명확하고 효과적인 표준 운영 절차를 작성하는 방법 템플릿이 포함된 실용 가이드

모든 조직에는 구성원을 안내하는 일련의 규칙이 필요합니다. 이를 위해 표준 운영 절차(SOP)가 수립되었습니다. SOP는 모든 비즈니스의 필수적인 부분이며 바쁜 일상 업무 속에서 조직 운영의 품질과 일관성을 보장하는 데 필요합니다.

이 게시물은 조직의 표준 운영 절차를 효과적으로 작성하고 일상적인 관리 접근 방식의 일부로 만드는 데 도움이 될 것입니다. 그것은 설명하고 포함합니다,

• SOP란?
• 다양한 SOP 형식
• SOP 및 모범 사례 작성 방법
• 편집 가능한 SOP 템플릿

표준 운영 절차란?

표준 운영 절차는 조직에서 중요하고 일상적이거나 반복적인 활동이나 프로세스를 정확하게 수행하는 방법에 대한 일련의 서면 지침입니다.

기술 및 품질 시스템 요구 사항에 대한 준수를 촉진하고 데이터 품질을 지원하기 위해 활동이 수행되어야 하는 방법을 설명합니다.

SOP는 일반적으로 작성된 조직에 고유하며 품질 보증 및 품질 관리 프로세스를 유지하는 데 도움이 됩니다. 또한 조직이 정부 규정을 준수하고 제공하는 제품 및 서비스의 품질과 무결성에서 일관성을 유지하도록 돕습니다.

SOP,

• 교차 기능 문서입니다.
• 기능 전반에 걸친 워크플로 표현
• 프로세스 맵을 통해 시작됨
• '누가 무엇을 합니까?'라는 질문에 답하십시오.
• 능동태로 작성됨

프로토콜, 워크시트, 작업 지침 및 실험실 운영 절차와 같은 용어도 표준 운영 절차 대신 사용됩니다.

표준 운영 절차의 중요성

생산 기계 청소에서 중요한 프로세스 수행에 이르기까지 거의 모든 활동을 표준 운영 절차를 통해 문서화할 수 있습니다. 그들은 도움,

• 개별 비즈니스 프로세스를 성공적으로 수행하는 데 필요한 보호, 건강, 환경 및 운영 정보를 제공하여 비즈니스 성과를 개선합니다.
• 제품 및 서비스의 안전과 품질 보장
• 관련 표준, 규정 및 지침 준수 보장
• 서로 다른 위치 또는 공장에서 서로 다른 직원이 수행하는 절차 및 프로세스의 변형을 제거하여 일관성 유지에 도움
• 신입사원 교육 및 온보딩을 위한 건전한 기반 제공
• 프로세스를 제어하고 지속적으로 개선할 수 있는 기회를 제공합니다.
• 향상된 커뮤니케이션 촉진
• 검사관이 감사 절차를 수행하는 데 도움이 되는 체크리스트 역할을 합니다.
• 새로운 설정에서 운영 체제 재구성

SOP의 종류 | 표준 운영 절차 형식

조직은 표준 운영 절차를 작성하기 위해 선호하는 형식이나 사용자 정의된 형식을 사용할 수 있지만 조직에서 널리 사용되는 몇 가지 유형의 SOP 형식이 있습니다.

체크리스트 형식

이것은 수행할 다양한 작업이 요약된 할일 목록의 형태를 취합니다. 자세한 지침이 필요하지 않은 소규모 팀이나 개인에게 적합합니다.

단계별 형식

이 형식은 글머리 기호 또는 번호 매기기 목록을 사용하여 SOP 지침을 제시합니다. 이 형식은 일상적이고 간단하며 따르기 쉬운 절차나 프로세스에 가장 적합합니다.

계층적 형식

단계별 형식과 유사하게 계층 형식도 절차를 단계별로 설명합니다. 그러나 이 형식에서는 하위 단계가 각 기본 단계 아래에 글머리 기호 또는 번호 매기기 목록으로 추가되어 필요한 추가 정보를 강조 표시합니다. 이 형식은 정보가 많은 복잡한 절차에 가장 적합합니다.

순서도 형식

순서도는 시각화를 통해 예측할 수 없는 많은 가능한 결과와 함께 복잡한 표준 운영 절차를 단순화하는 데 도움이 됩니다. 이 형식은 또한 프로세스의 각 단계가 서로 어떻게 연결되어 있는지 강조 표시하므로 더 쉽게 이해할 수 있도록 흐름을 명확하게 설명합니다.

표준 운영 절차 및 모범 사례 작성 방법

1단계: 문서화할 절차 식별

첫 번째 단계는 지침을 작성해야 하는 활동, 프로세스 또는 워크플로를 식별하는 것입니다.

프로세스 또는 개별 직원에 대해 전문가와 상의하여 그들이 거의 동일한 방식으로 매일, 매주 또는 매월 수행하는 활동을 찾으십시오. 대화가 어려울 경우 설문조사를 통해 필요한 정보를 여기에서 수집할 수도 있습니다.

이 목록을 가지고 표준화해야 할 프로세스를 골라낼 수 있습니다.

요구 사항이 기존 SOP를 업데이트하는 것이라면 적절한 교육과 관련 프로세스 수행 경험이 있는 사람의 도움을 받아 검토하고 개선하십시오.

2단계: 목표 정의

다음으로 SOP 문서 작성의 목적을 식별하십시오. 프로세스를 비즈니스 우선 순위에 맞추는 것입니까? 아니면 프로세스가 잘 작동하도록 하시겠습니까? SOP를 작성하는 이유를 식별하면 SOP를 보다 효과적으로 구성할 수 있습니다.

기존 SOP의 경우 지연 및 실패를 유발하는 프로세스의 문제점이나 문제점을 식별하고 이를 개선하기 위해 변경해야 할 사항을 결정하십시오.

3단계: 형식 선택

다양한 비즈니스 요구 사항과 관련된 프로세스를 충족하는 다양한 SOP 형식이 있습니다. 위에서 논의한 바와 같이 이러한 SOP 형식에는 체크리스트, 단계별 형식, 계층 형식 및 순서도 형식이 포함됩니다. 공유하려는 정보 유형에 따라 이러한 형식 중 하나를 선택할 수 있습니다.

4단계: 제작자 및 이해 관계자 식별

SOP는 실제로 프로세스를 수행하거나 사용하는 데 관련된 주제별 전문가가 작성해야 합니다.

다중 작업 프로세스에 대한 표준 운영 절차를 작성할 때 관련된 여러 개인의 경험을 활용할 수 있는 팀 접근 방식을 고려하십시오.

또한 C급 경영진과 경영진 리더가 SOP를 보장하기 위해 참여할 수 있습니다.

• 더 높은 수준의 비즈니스 우선 순위에 맞게 조정
• 구현에 필요한 자원과 장비가 있음
• 자원 소비 및 물류 측면에서 그럴듯합니다.

팁: 표준 운영 절차를 문서화하기 위해 작업 소유자 또는 사내 작성자에게 의존하는지 여부에 관계없이 이들이 필요한 기술 작성 기술과 관련 조직 프로세스에 대한 심층 지식을 보유하고 있는지 확인하십시오.

5단계: 청중 결정

SOP를 참조할 사람을 아는 것은 SOP를 효과적으로 작성하는 데 필수적입니다.

SOP는 직원(프로세스에 대한 지식과 경험이 제한적일지라도)이 감독 없이 절차를 재현할 수 있도록 충분히 자세하게 작성해야 합니다.

SOP에 포함되어야 하는 세부 정보 수준을 결정하려면 먼저 SOP를 작성하는 대상을 이해해야 합니다. 사전 지식이 없는 신입 사원이거나 여러 번 활동을 수행한 사람일 수 있습니다. 그들의 요구 사항을 배우는 것은 다음과 같은 방법으로 그들의 이해를 위해 SOP를 맞춤화하는 데 도움이 될 것입니다.

• 맡은바 임무에 철저하게 집중
• 그들에게 친숙한 올바른 언어와 용어를 사용하고 새로운 용어에 대한 설명

팁: 프로세스를 수행하는 궁극적인 책임이 있는 직원과 대화하고 그들이 직면한 문제에 대해 배우고 제안을 경청하십시오. Creately와 같은 시각적 작업 공간을 사용하면 표준 운영 절차를 시각화, 편집 및 검토할 때 공동 작업을 용이하게 하기 위해 모든 사람을 동일한 캔버스로 가져올 수 있습니다.

6단계: SOP 개요 작성

프로세스, 작성자, 청중 및 형식 등 모든 것이 완료되면 문서 계획을 시작합니다. 다음은 SOP 문서에 포함된 일반적인 구성 요소입니다.

SOP 문서의 요소

• 제목 페이지 – SOP 이름, 작성 날짜, 고유 식별 번호, 문서 작성자 이름, 부서 또는 구현할 개인의 지정을 포함하여 문서에 대한 관련 정보를 포함하도록 예약되어 있습니다. 예규.
• 목차 – 필요한 경우 누구나 쉽게 문서를 탐색할 수 있도록 목차를 포함합니다. 이 요소는 여러 페이지를 포함하는 SOP 문서의 경우에 유용합니다.
• 준비 정보 – 여기에는 SOP의 목적, 역할과 책임, 필요한 자원, 재료, 장비, 안전 예방 조치와 같은 사전 정보가 포함됩니다.
• 방법론 및 절차 – 이 섹션에서는 선택한 SOP 형식을 사용하는 절차를 설명합니다.
• 품질 관리 및 보증 – 여기에서 SOP와 관련하여 직원 성과를 측정하기 위한 루브릭 또는 기타 수단이 설명됩니다.
• 참조 및 용어집 – 이 섹션은 문서 내에서 인용한 외부 리소스를 나열하고 참조한 용어를 더 자세히 설명하기 위해 예약되어 있습니다.

팁: 독자가 더 잘 이해할 수 있도록 순서도, 프로세스 맵 또는 워크플로 다이어그램 및 일러스트레이션과 같은 단순화된 다이어그램과 함께 복잡한 세부 정보를 제공합니다.

일관된 쓰기 스타일 사용

SOP는 이해하기 쉽고 간결하고 정확하여 모든 사람이 SOP를 올바르게 이해하고 따르도록 하여 품질 및 안전 위험과 편차를 방지해야 합니다. 이를 위해 표준 작동 절차,

• 따라하기 쉬운 단계별 형식을 사용하여 작성되었습니다.
• 모호하지 않고 매우 복잡하지 않음
• 능동태와 현재 동사 시제를 사용하여 작성됩니다. '당신'이라는 용어를 사용하지 말고 암시하십시오.
• 길고 중복되지 않음
• 조직에서 사용하는 스타일 가이드(예: 글꼴 유형, 글꼴 크기, 사용 색상)를 준수합니다.
• 순서도를 사용하여 설명 중인 프로세스 시각화

7단계: SOP 검토 및 승인

서면 SOP는 프로세스에 대한 적절한 지식, 교육 및 경험이 있는 한 명 이상의 개인이 검토해야 합니다. 검토자는 문서를 검토하는 동안 발견한 문제나 우려 사항을 기록하고 공유해야 합니다. 그런 다음 승인 전에 수정할 수 있습니다.

팁: 초안을 완성하기 전에 초안 SOP를 테스트하는 프로세스 수행을 궁극적으로 책임지는 사람에게 문의하십시오.

SOP가 효과적이려면 SOP를 최신 상태로 유지해야 합니다. 이를 위해서는 절차가 변경될 때마다 정기적으로 검토, 업데이트 및 재승인해야 합니다.

또한 이러한 SOP는 관련성이 있는지 확인하기 위해 1-2년마다 체계적으로 검토해야 합니다. 모범 사례로 항상 검토된 SOP의 검토 날짜를 언급하십시오. 특정 프로세스를 더 이상 따르지 않는 경우 파일에서 제거하고 보관하십시오.

팁: 특히 활동 수행에 직접 관련된 사람들이 SOP 문서를 하드 카피 또는 디지털 방식으로 쉽게 사용할 수 있는지 확인하십시오. Creately를 사용하여 SOP 라이브러리를 만듭니다. 화상 회의 및 동시 편집을 통해 실시간으로 협업할 수 있는 단일 연결된 작업 공간에서 SOP 문서와 관련된 모든 필요한 문서, 리소스, 링크 및 시각적 개체를 중앙 집중화합니다.

자신만의 표준 운영 절차를 작성할 준비가 되셨습니까?

SOP를 사용하면 비즈니스에서 최상의 작업 방법을 취하고 모든 사람이 자신이 하는 일에서 최선을 다할 수 있도록 하는 모범 사례에 대한 간단한 문서를 만들 수 있습니다. 이 게시물에서는 효과적인 표준 운영 절차를 작성하는 방법부터 바로 사용할 수 있는 템플릿에 이르기까지 모든 것을 다루었습니다. 성공적으로 생성하려면 단계를 따르세요.

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