송장은 어떻게 보내나요? 유용한 도구

모든 프리랜서, 소기업 소유자 또는 기업가는 매월 인보이스를 발행합니다. 그들은 수행한 작업이나 배달된 상품에 대한 대가를 받기 위해 필요합니다. 그러나 그러한 문서를 발행한다고 해서 지급금 수령이 보장되는 것은 아닙니다. 완전한 성공을 위해서는 계약자에게 전달해야 합니다. 이 기사에서 인보이스를 보내는 3가지 방법과 이 프로세스에서 특히 편리한 도구를 배우게 됩니다.

송장 발송 방법 – 목차:

1. 종이 송장은 어떻게 보내나요?
2. 전자 형식으로 송장을 준비하는 방법은 무엇입니까?
3. 송장과 함께 PDF 파일을 만들고 보내는 방법은 무엇입니까?
4. 인보이스 애플리케이션이 어떻게 도움이 됩니까?

종이 송장은 어떻게 보내나요?

인터넷이 우리의 가정과 사무실을 오랫동안 장악했지만 압도적인 다수의 청구서는 전통적인 우편을 통해 발송됩니다. E-Invoicing/E-Billing 보고서에 따르면. 디지털화 및 자동화 인보이스의 90%가 종이 형식으로 수신자에게 전달됩니다.

불행히도 이것은 단점이 있습니다. 그 중 하나는 표시된 주소로 편지를 배달하는 데 걸리는 시간입니다. 배송할 때 결제로 이어지는 전체 프로세스를 고려해야 합니다. 꽤 많은 사람들이 종이 문서에 첨부될 수 있음을 기억해야 합니다. 그들은 당신이 이 양식으로 인보이스를 제공하기를 기대합니다. 물론 일부 사람들은 전자 송장을 사용하도록 설득할 수 있지만 다른 경우에는 고객의 요구에 맞춰야 합니다.

종이 송장을 보내는 데 필요한 대부분의 도구는 모든 사무실에서 사용할 수 있습니다. 프린터, 사무용 소프트웨어, 봉투가 있는 컴퓨터가 필요합니다. 특별히 준비된 양식에 손으로 인보이스를 작성할 수도 있지만 전자 문서 작업이 훨씬 쉽습니다.

워드 프로세서나 스프레드시트를 사용하여 필요한 모든 요소가 포함된 문서를 준비할 수 있습니다. 그런 다음 인쇄하여 봉투에 넣고 주소를 지정하여 보내야 합니다. 가장 널리 사용되는 워드 프로세서를 사용하면 봉투에 인쇄할 수 있으므로 주소를 일일이 적어야 하는 번거로움이 없습니다. 당신에게 남은 일은 우표를 사서 계약자에게 편지를 보내는 것뿐입니다.

전자 형식으로 송장을 준비하는 방법은 무엇입니까?

종이 문서의 대안은 전자 인보이스입니다. 간단한 스프레드시트나 워드 프로세서와 같이 매일 사용하는 소프트웨어만 있으면 만들 수 있으므로 특별한 소프트웨어가 필요하지 않습니다. 일반 우편으로 보낸 문서와 마찬가지로 먼저 송장을 생성해야 합니다. 단, 인쇄하는 대신 이렇게 생성된 파일을 저장해야 합니다.

DOC 또는 XLS와 같은 형식은 일반적이고 쉽게 열 수 있지만 이러한 방식으로 준비된 문서는 쉽게 편집할 수 있다는 한 가지 큰 단점이 있기 때문에 피하십시오 . 물론 이러한 파일의 편집을 암호로 보호할 수 있는 옵션이 있지만 입증된 솔루션인 PDF 파일을 사용하는 것이 좋습니다. 그러한 문서를 보내면 아무도 그 내용을 방해하지 않을 것입니다.

송장과 함께 PDF 파일을 만들고 보내는 방법은 무엇입니까?

예를 들어 Adobe Acrobat과 같이 웹에서 사용할 수 있는 변환기 중 하나를 사용하여 PDF 파일을 만들 수 있습니다. 이전에 DOC 파일에 저장된 인보이스를 선택하기만 하면 프로그램이 자동으로 PDF로 변환을 수행합니다. 컴퓨터 설정과 워드 프로세서/스프레드시트에서 사용할 수 있는 옵션에 따라 프로그램 내에서 파일을 PDF 형식으로 저장하는 옵션을 이미 선택할 수도 있습니다.

이렇게 준비된 문서를 이메일의 첨부 파일로 추가합니다. 이 단계에서 클라이언트에 대한 메시지 작성을 시작하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 첨부 파일 없이 이메일을 보내지 않도록 할 수 있습니다. 메시지 제목에 송장이 적용되는 프로젝트의 이름을 포함할 수 있습니다. 이메일의 내용은 짧고 간결해야 하지만 정중한 어조를 유지해야 합니다. 과거 협력에 대해 감사를 표하고 미래에 제공되는 서비스를 사용하도록 권장할 수 있으며 부분 청구서의 경우 관련 작업 단계를 표시할 수 있습니다.

인보이스 애플리케이션이 어떻게 도움이 됩니까?

이것은 가장 광범위한 옵션을 제공하기 때문에 송장 전송을 크게 용이하게 하는 도구입니다. 종이 문서가 필요한 회사와 협력하는 경우 클라이언트의 희망에 따라 청구서를 발행, 인쇄하여 달팽이 우편으로 보내기만 하면 됩니다. 이러한 응용 프로그램에는 미리 만들어진 송장 템플릿 이 함께 제공되므로 해당 국가의 규정을 준수하는지 확인할 수 있다는 이점이 있습니다.

또한 VAT 세율이나 계산 및 요약의 정확성에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 적절한 세율을 선택하고 상품/서비스의 순 가치를 입력하기만 하면 프로그램이 세금과 함께 항목 자체의 가치를 계산합니다.

무료 인보이스 앱을 사용하면 이러한 형식의 통신을 수락하는 계약업체의 이메일 상자로 직접 전자 인보이스를 쉽게 보낼 수 있습니다. 이러한 문서는 PDF 형식으로 즉시 저장되므로 이러한 파일을 데이터 무결성을 보장하는 형식으로 변환하는 데 문제가 없습니다. 이렇게 작성된 인보이스를 말 그대로 클릭 몇 번으로 보낼 수 있습니다. 이메일에 로그인할 필요가 없습니다. 애플리케이션 내에서 모든 작업을 수행할 수 있습니다. 메시지의 제목을 입력하거나 내용을 완성하거나 준비된 템플릿을 사용하면 시간을 절약하고 작업을 크게 단축할 수 있습니다.

중요한 것은 "보내기" 버튼을 클릭 하면 발행한 인보이스가 자동으로 메시지에 첨부되기 때문에 첨부 파일 없이 이메일을 보내지 않을 것입니다. 표준 이메일과 마찬가지로 메시지 수신자를 선택하고 수신자를 추가하고 숨겨진 사본을 보낼 수도 있습니다. 이것은 프로젝트에서 함께 작업하는 사람과 직접 회계 부서에 송장을 보낼 수 있기 때문에 대기업을 다룰 때 실용적입니다.

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저자: 앤디 니콜스

5가지 다른 학위와 무한한 동기 부여를 가진 문제 해결사. 이것은 그를 완벽한 비즈니스 소유자 및 관리자로 만듭니다. 직원과 파트너를 찾을 때 세계에 대한 개방성과 호기심을 가장 중요하게 생각하는 자질입니다.

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