재택 근무를 효과적으로 관리하는 방법

몇 달 전만 해도 상황이 많이 달라졌다. 일주일 내내 집에서 일하는 팀의 일원이 되는 것은 생각조차 하지 못했습니다. 하지만 코로나19의 안타까운 확산이 만들어낸 새로운 현실에서 이는 일상이 됐다.

하지만 검역시대가 도래하기 전부터 많은 조직에서 재택근무가 대세였다. 많은 팀이 재택근무를 하는 팀에 내재된 많은 문제를 성공적으로 완화하면서 이를 효과적으로 연습해 왔습니다.

이 가이드에서는

• 이미 경험했을 수도 있는 원격 직원 관리의 이러한 일반적인 문제 중 일부
• 최고의 게임을 유지하기 위해 따를 수 있는 모범 사례

재택근무 팀 관리의 어려움

팀을 관리하는 데에는 많은 어려움이 있으며, 그 팀이 대륙이나 세계에 분산되어 있으면 팀을 이끌기가 더욱 어려워집니다.

원격 팀의 성과에 부정적인 영향을 미치는 요소를 먼저 식별하면 원하는 솔루션을 찾는 데 더 가까워질 것입니다.

원격 직원을 관리할 때 이러한 문제 중 몇 가지를 직접 겪었을 것입니다.

• 대인 상호 작용이 부족합니다. 관리자는 직원이 감독 아래에서 한 것처럼 효율적으로 일하지 않을 수 있다고 걱정하지만 직원 자신은 머리의 지원 없이 고군분투합니다. 이것은 또한 팀원들 간의 신뢰를 구축하는 데 어려움을 겪을 것입니다.

• 일정을 잡는 데 어려움이 있는 다양한 시간대. 아침에 예약하려는 회의가 팀원 중 한 명의 점심 시간에 영향을 미칠 수 있습니다.

• 리소스, 문서 등을 포함한 정보에 대한 액세스 부족. 같은 위치에서 작업할 때 주위를 둘러보고 필요한 것이 무엇이든 동료에게 물어볼 수 있습니다. 그러나 재택근무를 할 때는 완전히 다른 시나리오입니다.

• 집에서 산만. 혼자 살지 않으면 집에 있는 다른 사람들에게 여러 번 방해를 받을 수밖에 없습니다. 이는 생산성에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 동시에 사회적 상호 작용이 부족하면 직원들이 고립감을 느끼게 됩니다.

• 팀이 전 세계에서 온 사람들로 구성된 경우 문화 및 언어 장벽에 직면할 수도 있습니다.

• 회사 문화를 육성하는 것도 시간이 지남에 따라 어려움을 겪을 수 있습니다. 회사 문화는 사무실에서 자연스럽게 형성되지만, 재택근무를 하는 팀에게는 그렇지 않을 수 있습니다.

재택 근무 관리를 위한 모범 사례

위에서 논의한 문제를 효과적으로 극복하는 데 도움이 되는 몇 가지 모범 사례를 살펴보겠습니다.

적절한 도구 사용 및 지침 설정

사무실 환경에서는 항상 팀을 모아서 일에 대해 이야기하고 계획을 세울 수 있습니다.

집에서 일하는 팀과 함께 하는 것은 그렇게 쉬운 일이 아닙니다. 그러나 올바른 도구 세트를 워크플로에 통합하면 같은 위치에 있지 않더라도 팀이 같은 페이지에 있는지 확인할 수 있습니다.

투자해야 할 도구는 다음과 같습니다.

• 커뮤니케이션을 위한 채팅 및 화상 회의 도구 입니다. 선택할 수 있는 옵션이 많이 있습니다. Slack, Zoom, Skype 등을 예로 들 수 있습니다. 그리고 근무 시간과 비근무 시간에 팀원 간의 의사 소통을 촉진할 수 있는 다양한 도구를 제공하는 것도 중요합니다.
• 성과를 추적하기 위한 프로젝트/작업 관리 도구 .
• Google 문서 및 OneDrive와 같은 문서/파일 편집 및 공유 도구 . 모든 파일을 한 위치에 저장하면 누구나 쉽게 액세스할 수 있습니다.
• 사무실 화이트보드를 복제하는 시각적 협업 플랫폼 . Creately와 같은 온라인 캔버스 소프트웨어는 스프린트 계획, 브레인스토밍, 제품 와이어프레임 공동 작업 또는 실시간으로 프로세스 분석을 돕습니다.

다음은 WFH 팀을 위한 커뮤니케이션 및 공동 작업을 위한 추가 도구 목록입니다.

올바른 도구를 선택하는 것만큼 중요한 것은 도구를 언제 어떻게 사용할지에 대한 기본 규칙을 설정하는 것입니다. 미리 명확히 하면 시간과 혼란을 줄일 수 있습니다. 예를 들어,

• 작업할 때 항상 채팅 플랫폼에서 사용할 수 있고 자리를 비울 경우 다른 사람에게 알리십시오.
• 온라인 회의에 참석하거나 일일 체크인 회의를 할 때 비디오를 켜십시오.
• 프로젝트 관리 플랫폼에서 개별 작업을 분류하고 시간 단위로 추정합니다.

팀과 지속적으로 소통하고 참여

직원과 정기적으로 의사 소통하는 것은 직원이 귀하에게 의지하고 상담할 수 있도록 하는 효과적인 방법입니다. 또한 그들의 우려 사항, 질문 및 제안 사항에 대해 배울 수 있는 좋은 기회입니다.

매일 또는 매주 일대일, 팀 회의를 하거나 채팅 플랫폼에서 작업 중인 내용에 대한 업데이트를 요청하는 메시지를 보낼 수 있습니다.

언제 연락이 가능하고 가장 좋은 방법인지 팀에 알려주십시오. 이른 시간에 긴급 상황이 발생하는 경우 팀과 휴대폰 번호를 공유하면 팀에서 귀하에게 전화를 걸거나 인스턴트 메시지를 보내는 데 도움이 됩니다.

또한 팀 구성원이 업무 관련 대화를 위해 공개 채널을 사용하도록 권장합니다. 이를 통해 무슨 일이 일어나고 있는지 모니터링하고 필요한 경우 도움을 제공할 수 있습니다.

다음은 집에서 일하는 팀이 따라야 하는 몇 가지 더 많은 커뮤니케이션 모범 사례입니다.

다른 시간대에 대해 걱정하십시오

전체 팀이 다른 위치에 흩어져 있는 경우 그들이 살고 있는 다른 시간대에 각별히 주의해야 합니다.

• 회의 일정을 잡을 때 모든 사람과 일정을 확인하고 모두가 편안한 시간을 선택하십시오.
• 회의 중에 논의된 핵심 사항을 문서화하여 토론 중에 참석하지 못한 팀원들과 공유할 수 있도록 합니다.

• 또한 나중에 볼 수 있도록 회의를 녹화하거나 토론한 내용에 대해 다음 날 일대일로 브리핑할 수 있습니다.

협업 및 팀 빌딩에 더 많은 노력을 기울이십시오

집에서 일하는 팀이 신뢰와 팀 정신이 부족한 경향이 두 가지 있습니다. 그들 없이는 팀이 서로 의지할 수 없고 관계에서 번영할 수 없습니다.

올바른 도구를 사용하면 팀이 서로 협업할 수 있는 플랫폼을 제공할 수 있지만 팀이 결속되도록 도울 수 있는 더 많은 방법을 찾아야 합니다.

• 팀 내에서 역할과 책임, 보고 관계를 명확하게 정의하는 것부터 시작하십시오. 자신이 속한 위치와 보고 대상을 알고 있는 잘 구성된 팀은 혼란을 피하고 협력을 강화할 수 있습니다.

• 팀 구성원이 업무와 별개로 서로 상호 작용하도록 권장합니다. 그들은 Facebook 그룹이나 별도의 Slack 채널을 통해 점심을 먹으면서 재미있는 대화를 나누거나 사무실에 있었다면 정수기 옆에 앉았을 것입니다. 원격 직원이 개인적 수준에서 서로를 알게 하는 효과적인 방법으로 팀 결속에 긍정적으로 반영됩니다.
• 가벼운 대화를 위해 회의 시작 시 몇 분 정도 시간을 두십시오.
• 가능할 때마다 가상 팀 빌딩 활동을 준비하십시오. 직원의 행복을 증진하고 생산성을 높이는 열쇠입니다. 다음은 즉시 시도할 수 있는 저렴한 가상 팀 빌딩 활동입니다.

기대치와 목표를 명확히 하세요

원하는 결과를 원하면 팀에 명확하게 설명하십시오. 명확한 기대치를 설정하고 사전에 목표를 정의하면 이를 더 빨리 수행하는 데 도움이 됩니다.

시작하기

• 매주, 매월 또는 분기별로 모든 사람을 위한 명확한 목표를 설정하고 실행 계획에 대해 논의합니다.

• 직원 성과에 대한 피드백을 자주 제공하십시오. 또한 그들의 기대에 귀를 기울일 수 있는 기회를 만드십시오.
• 팀과 정기적으로 교류하고 특히 불안과 스트레스로 힘들어하는 경우 정서적 지원을 제공하십시오.
• 팀에 대해 기대하는 바에 대한 명확한 지침을 설정합니다(즉, 모든 이메일에 24시간 이내에 응답하기를 원함). 이를 문서화하고 모든 사람이 쉽게 액세스할 수 있는 중앙 위치에 저장합니다.
• 직원의 의욕을 유지하기 위해 직원의 승리를 인정하고 축하합니다.

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