가상 회의실 관리: 성공을 위한 팁

홈 오피스에서 원격으로 일하는 마케팅 대행사 계정 관리자로서 가상 회의는 전국에 흩어져 있는 고객 및 동료와 소통하는 필수적이고 비용 효율적이며 편리한 방법이 되었습니다. 모든 지리적 위치(물론 안정적인 Wi-Fi 연결)에서 참여할 수 있으므로 회의를 진행하면 비행기, 숙박 및 식사 비용이 완전히 제거되기 때문에 출장 비용이 사실상 크게 절감된다는 것은 비밀이 아닙니다.

그리고 누가 불필요한 지출을 줄이고 싶지 않겠습니까?

그러나 가상 회의를 통해 보다 생산적이고 포용적인 인력을 양성할 수 있다는 사실을 예상하지 못했을 수도 있습니다! 실제로 연구에 따르면 가상 회의를 활용하는 원격 직원은 최대 13% 더 효과적일 수 있습니다.

그러나 모든 화면 공유 또는 회의 통화가 성공을 위해 설정되는 것은 아닙니다. 올바른 구조와 지침이 없으면 가상 회의가 빠르게 실패할 수 있습니다(아마도 이런 식으로...).

각 회의 참석자의 가상 회의실 경험을 최대화하고 세션의 전반적인 효율성을 개선하기 위해 따라야 할 몇 가지 모범 사례는 다음과 같습니다.

올바른 기술을 선택하는 것이 중요합니다.

비즈니스용 Skype, Zoom, GoToMeeting 및 WebEx는 모두 참가자가 문서를 공유하고, 채팅하고, 회의를 녹화할 수 있는 뛰어난 협업 가상 화상 회의 플랫폼입니다. 일부 솔루션은 회사 로고와 색상으로 회의실을 브랜드화하는 데 사용할 수 있는 사용자 지정 옵션도 제공합니다. 뿐만 아니라 세련되고 전문적이며 안정적인 가상 이벤트 전달 플랫폼을 찾고 있다면 내부 또는 외부 회의, 웨비나, 교육 및 훈련 요구 사항을 위한 자체 관리형 솔루션을 제공하는 몇 가지 제품 이 시중에 나와 있습니다. 의심할 여지 없이 '가상 작업 공간'이 점점 더 대중화됨에 따라 사용 가능한 통신 도구와 소프트웨어의 수가 함께 증가할 것으로 예상할 수 있습니다.

도움되는 힌트:

• 새로운 플랫폼을 사용하는 경우 연습이 완벽합니다! 라이브를 시작하기 전에 다양한 기능, 기능 및 탐색을 검토하고 플레이하는 것을 잊지 마십시오.
• 회의 주최자로서 항상 가장 먼저 통화하십시오. 새로운 참석자가 회의에 참여하는 데 필요한 소프트웨어를 다운로드하거나 경험하고 있을 수 있는 기술 버그 또는 연결 문제를 해결할 수 있도록 각 회의 시작 시 몇 분을 할당하십시오. 우리 모두에게 일어날 수 있는 일입니다!

사전 작업 회의는 필수적입니다.

정의되고 상세한 회의 의제를 만들어 전송하면(미리!) 참가자가 작업에 집중하고 집중할 수 있습니다. 참석자의 일정과 통합된 회의 초대장을 보낼 때 의제를 첨부해야 합니다. 사전 작업 또는 문서 검토가 회의 전에 완료되어야 하는 경우 메시지에 이를 명시합니다. 아무도 숙제를 하지 않았기 때문에 참여 부족보다 더 빨리 회의의 추진력을 죽이는 것은 없습니다.

따라야 할 또 다른 좋은 경험 법칙은 회의 중에 새 데이터를 제시하지 않는 것입니다. 다시 말하지만, 중요한 문서를 며칠 전에 미리 보내고 참가자에게 회의 전에 모든 자료를 검토하도록 요청하여 내용에 완전히 투자하고 대화에 참여할 준비를 할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.

도움되는 힌트:

• 의제를 작성할 때 모든 사람의 에너지 수준이 높은 회의 시작 시 중요한 주제를 다루어야 합니다.
• 회의를 적절한 수의 참석자로 유지하여 모든 사람이 가치를 느끼고 서두르지 않고 기여할 기회를 가질 수 있도록 합니다.

회의를 시작합니다.  

가상 회의를 시작할 준비를 할 때 주변 소음을 제거해야 합니다. 나는 만일 당신이 회의를 주최하게 된다면, 당신이 먼저 서명을 하거나 회의실에 전화를 걸어야 한다는 것을 거듭 강조합니다. 이를 통해 회원이 가입하고 정식 소개를 할 때 회원을 환영할 수 있습니다. 일부 참석자는 휴대전화로 참여할 수 있으며 플랫폼 인터페이스에서 발신자 #1 또는 전화번호 자체로만 식별될 수 있다는 점을 염두에 두십시오.

도움되는 힌트:

• 회의에서 이미 말을 한 적이 있더라도 말을 하기 전에 구성원에게 이름을 말하도록 요청하십시오. 특히 통화 중인 참석자가 많거나 처음으로 사람들과 대화하는 경우 한 발표자와 다른 발표자를 혼동하기 쉽습니다.
• 전화 참가자를 계속 참여시키려면(그리고 그들의 의견이 중요함을 재확인하기 위해) 그룹에 질문을 할 때 먼저 그들의 의견이나 응답을 요청하십시오. 또한 실수로 루프에서 벗어나지 않을 것입니다!

회의를 촉진합니다.

가장 일반적인 가상 회의 과제 중 하나는 구성원의 적극적인 참여를 유지하는 것입니다. 예, 우리 모두는 때때로 매우 바쁩니다. 정체된 가상 회의는 참석자가 회의 중에 이메일, 문자 메시지, 최신 스포츠 경기 결과, Instagram 등 을 확인하는 등 회의 중에 스스로 '음소거'하고 다른 작업을 수행하도록 유혹할 수 있습니다.

회원들에게 자신을 음소거하지 말라고 요청하고(그들도 조용한 공간에 있는 경우) 비디오를 통해 회원들이 참여하도록 권장함으로써 이러한 수동적 듣기에 맞서 싸울 수 있습니다.

도움되는 힌트:

• 회의 참가자의 참여를 유지하는 또 다른 방법은 플랫폼의 도구와 기능을 활용하는 것입니다. 구두로 아이디어를 공유하도록 초대하는 것 외에도 참석자에게 채팅 창에 질문이나 답변을 입력하거나 구성원에게 작업을 할당하거나 대화형 투표를 활용하도록 요청하십시오. 적절한 목표는 회의의 80%가 대화형이고 20%가 수동적 참여를 요구하는 것입니다.

그건 랩이야!

회의를 마치기 전에 항상 몇 분 정도 시간을 내어 다룬 내용을 요약하세요. 상호 성취감이 있으면 모든 사람이 통화에 보내는 시간에 대해 기분이 나아질 것입니다.

아마도 훨씬 더 중요한 것은 다음 단계 또는 통화 중인 구성원이 처리해야 하는 작업 항목을 지정하는 것입니다. 가능하면 모든 사람이 참석한 상태에서 다음 회의 날짜와 시간을 설정합니다. 마지막으로 회의가 끝난 후 모든 참가자에게 메모를 보내 동일한 작업 항목을 요약하고 추가 지침을 제공해야 합니다.

유용한 리소스:

• 가상 팀의 성과를 강화하는 데 사용할 수 있는 보다 실용적인 팁은 Guided Insights의 수석 Nancy Settle-Murphy가 저술한 Leading Effective Virtual Teams: Overcoming Time and Distance to Achieve Exceptional Results 라는 책을 확인하십시오. 굉장해!

가상 회의를 최대한 활용하기 위한 다른 제안 사항이 있습니까? 아래 의견에 자유롭게 알려주십시오.