깨끗한 CRM 데이터베이스를 유지하는 방법은 무엇입니까?

CRM 데이터베이스 시스템을 실행할 때 일반적으로 어려운 작업은 저장된 데이터의 정확성과 유효성을 보장하는 것입니다. 조직의 데이터 관리가 평이하지 않으면 활동이 느려지고 보고서가 부정확해지고 다른 중요한 활동을 처리해야 하기 때문에 각 기록의 세부 사항을 수동으로 확인하기 어려워집니다.

예

예를 들어 보겠습니다. 조직의 영업 담당자 A가 고객에게 후속 영업 전화를 걸고 다른 영업 담당자 B가 이미 그 전화를 걸었다는 사실을 알게 되면 전체 상황이 영업 담당자 A에게 약간 당혹스러울 수 있습니다. 그러나 질문은 어디에서 혼란이 발생했으며 담당자가 정확히 왜 그랬습니까? 그래도 전화를 걸까요?

이제 담당자 A가 데이터를 교차 확인하고 해당 연락처로 전화가 걸려온 이전 기록이 없음을 발견했다고 가정해 보겠습니다. 추가 조사에서 담당자 A는 영업 담당자 B에게 할당된 동일한 연락처의 중복 사본이 있음을 발견했습니다. 따라서 이 경우 결론은 영업 팀의 두 담당자가 유사한 연락처를 가지고 있고 둘 다 자신의 업무를 수행했다는 것입니다. 클라이언트에게 후속 전화를 걸어 작업을 수행합니다.

이것은 CRM에 부정확한 데이터가 있어 위에서 언급한 조직의 경우 영업 프로세스를 방해했다는 사실의 전형적인 예입니다. 이 데이터는 관리되지 않기 때문에 때때로 연락처가 관리되지 않고 전화번호나 이메일 주소가 변경될 수 있습니다.

깨끗하고 조직적인 데이터 세트 유지

위에서 언급한 예에서 우리는 데이터 중복 사례로 인해 당황스러운 판매 후속 전화가 발생했음을 확인했습니다. 중복 외에도 CRM 중복 제거 가 수행되지 않을 경우 데이터 유효성 관리에 어려움이 있을 수 있습니다.

따라서 데이터가 정기적으로 업데이트될 수 있도록 판매 데이터베이스에서 깨끗하고 조직적이며 유효한 데이터 세트를 유지 관리해야 합니다. 그렇지 않으면 판매 보고서가 오류로 가득 차 결국 훨씬 더 큰 문제로 이어질 수 있습니다.

예를 들어, 어떤 조직이 정책에 따라 제품에 대해 10% 할인만 가능하게 하고 대표자 중 일부가 이 정책을 알지 못하거나 부주의하여 일부 제품에 대해 더 높은 할인을 입력할 수 있다고 가정해 보겠습니다. 거래.

이 경우 예외를 수동으로 처리하고 올바르게 설정해야 합니다. 이것은 확실히 시간이 많이 걸리고 불필요할 수 있습니다. 또한 영업에 영향을 미치지 않도록 담당자가 오류를 신속하게 파악해야 합니다.

따라서 이 모든 것이 데이터베이스 중복 제거 라는 단순한 사실로 귀결 됩니다 . CRM 컨설턴트 의 도움을 받아 Zoho CRM을 사용하면 데이터베이스를 유지 관리하고 정리하는 데 도움이 될 수 있습니다. Zoho CRM으로 이를 수행할 수 있는 몇 가지 효과적인 방법이 아래에 나와 있습니다. 하나씩 살펴보겠습니다.

중복 레코드 관리

Zoho CRM의 사용은 중복 기록 문제에 대한 신속하고 효과적인 솔루션을 제공하는 데 도움이 될 수 있습니다. 두 가지 방법과 예에서 이를 수행하는 방법을 살펴보겠습니다.

• 중복을 생성하기 전에 체포하기

  일부 필드를 고유 필드로 만들면 중복 레코드 생성이 즉시 중지됩니다. 이것은 데이터베이스를 유지 관리하는 효과적인 방법입니다.

모듈의 고유 필드로 "이메일 주소"를 표시한 경우 CRM은 기존 리드와 동일한 이메일 주소로 새 리드를 생성하도록 경고할 수 있습니다. 필드를 고유하게 만들려면 필드 설정에서 "중복 값 허용 안 함" 옵션을 선택하기만 하면 됩니다.

• 중복 레코드 병합

  고유한 필드를 만들고 데이터를 다시 확인하더라도 CRM에 중복 레코드가 있을 수 있습니다. 이 경우 Zoho CRM의 중복 제거 도구를 사용하여 중복 데이터를 병합할 수 있습니다.

사용자가 중복 제거 검사를 실행하면 CRM이 서로의 정확한 복사본인 레코드를 자동으로 병합할 수 있습니다. 충돌이 있는 경우 마스터 레코드를 선택하여 복제본을 선택한 레코드에 병합할 수 있습니다.

중복 제거 도구 외에도 Zoho CRM에는 기능을 복제하는 특별한 "찾기 및 병합" 옵션이 함께 제공됩니다. 모듈의 어떤 레코드가 중복되어 병합되어야 하는지 알고 있는 경우 중복 찾기 및 병합 옵션을 사용할 수 있습니다.

예를 들어 Sanjay라는 연락처에 중복 사본이 있다는 것을 알고 사본을 병합하려는 경우 Jame의 페이지로 이동하여 중복 찾기 및 병합을 클릭할 수 있습니다. 레코드를 선택하고 올바른 레코드를 설정하고 중복 사본을 병합할 수 있습니다.

CRM 데이터 검증

데이터 중복을 제거하는 것 외에도 CRM 데이터베이스 에 정크 데이터가 처음부터 축적되지 않도록 사전 예방적이어야 합니다 . 이것은 또한 CRM 계정에 들어오는 데이터를 검증하는 방법을 찾아야 함을 의미합니다.

Zoho CRM에는 데이터 유효성을 쉽게 확인할 수 있는 몇 가지 기능이 있습니다. 여기에는 프로세스 설정, 일부 액세스 제한 설정, 수동 승인을 위한 자동 기록 제출과 같은 다양한 노력도 포함됩니다.

• 자동 기록 제출

영업 관리자는 CRM 데이터베이스 에 입력되는 각 정보를 보고 확인할 시간이 없는 경우가 많습니다 . 그럼에도 불구하고 제품 할인 비율과 같은 몇 가지 중요한 세부 정보를 확인하고 싶을 것입니다.

누군가가 허용할 수 없는 할인을 입력하는 경우 이를 통지받고 싶습니다. Zoho CRM은 영업 팀이 생성한 기록을 사용자 정의 기준에 따라 상위 관리자의 승인을 위해 자동으로 제출할 수 있는 이러한 요구 사항을 해결하기 위한 신뢰할 수 있는 솔루션과 함께 제공됩니다.

따라서 이것은 문제의 원인이 되는 경우 CRM에 포함된 민감한 데이터에 대한 정보를 계속 받을 수 있는 방법입니다. 적절한 기준으로 워크플로 승인 프로세스를 간단하게 구성하면 승인을 위해 자동으로 기록을 제출하기에 충분합니다.

• 데이터 유효성 검사

CRM에 레코드가 추가되면 한 번에 레코드의 모든 필드를 채울 수 없는 상황이 발생할 수 있습니다. 예를 들어 리드를 추가하는 동안 관심 분야라는 필드를 볼 수 있습니다.

지금 당장은 확실하지 않을 수 있지만 일단 리드에게 전화를 걸어 관심이 무엇인지 물어보면 이 필드를 채울 수 있습니다. 이러한 방식으로 영업 관리자와 논의했을 때 거래에 대한 할인 비율을 채울 수도 있습니다.

이 경우 세부 프로세스를 따르고 있습니다. 세부 정보는 프로세스의 다른 단계에서만 입력할 수 있습니다. 리드 자격, 협상, 할인 승인, 계약 단계 등의 단계에 직면할 수 있습니다.

상황이 비슷하면 CRM에 프로세스를 배치하고 프로세스의 다른 단계에서 필요에 따라 정보를 검증하면서 시스템 명령을 수행할 수 있습니다. 기록이 진행됨에 따라 CRM은 사용자에게 올바른 컨텍스트에 세부 정보를 입력하라는 메시지를 표시합니다. 레코드가 프로세스를 종료하면 레코드에 대한 완전한 정보를 얻을 수 있습니다.

Zoho CRM은 Blueprint의 도움으로 비즈니스 프로세스를 생성하는 데 사용할 수 있습니다. 체계적인 방식으로 프로세스를 설계하고 실행하는 데 도움이 됩니다. Zoho Blueprint의 도움으로 프로세스의 각 단계와 각 단계와 관련된 사람들을 정의할 수 있습니다. 프로세스 실행을 통해 팀을 안내할 수도 있습니다. 일상적인 작업을 자동화하는 동시에 정보를 검증하고 위임할 수 있습니다.

필드 사용자 정의

Zoho CRM은 아래 언급된 전략을 기반으로 필드를 사용자 정의하는 데 사용할 수 있습니다. 하나씩 살펴보겠습니다.

• 영업 정보 위임 :

첫 번째 방법은 필드를 필수로 표시하여 중요한 판매 정보를 의무화하는 것입니다. 정리되지 않은 데이터와 함께 제공되는 주요 문제는 많은 필드가 불완전하다는 것입니다.

이메일로 법률 문서를 보낼 때 주소 섹션에 도로 정보가 누락되어 비효율적인 방식으로 작업을 수행하는 것을 종종 볼 수 있습니다. Zoho CRM에서 필드를 필수로 표시하면 이러한 상황을 피할 수 있습니다. 이 작업이 완료되면 모든 필수 정보를 입력하지 않으면 기록을 저장할 수 없습니다.

• 필드의 최대 문자 제한 설정 :

여러 번 조직 고유의 필드를 채워야 할 필요성을 느낄 수 있습니다. 예를 들어 10자리의 고유한 ID 번호가 있습니다. 누군가 9자리를 입력하면 어떻게 될까요? 시스템이 숫자를 받아들이면 데이터가 정확하지 않을 것입니다.

Zoho CRM에서 이 필드를 사용자 정의할 때 이 문제를 방지하기 위해 텍스트 필드에 허용되는 최대 문자 제한과 숫자 필드에 허용되는 최대 자릿수를 설정할 수 있습니다.

스타일 시트 유지 관리

자동화가 많은 일을 한다는 것은 의심의 여지가 없습니다. 그러나 데이터 품질을 확보하기 위해서는 사람의 노력이 중요하다는 사실도 부정할 수 없습니다. 데이터 입력이 쉽고 일관성이 있는지 확인하는 효과적인 방법은 명명 규칙을 도입하는 것입니다.

예를 들어, 때때로 국가는 다른 이름과 다른 형식으로 언급될 수 있습니다. 영국은 UK, Britain, United Kingdom으로 알려져 있습니다. 이것이 데이터의 표준 형식이 기준에 따라 레코드를 필터링하면서 정확한 보고서를 생성하는 데 도움이 되는 이유입니다.

주소, 회사 이름, 이메일 주소, 명칭 등에 대한 표준 데이터 입력 형식 및 약어 목록이 있는 스타일 시트를 따를 수 있습니다. 사전 정의된 드롭다운 값은 이 경우 문제의 일부를 제거하는 데 도움이 됩니다. 데이터베이스 의 중복 제거 가 가능합니다.

보안을 위한 역할 사용

데이터는 여러 소스에서 가져오고 여러 사용자가 한 번에 액세스합니다. 이것은 깨끗한 CRM 데이터베이스의 유지 관리가 그렇게 쉽지 않다는 것을 의미합니다. 그러나 이 작업을 수행하는 가장 우수하고 입증된 방법 중 하나는 CRM 계정의 데이터에 대한 액세스를 제한하는 것입니다.

CRM 데이터에 대해 작업하는 동안 사용자의 액세스 권한을 제어하는 ​​데 도움이 되는 역할을 정의할 수 있습니다. 이러한 방식으로 사용자는 자신과 관련된 레코드를 수정합니다. 책임자에게만 접근이 제한됩니다.

결론

CRM 데이터가 깨끗한지 확인하는 것은 모든 사람의 책임이며 동일한 작업을 수행하면 고객을 훨씬 더 잘 이해하고 효과적으로 의사 소통할 수 있다는 이점이 있습니다.

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오늘 저희에게 연락 하여 귀하의 데이터를 정리하고 앞으로 계속 그렇게 유지하는 프로세스를 만들 수 있도록 하십시오.