프로젝트 실패를 피하기 위해 배운 교훈을 효과적으로 사용하는 방법

모든 프로젝트는 학습 경험입니다. 실패는 우리에게 같은 오류를 다시 반복하지 않도록 경고합니다. 성공은 현재 및 미래 프로젝트를 효과적으로 탐색하도록 안내합니다. 성공적인 프로젝트 관리를 위해서는 이러한 실패, 성공 및 개선 영역을 포착하기 위한 적절한 프로세스가 필요합니다. 이것이 프로젝트에서 배운 방법이 하는 일입니다.

이 게시물에서 우리는 배운 교훈을 사용하여 프로젝트 실패를 효과적으로 피하는 방법을 탐구할 것입니다. 게시물 전체에 제공된 템플릿은 온라인에서 편집할 수 있습니다. 그것들을 사용하여 작업을 계속 진행하십시오.

프로젝트에서 배운 교훈은 무엇입니까?

배운 교훈은 프로젝트의 수명 주기와 종료 시점에 모두 수집된 긍정적이고 부정적인 핵심 경험입니다. 이러한 지식과 이해를 반영하여 학습한 내용을 현재 시스템 및 프로세스를 개선하고 미래 프로젝트의 성공을 확보하는 데 필요한 조치로 변환할 수 있습니다.

일부 조직의 경우 프로젝트 관리에서 배운 교훈은 종료 단계에서 프로젝트 경험을 논의하고 문서화하는 비공식 프로세스입니다. 다른 조직에서는 프로젝트의 각 단계가 끝날 때 학습 세션을 수행합니다. 프로젝트 관리자, 프로젝트 팀원 및 팀 리더는 학습 세션에 참여하여 보고서를 검토하고 얻은 통찰력을 행동으로 전환하는 방법에 대한 결정을 내릴 수 있습니다.

학습 세션은 복잡성에 따라 프로젝트의 여러 단계에서 수행할 수 있습니다. 각 단계가 끝날 때, 프로젝트가 끝날 때 또는 실시간으로 발생합니다.

배운 교훈이 프로젝트 관리의 필수적인 부분이어야 하는 이유

학습한 내용을 문서화하고 조직 전체에 공유하면 실패 가능성을 피하고 줄이는 데 도움이 됩니다. 또한 향후 노력에 통합할 수 있는 모범 사례를 만드는 데 도움이 됩니다.

교훈을 얻은 세션을 진행하는 것도 팀원 간의 신뢰를 구축하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 중에 무엇이 옳고 그른지에 대한 자신의 관점을 공유할 수 있도록 하면 더 많은 참여를 느끼고 프로젝트 관리 프로세스를 더 지원하도록 격려할 수 있습니다.

궁극적으로, 배운 교훈은 회사 프로세스와 팀 운영 방식에 실질적인 영향을 미칠 수 있습니다.

교훈을 얻은 과정

학습 과정에는 5단계가 포함됩니다. 회의 참가자로부터 프로젝트 중에 배운 중요한 교훈을 수집하고 해당 지식을 향후 프로젝트에서 더 나은 결과를 달성하는 데 성공적으로 적용하는 방법을 결정하는 것을 목표로 합니다. 단계는,

1단계: 배운 교훈 확인

방금 완료한 프로젝트에서 잘 된 것과 잘 되지 않은 것, 개선해야 할 점을 수정하는 것으로 시작하십시오. 이는 프로젝트의 주요 이해 관계자가 참여한 학습 세션 중에 수행되어야 합니다.

• 세션을 준비하기 위해 진행자는 참가자들에게 설문조사를 보내야 합니다. 여기에는 프로젝트의 다양한 측면(예: 프로젝트 관리, 자원, 커뮤니케이션, 요구 사항 등)과 관련된 특정 질문이 포함되어야 합니다. 마찬가지로 중요한 것은 효과가 있었던 점, 효과가 없는 점, 개선해야 할 점에 대한 피드백을 받는 것입니다. 설문 조사에 응답하면 참가자가 세션을 더 잘 준비하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 응답 자체가 참가자 간의 토론을 안내하는 데 도움이 됩니다.
• 설문조사 결과를 요약하고 세션 중에 다른 주요 보고서와 함께 분석하여 프로젝트 실패 및 성공을 식별합니다. 프로젝트가 끝날 때까지 향후 프로젝트 개선을 위한 권장 사항을 식별해야 합니다.

세션 중에 논의된 피드백과 핵심 사항을 기록하기 위해 아래와 같은 유사한 차트를 사용할 수 있습니다.

2단계: 학습한 내용을 문서화

프로세스의 다음 단계는 상세한 보고서와 함께 결과를 문서화하는 것입니다. 여기에는 프로젝트의 장단점과 개선을 위한 권장 사항에 대한 참가자의 피드백이 포함되어야 합니다.

보고서가 완료되면 관련 내부 및 외부 프로젝트 이해 관계자와 공유합니다. 지도력에 대한 세부 보고서의 개요를 작성할 수 있지만 추가 참조를 위해 광범위한 보고서를 첨부 파일로 보낼 수 있습니다.

3단계: 배운 교훈 분석

프로세스의 이 단계에서 학습한 내용을 분석하고 구성하여 적용 방법을 결정합니다. 그런 다음 직원에게 필요한 교육 및 프로젝트 관리 프로세스의 개선 사항이 결정됩니다.

추가 단계로 필요한 단계, 책임 당사자/부서, 리소스 및 일정을 요약한 실행 계획을 만들 수 있습니다.

4단계: 학습한 내용 보관

모든 학습 문서를 공유 드라이브(예: Google 드라이브)와 같이 쉽게 액세스할 수 있는 위치에 저장하여 프로젝트 팀과 조직의 다른 팀 및 이해 관계자가 쉽게 사용할 수 있도록 합니다.

5단계: 배운 교훈 검색

현재 프로젝트 프로세스를 개선하기 위해 학습 문서를 참조하십시오. 각 프로젝트 유형에 대한 폴더를 만들고 날짜 또는 프로젝트 이름별로 적절하게 구성하여 이러한 문서의 검색 가능성을 최적화합니다. 보고서를 저장하는 데 사용하는 도구가 키워드 검색 기능을 제공한다면 누구나 보고서를 검색하기가 훨씬 더 쉬울 것입니다.

배운 교훈으로 프로젝트 실패를 피하는 방법

다음은 프로젝트 성공을 보장하기 위해 프로젝트에서 배운 과정에 통합할 수 있는 몇 가지 단계입니다.

교훈을 얻은 세션을 자주 실시

특히 대규모의 복잡한 이니셔티브인 경우 프로젝트에서 많은 일이 잘못되거나 잘못될 수 있습니다. 따라서 프로젝트가 끝날 때까지 기다리기보다 주요 정보를 빨리 기록하는 것이 좋습니다. 시간이 지남에 따라 핵심 통찰력을 유지하는 데 실패하거나 성공하지 못한 경우 정보가 의도적으로 무시될 수 있습니다.

표준 프로세스 및 도구 세트 보유

많은 조직이 정의된 프로세스가 없기 때문에 프로젝트 중에 배운 교훈을 포착하지 못하는 경우가 많습니다.

적절한 단계를 설정하면 더 필요해 보이고 팀이 프로젝트 중에 배운 교훈을 기록하는 일과에 빠지도록 도울 수 있습니다. 마찬가지로, 정보를 수집하고, 보고서와 문서를 저장하고, 조직 전체에서 공유하는 데 사용할 사전 정의된 도구 세트가 있으면 프로세스를 더욱 간소화하는 데 도움이 됩니다.

위험 계획 중에 배운 교훈을 활용하십시오.

새로운 프로젝트의 위험 평가 중에 관련 프로젝트의 과거 교훈 보고서를 참조하여 잠재적 위험을 쉽게 식별하십시오. 그 다음에는 완화 전략 개발로 이동할 수 있습니다.

교훈을 얻은 팀이 있습니다.

프로젝트 전반에 걸쳐 학습한 방법을 적용하거나 경험, 통찰력 및 인상을 실시간으로 적극적으로 기록할 수 있습니다. 방법을 적용할 방법을 명확히 하고 참여하고 적극적인 역할을 맡을 팀을 선택합니다.

가장 좋은 방법은 다양한 관점을 수집하기 위해 프로젝트의 다른 영역에서 구성원을 포함하는 것입니다. 팀원의 수는 3명에서 10명 사이로 유지하십시오.

따라서 프로젝트 경험에 대한 그러한 일지를 유지하는 것은 보다 효과적인 수업 학습 세션을 운영하는 데 도움이 될 것입니다.

프로젝트 관리에서 배운 교훈을 어떻게 사용하시겠습니까?

이 포스트에서는 프로젝트 관리에서 배운 교훈, 교훈을 얻은 프로세스, 프로젝트 실패를 피하기 위한 방법을 효과적으로 적용하는 방법을 유용한 템플릿과 함께 정의했습니다.

배운 교훈을 포착, 분석 및 학습하는 것이 수행하는 모든 프로젝트의 일부인지 확인하십시오. 배운 교훈을 효과적으로 적용하기 위해 다음 단계를 계획하는 것도 마찬가지로 중요합니다. 이러한 지속적인 노력은 조직 내에서 지속적인 개선 문화를 조성하는 데 도움이 될 것입니다.