재고 관리 Excel: 장단점 및 팁

많은 사람들이 Microsoft의 강력한 스프레드시트 소프트웨어인 Excel과 애증 관계를 가지고 있습니다.

그럼에도 불구하고 아무도 거의 모든 산업, 특히 재고를 추적하는 빠른 방법을 찾는 중간 규모의 전자 상거래 회사에서 필수 요소로서의 기능을 부인할 수 없습니다.

중견 기업은 종종 어려운 상황에 처해 있습니다. 수동 재고 추적에는 너무 크지만 본격적인 재고 관리 소프트웨어에는 준비가 되어 있지 않습니다.

Microsoft Excel은 이러한 옵션 사이의 이상적인 다리 역할을 합니다.

이 게시물의 전략을 구현하고 재고 관리가 새로운 차원으로 향상되는 것을 지켜보십시오.

다이빙하자.

Excel에서 재고 관리를 수행하는 방법

Excel의 장점은 유연성입니다. 필요에 따라 재고 추적을 간단하게 또는 복잡하게 만들 수 있습니다.

품목 수량과 같은 기초적인 것부터 시작하거나 자동화된 계산, 자세한 제품 사양, 공급망 추적, 판매 분석 및 예측 재주문 지점이 포함된 대규모 다중 스프레드시트 시스템을 구축할 수 있습니다.

또한 Excel의 계산 기능을 사용하여 재고 수량, 구매 비용, 재고 가치 및 재주문 수량과 같은 중요한 지표를 추적할 수 있습니다.

즉, 처음부터 빌드하려면 많은 작업이 필요합니다. 그렇기 때문에 재고 관리 템플릿을 사용하여 시작하는 것이 좋습니다(특히 Excel에 정통하지 않은 경우).

재고 관리 스프레드시트 만들기(또는 차용)

Excel을 재고 관리 도구로 사용할 준비가 되었으면 다음 단계는 적합한 스프레드시트를 찾는 것입니다.

좋은 소식은 선택권이 있다는 것입니다. 처음부터 자신만의 것을 만들고 싶든 완벽한 템플릿을 찾고 싶든 필요한 솔루션이 있습니다.

다음은 몇 가지 옵션입니다.

나만의 스프레드시트 만들기

이미 스프레드시트 마법사라면 처음부터 시트를 만드는 것이 실행 가능한 옵션입니다. 스스로 구축할 수 있다는 전망이 재미있을 수도 있습니다.

이 접근 방식을 사용하면 특정 인벤토리 문제를 충족하도록 사용자 정의할 수 있으므로 원하는 것과 필요한 것을 정확하게 얻을 수 있습니다.

회사의 재고 관리 요구 사항을 준수하는 스프레드시트를 갖는 이점으로 인해 시간 비용이 상쇄됩니다.

그러나 처음부터 Excel 스프레드시트를 작성하는 것은 특히 Excel 논리 및 수식에 익숙하지 않은 경우 시간이 많이 소요될 수 있습니다. 간신히 떠있는 사업주에게는 의문의 여지가 없습니다.

또한 Excel 지식은 스프레드시트에서 달성할 수 있는 작업을 제한하는 요인이 될 수 있습니다.

결국, 당신은 당신이 모르는 것을 모릅니다.

Excel의 기능을 이해하지 못하는 경우 재고 추적 문제에 대한 보다 효율적인 솔루션이 있다는 것을 깨닫지 못할 수 있습니다.

훌륭한 연습을 위해 이 자습서를 확인하십시오.

Microsoft의 무료 템플릿 사용

Excel 재고 관리 스프레드시트를 처음부터 작성하는 것이 불가능하거나 시간을 최대한 활용하는 것이 아닌 경우 언제든지 Excel 재고 템플릿을 선택할 수 있으며 훌륭한 템플릿이 많이 있습니다.

Microsoft는 다양한 요구 사항에 맞는 수많은 Excel 템플릿을 제공합니다. Excel을 열고 "재고"를 검색하면 요구 사항을 충족하는 미리 디자인된 예제를 찾을 수 있습니다.

Microsoft의 공식 템플릿 라이브러리를 확인하여 무엇이 가능한지 확인할 수도 있습니다.

이 무료 템플릿은 재고 수량을 관리할 뿐만 아니라 수식을 사용하여 예정된 재주문 지점을 상기시키는 재고 재고 관리 템플릿 역할도 하는 우리가 가장 좋아하는 템플릿 중 하나입니다.

타사 재고 관리 템플릿 찾기

Excel 템플릿 컬렉션에서 원하는 것을 찾지 못한 경우 당황하지 마십시오. 온라인에는 사용자가 생성한 템플릿의 전 세계가 있습니다.

예를 들어 이 사이트는 구매 주문, 제품 목록, 재고 데이터 추적 등에 대한 여러 재고 템플릿을 제공합니다.

이러한 스프레드시트는 종종 무료 스프레드시트보다 더 복잡합니다. 많은 사람들이 재고 관리 범주의 재고 관리 소프트웨어와 동등한 기능을 제공하지만 해당 프로그램의 주요 기능 중 일부만 뺀 것입니다.

참고: Google 스프레드시트로 작업하는 것을 선호하는 경우 두 플랫폼 모두에서 이러한 템플릿 중 많은 것을 사용할 수 있습니다. 스프레드시트용으로 특별히 제작된 많은 재고 추적 템플릿도 있습니다.

Excel 인벤토리 스프레드시트 장단점

이 섹션을 마무리하기 전에 잠시 시간을 내어 재고 관리에 Excel을 사용할 때의 장단점에 대해 논의해 보겠습니다.

장점

비용

Excel과 온라인 모두에서 무료 옵션을 사용할 수 있으므로 예산을 낭비하지 않고 재고 관리 템플릿을 만드는 것이 어렵지 않습니다.

대부분의 중소기업은 마진이 적고 수익이 거의 없습니다(특히 초기에). Excel을 사용하면 막대한 비용을 들이지 않고도 재고를 관리할 수 있습니다.

커스터마이징

Excel 지지자들이 소프트웨어에 대해 좋아하는 것 중 하나는 (충분한 두뇌 능력과 땀을 흘리는 자산만 있으면) 소프트웨어로 거의 모든 작업을 수행할 수 있다는 것입니다.

이 사용자 정의 수준은 기업이 큰 타협 없이 자신의 요구에 완벽하게 맞는 재고 추적 도구를 만들 수 있음을 의미합니다.

공동

Excel 스프레드시트는 조직의 다른 팀 구성원과 쉽게 공유할 수 있습니다. Dropbox 및 기타 플랫폼을 통해 공유하고, 클라우드에 저장하고, Google Sheets 등을 사용할 수 있습니다.

이는 팀 구성원이 언제 어디서나 스프레드시트에 액세스할 수 있음을 의미합니다.

물론 100% 완벽한 솔루션은 없으며 Excel도 예외는 아닙니다. 다음은 재고 관리 요구 사항에 대해 이 솔루션을 선택하기 전에 알아야 할 몇 가지 단점입니다.

단점

합병증

대부분의 Excel 스프레드시트는 관리 가능한 문서로 시작됩니다.

그러나 비즈니스와 재고가 증가함에 따라 스프레드시트도 증가할 것입니다.

우리는 모두 상단에 걸쳐 100개 이상의 열과 수천 개의 셀 깊이를 실행하는 다루기 힘든 스프레드시트를 보았습니다.

이 시트는 현실이 된 악몽이며, 로드하려고 할 때마다 컴퓨터를 질식시킬 수 있는 문서입니다.

팽창은 재고 관리를 위해 Excel을 사용하는 사람이라면 누구나 언젠가는 해결해야 할 문제입니다. 머지않아 스프레드시트가 너무 커서 유용하지 않게 됩니다.

시간

스프레드시트 작성, 수식 입력 및 데이터 추가에는 모두 시간이 걸립니다. 스프레드시트를 관리하는 것은 또 다른 시간 낭비입니다. 이 모든 시간이 합산됩니다.

재고 관리 소프트웨어는 초기 소프트웨어 출시 후 사용자를 위해 많은 재고 관리 프로세스를 자동화합니다. Excel에는 보다 실용적인 접근 방식이 필요합니다.

그 시간을 다른 곳에서 더 잘 보낼 수 있는 때가 있을 것입니다.

데이터

여러 사람이 문서를 변경할 권한이 있는 거대한 스프레드시트에서 작업한 적이 있다면 아마도 데이터 손실을 경험했을 것입니다.

사고가 발생하고 사람들이 실수를 하며 스프레드시트는 복잡한 짐승이 될 수 있습니다. Excel의 문제는 때때로 이러한 실수가 발생할 때 쉽게 취소할 수 있는 방법이 없다는 것입니다.

이로 인해 데이터가 엉망이 될 수 있습니다. 때때로 당신은 심지어 훨씬 나중까지 그것을 깨닫지 못할 것입니다.

오류

재고 번호가 초 단위까지 정확하도록 실시간으로 바코드 및 RFID 스캔을 업데이트하는 재고 소프트웨어와 달리 Excel은 데이터 입력의 형태로 많은 수작업이 필요합니다.

그리고 데이터 입력 작업을 하는 사람이라면 누구나 알고 있듯이 인적 오류는 매우 현실적입니다.

Excel 사용과 관련된 지속적인 인적 요소는 재고 관리 소프트웨어보다 이 접근 방식에서 재고 오류가 발생할 가능성이 더 높다는 것을 의미합니다.

실시간 추적 없음

우리는 이전 요점에서 이것을 다루었지만 여기서 반복할 가치가 있습니다. Excel에서는 재고 추적 스프레드시트에 사람의 데이터를 입력해야 합니다.

즉, 누군가 문서를 수정하는 데 시간이 걸리는 경우에만 시트가 업데이트됩니다. 이로 인해 문제가 발생할 수 있습니다.

재고 관리 소프트웨어는 데이터를 입력할 필요 없이 재고를 실시간으로 업데이트합니다. 이 소프트웨어는 바코드 또는 RFID가 스캔될 때마다 작업을 추적합니다. 이는 인벤토리 수준을 항상 최신 상태로 유지할 수 있음을 의미합니다. 또한 재고 오류의 위험도 줄어듭니다.

이것은 영구 재고 시스템으로 알려져 있으며 재고 기반 비즈니스가 시간을 절약하고 효율성을 높일 수 있는 가장 좋은 방법 중 하나입니다.

Excel 재고 관리로 성공하기 위한 팁

재고 관리 요구 사항에 Excel을 활용하는 경우 이전 섹션에서 나열한 많은 단점을 극복할 수 있는 방법이 있습니다.

Excel은 재고 관리 소프트웨어보다 더 많은 실습 유지 관리가 필요하지만 몇 가지 기본적인 모범 사례를 구현하여 작동하도록 만들 수 있습니다.

다음은 추적해야 하는 가장 일반적인 것 중 일부입니다.

매일 감사

우리는 Excel 스프레드시트에서 인적 오류가 얼마나 심각한 문제인지에 대해 논의했습니다. 이 문제를 해결하는 한 가지 방법은 매일 감사를 수행하는 것입니다.

정기적으로 예정된 감사를 활용하면 시간이 지남에 따라 문제가 복잡해지기 전에 문제를 파악할 수 있습니다.

일일 감사는 비즈니스 규모에 따라 비현실적인 작업이 될 수 있습니다. 이 경우 물리적 수치를 스프레드시트 수치와 교대로 비교하는 주기 수를 고려하십시오.

또 다른 솔루션은 종이 와 스프레드시트에서 재고를 추적하는 것입니다.

이것은 이중 작업처럼 보이지만(왜냐하면) 스프레드시트 및 지점 불일치와 비교하기 위해 일일 카운트를 제공합니다.

여기서 핵심은 문제를 조기에 발견하는 것이 중요하다는 것입니다. 더 오랜 기간 동안 카운트가 중단되면 문제가 커지고 복잡해집니다.

즉시 업데이트

Excel 스프레드시트에서 인적 오류의 가장 큰 원인 중 하나는 시트 업데이트가 지연될 때 발생합니다.

이것이 발생하는 한 가지 시나리오가 있습니다.

어떤 이유로든 재고 관리자는 재고가 이동함에 따라 시트를 변경하지 못하는 문제가 있습니다.

그들은 변경 사항을 기록하지만 작업이 진행되고 이러한 변경 사항은 잊혀집니다. 이제 인벤토리가 꺼져 있습니다. 이 인벤토리 오류는 일일 감사를 수행하지 않는 경우 오래 지속될 수 있습니다.

더 많은 오류가 있을 수 있습니다. 다음으로 알고 있는 것은 전체 인벤토리가 잘못되었다는 것입니다.

이러한 오류를 방지하는 핵심은 재고 변경이 발생할 때마다 Excel 시트를 즉시 업데이트하는 것입니다.

우리는 작업이 바쁘고 어려울 수 있다는 것을 알고 있지만 재고 오류는 작업을 더욱 바쁘고 어렵게 만듭니다. 지금 작업을 수행하고 나중에 문제를 피하는 것이 좋습니다.

클라우드에 백업 저장

Excel 인벤토리 시트는 비즈니스에서 가장 중요한 문서 중 하나입니다. 따라서 백업되었는지 확인해야 합니다. 앞에서 언급했듯이 Excel 실수가 발생하고 때때로 중요한 데이터가 손실됩니다.

정기적으로 클라우드 백업을 수행하면 예기치 않은 재난이 발생할 경우 되돌릴 수 있는 최신 복사본을 확보하여 이러한 실수의 영향을 줄일 수 있습니다.

준비하십시오. 실수가 일어날 것입니다.

월간 보고를 위한 데이터 통합

Excel의 큰 결함 중 하나는 과거 데이터를 분석하기 어렵게 만든다는 것입니다. 더 쉬운 보고를 위해 정기적으로 데이터를 통합함으로써 이 문제를 해결할 수 있습니다.

Excel 시트에서 정보를 가져와 다른 형식(차트, 표, 그래프 등)으로 전송하면 시간 경과에 따른 추세와 문제를 파악할 수 있습니다. 이것은 수익에 긍정적인 영향을 미칠 수 있습니다.

데이터 및 결과 검토

데이터는 훌륭하지만 데이터를 수집하고 의사 결정에 활용하지 않으면 쓸모가 없습니다.

Excel 스프레드시트를 사용하면 광범위한 데이터를 사용할 수 있습니다(마지막 요점을 따르는 경우 해당 데이터를 이해하기 쉬운 형식으로 컴파일한 것입니다). 이 정보를 사용하여 의사 결정 및 예측 결과를 알립니다.

재고 관리의 목표 중 하나는 추세와 결과를 예측할 수 있는 것입니다. 이 정보를 사용하여 프로세스를 지원하십시오.

필요에 따라 SaaS 솔루션으로 업그레이드

Excel은 수동 재고와 재고 관리 소프트웨어 사이의 훌륭한 연결 고리가 될 수 있습니다. 그러나 비즈니스가 성장함에 따라 재고 관리 도구로 Excel을 더 이상 사용할 수 없는 날이 올 것입니다.

일련의 스프레드시트를 통해 재고를 관리하는 것은 전적으로 가능하지만 가장 확장 가능한(또는 가장 쉬운) 재고 관리 프로세스는 아닙니다.

Microsoft Excel은 강력하지만(특히 사전 구축된 Excel 템플릿과 함께 사용할 경우) 결국에는 여전히 많은 응용 프로그램용으로 구축된 범용 프로그램에 불과합니다.

또한 Excel 문서는 종종 동적이지 않습니다. 지속적인 유지가 필요합니다.

신생 소기업으로서 이것은 허용될 수 있습니다. 그러나 성장하고 재고 프로세스를 간소화하려면 전용 재고 관리 소프트웨어로 업그레이드해야 합니다.

그날이 오면 재고 관리를 한 단계 업그레이드하는 데 도움이 되는 소프트웨어 솔루션을 사용할 수 있음을 이해하십시오. 더 좋은 점은 이러한 솔루션 중 다수가 스프레드시트에서만 꿈꿀 수 있는 수준의 기능을 제공한다는 것입니다.

Excel 사용 시간이 끝날 때까지 기다리지 마십시오. 다음 단계를 받아들입니다. 변화는 무서울 수 있지만 올바른 재고 관리 소프트웨어는 새로운 차원에 도달하는 데 도움이 될 수 있습니다.

즉각적인 재고 투명성

IMS를 구현하여 재고 관리를 강화하고 비용이 많이 드는 오배송을 줄이십시오.

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마지막 생각들

Excel이 모든 사람이 좋아하는 소프트웨어는 아닐 수 있지만 그 다재다능함을 부인하기는 어렵습니다.

재고를 직접 추적하는 것 이상으로 성장했지만 재고 관리 소프트웨어의 세계로 뛰어들 준비가 되지 않은 중견 기업이라면 Excel이 적합한 솔루션입니다.

맞춤형 인벤토리 스프레드시트를 만들거나 템플릿을 다운로드하려는 경우 모든 요구 사항을 충족하는 솔루션이 있습니다. 필요한 것을 결정하고 최고의 Excel 시트를 찾는 문제입니다.

다른 시스템과 마찬가지로 Excel도 완벽하지 않습니다. 이 문서의 모범 사례를 따르면 재고를 관리하는 동안 잠재적인 함정을 피하는 데 도움이 될 수 있습니다.

재고 관리 프로세스를 한 단계 업그레이드할 준비가 되면 SkuVault와 같은 전용 플랫폼에 대한 투자를 고려하십시오. 저희를 믿으세요; 시간, 효율성 및 비용 절감은 그만한 가치가 있습니다.

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