프로젝트 관리자의 가장 중요한 업무 및 책임 | #25 프로젝트 관리 시작하기

프로젝트 관리자(PM)는 진행 중인 프로젝트에 대해 전략적으로 생각하고 전체 조직 활동의 관점에서 배치하는 작은 규모의 CEO와 같습니다. 그들의 임무는 학제 간입니다. 비즈니스 운영 또는 프로젝트와 관련된 분야의 전문가일 필요는 없지만 일반적인 지식을 가지고 있어야 합니다. 최고의 솔루션을 제안하는 것은 프로젝트 팀의 일원인 전문가에 관한 것이지만 프로젝트 관리자는 그 솔루션이 왜 최고의 솔루션인지 이해해야 합니다. 프로젝트 매니저의 주요 업무와 책임은 무엇입니까?

프로젝트 관리자의 작업 및 책임 - 목차:

1. 소개
2. 계획 및 조직
3. 예산 준비
4. 프로젝트 모니터링
5. 팀 지원
6. 이해관계자 커뮤니케이션
7. 요약
8. 프로젝트 관리용 소프트웨어를 확인하십시오

소개

프로젝트 매니저는 사람을 관리하는 것이 아니라 프로젝트를 관리합니다. 따라서 팀은 최선을 다해 업무를 수행하는 전문가들로 구성되어 있다는 점을 항상 염두에 두어야 합니다. PM의 임무는 이러한 활동의 ​​구현을 촉진하고 방향을 제시하는 것입니다. 따라서 PM은 다음을 수행해야 합니다.

• 세세한 관리를 피하십시오 – 팀원들에게 작업 수행 방법을 지시하고,
• 문제를 해결하는 방법을 선택할 자유를 남겨두고,
• 책임 관리 - 업무 범위를 개별 팀원의 능력과 일치시킵니다.

그러나 프로젝트 관리자의 책임에는 어떤 작업이 포함됩니까?

계획 및 조직

프로젝트의 시간 관리는 작업 실행 계획 및 구성을 포함한 작업으로 구성됩니다. 계획은 비율은 다르지만 프로젝트의 각 단계에서 필수적인 부분인 프로젝트 수명 주기의 한 부분입니다. 그러나 프로젝트 관리자의 일상 업무, 즉 실용적인 측면에서 계획은 어떤 모습일까요?

계획의 중요한 측면은 프로젝트 관리 소프트웨어의 효율적인 사용입니다. 첫째, 여기에는 수행할 작업 목록을 수집하고 우선 순위를 지정하는 것이 포함됩니다. 후자의 작업과 관련된 PM의 두 번째 주요 임무인 조직 작업입니다.

여기에는 가장 긴급한 작업을 선택하는 것뿐만 아니라 작업이 제 시간에 완료되고 모든 팀원이 가능한 한 동일한 작업 부하를 갖도록 하는 것이 포함됩니다. 이렇게 하면 병목 현상을 피할 수 있습니다. 팀 작업의 이러한 부적절한 구성으로 인해 한 사람이 과도한 수의 작업을 담당하게 됩니다. 책임이 쌓이면 다른 팀 구성원의 작업이 보류되고 프로젝트 진행이 느려지거나 심지어 중단됩니다.

사용 중인 프로그램의 복잡성을 조정하거나 당면한 프로젝트의 세부 사항에 따라 해당 기능의 응용 프로그램을 변경해야 합니다. 결국, 가능성의 수가 항상 더 나은 관리를 의미하는 것은 아닙니다. Lean 원칙을 유지하고 팀의 역량을 향상시키거나 프로젝트 진행 상황을 평가하는 데 필요한 데이터를 제공하는 기능만 채택하는 것이 좋습니다. 아름답게 제시된 데이터는 이해 관계자를 유혹할 수 있지만 해당 목적을 달성하기 위한 것이라면 데이터를 수집하는 데 너무 많은 시간을 할애할 가치가 없습니다.

예산 준비

프로젝트 관리자는 프로젝트의 계획 단계에서 예산을 설정합니다. PMBOK에서는 다음과 같이 언급됩니다.

"프로젝트 또는 작업 분할 구조 구성 요소 또는 예정된 활동에 대해 승인된 견적." (프로젝트 또는 작업분류체계(WBS) 구성요소 또는 예정된 활동에 대한 승인된 추정치)

프로젝트에서 예산을 준비하고 비용을 통제하는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 세심하게 계획된 비용에도 불구하고 구현되는 거의 모든 프로젝트에 변경이 필요합니다. 따라서 잘 계획된 프로젝트 예산은 예상치 못한 비용에 대해 최소 10-15%를 가정합니다. 모든 비용의 20%는 안전한 임계값으로 간주되지만 예산 변경이 훨씬 더 많은 프로젝트가 있습니다.

따라서 계획된 지출에서 과도한 편차를 방지하려면 가장 가능성이 높은 비용을 고려하여 능숙하게 계획해야 합니다. 또한 PM은 예를 들어 가격 변화에 적시에 대응하기 위해 진행 중인 프로젝트의 지출을 모니터링하는 데 상당한 주의를 기울여야 합니다 .

프로젝트 모니터링

프로젝트 관리자의 또 다른 중요한 책임은 프로젝트 모니터링입니다. 이를 통해 위험을 현명하게 해결하고 변화를 예측하고 능동적으로 대응할 수 있습니다.

그러나 모니터링은 새로운 위험을 추적하는 것만이 아닙니다. 프로젝트 모니터링에 대한 프로젝트 관리자의 책임에는 다음도 포함됩니다.

• 작업 진행 상황에 대한 통계 유지,
• 예산집행률,
• 워크플로 제어 및 최적화.

프로젝트 관리자의 모든 모니터링 책임의 목표는 프로젝트가 의도한 대로 실행되도록 활동을 최적화 하고 많은 프로젝트에서 반복적인 프로세스가 실행되고 변경되는 방식을 배우는 것입니다.

팀 지원

프로젝트 관리자의 책임에는 팀 구성, 작업 구성 및 조정 뿐만 아니라 임무를 만족스럽게 수행하지 않는 사람들과의 협력 종료 도 포함됩니다.

팀을 구성할 때 PM은 팀원들이 프로젝트 목표를 달성하는 데 필요한 모든 기술을 갖추고 있는지 확인해야 합니다. 그러나 또한 팀 내에서 명확한 책임 분담과 투명성이 있는지 확인하십시오.

프로젝트 관리자는 각 프로젝트 참여자가 대표하는 분야의 전문가일 필요는 없으며 전문가일 수도 없습니다. 그들은 작업에서 전문가를 지원하고 프로젝트의 구현 방법이 이해되고 효과적이며 팀의 작업 흐름이 최적화되도록 할 책임이 있습니다.

이해관계자 커뮤니케이션

프로젝트 관리자가 수행하는 또 다른 작업 영역은 이해 관계자와의 커뮤니케이션입니다. 핵심 작업은 적시에 적절한 사람에게 전달할 정보를 선택하는 것입니다. 즉, 커뮤니케이션 채널을 최적화하고 모든 이해 관계자가 프로젝트와 관련하여 그들에게 전달된 메시지를 이해하도록 하는 것입니다. 이는 전체 프로젝트와 관련하여 기술적으로 복잡하거나 고도로 전문화된 작업의 경우에 특히 중요할 수 있습니다.

PM은 이해관계자들과 정기적인 회의를 갖고 보고서를 작성합니다. 짧은 이메일의 형태일 때도 있고, 자세한 데이터와 분석이 포함된 여러 페이지의 문서일 때도 있습니다.

PM의 대표 역할이 항상 유쾌한 것은 아니라는 점을 명심하십시오. 특히 프로젝트에 대한 부정적인 정보를 이해관계자에게 전달해야 하는 순간에 말이죠. 이것은 잘 발달된 소프트 스킬이 매우 유용할 때입니다.

요약

프로젝트 관리자는 프로젝트 구현을 계획, 조정 및 감독하는 책임자입니다. 그의 주요 임무는 다음과 같습니다.

• 프로젝트 실행 계획 작성 및 작업 실행 구성,
• 프로젝트 예산 결정 ,
• 모니터링 – 비용, 위험 및 잠재적인 문제,
• 프로젝트 팀의 작업 구성
• 이해관계자 커뮤니케이션 및 보고

따라서 프로젝트 관리자는 전문적이고 대인 관계 모두에서 광범위한 역량을 갖추어야 합니다 . 또한 Waterfall, Agile 및 Scrum과 같은 프로젝트 관리 방법론에 익숙해져야 합니다.

프로젝트 관리용 소프트웨어를 확인하십시오.

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저자: 캐롤라인 베커

프로젝트 관리자인 Caroline은 최상의 작업 흐름을 설계하고 프로세스를 최적화하는 새로운 방법을 찾는 전문가입니다. 그녀의 조직적 기술과 시간 압박 속에서 일하는 능력은 그녀를 복잡한 프로젝트를 현실로 만드는 데 가장 적합한 사람으로 만듭니다.

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