사무실 봄맞이 대청소 우선순위 설정

봄이 지평선에 있습니다. 우리는 눈이 사라지고 꽃이 피고 나무가 잎사귀를 되찾는 것을 보기 시작했습니다(적어도 여러분 중 일부는 이것을 보고 있어야 합니다). 우리가 채택한 관습 중 하나는 봄철 청소입니다. 당신의 삶에서 과도한 것을 제거한다는 생각은 당신의 삶을 영위하기 위한 깨끗한 슬레이트를 제공합니다. 봄철 대청소 기간보다 사무실 조직의 우선 순위를 정하기에 더 좋은 시간은 언제입니까? 사무실 봄 청소는 사무실을 성공으로 만드는 연습입니다.

파일링 시스템 설정

첫째, 사무실을 멋지고 깨끗하게 만들기 위해서는 많은 관심이 필요합니다. 파일링 시스템을 설정하는 것이 중요합니다. 당신이 책상 위의 모든 것을 더미나 쓰레기통에 던지고 그것이 거기에 있다는 것을 결코 기억하지 못하는 사람이라면 이것이 당신을 위한 것입니다. 당신에게 중요한 카테고리를 설정하세요. 나의 개인 파일링 시스템은 카테고리별로 우선 순위가 매겨진 것들에 설정되어 있습니다. 첫째, 지불할 청구서. 그런 다음 지불 된 청구서. 셋째, 기록만을 위한 것이며, 마지막으로 보관되지만 여전히 유지해야 하는 중요한 것(예: 세금 기록 등)입니다.

파일링 시스템을 설정하는 것은 보고 있는 내용에 호소하는 것입니다. 당신에게 중요한 다른 카테고리가 있을 수 있습니다. 예를 들어, 들어오는 서신은 종이에 있는 것일 수 있습니다. 들어오는 서신을 정리하기 위해 파일을 설정하는 것이 중요할 수 있습니다. 고객과 공급업체에 대한 서신 파일을 설정하여 아무것도 놓치지 않도록 하십시오. 종이 계약으로 작업하는 경우 계약의 실행 날짜가 포함된 파일을 설정합니다. 이렇게 하면 마감일을 정직하게 유지하는 데 도움이 됩니다. 앞으로의 프로젝트를 위해.

또는 약속 날짜별로 정리하십시오. 의사와 변호사는 이것에 훌륭합니다. 그들은 전날이 끝날 때 다음 날을 위해 약속 책과 파일을 정리했습니다. 약속이 많은 바쁜 전문가라면 시간을 내어 더 작은 파일 캐비닛에 다음 날의 파일을 정리하거나, 파일이 전자 파일인 경우 바탕 화면에 설정하여 준비할 수 있도록 하십시오. 클라이언트가 들어올 때.

이메일 받은 편지함에 봄맞이 대청소를 가져오세요.

나는 이것에 대해 너무 유죄입니다. 미래에 언제든지 유용할 것 같은 것이 있으면 영원히 보관하겠습니다. 나는 이메일 팩 쥐입니다. 당신이 나처럼 이것에 대해 유죄라면 시간을 내어 그 이메일을 살펴보십시오. 당신이 무시했던 것들을 찾아 그것들을 쓰레기통으로 곧장 가게 하십시오. 그리고 쓰레기를 비우십시오. 이렇게 하면 할 일 목록을 깔끔하게 볼 수 있습니다. 기록용으로만 이메일이 필요한 경우 이메일에 아카이브용 폴더를 만들어 해당 아카이브로 보냅니다. 현재 관련된 이메일만 주위에 둡니다. 저를 믿으세요. 기분이 훨씬 나아질 것입니다. 당신이 나와 같다면 며칠 이상 내 이메일에 무언가가 앉아 있는 것을 보고 미쳐버릴 것입니다. 그래서, 말할 필요도 없이 받은편지함을 정리하겠습니다.

소셜 미디어 채널을 소홀히 하지 마세요

에버그린 게시물이 많다면 이번 기회에 가장 잘하는 게시물의 우선 순위를 정하세요. 소셜 미디어 채널에서 분석을 사용하여 가장 관심을 끄는 것이 무엇인지 알아보세요. 최고의 게시물을 찾았으면 해당 게시물에 대한 일정을 설정하고 조금 더 주의가 필요한 게시물로 채우십시오. dlvr.it에는 올바른 범주와 함께 올바른 사양으로 Evergreen 게시를 설정하는 데 도움이 되는 훌륭한 도구 모음이 있습니다. 우선 순위가 지정된 게시물로 한 카테고리를 설정하고 덜 중요한 게시물로 다른 카테고리를 설정하기만 하면 됩니다. 그런 다음 원하는 방식으로 게시물을 대체하도록 일정을 설정합니다. EverQueue를 사용하면 너무 자주 게시하는 것을 피할 수 있습니다.

시간을 할애하여 공급업체를 평가하십시오.

봄철 대청소는 당신이 사용하고 있는 도구를 재평가하기에 완벽한 시기입니다. 나는 도구 세트 한두 개에 익숙해지는 경향이 있으며, 그 도구에서 결코 벗어나지 않습니다. 그러나 하나의 도구로 수행할 수 있는 작업에 많은 도구를 사용하는 경우 더 적은 수의 도구를 사용하여 시간, 노력 및 비용을 절약할 수 있습니다. 일반적으로 단일 도구가 여러 도구보다 훨씬 더 나은 솔루션입니다. 예를 들어, 하나의 도구로 사운드와 비디오를 편집할 수 있다면 그렇게 하고 싶을 것입니다. 제 경우에는 SnagIt을 사용하여 비디오, 오디오 및 스크린캡을 캡처하는 것을 선호합니다. 이 도구는 작업을 통합하고 매우 간단하게 유지하는 데 도움이 됩니다. 특정 작업에 특정 도구를 사용하는 것도 좋지만 이러한 작업을 결합할 수 있다면 더욱 좋습니다.

불필요한 구독 제거

Huffington Post에 훌륭한 제안이 있습니다. 그들은 무게를 당기지 않은 구독에 대해 이메일을 검토할 것을 제안합니다. 귀하의 이메일에 있는 구독을 확인하고 지난 달에 언제든지 이 사람들의 이메일을 열어보는 것을 귀찮게 했는지 확인하십시오. 당신이하지 않았다면 그들을 버려! 필요한 경우 나중에 구독할 수 있습니다. 그러나 대부분의 경우 사체를 제거하는 것은 귀하에게만 도움이 될 것입니다.

템플릿 업데이트

특히 거의 모든 것에 표준 형식을 사용하는 경우 이러한 템플릿을 업데이트하는 것은 비즈니스를 유지하는 데 필수적입니다. 작년에 정책을 업데이트했습니까? 계약서에 넣으세요. 이제 대부분의 경우 이메일을 통해 거래를 하시겠습니까? 일반적인 문제에 대한 전자 템플릿을 작성합니다. 이 모든 템플릿은 종이로 사용하든 전자적으로 사용하든 편리합니다.

가능하면 디지털로 전환

세금 목적으로 영수증을 보관해야 합니까? 컴퓨터에 입력하십시오. 책상 위 공간을 차지하는 거대한 지폐 더미가 있습니까? 스프레드시트에 넣고 종이 사본을 파쇄하십시오. 청구서가 들어올 때마다 이것을 계속하십시오. 종이가 줄어들 뿐만 아니라 어리석은 종이 조각을 기억해야 하는 것보다 훨씬 더 정리가 잘 될 것입니다. 또한 가능한 한 자주 전자 청구서를 받으십시오. 전자 청구서는 이메일 받은 편지함에 도착하여 우편에서 분실될 수 있는 청구서보다 훨씬 빠르게 주의를 끌 수 있습니다.

함께 모아서

전반적으로 봄철 대청소는 깨끗한 슬레이트로 삶을 더 쉽게 만드는 것입니다. 종이와 컴퓨터로 정리함으로써, 당신은 일을 잊지 않기 때문에 일반적으로 더 행복할 것입니다. 해야 할 일을 모두 기억하는 데 어려움이 있고, 1년 동안 만지지 않은 받은 편지함을 정리하여 할 일 목록을 모으는 것은 인생에서 더 많은 시간을 제공할 뿐입니다.