즉시 편집 가능한 템플릿을 사용한 간편한 이벤트 계획 가이드

게시 됨: 2019-08-12

적절한 계획이 없으면 이벤트 조직은 지루한 작업이 될 수 있습니다. 이벤트가 클수록 이벤트를 계획할 때 더 자세히 살펴봐야 하고 극복해야 하는 더 많은 문제가 있습니다.

이번 포스트에서는 이벤트를 쉽게 계획하는 방법을 알려드리겠습니다. 더 간단하게 만들 수 있도록 템플릿도 추가했습니다. 즉시 편집하고 프로젝트를 시작할 수 있습니다.

사전 계획 단계부터 행사 당일까지 정리하고 추적해야 할 것이 너무 많습니다.

성공적인 행사를 조직할 때 시간과 예산을 절약하려면 아래의 행사 계획 단계를 따르십시오.

체크리스트는 이벤트를 계획할 때 큰 차이를 만들 수 있습니다.

이벤트 계획 체크리스트는 귀하와 귀하의 팀이 처리해야 하는 일을 추적하고 일을 완벽하게 실행하는 데 도움이 됩니다.

다음은 마인드맵 형식의 이벤트 기획 체크리스트 템플릿입니다. 이벤트에 따라 사용자 정의하고 실시간으로 팀을 초대하여 협업할 수도 있습니다.

이벤트의 목표를 설정하는 것은 이벤트를 계획할 때 가장 먼저 해야 할 일 중 하나입니다. 목표는 다양할 수 있습니다. 수익, 미디어 관심, 기금 마련, 참석자 수, 신제품 출시 등

이벤트의 목적이나 달성하고자 하는 바를 정의하십시오. 그리고 설정한 목표가 SMART 기준, 즉 구체적이고 측정 가능하며 달성 가능하고 현실적이며 시기 적절한지 확인하십시오.

설정한 목표를 달성하는 데 도움이 될 수 있는 유능한 팀을 구성하고 아무 생각 없이 작업을 위임할 수 있습니다.

아래와 같은 조직도는 팀 구성원 간의 역할과 책임, 보고 관계를 명확히 하는 데 도움이 됩니다.

각 구성원에게 책임을 할당할 때 계획 프로세스 전반에 걸쳐 구성원과 의사 소통하는 방법(예: 채팅 소프트웨어, 이메일 등)을 파악하는 것도 중요합니다. 그리고 정기적인 위원회 회의를 열어 계획의 진행 상황과 문제를 논의하는 것을 잊지 마십시오.

완료해야 하는 개별 작업과 관련 마감일을 강조하는 이벤트 계획 타임라인을 만드십시오. 팀이 상황을 추적하는 데 도움이 됩니다.

계획을 시작하기 전에 예산을 고려하고 이벤트 계획 요구 사항이 예산과 일치하는지 확인해야 합니다.

다음은 예산을 설정할 때 자금을 할당(각 항목에 대한 현실적인 비용 설정)해야 하는 주요 영역입니다. 이러한 항목 중 일부는 고정 비용이 없을 수 있지만 실제로 비용을 감당할 수 있는지 여부를 결정하려면 대략적인 추정을 하는 것이 중요합니다.

장소 – 여기에는 홀/객실 임대, 보증금, 주차장 등을 위해 지불해야 하는 비용이 포함될 수 있습니다.
직원 – 특히 행사가 시외에서 열리는 경우 직원 식사, 교통 및 숙박을 위해 할당해야 하는 예산을 고려하십시오.
음식과 음료: 음식과 물은 이벤트에 필요한 필수 품목입니다. 귀하의 필요와 예산에 맞는 것을 찾을 때까지 여러 가지 케이터링 옵션을 고려하십시오.
엔터테인먼트 – 음악가, DJ 또는 스피커가 필요합니까? 그들과 관련된 교통비 및 주택 비용을 할당하십시오.
장식 – 행사장이나 무대를 꽃, 조명 등으로 장식하려면 비용도 함께 계산해야 합니다.
마케팅 – 여기에는 Facebook 광고나 포스터, 전단지 등 이벤트를 마케팅하기 위해 지출해야 하는 모든 비용이 포함되어야 합니다.
A/V – 여기에는 마이크, 스피커, WiFi, 케이블, 프로젝터 등과 같은 모든 장비가 포함됩니다.