메모 작성 방법: 팁 및 템플릿(2022)

알림 및 메모라고도 하는 메모는 비즈니스의 중요한 부분입니다. 공식적인 업무나 절차에 관한 내부 커뮤니케이션을 위해 사용됩니다.

이는 조직 내 직원에게 정보를 전달하는 주요 방법 중 하나입니다. 메모는 빠르고 효과적인 정보 배포 옵션입니다.

이메일과 달리 메모를 많은 직원에게 메시지로 보낼 수 있습니다. 부서 전체가 될 수도 있고 회사에서 일하는 모든 사람이 될 수도 있습니다.

그러나 형식을 잘 알지 못하면 메모를 작성하는 것이 어려울 수 있습니다. 메모를 작성하는 방법을 알고 싶다면 해당 주제에 대해 더 많이 이해하기 위해 기사를 계속 읽으십시오.

메모 작성 형식을 선택하는 방법

올바른 형식을 선택할 때 형식마다 목적이나 목적이 다르다는 것을 이해하는 것이 중요합니다.

무엇을 선택하느냐에 따라 다릅니다. 예를 들어 직원들과 정보를 공유하기 위한 정보 메모를 작성한 다음 요청 메모의 경우 설득력 있는 쪽에 집중해야 합니다.

글쎄요, 메모에는 확인, 정보요구, 정기보고서, 연구결과, 제안메모 등 다양한 종류가 있습니다.

그러나 모든 유형의 메모는 형식이 비슷할 수 있지만 메시지 본문에서 몇 가지 차이점을 찾을 수 있습니다.

그렇기 때문에 어떤 종류의 메시지를 작성하고 누구에게 메모를 보낼 것인지에 초점을 맞추는 것이 중요합니다.

메모가 담고 있는 목적이나 목적을 분명히 이해하고 있는지 확인하십시오.

비즈니스 메모의 섹션은 무엇입니까 ?

비즈니스 메모는 공식적인 비즈니스 편지와 달리 인사말이나 보낸 사람의 서명이 없는 섹션으로 나뉩니다.

일반적인 메모 형식에는 다음과 같은 다양한 섹션이 포함됩니다.

표제

글쎄, 제목 섹션에는 이름과 회사 주소가 포함됩니다. 그러나 레터헤드가 있는 경우 이 정보는 이미 인쇄되어 있습니다.

이 섹션 바로 아래에 메모 또는 메모라는 단어를 작성해야 합니다. 이것은 메모를 사용하여 메시지가 전달되도록 만드는 데 도움이 됩니다.

수신자

이 섹션은 수신자를 식별하기 위한 것입니다.

여기에서 메모가 누구에게 또는 속해 있는지 언급해야 합니다.

예를 들어 마케팅 부서의 직원들에게 메모를 작성하는 경우

여기에서 "받는 사람: 마케팅 부서의 모든 직원"을 언급해야 합니다.

보내는 사람

보낸 사람 섹션은 메모를 작성하는 사람을 지정하기 위한 것입니다. 여기에는 이름, 부서 및 직함이 포함됩니다.

예를 들어, 영업 부서의 보조 관리자인 경우.

여기에 먼저 이름을 언급한 다음 "Assistant Manager, Sales"를 추가해야 합니다.

참조 또는 추가 수신자

CC ( Carbon Copy ) 또는 추가 수신자는 정보를 위해 메모 사본을 보낼 대상을 언급하는 섹션입니다.

글쎄, 여기에 언급된 이름은 메모나 받는 사람 섹션에 직접 전달되지 않습니다.

날짜

메모가 작성된 날짜를 언급하는 것이 중요합니다. 날짜 섹션에 메모를 작성했을 때 포함합니다.

제목 줄

제목은 메모의 내용을 간략하고 정확하게 적어야 하는 부분입니다.

여기에서 메모에 포함된 내용에 대한 빠른 아이디어를 언급해야 합니다.

예를 들어 메모가 SEO 부서에서 일하는 직원을 위한 교육 세션에 관한 것이라면. 그런 다음 여기에 " 주제: SEO 부서 직원을 위한 교육 세션"을 작성해야 합니다.

메시지 본문

글쎄, 메시지 본문은 중요하고 가장 집중해야 할 부분은

메시지 본문에는 메모의 내용, 정보 및 목적이 포함됩니다. 두세 단락으로 나눌 수 있습니다.

이 본문의 첫 번째 단락은 메모의 목적을 나타냅니다. 이제 다음 단락으로 이동하여 정보 또는 메시지를 언급할 수 있습니다.

내용이 길면 메시지 요약을 추가할 수 있습니다. 또한 CTA를 추가하거나 클릭 유도문안을 지울 수 있습니다.

이것은 수신자가 취해야 하는 조치를 이해하는 데 도움이 됩니다.

첨부 파일

그러나 첨부 파일을 추가하는 것은 중요하거나 필요하지 않습니다. 그러나 메모가 제시된 결과, 연구 또는 추가 데이터와 관련이 있는 경우 추가할 수 있습니다.

그런 다음 메모에는 메모의 메시지를 입증하는 첨부 파일이 있어야 합니다.

비즈니스 메모를 작성하는 방법?

자, 이제 메모를 작성하는 방법을 이해해야 합니다. 글쓰기에는 간단하고 따라하기 쉬운 몇 가지 기본 단계가 있습니다.

다음이 포함됩니다.

1단계: 메모의 목적을 나열하십시오.

서론의 첫 번째 단락은 메모의 목적을 언급해야 합니다.

메모를 읽는 사람은 소개 단락에서 보낸 사람이 자신에게 무엇을 전달하고 있는지 즉시 이해해야 합니다.

또한 메모의 내용은 질문에 답할 수 있는 방식으로 작성되어야 합니다. 직원이나 수신자가 어떤 종류의 질문을 할 수 있는지 고려하십시오.

목적이 명확해야 하는 첫 번째 것이어야 하며, 그 다음에 취해야 할 세부 사항이나 조치를 확장할 수 있습니다.

모든 것을 사건의 연대순으로 정리하십시오. 이것은 직원에게 훨씬 더 명확성을 제공하는 데 도움이 될 것이며, 또한 필요한 경우 훨씬 더 쉽게 조치를 취할 수 있습니다.

2단계: 전체적으로 간결하고 긍정적으로 만들기

메모를 작성하는 것은 관리자나 동료를 대상으로 하기 때문입니다. 메모를 작성하는 동안 언어를 긍정적으로 유지하는 것이 중요합니다.

또한, 당신이 알고 있고 매일 교류할 사람들에게 보내질 것입니다. 그런 식으로 언어를 유지하십시오.

이 외에도 문장을 짧고 명확하게 유지하십시오. 또한 능동태를 사용하여 목적을 전달할 수 있습니다.

이것은 동료들 사이의 신뢰를 높이는 데 도움이 될 것입니다.

3단계: 제목 줄을 통해 메시지 전달

다음은 제목 줄에 쓸 때 주의해야 할 사항입니다. 이 섹션은 메모를 읽는 동안 예상해야 하는 내용에 대해 독자에게 알려야 합니다.

또한 제목 줄은 이메일 폴더를 보관하는 위치에 대한 지침을 제공합니다.

예를 들어 마케팅 부서의 예산 업데이트라면 메모의 주제를 읽고 이해하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 부서뿐만 아니라 운영에 영향을 미칠 조치도 미리 볼 수 있습니다.

4단계: 본문 단락 및 결론을 사용하여 정보 분해

귀하가 내리는 결정에 대한 발표를 자세히 설명하기 위해 본문 단락을 사용하십시오. 또한 직원과 운영에 어떤 영향을 미칠지 추가합니다.

또한 이것은 직원들이 느낄 수 있는 느낌뿐만 아니라 질문을 해결하는 데 유용할 수 있습니다.

감사를 표현하고 변화를 탐색하십시오.

메모 작성 템플릿은 무엇입니까?

이제 메모 작성의 템플릿을 이해하는 것이 중요합니다. 사용해야 하는 형식은 다음과 같습니다.

사업 각서

날짜 : 현재 월, 일 및 연도를 추가합니다.

받는 사람: 메모를 보낼 직원의 이름을 추가합니다.

보낸 사람 : 여기에 이름과 성을 비즈니스 제목과 함께 추가해야 합니다.

제목: 이 메모는 무엇을 위한 것입니까?

본문: 메모를 작성하는 이유를 나열하는 것으로 시작합니다. 한 문장으로 유지하되, 불가능할 경우 두 문장으로 전환할 수 있습니다. 이제 그 사람이 초급 직원과 공유하는 데 필요한 세부 정보를 추가합니다. 회사에서 보낸 답변이나 후속 조치가 있는 경우 이를 설명하십시오.

이제 결론을 말하십시오. 독자의 반응을 식별하는 데 사용할 수도 있습니다. 독자가 취하기를 바라는 조치를 언급하십시오.

고맙습니다,

귀하의 성과 이름

회사 이메일 주소

회사 전화번호

첨부 파일을 추가하는 경우 메모에 설명해야 합니다.

비즈니스 메모 작성을 위한 팁

이제 올바른 형식과 함께 메모를 작성하는 방법을 이해했습니다.

다음은 메모를 효과적으로 만들 수 있는 몇 가지 팁입니다.

• 당신의 직업과 관련된 문체 요구 사항이 있는지 확인하십시오. 또한 회사에서 메모를 작성하기 위해 가지고 있는 표준 양식을 찾으십시오. 다운로드 가능한가요?
• 텍스트의 본문이 간결하고 정확하며 고려하십시오. 또한 문법 검사를 유지하여 모든 것이 정확하고 읽기 쉽다는 것을 알 수 있습니다.
• 문장을 단순하게 유지하십시오. 긴 문장을 사용하거나 장황한 표현을 피하십시오.
• 솔루션을 사용하지 마십시오. 메모는 주제로 직접 이동해야 합니다.
• 중요한 것이 있으면 글머리 기호 목록과 메시지 전달 제목을 사용하십시오.
• 또한 메모 끝에 닫는 문장을 사용하십시오. 독자가 취해야 할 조치를 알 수 있도록 영감을 주고 직접적으로 유지하세요.
• 메모와 함께 첨부 파일을 추가하는 경우 메모를 언급하거나 '첨부'라는 단어를 사용하십시오.
• 초안을 완성한 후에는 반드시 아는 사람이나 동료와 공유하십시오. 미끄러졌을 수 있는 오류를 잡는 데 도움이 될 것입니다.

자주 묻는 질문(FAQ)

추가 소스