성공적인 위기 관리 계획 작성: 따라야 할 9가지 필수 단계

기업 세계에서 '위기'라는 단어는 머리에 여러 이미지를 불러일으킬 수 있습니다. 대유행, 폭력적인 날씨, 창고 화재, 심지어 엄청난 대중 스캔들의 대규모 발생.

많은 조직에는 사고가 처음부터 발생하지 않도록 하거나 발생했을 때 위기의 영향을 완화하거나 최소화함으로써 이러한 상황을 처리하는 프로세스가 있습니다. 이것을 위기관리라고 합니다.

위기 관리는 조직의 운영을 위태롭게 하고 결국에는 폐업시킬 수 있는 그러한 사고에 면역이 되지 않는 조직이 없기 때문에 조직의 필수적인 부분이어야 합니다.

이 게시물에서는 위기 관리 계획을 올바르게 작성하는 방법을 단계별로 살펴보겠습니다. 또한 즉시 이동하는 데 사용할 수 있는 위기 관리 실행 계획 템플릿도 제공했습니다.

위기 관리 계획을 작성하는 방법

위기관리계획의 본질은 위기관리팀을 구성하고 위기관리계획을 작성하는 것이다.

위기관리계획이란?

위기가 조직에 닥쳤을 때 위기관리팀이 취해야 할 조치를 상세히 기술한 문서입니다. 가해진 피해를 제거하거나 줄이는 것을 목표로 하고 조직이 위기 후 가능한 한 빨리 운영을 재개할 수 있도록 도와야 합니다.

위기 관리 계획은,

• 한 두 가지 유형의 위기에 국한되지 않습니다. 조직은 두 가지 이상의 위기 유형에 노출될 수 있으므로 조직의 모든 측면을 포괄하는 잘 분석되고 예상되는 위기 시나리오를 포함해야 합니다. 계획에는 식별된 위기 시나리오에 대해 구현할 수 있는 많은 조치가 포함되어야 합니다.
• 위기관리팀(CMT) 구성원의 참여로 개발됩니다. 그들의 참여는 계획에 대한 약속을 보장하는 데 도움이 됩니다.

위기 관리 계획의 중요성:

CMP는 조직이 위기에 효과적으로 대응하기 위해 더 잘 갖추어야 하는 문화와 적절한 시스템을 만듭니다.

• 위기 상황에서 적절하게 문서화된 계획은 관련된 팀이 일관된 결정을 내리고 부정적인 영향을 완화하기 위해 필요한 조치를 신속하게 취하도록 안내하는 데 도움이 될 수 있습니다.
• 또한 직원을 안심시키고 두려움과 의심을 해소하는 동시에 조직의 최우선 순위에 계속 집중할 수 있도록 도와줍니다.
• 위기 관리 계획을 작성하는 프로세스는 조직에 대한 잠재적인 위협을 식별하고 발생 가능성을 최소화하기 위한 조치를 마련하고 이에 대응하기 위한 사전 조치를 마련하는 데 도움이 됩니다.
• 위기 관리 계획은 또한 회사의 명성에 대한 손상을 방지하고 법적 문제를 방지하고 운영 중단 시간을 최소화하고 직원 생산성을 유지하는 데 도움이 됩니다.

다음은 위기 관리 계획을 작성할 때 취해야 할 단계입니다.

위기 관리 팀 구축

위기관리팀은 위기관리계획을 수립하고 실제 위기가 발생했을 때 대응책을 실행하는 업무를 담당합니다.

그들은 건전한 계획을 세우고 위기 상황에서 결정을 내릴 수 있는 권한을 갖기 위해 다른 회사 이해 관계자(예: 법률 및 위험 관리 부서, 운영 직원, 고위 관리자)와 상의할 책임이 있습니다.

팀은 위기를 계획하고 관리하는 각 영역(예: 물류, 계획 등)을 담당하는 리더와 하위 구성원으로 구성됩니다. 회원은 재무, 커뮤니케이션, 운영 및 관리 경험이 있는 개인이어야 하며 일반적으로 부서장, 고위 관리자, 인사 관리자, 사이트 관리자, 마케팅 또는 영업 임원이 포함됩니다.

기업의 미션과 가치를 넘어

위기 관리 팀의 첫 번째 책임은 회사의 사명과 가치를 검토하고 계획에 포함된 응답이 이를 반영하는지 확인하는 것입니다.

조직에 닥칠 수 있는 위기 파악

위기 관리 계획을 수립하는 다음 단계는 조직이 잠재적으로 직면할 수 있는 위기의 종류를 식별하는 것입니다. 위험 분석을 수행하여 조직을 위협할 수 있는 가장 가능성 있는 위기 유형을 효과적으로 식별할 수 있습니다.

조직이 직면하는 가장 일반적인 유형의 위기에는 법적 문제, 자연 재해, 평판 훼손, 사이버 공격, 제품 안전 문제, 산업 재해, 직장 폭력, 갈취 시도, 회사 보이콧 등이 있습니다. 조직에 대한 모든 위협을 포함할 필요는 없지만 가장 잠재적인 위협을 포함합니다.

조직에 영향을 미칠 수 있는 위험 유형은 비즈니스 및 환경의 특성에 따라 다르지만, 다음은 영향을 미칠 수 있는 위험을 식별하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 방법입니다.

• 업계의 다른 조직이 이해하기 위해 직면한 위기의 종류를 분석합니다.
• 포괄적인 위기 목록을 참조하고 조직에 대한 관련 위협을 식별하십시오.
• 조직의 프로세스, 시스템 및 구조를 하나씩 검토하여 잠재적으로 위기로 발전할 수 있는 취약점을 찾아냅니다.
• 전문가(예: 재무 고문 또는 회계사)에게 문의하거나 일상적으로 직면하는 위험에 대한 통찰력이 있는 직원으로부터 피드백을 받으십시오.
• 고객 불만 사항을 살펴보고 가장 불만이 있거나 불만족스러운 점을 파악하십시오.

식별한 위협 분석

잠재적으로 영향을 미칠 수 있는 위기 목록을 작성했으면 하나씩 분석하고 심각도와 확률에 따라 순위를 지정하십시오.

위험 관리 매트릭스를 사용하여 발생 가능성과 영향을 기반으로 식별된 위험을 평가하여 완화를 위해 우선 순위를 지정할 수 있습니다.

귀하의 계획에는 이와 같이 식별된 가장 가능성 있는 위기에 대한 대응이 포함되어야 합니다.

경고 신호 식별

식별된 각 위기를 살펴보고 그와 관련된 경고 신호를 확인하십시오. 이를 알면 위기의 발생을 조기에 감지하고 그 영향을 예방하거나 완화하기 위한 조치를 적용할 수 있습니다.

일기 예보와 같은 일부 경고 신호는 더 명확하지만 판매 또는 금융 위기의 증상은 더 불확실할 수 있으며 시간이 지남에 따라 나타날 것입니다. 그것들을 인식하고 해석하려면 위기 관리 팀의 경험과 전문성이 필요할 수 있습니다.

비즈니스 영향 분석 수행

이 평가는 위기가 비즈니스 운영에 미칠 수 있는 잠재적 영향을 분석하는 데 도움이 됩니다. 위기가 비즈니스에 미치는 영향에 대해 자세히 알아보는 데 도움이 됩니다. 생산 중단, 프로세스 차단, 재정적 손실, 평판 손상 등

일반적으로 비즈니스 영향 분석은 최악의 시나리오를 염두에 두고 수행되기 때문에 조직이 보다 체계적이고 논리적인 대응 계획을 수립할 수 있는 기반을 마련합니다.

대응 및 비상 계획 준비

잠재적인 위기와 그것이 조직에 미칠 수 있는 영향을 식별하고 순위를 매겼으므로 다음 단계는 발생할 가능성이 있는 상황에서 위기에 대처하는 방법을 결정하는 것입니다.

계획한 대로 위기가 발생할 가능성은 거의 없지만 여러 상황에 적용할 수 있는 유연한 대응책을 마련하는 것이 중요합니다. 예를 들어, 홍수 중에 적용할 수 있는 특정 대응은 화재 폭발(즉, 대피, 시설 폐쇄, 격리) 중에도 적용될 수 있습니다.

각 위기 동안 구현해야 할 조치를 식별할 때 이를 수행할 개인이나 팀을 지정하는 것도 중요합니다. 이와 함께 응답을 구현하는 데 필요한 도구 및 리소스와 실행할 단계의 타임라인에 대한 세부 정보를 입력해야 합니다.

비상 계획의 다른 중요한 부분은 각 위기에 대해 대변인이나 커뮤니케이션 담당자를 지정하는 것입니다. 일반적으로 영향을 받는 지역에서 가장 전문화된 사람이 이 직책에 이상적입니다.

팀 교육 및 훈련

완성된 위기 관리 계획을 나머지 팀 및 조직의 주요 이해 관계자와 공유합니다. 그들이 자신의 책임을 알고 위기 동안 자신의 역할을 수행하는 방법을 잘 알고 있는지 확인합니다. 필요한 경우 직무를 더 잘 수행하는 데 필요한 교육을 제공할 수 있습니다.

계획을 정기적으로 검토

위기 관리 계획의 내용을 검토하고 필요에 따라 업데이트하여 최신 상태이고 유효한지 확인하십시오. 위기의 여파로 효과가 있었던 것과 그렇지 않은 것을 검토하고 배운 새로운 교훈을 기반으로 계획을 업데이트하십시오.

위기 관리 계획을 작성할 준비가 되셨습니까?

위기의 본질은 예측할 수 없고 발생할 가능성이 낮습니다. 그러나 큰 피해를 줄 수 있습니다. 발생할 수 있는 모든 위기에 대비하는 가장 좋은 방법은 미리 대비하는 것입니다. 자신의 위기 관리 계획을 세울 때 위의 단계를 따르고 아래 의견 섹션에서 경험을 공유하십시오.