성공적인 프로젝트 비상 계획을 준비하는 방법은 무엇입니까? | #21 프로젝트 관리 시작하기

비상 계획을 준비하는 방법? 내려놓을 때 단계적으로 접근하는 것이 가장 좋습니다. 이렇게 하면 위기가 닥쳤을 때 "플랜 B"라는 폴더에 침착하게 도달할 수 있습니다.

프로젝트 비상 계획 – 목차:

1. 소개
2. 프로젝트 실행 계획을 언제 변경할 가치가 있습니까?
3. 플랜 B: 기회와 위협
4. 비상 계획을 준비하는 방법?
5. 요약

소개

위험 영역 분석을 기반으로 프로젝트 비상 계획이 생성됩니다. 그 목적은 일이 계획대로 진행되지 않을 때 손실을 최소화하고 도중에 나타나는 예기치 않은 기회를 활용하는 것입니다. 즉, 비상 계획은 위험에 대응하는 방법을 최적화하는 역할을 합니다.

여기에는 긴급 상황에 대처하거나 예상치 못한 성장 기회가 생겼을 때 대처하기 위한 아이디어가 포함될 수 있습니다. 예를 들어, 예산이 초과되거나 유망한 투자자가 나타나면 추가 자금 조달에 대한 아이디어가 포함될 수 있습니다. 비상 계획은 또한 핵심 전문가가 갑자기 부재하거나 추가 인력을 고용할 가능성이 있는 경우 팀 내에서 책임을 재할당하는 옵션을 나타낼 수 있습니다. 비상 계획을 준비하면 전체 프로젝트를 즉시 중단해야 하는 시장 상황을 정의하는 조건을 정의할 수도 있습니다. 그러나 플랜 B를 실행하기 위한 결정은 언제 내려야 할까요? 그리고 가장 가능성이 높은 시나리오에 대비하기 위해 비상 계획을 세우는 방법은 무엇입니까?

프로젝트 실행 계획을 변경하는 것이 언제 좋은 생각입니까?

위험은 모든 프로젝트의 구현에 수반됩니다. 시작 단계에서 평가한 다음 전체 기간 동안 모니터링해야 합니다. PMBOK에 따르면 변화에 선제적으로 대응하는 것, 즉 위험이 임계점에 도달하기 전에 상황에 따라 행동 방침을 조정하고 일정 수준의 위험을 수용하고 어떤 대가를 치르더라도 피하지 않는 것이 가장 효과적입니다.

비상 계획의 구현은 여러 요인에 따라 달라집니다. 무엇보다도 응답은 다음과 같아야 합니다.

• 위협 수준에 적합합니다 . 즉, 프로젝트 관리자가 감기에 걸렸기 때문에 프로젝트를 중단하지 않습니다.
• 현실적 – 즉, 예를 들어 전국적으로 원자재 가격이 급격히 상승하는 경우와 같이 위협이 발생하는 상황을 고려하여 더 저렴한 공급업체를 찾는 데 시간을 할애하지 않습니다.
• 사전에 책임을 질 사람이 다양한 대응 옵션을 고려한 후 의식적으로 취합니다 .

종종 비상 계획을 통해 상황을 신속하게 통제할 수 있습니다. 예기치 않은 이벤트에 대응할 수 있는 잘 설계된 방법을 통해 프로젝트는 정상적인 구현 경로로 돌아갈 수 있습니다. 그러나 경우에 따라 비상 계획을 구현하려면 프로젝트의 중요한 영역을 재구성해야 합니다.

플랜 B: 기회와 위협

어떤 유형의 위험에 특별히 주의를 기울여야 합니까? 프로젝트의 구현 계획은 두 가지 경우에 변경할 가치가 있습니다. 재해를 피하거나 훨씬 더 나은 결과를 얻는 데 도움이 되는 경우입니다. 위험이 증가할 때 계획을 변경하면 일반적으로 다음과 같은 문제가 수반됩니다.

• 프로젝트 실행 지연 ,
• 예산 초과 ,
• 기술적 문제 및 실패 ,
• 팀 문제 ,
• 이해관계자 신뢰 상실 .

대조적으로 플랜 B로의 전환을 촉구하는 기회에는 다음이 포함되지만 이에 국한되지는 않습니다.

• 새로운 기술 기회 ,
• 예산 흑자 ,
• 팀 작업의 예상보다 높은 효율성 ,
• 프로젝트가 목표로 하는 제품이나 서비스에 대한 수요의 갑작스러운 증가 .

비상 계획을 준비하는 방법?

시행하고자 하는 사업계획과 병행하여 비상계획을 ​​세워야 합니다. 프로젝트 목표를 달성하는 데 필요한 이정표를 분석하면 특정 작업에 수반될 수 있는 가능성과 위험을 상상하기가 더 쉽습니다.

좋은 비상 계획은 발생 가능성이 가장 높은 위험을 고려합니다. 모든 상황에 대비하는 것이 불가능하고, 외계 문명의 공격에 대비해 행동 계획을 세우는 것도 비효율적이기 때문이다.

그러나 경험이 풍부한 프로젝트 관리자는 가장 가능성이 높은 위험 영역을 예측할 수 있습니다. 예를 들어 클라이언트를 위한 소프트웨어를 구축하는 프로젝트에서 주요 위험은 요구 사항 변경과 관련됩니다. 그리고 그러한 상황에 대비한 계획을 세워야 합니다. 예를 들어, 이러한 유형의 프로젝트를 염두에 두고 채택한 민첩한 방법론과 함께 완제품이 충족해야 하는 조건뿐만 아니라 잘 정의된 승인 기준을 사전에 가정하고 계약에 기록해야 합니다.

각 프로젝트에는 개별적인 처리가 필요하지만 비상 계획을 준비하기 위한 몇 가지 원칙을 염두에 두는 것이 좋습니다.

1. 위험을 예측하십시오. 피할 수 없으니 정면으로 맞서는 것이 좋다.
2. 가장 가능성이 높은 시나리오에 대한 자세한 행동 계획을 준비하십시오. 일반적인 스케치는 위기에 도움이 되지 않습니다.
3. 위협을 변화의 기회로 활용하십시오. 아마도 그것은 당신이 예상했던 것보다 프로젝트를 더 성공적으로 만들 것입니다.
4. 팀에 모든 것을 설명하려고 하지 마십시오. 대부분의 팀원들은 머릿속에 전체 프로젝트에 대한 계획이 없기 때문에 구현에 대해 인식조차 하지 못할 수 있습니다. 그들의 작업과 직접적으로 관련된 것만 말하십시오.
5. 팀이 변화를 겪도록 도와주세요. 변경 사항이 프로젝트 구현 방법 또는 팀이 함께 작업하는 방법과 관련이 있는 경우 모든 사람이 새로운 작업 방식에 익숙한지 특히 주의를 기울이십시오.

요약

비상 계획은 프로젝트의 위험을 사전에 처리하는 방법입니다. 배송 지연이나 고객 손실과 같은 비상 사태로 인한 손실을 줄일 수 있습니다. 또한 프로젝트 목표를 더 빨리 또는 더 잘 달성할 수 있는 가능성을 제공하는 향후 기회를 활용할 수 있습니다.

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저자: 캐롤라인 베커

프로젝트 관리자인 Caroline은 최상의 작업 흐름을 설계하고 프로세스를 최적화하는 새로운 방법을 찾는 전문가입니다. 그녀의 조직적 기술과 시간 압박 속에서 일하는 능력은 그녀를 복잡한 프로젝트를 현실로 만드는 데 가장 적합한 사람으로 만듭니다.

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