독립적인 인보이스 발행을 허용하는 도구를 통해 전체 프로세스를 크게 촉진할 수 있음이 밝혀졌습니다. 이러한 도구 덕분에 더 많은 시간을 확보할 수 있으며 더 중요한 것은 재정 흐름 프로세스의 속도를 높일 수 있다는 것입니다. 인보이스 프로세스를 어떻게 개선할 수 있습니까? 기사를 읽고 우리가 개발한 체크리스트를 사용하여 알아내십시오.
인보이스 프로세스를 개선하는 방법은 무엇입니까? – 목차:
- 자신의 조건을 설정
- 모든 정보 수집
- 작업 완료 후 인보이스 발행
- 기성 템플릿 사용
- 가능한 오류 수정
- 인보이스 프로세스 자동화
- 지불 기한을 지켜라
- 애플리케이션을 사용하여 인보이스 프로세스 최적화
자신의 조건을 설정
당신을 놀라게 할 수 있지만 고객에게 제안을 보내는 단계에서 약간의 노력이라도 송장 처리를 크게 촉진할 수 있습니다. 그게 어떻게 가능해? 처음부터 재정 문제를 명확하고 투명하게 제시하면 나중에 불필요한 오해를 방지하는 데 도움이 됩니다. 고객은 귀하의 제안을 수락하는 순간에 얼마를 지불해야 하는지 정확히 알고 있어야 합니다.
근무 시간을 기준으로 결제할지 전체 프로젝트를 기준으로 결제할지 결정하고 결제 기한을 지정합니다. 이전 지불에 대해 할인을 부여하는 경우 처음에 고객에게 알려야 합니다. 지연 지불에 대한 이자율에 대해 고객에게 경고하십시오. 인보이스를 발행하는 날짜가 언제인지 알려주십시오. 지불에 대한 더 많은 정보는 협력 초기에 사용할 수 있을 것이므로 지불하는 동안 고객이 갖게 될 의심이 줄어듭니다.
모든 준비의 서면 양식을 유지하는 것을 잊지 마십시오. 이메일이나 인스턴트 메신저의 메시지라도 모든 서면 양식으로 충분합니다. 조건을 명확히 하는 것을 잊었다면 어떻게 하시겠습니까? 청구서를 발행하기 전에 하십시오. 이렇게 하면 송장을 보낸 후 불필요한 질문을 피할 수 있습니다. 모든 오해를 설명하는 데는 시간이 걸리므로 모든 관련 문제를 논의한 후에만 급여를 받을 수 있습니다.
모든 정보 수집
송장을 발행하기 전에 이 프로세스에 필요한 모든 정보가 있는지 확인하십시오. 각 청구서에 포함되어야 하는 정보가 있습니다. 누락된 항목이 없습니다. 필요할 것이예요:
- 고객의 이름 및 성 (회사 이름은 선택 사항)
- 클라이언트 주소 (물리적 및 이메일 모두)
- 고객의 전화번호 (필수는 아니지만 연락을 용이하게 함)
- 고객의 납세자 식별 번호
- 선택한 결제 방법
- 인보이스 발행일
- 송장 금액
- 송장의 위치에 대한 설명
- 클라이언트에 대한 기타 중요한 정보
이러한 일련의 정보가 이미 수집되어 있으면 송장 발행 프로세스에 많은 시간이 소요되지 않습니다. 인보이스 프로세스 전에 모든 정보를 수집하는 것이 유익한 이유는 무엇입니까? 모든 정보가 있으면 인보이스를 발행하는 동안 검색할 필요가 없습니다. 즉, 흐름을 유지할 수 있습니다.
작업 완료 후 인보이스 발행
작업이 끝난 직후에도 커미션의 모든 세부 사항을 기억할 수 있습니다. 주문서나 계약서에 무엇이 있는지 정확히 알고 있습니다. 이렇게 하면 송장에 대한 정확한 설명을 작성할 수 있습니다. 기억력이 아주 좋다 하더라도 송장 발행을 나중으로 미루는 것은 좋은 생각이 아닙니다.
인보이스는 신속해야 합니다. 그렇지 않으면 고객이 빠른 지불을 기대하지 않아도 된다고 생각할 수 있습니다. 또한 인보이스 발행이 지연되면 문서 누적으로 인해 전체 프로세스가 더 어려워질 수 있습니다. 하루 종일 문서를 처리해야 합니다.
문서를 지속적으로 처리하면 작업량을 균등하게 분배할 수 있을 뿐만 아니라 송장 누락 위험을 줄일 수 있습니다. 전자 인보이스는 여러 면에서 우수합니다. 주말에도 언제든지 발행할 수 있으며 즉시 계약자의 전자 메일로 보낼 수 있습니다. 청구서의 종이 버전은 인쇄하여 근무일 동안 전통적인 우편으로 편지로 보내야 합니다.
기성 템플릿 사용
일부 프로세스는 반복됩니다. 송장 처리가 그 중 하나입니다. 인보이스의 형식은 법률에 명시되어 있으므로 인보이스에 있는 대부분의 요소는 변경되지 않습니다. 인보이스의 요소에 대해 생각하는 대신 기성 템플릿을 사용합니다.
미리 만들어진 인보이스 템플릿에는 필요한 모든 세부 정보를 위한 공간이 포함되어야 하며 어떤 것도 잃어버릴 수 없습니다. 빈 칸을 채우면 청구서 작성이 완료됩니다. 프로세스의 이 단계에서 필요한 세부 정보가 있는 데이터베이스가 특히 유용합니다. 일반적으로 템플릿은 활동의 특성에 맞게 조정될 수 있습니다. 선택할 수 있는 다양한 유형의 템플릿이 있습니다. 그들 중 일부는 매우 전통적이고 공식적이며 다른 일부는 흥미로운 디자인을 보여 주거나 그 형태가 투명성에 중점을 둡니다. 템플릿을 필요에 맞게 조정하려면 회사 로고를 추가하거나 브랜드와 관련된 색상을 사용할 수 있습니다.
가능한 오류 수정
템플릿을 사용하면 가능한 대부분의 실수를 피할 수 있습니다. 템플릿에는 일반적으로 송장의 모든 필수 요소가 포함됩니다. 그러나 오류는 언제든지 발생할 수 있습니다. 고객에게 문서를 보내기 전에 철저히 확인하고 송장을 주문서 또는 계약서와 비교하는 것을 잊지 마십시오. 청구서를 고객에게 보내기 전에 모든 세부 정보를 확인하는 것이 결제 대기 시간이 길어지는 수정 청구서를 작성하는 것보다 좋습니다.
인보이스 프로세스 자동화
대부분의 작업은 컴퓨터 소프트웨어를 사용하여 수행할 수 있습니다. 컴퓨터는 송장 처리에도 도움이 될 수 있습니다. 자신만의 클라이언트 데이터베이스를 만들 수 있습니다. 나중에 계속해서 사용할 수 있도록 시스템에 데이터를 한 번만 입력해야 합니다. 좋은 인보이스 발행 소프트웨어는 인보이스 프로세스 중 오류를 방지하는 데 도움이 됩니다.
인보이스 프로세스의 자동화는 반복 인보이스에 특히 유용합니다. 왜요? 동일한 고객의 세부 정보, 금액 및 설명이 있으며 지불 날짜 또는 빈도를 설정하기만 하면 나머지는 프로그램에서 처리합니다. 전자 인보이스의 경우 훨씬 더 쉽습니다. 소프트웨어가 인보이스를 발행하여 고객에게 보낼 수 있습니다. 송장 처리가 크게 향상되었습니다.
지불 기한을 지켜라
인보이스 발행 프로세스에는 인보이스 발행 및 고객에게 보내는 것뿐만 아니라 지불이 제 시간에 이루어지도록 하는 것이 포함됩니다. 송장 발행의 전체 프로세스에서 마지막 작업이지만 여전히 가장 중요하지 않습니다. 지속적으로 모든 지불 마감일을 주시하는 것은 매우 유익합니다.
때때로 결제일 이후에도 계정에 돈이 없을 때가 있습니다. 고객에게 부드러운 알림을 보낼 수 있습니다. 여기서 재치와 공손함은 매우 중요합니다. 고객은 최후의 순간에 대금을 지불할 권리가 있으며 약간의 지각이라도 엄한 질책의 사유가 될 수 없습니다. 자신의 이익을 확인해야 하는 경우에도 고객과 좋은 관계를 유지하는 것이 좋습니다.
애플리케이션을 사용하여 인보이스 프로세스 최적화
인보이스 프로세스를 최적화하려면 인보이스 애플리케이션을 사용하십시오. 이는 위에 나열된 모든 정책을 준수하는 데 도움이 됩니다. 일반적으로 응용 프로그램에는 기성 템플릿, 클라이언트 데이터베이스 및 주소 지정 모듈과 같은 기능이 있습니다.
인보이스 신청은 계산 자동화 덕분에 수치 오류를 방지하는 데 도움이 됩니다. 추가 기능을 통해 반복적인 인보이스 발행, 알림 전송 및 지불 상태 모니터링 또는 채무자에게 지불 요구 사항을 보낼 수도 있습니다.
콘텐츠가 마음에 들면 Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest에서 바쁜 꿀벌 커뮤니티에 가입하세요.
저자: 앤디 니콜스
5가지 다른 학위와 무한한 동기 부여를 가진 문제 해결사. 이것은 그를 완벽한 비즈니스 소유자 및 관리자로 만듭니다. 직원과 파트너를 찾을 때 세계에 대한 개방성과 호기심을 가장 중요하게 생각하는 자질입니다.