생산적인 원격 회의를 실행하는 방법 | 모범 사례 및 템플릿

사실: 원격 팀은 현장 작업자보다 회의를 더 많이 하는 경향이 있습니다.

현재 재택 근무 중이라면 이것이 사실임을 알 수 있습니다.

때로는 상황이 통제 불가능한 것처럼 보일 수 있습니다. 화면에 너무 많은 얼굴이 표시되고 너무 많은 사람들이 한 번에 이야기하고 일부는 늦게 합류하고 다른 사람들이 무슨 이야기를 하는지 전혀 모르고 갑자기 모두의 초점이 누군가의 고양이에게 집중됩니다. 고양이는 초대받지 않은 채 전화를 받기로 결정했습니다.

그러나 회의는 중요합니다. 그리고 원격 팀의 경우 위치에 관계없이 모든 사람을 정렬하는 데 도움이 되는 유일한 것입니다.

다음은 집에서 편안하게 매우 효과적인 원격 회의를 진행하는 데 도움이 되는 몇 가지 방법입니다.

다이빙 할 준비가 되셨습니까?

원격 회의 모범 사례

1. 참석자 식별 및 준비 지원

누가 회의에 참여해야 하는지 결정하는 것은 회의의 실제 목표에 달려 있습니다.

그리고 가상 회의를 계획할 때 사용하는 도구, 여러 시간대 및 상충되는 일정에 제한이 있을 수 있으므로 회의에 참석하는 사람을 더 고려해야 합니다.

회의 시간을 정하기 전에 참석자 자신의 일정을 확인하는 것은 필수입니다.

사무실에서는 점심을 먹으면서 더 많은 정보를 공유하고, 복도에서 서로 지나가고, 서로 이야기하는 등 더 많은 정보를 공유하면서 의제에 대해 더 캐주얼할 수 있습니다.

가상 회의는 훨씬 더 많은 사전 준비가 필요합니다.

회의의 목표/목적과 함께 의제, 추가 리소스에 대한 링크 또는 토론 중에 사용할 앱에 대한 링크를 하루 전은 아니더라도 몇 시간 일찍 보내는 것이 중요합니다.

이를 통해 참석자는 필요한 소프트웨어를 설치하고, 읽고, 조사하고, 회의 일정을 잡으며, 기타 기술 요구 사항을 처리하여 앞으로 있을 일에 대비할 수 있습니다. 동시에 각 참석자가 회의 중에 수행해야 할 역할을 명확히 합니다.

2. 원격 회의 지침 명확화

회의 지침은 일을 더 잘 관리하는 데 도움이 됩니다.

각 참석자가 수행/기여할 것으로 기대하는 사항과 온라인 상태에서 수행해야 하는 방법을 명확히 합니다(즉, 다른 사람이 의견을 말하기 전에 발언을 마칠 때까지 기다려야 하는지, 다른 사람이 말하는 동안 카메라를 켜고 마이크를 음소거해야 하는지 등 .).

의제와 함께 보내는 소개 이메일에서 이러한 지침을 언급할 수 있습니다. 또는 회의를 시작할 때 몇 분 정도 시간을 내어 이를 언급하십시오.

동시에 참석자는 다음과 같은 간단한 온라인 회의 에티켓 지침을 따르면 일을 더 효과적으로 유지할 수 있습니다.

• 적절한 복장을 갖추십시오
• 전문적이고 업무에 적합한 배경을 설정했는지 확인하십시오(예: 침대 없음, 지저분한 방 등).
• 말하지 않을 때 마이크 음소거
• 산만하지 마십시오. 다른 사람이 발표 중일 때 휴대전화를 쳐다보거나 키보드를 치거나 다른 작업을 하지 마세요.
• 휴대전화를 무음으로 설정하고 다른 알림을 끕니다.
• 차례를 기다리세요. 다른 사람이 말하거나 이야기하는 동안 방해하지 마십시오.
• 의견이나 질문이 있는 경우 말하기 전에 자신에게 주의를 기울이십시오. 손짓을 하거나 '질문' 또는 '댓글'을 말하세요.
• 준비. 회의 전에 연결, 카메라 및 마이크가 작동하는지 확인하십시오.

팁: 참석자에게 진행자, 메모 작성자, 시간 기록원 등의 역할을 할당합니다. 이러한 역할을 서로 다른 날에 교체하여 모두가 계속 참여할 수 있도록 합니다.

3. 적합한 원격 회의 소프트웨어 선택

모든 성공적인 가상 회의의 공통점은 무엇입니까? 그것과 그 목적을 용이하게 하는 좋은 도구 모음.

필요에 따라 선택할 수 있는 다양한 도구가 있습니다.

Zoom: 팀이 비디오를 사용하거나 사용하지 않고 온라인으로 회의할 수 있는 소프트웨어 기반 회의실 솔루션입니다. 더 큰 팀과 무언가를 논의하고 비디오에서 그들의 반응을 보고 싶을 때 이 도구가 효과적입니다.

Slack: Slack은 음성 및 영상 통화에도 사용할 수 있는 메시징 앱입니다. 일일 스탠드업 또는 주간 프로젝트 체크인에 대한 알림을 설정하고, 게시물과 함께 회의록을 기록하거나 Slack 채널에서 바로 회의록 등을 유지할 수 있는 별도의 Slack 채널을 가질 수 있습니다. 그러나 비디오 그룹 통화만 허용됩니다. 총 15명. 따라서 짧은 회의를 위한 소규모 팀에 가장 적합합니다.

Creately: 아이디어나 개념을 온라인 화이트보드에 시각화하여 설명하고 싶습니까? Creately는 마인드맵을 사용하여 브레인스토밍을 하거나 순서도를 사용하여 회의 중에 새로운 프로세스 등을 논의하려는 팀을 위한 훌륭한 도구입니다. 실시간 협업 기능을 통해 모든 사람이 동일한 캔버스/보드에서 동시에 댓글을 편집하고 공유할 수 있습니다.

Google 문서: 회의 안건을 작성하거나, 회의 메모를 공유하거나, 프로젝트 제안을 함께 작업할 때 Google 문서는 훌륭한 도구입니다. 누구나 실시간으로 문서를 공동 작업하고 편집하고, 채팅하고, 댓글을 달 수 있으며, 수정 기록을 사용하여 원할 때 언제든지 문서의 이전 버전으로 되돌릴 수 있습니다.

이러한 도구를 조합하여 회의 목적을 달성할 수도 있습니다. 예를 들어 Slack을 사용하여 서로 대화하고 Creately를 사용하여 전략을 설명하고 기록할 수 있습니다. 모든 사람이 작업 중인 것을 볼 수 있도록 나머지 팀과 화면을 공유하거나 Slack 채널에서 Creately 문서(Slack용 Creatly 플러그인 사용)를 만들어 모든 사람이 빠르게 액세스할 수 있도록 합니다.

팁: 집에서 일할 때 할 수 있는 대면 커뮤니케이션에 가장 가까운 비디오를 최대한 많이 사용하십시오. 또한 참석자의 바디 랭귀지를 읽고 그들이 실제로 주의를 기울이고 있는지 확인할 수 있는 기회를 제공합니다.

4. 얼음을 깨기 위해 약간의 시간을 할당하십시오

원격 팀의 경우 회의는 관계 구축을 위한 시간이기도 합니다. 공식적인 문제에 대해 바로 논의하는 대신 회의가 시작될 때 얼음을 깨기 위해 시간을 내십시오. 이것은 또한 참가자들이 앞으로 몇 시간 동안 계속 참여할 수 있도록 도와줄 것입니다.

가상 회의실을 돌아다니며 모든 사람에게 일주일을 어떻게 보냈는지 묻거나 모든 사람이 영향을 받는 현재 이벤트에 대해 이야기할 수 있습니다.

팁: 당면한 문제를 공식적으로 논의하기 전에 회의의 목표도 모두에게 상기시키십시오.

5. 메모하고 실행 계획 만들기

회의 중에 공유된 모든 아이디어를 기록하는 것이 중요합니다. 회의를 놓친 사람들과 공유하고 나중에 실행 계획을 만드는 데 사용할 수 있습니다.

문제를 논의하고 솔루션을 찾는 것만큼 중요한 것은 회의 결과물 및 실행 항목에 참여하여 계획을 구현하는 모든 사람을 할당하는 것입니다. 동시에 마감일과 다음 회의가 언제 열릴지 명확히 하는 것이 중요합니다.

작업 관리 도구를 사용하는 경우 모든 작업을 신속하게 계획할 수 있습니다. 행동 계획 템플릿(아래에서 확인)을 사용하여 우선 순위를 정할 수도 있습니다.

팁: 회의 후 할당된 작업 항목을 포함하여 모든 항목의 요약이 포함된 이메일을 보내십시오.

원격 회의 중 생산성을 유지하기 위한 7가지 템플릿

다음은 가상 회의 중에 바로 사용할 수 있는 몇 가지 템플릿입니다. 템플릿을 클릭하기만 하면 편집기에서 엽니다. 공동 작업을 위해 다른 사람과 편집/검토 링크를 공유합니다.

행동 계획

이 실행 계획 템플릿을 사용하여 역할과 책임, 자원, 기한 등을 그때그때 결정하십시오.

회의록

회의 메모를 기록하기 위한 이 간단한 템플릿으로 회의록을 정리하세요. 나중에 요약 이메일에 첨부하거나 Slack 채널에서 공유하여 다른 사람에게 액세스 권한을 부여할 수 있습니다.

시작 중지 계속

팀이 이 템플릿을 사용하여 시작하고 중지하고 계속해야 하는 작업에 대해 생각해 보세요.

마인드 맵

이 템플릿을 사용하여 주제에 대해 브레인스토밍하세요. 색상 코딩을 사용하여 다른 참석자가 추가한 아이디어를 식별할 수 있습니다.

피쉬본 다이어그램

이 피쉬본 다이어그램으로 문제 해결을 단순화하고 문제의 근본 원인을 찾으십시오.

아이디어 보드

아이디어 보드로 수집된 아이디어를 수집, 정리 및 우선 순위를 지정합니다. 또한 친화도 다이어그램을 사용하여 아이디어를 분류하고 추세/패턴을 찾을 수 있습니다.

팀 헌장

이 팀 헌장 템플릿을 사용하여 팀 방향을 명확히 하고 경계를 설정하는 데 협력합니다.

생산적인 가상 회의를 진행하기 위한 추가 팁이 있습니까?

요즘 코로나로 인해 재택근무를 하고 계신가요? 그런 다음 온라인 회의에 참여하는 것이 일상의 일부가 되어야 합니다. 팀에서 생산성을 유지하기 위해 사용하는 몇 가지 모범 사례를 알려주십시오.