소기업을 위한 7가지 최고의 사무 자동화 도구 사례

요약: Office 자동화 도구를 사용하면 기업에서 통합을 통해 다른 응용 프로그램과 데이터를 더 쉽게 교환할 수 있습니다. 아래에서 이러한 도구에 대해 자세히 알아보십시오!

몇 년 전만 해도 대부분의 비즈니스는 데이터를 수동으로 관리하는 데 의존했습니다. 급여 생성부터 직원 세부 정보 입력 및 송장 작성까지 모든 것이 수동으로 이루어졌습니다. 이러한 지루한 수동 프로세스는 부정확한 데이터 피드로 이어져 막대한 재정적 손실과 평판 손상을 초래했습니다. 반면 오늘날에는 자동화 도구를 사용하여 모든 사무 작업을 능률화하고 더 짧은 시간에 완료할 수 있습니다.

재무 관리에서 주문 처리, 고객 온보딩 자동화, 전자 서명 생성에 이르기까지 여러 작업을 사무 자동화 도구로 관리할 수 있습니다. 이 기사에서는 사무 자동화를 위한 최고의 도구 중 일부를 비교할 것입니다.

사무 자동화 도구란 무엇입니까?

사무 자동화 도구는 사람의 개입과 부정확성 없이 한 시스템에서 다른 시스템으로 데이터를 자동으로 이동하는 데 도움이 되는 소프트웨어와 하드웨어의 조합입니다. 이 소프트웨어는 기업이 일상적인 비즈니스 운영을 위해 데이터를 안전하게 수집, 관리 및 분석할 수 있도록 지원합니다.

사무 자동화 도구의 주요 목적은 수작업을 줄이고 데이터를 정확하게 저장하는 것입니다. 사무 자동화 시스템에서 관리하는 데이터는 회계, 재무, 인사, 프런트 데스크, 클라우드 인프라, 프로젝트 관리 등과 같은 다양한 부서에서 가져올 수 있습니다.

비즈니스 사례를 위한 7가지 최고의 사무 자동화 도구 목록

• Expensify: 비용 관리에 가장 적합
• Keka HRMS: 온보딩 및 급여 처리 관리에 가장 적합
• Okta: ID 관리에 가장 적합
• Kisi: 액세스 제어 관리에 가장 적합
• Envoy: 작업 공간 관리에 가장 적합
• 개념: 프로젝트 관리에 가장 적합
• DocuSign: 전자 서명 관리에 가장 적합

급여, 온보딩, 주문 처리, 송장 발행 등과 같은 다양한 비즈니스 절차를 자동화하는 데 사용할 수 있는 다양한 사무 자동화 도구가 있습니다. 다음은 다양한 사용 사례에 대한 이러한 도구의 몇 가지 예입니다.

1. Expensify: 비용 관리에 가장 적합

Expensify는 개인 및 비즈니스 비용을 추적하고 관리하기 위해 특별히 설계된 사무 자동화 도구입니다.

이 도구는 비용 추적, 분석, 승인, 조정 및 상환에 사용됩니다. 또한 청구서 지불을 자동화하고 급여 및 여행 경비를 관리하는 등의 기능을 제공합니다.

Expensify의 특징

• 한 번의 클릭으로 영수증 스캔 지원
• 개인 및 명함 거래 내역 가져오기
• 비용 관리를 위한 워크플로우 사용자 정의
• 일반 원장 코드를 시스템으로 가져옵니다.
• 회사의 비용 관리 및 분석

Expensify의 장단점

무료 평가판: 사용할 수 없음

Expensify 가격: 무료 플랜 이용 가능 | 기능에 따라 가격이 다름

2. Keka HRMS: 온보딩 및 급여 처리 관리에 가장 적합

Keka HRMS는 다양한 HR 워크플로를 자동화하여 인력 프로세스를 쉽게 관리할 수 있도록 도와줍니다. 후보자의 채용 및 온보딩부터 조직 퇴사에 이르기까지 모든 작업을 이 소프트웨어로 관리할 수 있습니다. 또한 HR 분석을 통해 인력 데이터를 보고 가치 있는 통찰력을 얻을 수 있습니다.

케카 HRMS 특징

• 직원 온보딩 관리
• 고급 휴가 관리 제공
• 급여 및 비용 관리
• 직원 셀프 서비스 포털 제공
• GPS 기반 시간 추적 지원
• 모든 문서를 디지털화

Keka HR의 장단점

무료 평가판: 사용 가능

Keka HRMS 가격: 무료 플랜 없음 | 유료 플랜은 월 INR 6999부터 시작합니다.

3. Okta: ID 관리에 가장 적합

Okta는 사용자가 장치 및 애플리케이션에 액세스할 수 있는 권한을 관리하는 데 도움이 되는 ID 및 액세스 관리 솔루션입니다. 주로 클라우드 애플리케이션의 액세스를 관리하기 위해 구축되었지만 온프레미스 장치에 대한 액세스를 관리하는 데 사용할 수도 있습니다.

Okta에서 제공하는 일부 기능에는 ID 거버넌스, 사용자 수명 주기 관리, 워크플로 자동화, API 및 권한 있는 액세스 관리가 포함됩니다.

옥타 기능

• 애플리케이션 및 장치에 대한 액세스를 인증하고 승인합니다.
• 권한 제어 관리
• 고객과 직원에게 싱글 사인온 제공
• 악의적인 공격으로부터 데이터를 보호합니다.
• 브랜드 아이덴티티에 따라 자산을 사용자 지정하는 코드 사용자 지정 옵션 없음
• ID 프로비저닝 및 디프로비저닝 관리

Okta의 장단점

무료 평가판: 30일

Okta 가격 책정: 고객 및 직원 신원 관리를 위한 다양한 가격 책정을 제공합니다.

4. Kisi: 액세스 제어 관리에 가장 적합

Kisi는 건물의 문, 애플리케이션, 장치 및 IOT 장치에 대한 액세스를 제한하고 관리하기 위해 소프트웨어와 하드웨어를 모두 제공하는 모든 플랫폼입니다.

이를 통해 시설 출입을 관리하고, 다른 소프트웨어와 통합하여 출입 통제를 관리하고, 기존 보안 시스템의 취약점을 식별하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다. 이 사무 자동화 애플리케이션은 엘리베이터 출입을 통해 특정 층에 대한 출입을 제한하는 데에도 사용할 수 있습니다.

키시의 특징

• 키 카드를 통해 방문자에게 임시 액세스를 제공할 수 있습니다.
• 인증을 위한 2FA 방법 제공
• ID 자동 프로비저닝 지원
• 장치 및 애플리케이션에 대한 원격 액세스를 관리합니다.
• 조직의 특정 위치에 대한 액세스를 쉽게 잠그고 잠금 해제

Kisi의 장단점

키시 가격: 공식 웹사이트에서 요청 시 가격 제공.

5. Envoy: 작업 공간 관리에 가장 적합

Envoy는 단일 솔루션에서 팀과 함께 작업하고 협업할 수 있는 작업 공간 플랫폼입니다. 이를 통해 방문자, 직원, 직장 등을 관리할 수 있습니다.

이 플랫폼을 사용하면 직원 디렉토리 관리, 모든 방문자 관리, 법적으로 서명된 문서 저장, 방문자 배지 생성, 게스트 사전 등록 등을 할 수 있습니다.

엔보이의 특징

• 방문자 데이터 정렬 및 필터링
• 방문자 유형에 따라 법률 문서를 사용자 정의합니다.
• 여러 사무실 위치 관리 지원
• 과거 및 현재 직원의 기록 유지
• 방문자 관리를 위한 관리팀 패널 생성 지원

특사의 장단점

무료 평가판: 사용 가능

Envoy 가격: 무료 플랜 이용 가능 | 유료 플랜은 INR 8,956.04/월부터 시작합니다.

6. 개념: 프로젝트 관리에 가장 적합

Notion은 연결된 워크플로우를 생성하여 모든 프로젝트를 추적하고 관리할 수 있는 소프트웨어 프로그램입니다. 이를 통해 모든 지식 기반, 프로젝트 및 문서를 중앙 데이터베이스에 보관할 수 있습니다. Notion은 다양한 작업 정렬 및 필터링, 레이블 및 태그 사용자 정의, 캘린더 생성, 권한 관리 등에도 사용할 수 있습니다.

노션 기능

• 개인 팀 공간 생성
• 고급 페이지 분석 제공
• 프로비저닝 및 디프로비저닝 권한
• 프로젝트 작업에 다른 사람을 초대할 수 있습니다.
• 무제한 파일 업로드 지원
• 사이트 도메인을 사용자 지정합니다.

개념의 장단점

무료 평가판: 사용 가능

개념 가격: 무료 플랜 사용 가능 | 유료 플랜은 월 INR 6999부터 시작합니다.

7. DocuSign: 전자 서명 관리에 가장 적합

DocuSign 전자 서명은 합법적이고 안전하게 문서에 서명하는 데 사용됩니다. 전자 서명이 필요한 모든 문서에 이 소프트웨어를 사용할 수 있습니다.

또한 서명 후 문서의 변경 사항도 기록 및 추적할 수 있습니다. DocuSign의 다른 기능으로는 서명자 식별 및 인증, 문서 보관, 데이터 유효성 검사, 문서 수정 등이 있습니다.

DocuSign의 특징

• 전자 서명을 위해 고객에게 문서 전송
• 서명 절차를 확인하기 위한 실시간 감사 추적 지원
• 44개 이상의 언어로 서명 허용
• 모바일 응답 서명 지원
• 이메일 및 알림을 위한 사용자 정의 가능한 브랜딩
• 계약 및 문서에 액세스할 수 있는 사용자 권한을 관리합니다.
• 다양한 생산성 앱과 통합

DocuSign의 장단점

무료 평가판: 30일 동안 사용 가능

DocuSign 가격: 무료 플랜 없음 | 유료 플랜은 INR 1,231.68/월부터 시작합니다.

사무 자동화 도구를 사용하는 방법?

사무 자동화 도구를 사용하려면 다음 단계를 따르십시오.

1단계: 회계, HRMS, 백엔드 등과 같이 사용하려는 사무 자동화 도구 유형을 선택합니다.

2단계: 그런 다음 로그인 자격 증명으로 소프트웨어를 설치하고 로그인합니다.

3단계: 다음으로 사무 자동화 도구 유형에 따라 회사 세부 정보를 입력합니다.

4단계: 그런 다음 자동화할 작업을 선택합니다. 예를 들어 HRMS 소프트웨어를 사용하는 경우 온보딩, 급여, 성과 관리 등을 선택할 수 있습니다.

5단계: 선택한 작업이 자동으로 완료되며 요구 사항에 따라 변경할 수 있습니다.

사무 자동화 도구의 이점

• 데이터 저장 및 관리가 더 쉬워집니다.
• 서로 다른 응용 프로그램 간에 데이터를 쉽게 교환할 수 있습니다.
• 복잡한 작업을 자동화하여 시간과 비용을 절약하는 데 도움이 됩니다.
• 분석을 통해 기존 데이터에 대한 귀중한 통찰력 제공
• 온프레미스 및 클라우드 애플리케이션에 대한 액세스를 제한할 수 있습니다.
• 직원들이 실시간으로 더 쉽게 작업하고 협업할 수 있습니다.

사무 자동화 도구의 한계

• 많은 직원이 반드시 사무 자동화를 관리할 수 있는 기술을 가지고 있지 않을 수 있으며 추가 교육이 필요합니다.
• 이러한 도구를 구현하는 초기 비용은 기업에 추가 비용이 됩니다.
• 보안 프로토콜이 영향을 받는 경우 데이터 유출이 발생할 수 있습니다.
• 이전 시스템을 새 소프트웨어에 통합할 수 없는 경우 호환성 문제가 발생할 수 있습니다.

결론

사무 자동화 시스템은 생산성을 높이고 운영 효율성을 개선하는 데 많은 도움이 될 수 있습니다. 급여, 비용 관리 또는 프로젝트 관리와 같은 다양한 사무 작업을 자동화함으로써 기업은 장기적으로 많은 리소스와 비용을 절약할 수 있습니다.

사무 자동화 도구에 대한 FAQ