프로젝트를 스마트하게 관리하기 위한 PMS 기능 및 사용 사례

요약 : 프로젝트 관리자 및 기타 전문가들 사이에서 프로젝트 관리 소프트웨어가 인기를 얻은 이유는 무엇입니까? 프로젝트 계획, 예산 책정, 작업 예약 및 프로젝트 상태 추적과 같은 작업을 훨씬 쉽게 만들어주는 놀라운 기능을 알아보십시오.

프로젝트 관리 소프트웨어는 프로젝트의 계획, 일정 수립, 실행, 추적 및 자원 할당과 관련하여 기업을 돕기 위한 것입니다. 성공적인 완료를 위해 프로젝트와 관련된 모든 작업을 효과적으로 관리하고 최적화합니다. 작업 계획에서 성공적인 완료까지 소프트웨어는 프로젝트의 전체 주기를 추적하고 관리합니다.

프로젝트 관리에 도움이 되는 PMS 기능에 대해 알아봅시다.

주요 테이크 아웃

프로젝트 관리 소프트웨어의 기능

프로젝트 관리 소프트웨어 는 작업 관리, 실시간 협업, 리소스 관리, 사용자 역할 관리, 프로젝트 계획 등과 같은 기능을 제공해야 합니다. 모든 PMS 기능은 사용자가 모든 프로젝트를 한 곳에서 성공적으로 관리할 수 있도록 도와줍니다.

• 작업 관리

작업 관리는 PMS의 가장 중요한 기능 중 하나입니다. 이를 통해 조직은 파이프라인에 진입한 시점부터 완료될 때까지 각 프로젝트를 계속 확인할 수 있습니다. 이 솔루션은 타임라인에서 프로젝트와 관련된 작업 및 하위 작업을 나타내는 여러 가지 방법을 제공합니다. 다음을 포함한 가장 일반적인 형식 중 일부는-

• 간트 차트

Gantt 차트는 이러한 작업에 대해 계획된 시간과 비교하여 특정 기간에 완료된 작업을 표시하는 데 도움이 됩니다. 여기에는 작업 마감일, 작업 간의 종속성, 작업 구성원 등과 같은 프로젝트 세부 정보가 포함될 수 있습니다.

• 스크럼 보드

이를 통해 사용자는 프로젝트를 할 일, 진행 중 및 완료의 세 가지 하위 섹션으로 나눌 수 있습니다. 특정 기한이 있는 스프린트로 프로젝트를 나누는 방식으로 작동합니다. 따라서 조직이 스크럼 프레임워크로 프로젝트를 완료하기가 더 쉬워집니다.

• 칸반 보드

이 형식에서 조직은 카드 및 열 형식으로 프로젝트에 대한 모든 세부 정보를 매핑할 수 있습니다. 열은 프로젝트 단계를 나타내고 개별 작업을 카드로 표시합니다.

예: 소프트웨어를 개발하는 경우 Kanban 보드를 통해 프로젝트 이름, 진행 중, 완료 등과 같은 여러 열과 카드에서 프로젝트 세부 정보를 분리할 수 있습니다. 모든 작업은 설계, 개발, 콘텐츠 등과 같은 스프린트로 개발할 수 있습니다. 끌어서 놓기 기능을 사용하면 이러한 작업을 소프트웨어 개발 프로젝트의 여러 단계를 강조하는 여러 열로 쉽게 이동할 수 있습니다.

• 프로젝트 계획 및 일정

프로젝트를 계획하고 팀원에게 할당하는 것은 프로젝트를 적시에 실행하는 데 중요합니다. 프로젝트 관리 소프트웨어는 팀이 프로젝트를 여러 하위 작업으로 나누고 이를 특정 팀원에게 할당하는 데 도움이 됩니다. 그 외에도 사용자는 프로젝트의 기한과 기간을 추가할 수도 있습니다. 이를 통해 프로젝트 관리자는 PMS 기능을 사용하여 프로젝트를 완료하는 데 필요한 시간과 함께 프로젝트의 명확한 로드맵을 유지할 수 있습니다.

플래너를 사용하면 프로젝트를 완료하는 데 필요한 시간을 확인하고, 작업의 우선 순위를 지정하고, 프로젝트와 관련된 예정된 활동을 쉽게 계획할 수 있습니다.

예: 토목 기사는 모든 기반 시설의 설계 및 시공을 계획하는 데 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용할 수 있습니다. 그들은 프로젝트의 여러 단계에 대한 작업을 계획하고 팀원들과 동일한 일정을 잡을 수 있습니다.

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• 예산 관리

예산을 만들고 관리하는 것은 프로젝트 완료에 필요한 비용을 추정하는 데 중요합니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 프로젝트 관리자는 인건비, 기계, 자재 등 자원과 다양한 비용을 기반으로 예산을 작성할 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트가 비용 내에서 완료되고 비용 낭비가 발생하지 않습니다.

예산 책정은 또한 모든 프로젝트를 적시에 완료하기 위해 적절한 자금을 사용할 수 있도록 하는 데 도움이 됩니다. 유사 추정, 획득 가치 분석, 파라메트릭 추정, 상향식 방법, 하향식 방법 등을 포함하여 프로젝트의 예산을 생성하는 다양한 방법이 있습니다. 조직은 예산 생성을 위해 모든 프로젝트 예산 편성 방법을 사용할 수 있습니다.

예: 건설 엔지니어는 적시에 완료하기 위해 인적 자본, 원자재, 기계 등의 비용을 추정하여 프로젝트 예산을 할당할 수 있습니다. 이렇게 하면 자원 낭비를 최소화하는 데 도움이 됩니다.

• 시간 추적

시간 추적은 특히 이해 관계자와 작업할 때 PMS 기능 중 하나입니다. PMS 소프트웨어를 사용하여 조직은 각 프로젝트에 소요된 시간을 추적하고 시간당 프로젝트 요율을 추가할 수 있습니다. 이를 통해 각 프로젝트에 대한 비용을 기록하고 고객을 위한 송장을 작성할 수 있습니다. 소프트웨어로 생성된 인보이스에는 작업 시간, 시간당 요금, 세금(있는 경우), 고객 세부 정보 등 프로젝트의 모든 세부 정보가 포함됩니다.

예: 고객을 위해 웹 사이트를 디자인하는 경우 각 디자인 프로젝트의 작업 시간을 추적하고 작업 비용을 계산할 수 있습니다. 디자인 프로젝트가 완료되면 이해 관계자에게 쉽게 청구하고 그에 따라 송장을 생성할 수 있습니다.

• 협동

대규모 프로젝트는 여러 측면에서 작업하는 여러 팀 구성원으로 구성될 수 있습니다. 따라서 다른 팀원들과 협업하고 관련 정보를 공유할 수 있는 빠른 커뮤니케이션 채널이 있어야 합니다.

프로젝트 관리 솔루션의 프로젝트 공동 작업 기능을 사용하면 조직에서 파일, 일정 및 연락처 목록을 실시간으로 공유할 수 있으므로 실시간으로 프로젝트에서 공동 작업을 수행할 수 있습니다. 각 팀원은 시스템에 정보를 추가할 수 있으므로 언제 어디서나 쉽게 프로젝트 정보를 추가하고 액세스할 수 있습니다.

또한 팀 대시보드의 가용성은 팀이 설정된 KPI를 충족하는지 여부를 지속적으로 확인하는 데 도움이 됩니다. 솔루션에 따라 사용자는 팀 구성원과 더 나은 협업을 위해 직접 메시지를 보내거나 그룹 채팅을 할 수 있습니다.

예: 소프트웨어 개발 팀에서 구성원은 이 도구를 사용하여 소프트웨어를 개발하는 동안 실시간으로 협업할 수 있습니다. 디자인, 프로토타이핑, 콘텐츠 등과 같은 다양한 측면에서 작업하는 팀원은 서로 다른 소프트웨어 개발 프로세스의 변경 사항 측면에서 항상 서로 연결할 수 있습니다.

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• 자원 관리

조직은 프로젝트를 위한 회의 공간이나 자료와 같이 특정 프로젝트를 완료하는 데 필요한 모든 리소스의 기록을 유지 관리해야 합니다. 프로젝트 관리 솔루션은 사용자가 모든 프로젝트 리소스를 예약하는 데 도움이 되며 프로젝트를 완료하는 데 필요한 각 리소스의 대략적인 추정치를 제공합니다. 이를 통해 조직은 프로젝트 자원을 현명하게 관리하고 과도한 지출을 피할 수 있습니다.

또한 프로젝트 관리자는 자원의 가용성을 쉽게 확인하고 특정 프로젝트에 할당하며 모든 구성원이 프로젝트 완료에 필요한 필수 자원을 가지고 있는지 확인할 수 있습니다.

예: 전자 상거래 기업은 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 상품을 적시에 배송하기 위해 리소스를 할당할 수 있습니다. 예를 들어 직원의 시간대, 위치 및 가용성에 따라 배달 파트너를 지정할 수 있습니다.

• 사용자 역할 관리

재무 데이터나 고객 정보와 같은 프로젝트 관련 데이터는 모든 직원이 항상 액세스할 수 있는 것은 아닙니다. 따라서 사용자 역할 권한 관리 및 액세스 제어 기능은 기업이 프로젝트의 특정 하위 작업에 대한 권한을 생성하고 관리하는 데 도움이 됩니다. 따라서 기밀 프로젝트 정보에 대한 액세스를 제한합니다.

또한 개인 작업이나 프로젝트를 팀 구성원에게 할당하고 특정 프로젝트에 대한 사용자 지정 역할을 정의하는 데 도움이 됩니다.

예: 사이버 보안 부서에서 근무하는 직원은 직원 및 고객 데이터로 작업하는 동안 역할 기반 권한을 만들고 관리할 수 있습니다. 해당 부서 외부에서 근무하는 직원에 대해 이 데이터에 대한 액세스를 제한할 수 있습니다.

• 실시간 보고 및 분석

모든 팀원은 프로젝트에 대한 최신 정보를 유지해야 합니다. 실시간 보고를 통해 프로젝트에 참여하는 모든 구성원은 진행 상황, 마감 기한 초과 또는 프로젝트의 기타 진행 중인 변경 사항에 대한 알림을 받습니다. 일부 프로젝트 관리 소프트웨어 솔루션은 비즈니스 요구 사항에 따라 보고서를 사용자 지정하는 보고서 사용자 지정 기능도 제공합니다.

예를 들어 KPI 보고서와 같은 여러 템플릿을 사용하여 모든 프로젝트의 진행 상황을 측정할 수 있습니다. 따라서 보고서를 비교하여 현재 프로젝트의 문제점을 찾고 이를 극복하기 위한 전략을 수립할 수 있습니다.

또한 사용자는 프로젝트 KPI 대시보드를 생성하여 계획 및 실제 프로젝트 값, 완료된 작업의 비율 등과 같은 설정된 KPI와 비교하여 프로젝트의 진행 상황을 측정할 수 있습니다. 이는 프로젝트의 성공률을 높이는 데 도움이 됩니다.

예: 소셜 미디어 관리자는 효과적인 소셜 미디어 마케팅 전략을 수립할 뿐만 아니라 실시간 보고를 통해 그 효과를 측정합니다. 경쟁사와 비교 분석하여 마케팅 전략의 병목 현상을 찾을 수 있습니다.

• 캘린더 공유

프로젝트 캘린더는 제품 관리자가 프로젝트 일정을 체계적으로 구성하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트의 작업 시간과 휴무 시간을 정의하고 사용자가 기한과 함께 작업을 만들고 팀 구성원에게 작업을 할당하고 프로젝트의 모든 이정표를 기록할 수 있습니다.

생성된 캘린더를 팀과 공유함으로써 관리자는 모든 구성원이 프로젝트와 관련된 모든 예정된 작업, 회의, 이벤트 등에 대한 알림을 제 시간에 받을 수 있도록 할 수 있습니다. 이렇게 하면 프로젝트에서 작업하는 모든 구성원이 모든 프로젝트 회의에 참석할 수 있습니다.

예: 영업팀은 여러 클라이언트 회의 또는 영업 캠페인에 대한 일정을 만들고 구성원과 공유할 수 있습니다. 또한 이러한 회의에 대한 세부 정보를 팀 구성원의 일정에 추가할 수도 있습니다.

• 문서 관리

프로젝트를 진행하는 동안 조직은 프로젝트 세부 정보, 이해 관계자 세부 정보, 프로젝트 일정, 프로젝트 예산 등을 포함하여 여러 문서를 생성하고 관리해야 합니다. 프로젝트 관리 솔루션은 조직이 이러한 모든 문서를 실시간으로 생성하고 관리할 수 있도록 도와줍니다. 따라서 팀원이 보다 쉽게 ​​문서를 작성하고 실시간으로 업데이트하며 이해 관계자와 공유할 수 있습니다.

이 소프트웨어를 사용하면 팀 구성원은 프로젝트와 관련된 모든 문서를 무작위로 검색하는 대신 한 곳에서 액세스할 수 있습니다. 또한 추가 문서 저장을 위해 Dropbox , OneDrive , Google Drive 등과 같은 타사 클라우드 스토리지 솔루션 과의 통합을 제공합니다.

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• 맞춤형 워크플로우

사용자 정의 워크플로는 프로젝트 및 작업을 관리하기 위한 핵심 PMS 기능 중 하나입니다. 이 소프트웨어는 사전 제작된 템플릿을 제공하여 인사, 영업, 마케팅, IT 부문 등과 같은 다양한 부서의 워크플로를 사용자 정의합니다. 따라서 사용자가 워크플로를 빠르고 쉽게 생성할 수 있습니다.

그러나 이 솔루션은 프로젝트 요구 사항에 따라 특정 섹션을 추가하거나 제거하여 이러한 워크플로를 사용자 지정하는 모듈도 제공합니다. 이렇게 하면 프로젝트 구조를 완벽하게 제어할 수 있습니다.

예: HR 부서는 채용 작업을 생성하는 동안 미리 작성된 템플릿을 선택하고 요구 사항에 따라 사용자 정의할 수 있습니다. 온보딩 및 별도의 프로젝트 생성과 같은 특정 모듈을 제거하거나 추가할 수 있습니다.

• 완성

이 소프트웨어는 기업이 단일 플랫폼에서 여러 작업을 관리할 수 있도록 모기업 솔루션과 통합할 수 있는 통합 PMS 기능입니다.

이메일 소프트웨어 통합: 이메일 통합은 소프트웨어를 통해 팀 구성원에게 직접 회신하는 데 도움이 됩니다. 또한 작업을 만들고, 회의를 예약하고, 팀과 일정을 공유하는 등의 작업을 수행할 수도 있습니다.

CRM 통합: CRM 소프트웨어 와의 통합은 프로젝트 이해 관계자와 관련된 모든 정보를 한 곳에 보관하는 데 도움이 됩니다. 이렇게 하면 별도의 포털에서 모든 고객 정보를 유지할 필요가 없습니다.

ID 관리 시스템 통합: 이 통합을 통해 프로젝트 관리자는 프로젝트에 대한 역할 기반 권한을 할당하고 관리할 수 있습니다. 이렇게 하면 올바른 구성원만 특정 프로젝트 데이터에 액세스할 수 있습니다.

결론

조직의 규모에 관계없이 프로젝트 관리 소프트웨어는 실시간 공동 작업, 작업 관리, 권한 관리 등과 같은 다양한 방식으로 도움을 줄 수 있습니다. 각 조직에는 프로젝트 관리에 대한 고유한 요구 사항이 있으므로 비즈니스 목표 및 PMS 기능 요구 사항에 맞는 소프트웨어를 선택하십시오.

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