업무의 겹침 및 중복을 방지하는 방법

팀워크는 확실히 꿈의 작업을 만들어 냅니다. 하지만 긍정적인 결과 없이 작업이 겹치거나 중복되는 경우에는 그렇지 않습니다. 노력의 중복이나 업무의 중복은 올바른 목표를 향하지 않기 때문에 프로젝트 관리자나 리더에게 가장 큰 적입니다. 작업의 중복은 종종 자원의 고갈로 이어집니다.

복제가 실제로 작동하는 경우와 그렇지 않은 경우 이를 피하는 방법을 알아보겠습니다.

노력의 중복이란 무엇입니까?

중복 작업에 대해 알아보기 전에 중복 작업이 무엇을 의미하는지 살펴보겠습니다. 간단히 말해서, 중복 노력은 두 명 이상의 사람들이 유사한 작업을 수행하기 위해 동일한 노력을 기울이는 것입니다. 노력의 중복이 생산성 저하를 의미합니까? 여기서 핵심은 결과다. 중복된 노력에도 불구하고 결과가 변하지 않는다면 그것은 비생산적일 것입니다. 하지만 노력의 중복을 통해 다른 결과를 낼 수 있을 때 생산적일 수 있습니다.

예를 들어, 장난감 제조 공장의 시나리오를 고려해 보겠습니다. 생산 라인의 작업자는 장난감 자동차 25상자를 포장하는 데 1시간이 걸립니다. 같은 줄에 다른 작업자를 추가합니다. 이제 두 명의 작업자가 있고 각각 시간당 25개의 장난감 자동차 상자를 포장합니다. 이것은 시간당 50개의 장난감 자동차의 결과를 도출합니다. 이 경우 노력의 중복으로 인해 결과가 두 배가 됩니다. 따라서 생산성이 증가합니다.

같은 공장의 마케팅 부서에서 계절별 판매를 목표로 새로운 장난감을 출시하기 위한 연구를 수행하고 있다고 상상해 보십시오. 그 회사의 제품 팀도 마케팅 부서도 같은 일을 하고 있다는 사실을 모른 채 같은 일을 하려고 할 수 있습니다. 하루가 끝나면 최고 운영 책임자(COO)는 동일한 작업에 대해 두 개의 보고서를 작성하게 됩니다. 여기에서 노력의 중복은 동일한 결과로 이어졌습니다. 두 보고서에 서로 다른 통찰력이 있을 수 있지만 두 팀이 조기에 협력했다면 노력의 유사점을 식별하고 작업을 서로 분산하여 보다 통찰력 있는 보고서를 생성할 수 있었을 것입니다.

보시다시피, 노력의 중복과 작업 사이에는 미세한 선만 있습니다. 업무의 중복이 항상 나쁜 것은 아니지만, 잘못 관리하면 조직의 시간과 자원을 낭비할 수 있습니다.

작업의 중복 및 중복을 방지하는 방법은 무엇입니까?

이제 '중복 작업을 어떻게 극복합니까?'

첫 번째 단계는 각 중복 작업의 결과를 주의 깊게 분석하여 전체 생산성에 미치는 영향을 결정하는 것입니다. 중복 작업으로 인해 팀원의 생산성이 저하되는 경우 작업 중복이 발생하지 않도록 조치를 취해야 합니다. 이는 각 팀 구성원의 작업을 감독하는 관리자 또는 리드가 있는 개별 팀 간에 더 쉽게 모니터링할 수 있습니다.

대부분의 경우 업무의 중복은 부서 간에 적절한 의사 소통 채널이 없을 때 부서 간 팀에서 발생합니다. 다음은 작업 중복을 피하기 위해 따를 수 있는 몇 가지 단계입니다.

정기적으로 의사 소통

즉, 이야기하고, 연결하고, 참여하십시오! 소통은 업무의 중복을 방지하는 첫걸음입니다.

업무 중복은 부서 간 팀 간의 의사 소통 부족으로 인해 발생합니다. 이전 예에서 마케팅 팀과 제품 팀 사이에 적절한 커뮤니케이션 라인이 있었다면 함께 협업하고 연구할 수 있었을 것입니다. 따라서 팀 간 및 팀 내에서 적절한 커뮤니케이션 채널이 있는지 확인하는 것이 중요합니다.

일일 작업 계획 회의와 같은 전통적인 형식적인 방법을 사용할 수 있습니다. 또는 이메일 또는 Slack, Google Chat 또는 Microsoft Teams와 같은 앱을 사용하여 팀원 간의 원활한 의사 소통을 촉진합니다.

대규모 조직에서는 정기적인 회의를 갖는 것이 실용적이지 않을 수 있습니다. 그러나 팀 리더는 그들이 참여하는 프로젝트에 대해 서로를 인정할 수 있습니다.

효과적인 커뮤니케이션 채널은 그 어느 때보다 중요해졌습니다. 이는 기업들이 원격 근무 구조에 의존하는 경향이 높아졌기 때문이다. 이러한 맥락에서 업무의 투명성을 유지하면서 팀 관계를 구축하기 위해서는 지속적인 커뮤니케이션이 필요합니다.

진행 상황 추적 및 측정

각 팀에 할당된 작업을 추적하고 진행 상황을 측정하는 것이 중요합니다. 팀 구성원과 협력하고 수행해야 할 모든 작업을 나열하는 실행 계획을 세웁니다. 새 프로젝트를 시작하거나 일일 작업을 수행할 때 이 연습을 수행하십시오. 각 팀과 논의하여 이러한 결과물을 달성하기 위한 현실적인 시간 프레임을 설정합니다.

그런 다음 우선 순위에 따라 칸반 보드에서 할당을 추적할 수 있습니다. 이 방법은 완료된 작업의 양, 완료해야 할 항목 및 차단 요소가 있는 위치를 결정하는 데 도움이 됩니다.

또한 팀장의 주의가 필요한 부분과 차단 요소를 제거하기 위해 취해야 하는 조치에 대한 명확한 이해를 제공합니다.

Creately는 작업 중복을 조기에 식별하고 방지할 수 있도록 프로젝트 계획 중에 워크플로를 시각화할 수 있는 온라인 시각적 작업 공간입니다. 스윔 레인 다이어그램에 프로젝트 워크플로를 매핑하여 각 팀에 작업과 리소스를 할당합니다. 단일 캔버스에서 전체 프로젝트를 시각화하면 프로젝트 추적을 위해 여러 앱을 왔다갔다 해야 하는 번거로움을 피할 수 있습니다. Creately를 사용하면 누가 무엇을 하고 있는지 쉽게 확인할 수 있으므로 작업이 중복될 가능성이 없습니다.

투명하게 작업을 액세스 가능하게 만드세요

프로젝트를 완료하면 수행한 작업의 유산을 남겨주세요. 회사의 모든 관련 팀 구성원이 작업에 액세스할 수 있도록 합니다.

이전 연구 및 프로젝트 노력에 원활하게 액세스할 수 있는 데이터베이스가 있는지 확인하십시오. 이것은 미래 프로젝트를 시도하는 동료들이 완료된 작업에 대한 지식을 수집하는 데 도움이 되어 작업 중복의 여지를 제거합니다.

또한 잠재적인 행동 과정의 결과에 대해 밝히고 다르게 수행해야 하는 사항에 대해 밝힐 것입니다.

Creately는 브레인스토밍 및 계획에서 실행에 이르기까지 모든 프로젝트 콘텐츠, 작업 및 커뮤니케이션을 중앙 집중화하는 중앙 허브 역할을 할 수 있습니다. 마인드 매핑, 친화성 매핑, 스프린트 계획, 프로젝트 일정, 워크플로 매핑 등을 위한 사용자 지정 가능한 프레임워크를 제공합니다. 인앱 화상 회의, 마우스 추적 및 댓글 달기를 포함한 Creately의 협업 기능을 통해 사용자는 원활하게 협력하고 정보를 공유할 수 있습니다.

두 번째는 '항상'의 매력

업무 중복이 항상 나쁜 것은 아닙니다. 그러나 적절한 결과로 지시되지 않으면 작업의 복제는 시간이 많이 걸리고 완전히 지루할 수 있습니다.

일을 하는 방식에 대해 현명하게 대처하십시오. 오늘날의 비즈니스 환경에서는 더 이상 사일로에서 일할 수 없습니다. 주저하지 말고 동료들과 소통하고 끊임없이 소통하십시오. 열린 마음으로 지식을 서로 공유하고 공동 목표 달성에 집중하세요. 효과적인 의사 소통과 협업은 회사의 모든 사람이 성공을 향한 집단적 여정에서 의미 있는 작업을 수행할 수 있도록 합니다.