HR 소프트웨어를 사용하여 직원 데이터를 원활하게 디지털화 및 관리

인적 자원 전문가는 채용, 온보딩, 성과, 경력 개발, 보험 세부 사항 등과 관련된 많은 직원 데이터를 처리합니다. 이러한 모든 데이터 유형을 적절하게 처리하는 것은 쉬운 일이 아닙니다.

더욱이, 이러한 데이터 유형은 본질적으로 민감하며 이에 대한 무단 액세스는 직원의 무결성을 구성할 수 있습니다. 따라서 직원의 데이터를 효과적으로 관리하여 안전하게 유지하고 필요할 때 쉽게 사용할 수 있도록 하는 것이 중요합니다.

이 문서에서는 직원 데이터베이스 관리와 직원 데이터 처리에 도움이 되는 필수 방법에 대해 자세히 알아봅니다.

직원 데이터 관리란 무엇입니까?

직원 데이터베이스 관리에는 조직 내 직원과 관련된 정보의 체계적인 구성, 저장 및 유지 관리가 포함됩니다. 여기에는 개인 정보, 고용 이력, 성과 기록, 급여 정보, 복리후생 등록, 교육 인증 등 다양한 측면이 포함됩니다.

직원 데이터베이스 관리의 이점

직원의 최신 데이터베이스를 유지하면 데이터 입력 자동화, 직원 데이터의 잠재적 문제 식별, 규정 준수 등과 같은 다양한 이점을 얻을 수 있습니다.

직원 데이터베이스 관리의 이점을 더 살펴보겠습니다.

• 효율적인 기록 보관 : 연락처, 채용 이력, 성과 평가 등 직원 정보를 체계적으로 보관할 수 있습니다.
• 간소화된 HR 프로세스 : 중앙 집중식 데이터에 액세스하면 급여 처리, 휴가 관리, 성과 검토 등의 작업이 단순화되어 HR 효율성이 향상됩니다.
• 규정 준수 및 법적 요구 사항 : 직원 계약, 인증 및 교육에 대한 정확한 기록을 유지하여 노동법 및 규정을 준수하도록 돕습니다.
• 향상된 커뮤니케이션 : 최신 연락처 정보를 제공하고 공지 사항이나 정책 업데이트에 대한 타겟 커뮤니케이션을 활성화하여 조직 내 효과적인 커뮤니케이션을 촉진합니다.
• 향상된 보안 : 액세스 제어 및 암호화 조치는 중요한 직원 데이터를 보호하여 무단 액세스 또는 데이터 침해의 위험을 줄입니다.
• 성과 관리 : 직원 성과 지표를 추적하고 성과 검토, 목표 설정 및 경력 개발 계획을 촉진합니다.

직원 데이터베이스를 스마트하게 디지털화하고 관리하는 10가지 방법

직원의 데이터베이스를 효율적으로 관리하기 위해 직원의 데이터를 분류하고 보안을 위해 암호화할 수 있습니다. 또한 조직 내 직원 데이터의 흐름을 관리하기 위해 데이터 처리 전략을 다시 구성해야 할 수도 있습니다.

직원 데이터베이스를 디지털화하고 관리하기 위해 고려할 수 있는 주요 방법은 다음과 같습니다.

1. 정기적으로 데이터에 액세스하고 감사하십시오.

HR 부서에 저장된 데이터에 주의 깊게 접근하세요. 보유하고 있는 데이터의 종류와 해당 데이터가 조직에 얼마나 관련성이 있는지 확인해야 합니다. 데이터 유형을 이해하면 이를 구성하고 저장할 수 있습니다. 또한 직원 및 조직과 관련이 없는 데이터베이스를 삭제할 수도 있습니다.

2. 직원 데이터 분류

데이터를 쉽게 정리하고 정렬하려면 데이터를 분류하는 것이 중요합니다. 여러 지표를 사용하여 개인 정보, 출석 데이터, 급여 세부 정보 등과 같은 데이터를 분류할 수 있습니다. 다양한 데이터 유형을 분류하면 데이터에 빠르게 액세스하고 흩어져 있는 파일을 찾는 데 낭비되는 귀중한 시간을 절약할 수 있습니다.

3. 직원 데이터 액세스 제한

의료 기록과 같은 특정 유형의 직원 데이터는 기밀이며 승인된 사람만 접근할 수 있습니다. 따라서 이 데이터에 액세스할 수 있는 사람을 정의하기 위한 적절한 구조를 만들어야 합니다.

이 경우 HRMS 소프트웨어를 사용하여 비밀번호를 입력하고 데이터 보호를 위한 다단계 인증 방법을 구현할 수 있습니다.

4. 데이터 처리 방법 재구성

데이터 처리 방법이나 기술을 재편하려면 먼저 직원의 데이터 처리와 관련된 기존 법률 및 규정을 명확하게 파악해야 합니다. 그런 다음 데이터 처리 방법을 평가하고 수정이 필요한지 여부를 식별할 수 있습니다.

평가가 끝나면 역할 기반 권한 변경, 데이터에 대한 정기적인 위험 평가 수행, 사고 대응 계획 구현 등과 같은 데이터 처리 방법을 변경할 수 있습니다.

5. 직원 데이터베이스 관리 소프트웨어 통합

직원의 데이터 기록을 수동으로 유지 관리하면 데이터 오류가 발생하고 데이터 도난 가능성이 높아질 수 있습니다. 데이터 관리 소프트웨어를 사용하면 모든 직원의 데이터를 한 곳에서 자동으로 기록하고 추적할 수 있습니다. 이를 통해 언제 어디서나 데이터에 더 쉽게 접근할 수 있습니다.

6. 직원 데이터 암호화

사이버 범죄의 증가로 인해 언제든지 데이터 침해가 발생할 수 있으므로 데이터를 보호하기 위한 효과적인 조치를 취하는 것이 중요합니다. 이를 위해 직원의 데이터 파일을 암호화하고 승인된 사용자만 해당 파일에 액세스할 수 있도록 할 수 있습니다.

7. 직원이 데이터를 주의 깊게 처리하도록 교육하십시오.

HR 팀과 직원의 데이터에 접근하는 모든 구성원은 관련 법률, 데이터 위반 결과 및 열악한 데이터 관리에 대한 교육을 받아야 합니다. 이는 직원 데이터를 안전하게 처리하는 데 도움이 됩니다.

또한 데이터 저장소에 대한 법률 준수를 유지하기 위해 현행 고용법에 대해 팀에 최신 정보를 제공하십시오.

8. 데이터 유출에 대한 대응 계획 수립

데이터 침해 및 보안 사고를 효율적으로 관리하려면 포괄적인 사고 대응 계획을 개발하는 것이 중요합니다. 또한 직원들이 데이터 침해가 발생한 경우 따라야 할 단계를 알 수 있도록 해줍니다.

9. 사이버 보안 조치 구현

직원의 데이터를 침해로부터 보호하려면 직원 데이터베이스 관리 소프트웨어를 사용할 수 있습니다. 이 소프트웨어를 사용하면 암호화 및 방화벽과 같은 다양한 사이버 보안 조치를 구현하여 데이터를 보호할 수 있습니다.

10. 데이터 개인 정보 보호 규정 준수 유지

필수 규정에 따라 직원의 데이터를 처리하려면 GDPR(일반 데이터 보호 규정) 및 CCPA(캘리포니아 소비자 개인 정보 보호법)과 같은 데이터 개인 정보 보호 규정을 최신 상태로 유지하는 것이 중요합니다.

직원 데이터베이스 관리 소프트웨어는 귀하의 데이터가 규정을 준수하도록 보장합니다.

직원 데이터베이스 관리 시스템에 저장할 데이터 유형

직원 데이터베이스 관리 시스템은 모든 중요한 직원 정보를 저장하고 관리하기 위한 중앙 저장소 역할을 합니다. 저장되는 특정 데이터는 조직의 규모, 산업 및 법적 요구 사항에 따라 달라질 수 있습니다.

그러나 EDMS에서 일반적으로 발견되는 몇 가지 일반적인 유형의 데이터는 다음과 같습니다.

• 인사정보 : 이력서 세부정보, 신원조회, 해고서류, 승진기록 등 직원에 관한 기본정보를 포함합니다.
• 급여 정보 : 급여 데이터는 민감하며 제한된 방식으로 공유됩니다. 여기에는 W-4 양식, W-2 양식, 은행 정보, 직원 확인을 위한 대출 기관 요청 등이 포함될 수 있습니다.
• 의료 정보 : 이 유형의 정보에는 약물 검사에 대한 직원의 세부 정보, 가족 및 의료 휴가법(FMLA) 관련 데이터, 코로나19 데이터 등이 포함됩니다.
• 인구통계정보 : 인구통계 세부정보에는 성별, 인종, 연령, 장애 여부, 민족 등의 데이터가 기록됩니다. 이 데이터는 필요한 경우에만 수집되어야 하며 직원 중에 어떤 유형의 사람이 있는지 알려줍니다.
• 고용 데이터 : 이 데이터 유형에서 회사는 직원의 과거 경험, 고용 인센티브, 고용 계약, 법적 문서 등에 대한 기록을 유지합니다. 고용 데이터에는 직원의 휴가 정책 및 은행 정보도 포함됩니다.
• 성과 데이터 : 대부분의 조직은 직원의 성과를 정기적으로 평가합니다. 따라서 다양한 HR 지표를 기반으로 직원 데이터를 저장하여 성과를 평가하고 성과에 대한 벤치마크를 설정합니다.

직원 데이터세트 처리 시 팁

직원의 데이터 세트를 처리하는 동안 규정을 준수하고 직원의 데이터를 효과적으로 분류해야 합니다. 또한 데이터 침해 사례를 처리하기 위한 사고 대응 계획을 수립해야 합니다.

데이터를 적절하게 관리하는 동안 따라야 할 팁은 다음과 같습니다.

• 데이터 수집, 저장 및 사용 중에 관련 데이터 개인 정보 보호 규정을 준수하십시오.
• HR 기능에 필수적이지 않은 과도한 개인정보를 수집하지 마세요.
• 데이터 세트 내의 불일치 또는 무단 액세스 시도를 인식하기 위해 정기적인 감사를 수행합니다.
• 민감한 직원 정보를 보호하기 위해 액세스 제어, 암호화, 정기 백업과 같은 보안 조치를 구현합니다.
• 데이터 유출을 방지하기 위해 적절한 데이터 제거 절차에 따라 데이터를 폐기하십시오.

결론

직원 데이터를 관리하는 것은 복잡하고 시간이 많이 걸리는 작업일 수 있습니다. 그러나 강력한 HR 소프트웨어를 구현하면 이 프로세스를 원활하고 효율적인 경험으로 전환할 수 있습니다. 향상된 데이터 보안, 정확한 기록 유지, 귀중한 데이터 통찰력을 통해 정보에 입각한 결정을 내려 활발하고 참여도가 높은 인력을 육성할 수 있습니다.

직원 데이터베이스 관리: 자주 묻는 질문