승인을 받는 비즈니스 프로젝트 제안서를 작성하는 방법

비즈니스 프로젝트 제안서를 작성하는 것은 확실히 시간과 신중한 고려가 필요하지만 투자자들에게 깊은 인상을 줄 수 있을 때 성과를 얻을 것입니다.

프로젝트가 승인 또는 자금 지원을 받는지는 프로젝트 제안이 얼마나 효과적인지에 따라 달라질 수 있으므로 이를 완성하기 위해 추가 노력을 투자하는 것이 필수적입니다.

비즈니스 제안이 회사의 의사 결정자에게 큰 영향을 미치도록 하기 위해 따라야 할 단계가 있으며 이 게시물에서는 단계별로 프로젝트 제안을 작성하는 방법을 설명하면서 단계별로 안내합니다. 또한 성공적인 프로젝트 제안을 작성하는 데 사용할 수 있는 템플릿이 제공됩니다.

프로젝트 제안이란

기본부터 시작하겠습니다.

프로젝트 제안이란 무엇입니까? 프로젝트의 모든 측면을 나열하는 문서입니다. 배경, 비전, 목표, 작업, 요구 사항, 소유자, 관련 위험 등. 따라서 기본적으로 프로젝트가 무엇인지, 프로젝트를 통해 달성하고자 하는 바, 실행 계획을 설명합니다.

프로젝트 계획 단계의 많은 중요한 부분 중 하나입니다. 프로젝트의 모든 단계를 제시하여 모든 사람이 자신에게 필요한 것, 우선 순위 및 작업해야 하는 공통 목표를 이해할 수 있도록 합니다.

프로젝트 제안의 목적은 프로젝트의 가치를 모든 이해 관계자에게 전달하는 것입니다. 고객, 고용주, ​​투자자에게 프로젝트의 가치를 확신시킵니다.

잘 구성된 프로젝트 제안의 이점

• 프로젝트 요구 사항 및 실행 계획의 기대치를 명확히 합니다.
• 프로젝트의 실행 가능성을 높이는 데 도움이 됩니다.
• 문제를 쉽게 식별할 수 있도록 프로젝트에 대한 광범위한 개요를 제공합니다.
• 프로젝트 구현 간소화

다양한 유형의 프로젝트 제안에는 다음이 포함됩니다.

• 공식적으로 요청 된 – 공식 제안 요청(RFP)에 대한 응답으로 만들어진 제안. RFP 문서는 일반적으로 이해 관계자 요구 사항을 간략하게 설명하고 때로는 제안을 준비하기 위한 지침을 설명하기도 합니다.
• 비공식적으로 요청 된 – 이 유형의 제안에는 RFP가 필요하지 않습니다. 즉, 고객 또는 이해 관계자의 요구 사항을 설명하는 공식 문서가 없으므로 일반적으로 공식 문서가 가지고 있는 특정 세부 정보로 구성되지 않습니다.
• Unsolicited – 이러한 유형의 제안은 제안을 만든 사람이 생각하고 누구도 예상하거나 요청하지 않지만 이해 관계자에게 많은 가치가 있을 수 있습니다.
• 계속 – 기본적으로 진행 중이거나 이미 승인된 제안을 업데이트하거나 이해 관계자에게 이를 상기시켜야 합니다. 이해 관계자와 확인하고 진행 상황을 논의해야 합니다.
• 갱신 – 이것은 종료되었거나 유용성이 만료된 프로젝트의 갱신을 지원하기 위해 작성되었습니다.
• 추가 – 프로젝트에 원래 할당된 것보다 더 많은 리소스가 필요할 때 추가 프로젝트 제안서를 작성할 수 있습니다. 그 목적은 추가 자원의 필요성을 정당화하고 프로젝트 범위와 일정을 재평가하는 것입니다.

프로젝트 제안서 작성 방법

요구 사항에 맞는 프로젝트 제안 유형을 식별했으면 비즈니스 프로젝트 제안 작성을 시작할 수 있습니다.

실제로 프로젝트 제안서를 작성하기 전에 수행해야 할 몇 가지 예비 단계가 있습니다. 이것들은:

• 이해 관계자가 누구인지 식별합니다. 제안으로 이해 관계자의 관심과 관심을 얻는 것을 목표로 해야 하지만 그렇게 하는 가장 좋은 방법은 이해 관계자처럼 생각하는 것입니다. 그들이 누구인지, 그들이 이미 무엇을 알고 있는지, 귀하의 아이디어와 관련하여 그들이 무엇을 선호하는지 이해하십시오. 그들이 누구인지에 따라 포함하는 정보와 사용하는 언어를 변경할 수 있습니다.
• 프로젝트가 해결하고자 하는 문제에 대한 정보를 수집하세요. 특히 이해관계자와 이해관계에 어떤 영향을 미치고 있는지에 대한 정보를 수집하세요.
• 문제의 현재 상태와 회사 외부의 사람들이나 자신의 팀에서 이미 발견한 잠재적 솔루션에 대한 조사를 수행합니다 . 이렇게 하면 자신의 솔루션을 조정하여 보다 확고한 주장을 일으키거나 추구할 가치가 있는지 판단하는 데 도움이 됩니다(특히 다른 사람이 찾은 솔루션이 이미 테스트되어 실패한 경우).
• 프로젝트가 회사의 성공에 미치는 영향이나 이해 관계자에게 어떤 혜택을 줄 것인지 결정하십시오 . 제안에 대한 성공 지표를 배치하고 결과를 보여주고 관련된 위험을 발견하면 두려워하지 말고 이를 밝히십시오. 어쨌든, 그것들을 아는 것은 당신이 그것들을 견디기 위해 당신의 행동 계획을 변경할 수 있게 해줄 것입니다.
• 프로젝트를 완료하는 데 필요한 타임라인과 리소스를 지정합니다. 프로젝트 작업을 수행하는 데 필요한 팀, 장비 및 자재가 사용 가능하고 목표를 적시에 달성할 수 있는지 확인합니다. 팀에서 작업할 다른 프로젝트, 현재 사용할 수 없는 장비 또는 재료, 제안된 프로젝트를 수행하기 위해 부담해야 하는 리소스에 대한 추가 비용을 고려하십시오.
• 수집한 정보를 기반으로 프로젝트 제안 개요를 작성하십시오. 핵심 요소를 적어 두십시오. 어느 정도 기본 요소에는 서론, 문제, 솔루션, 실행 계획, 일정 및 리소스, 결론이 포함되어야 합니다.

위의 초기 단계를 완료하면 비즈니스 프로젝트 제안서를 작성하기 위한 좋은 출발점이 됩니다. 다음 단계는 연구를 일관된 문서, 즉 실제 제안으로 구성하는 것입니다. 프로젝트 제안서를 처음부터 작성하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 요약을 작성하라

실행 요약은 따라야 할 제안에 대한 간략한 개요를 제공합니다. 독자가 가장 먼저 보게 되는 내용일 뿐만 아니라 때로는 이해 관계자가 제안된 아이디어에 대한 결정을 내리기 전에 읽을 수 있는 유일한 내용이기도 합니다. 따라서 요약 요약을 읽지 않은 사람도 이해할 수 있어야 합니다. 이를 위해 문서의 모든 섹션에 대한 개요로 구성되어야 합니다.

• 문제 분석
• 당신이 도달한 결론
• 권장 실행 계획

요약을 흥미롭고 설득력 있게 유지하는 것을 목표로 하십시오. 독자의 관심을 끌기 위해 처음 두 문장의 주목할만한 통계를 사용합니다.

2. 문제 정의

프로젝트가 해결하고자 하는 문제에 대한 간략한 설명을 제공하십시오.

이전에 수행한 연구를 참조하여 조직 내부 및 외부에서 문제에 대해 수행되고 있는 작업과 이해 관계자가 이에 대해 우려해야 하는 이유 측면에서 문제의 현재 상황을 설명할 수 있습니다.

간단하게 설명해야 하지만 이해 관계자가 가장 공감할 수 있는 언어와 개념을 사용해야 합니다.

03. 솔루션 소개

이해 관계자가 문제가 무엇인지 알았으므로 이제 프로젝트 또는 솔루션이 작동하는 방식을 설명해야 합니다. 이 섹션은 일반적으로 프로젝트 제안에서 가장 자세한 부분이며 독자의 주의를 끌기 위해 시각 자료를 사용하여 놀 수 있습니다.

이 섹션에서는 솔루션을 실행하는 방법과 함께 솔루션을 설명해야 합니다. 귀하의 결정이 적절하고 철저한 조사에 의해 뒷받침된다는 사실을 강조해야 합니다. 밝히다,

• 프로젝트 접근 방식 ; 팀을 구성하는 방법, 사용할 도구 및 장비, 실행 중 변경 사항을 처리하는 방법.

• 프로젝트 일정 ; 각각에 대한 예상 시간과 함께 프로젝트 작업을 나열하십시오. 작업 분석을 통해 팀을 적절하게 할당할 수 있으며 이 섹션의 Gantt 차트를 사용하여 리소스, 작업 및 일정을 명확하게 설명할 수 있습니다.

• 프로젝트 결과물 ; 인도물은 완료된 프로젝트(즉, 제품, 서비스 또는 상세 보고서)의 결과입니다. 납품 날짜와 함께 프로젝트 결과물을 언급하십시오. 이해 관계자가 더 명확한 그림을 얻을 수 있도록 여기에서 작업 분석 구조를 사용하십시오.

필요에 따라 예상되는 위험과 이를 극복하기 위해 취하는 단계, 커뮤니케이션 계획 및 진행 상황을 추적하는 데 도움이 되는 이정표와 같은 추가 정보를 포함할 수도 있습니다.

이 섹션을 더 읽기 쉽게 만들기 위해 실행 계획을 사용하여 이 모든 정보를 제시할 수 있습니다.

04. 프로젝트 비용 개요

이 섹션에서는 제안된 프로젝트의 예상 비용에 중점을 둡니다. 여기에는 프로젝트에 대한 항목별 예산이 포함되어야 합니다.

이 섹션의 목적은 투자자가 프로젝트 비용이 자신의 예산에 맞는지 여부에 대한 아이디어를 얻도록 도와서 계산이 가능한 한 정확한지 확인하는 것입니다.

05. 제안 마무리

제안 전반에 걸쳐 논의된 모든 핵심 사항에 대한 간략한 검토를 제공합니다. 이것은 마지막 섹션이므로 이해 관계자를 설득해야 하는 마지막 기회이기도 합니다. 따라서 솔루션을 강화하고 이해 관계자가 솔루션에 관심을 가져야 하는 이유와 제안된 방법이 조직에 가장 큰 이익이 되도록 하십시오.

06. 부록 추가

이 섹션은 프로젝트 제안서를 작성할 때 참조한 참조 문서, 차트, 그래프 등을 위해 예약되어 있습니다.

07. 수정 및 수정

전문성을 입증하고 이해 관계자를 확보하려면 오류 없는 프로젝트 제안을 제시해야 합니다.

철자 오류와 문법 오류가 있는지 확인하기 위해 제안서를 교정하십시오. 종종 새로운 눈은 실수를 쉽게 감지하는 데 도움이 됩니다. 동료에게 문서를 검토하도록 하거나 1-2일 기다렸다가 직접 다시 검토하십시오.

프로젝트 제안 템플릿

상세하고 잘 구성된 프로젝트 제안은 프로젝트 전반에 걸쳐 필요한 지침을 제공함으로써 집중력을 유지하고 궤도를 유지하는 데 도움이 될 것입니다. 이는 회의에서 몇 가지 회의 중에 팀과 나눈 대화나 기억에서 항목을 선택하는 것보다 확실히 낫습니다. 몇 주 전.

모든 사람이 쉽게 사용할 수 있도록 프로젝트 아이디어를 문서화할 때 참조할 수 있는 표준 프로젝트 제안 템플릿을 만들 수 있습니다.

다음은 팀과 공유할 수 있는 몇 가지 프로젝트 제안 템플릿입니다.

한 페이지 비즈니스 프로젝트 제안서

이 템플릿을 온라인으로 편집하고 팀 또는 이해 관계자와 온라인으로 링크를 공유하여 공동 작업을 할 수 있습니다. Creately 인앱 화상 회의를 통해 그들과 연결하고 제안서의 각 섹션을 안내하세요. 또는 인라인 댓글을 사용하여 제안에 대한 피드백을 남길 수도 있습니다.

프로젝트 제안서 템플릿

비즈니스 프로젝트 제안서를 작성하는 프로세스는 무엇입니까?

프로젝트 제안을 만드는 것은 때때로 그 자체로 미니 프로젝트가 될 수 있습니다. 적절한 프로세스 체크리스트 또는 표준 템플릿을 사용하면 작업을 가속화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 프로젝트 제안서를 작성하기 전에 먼저 위에서 언급한 예비 단계를 따르십시오. 대상 이해 관계자를 염두에 두고 제안에 대한 설득력 있는 사례를 만드십시오.

프로젝트 제안서를 작성하는 방법에 대한 생각을 공유하고 싶으신가요? 아래 의견 섹션에 알려주십시오.