프로세스 문서란 무엇입니까 |템플릿을 사용하여 문서를 처리하는 쉬운 가이드

비즈니스가 성장함에 따라 복잡성도 커집니다. 더 많은 단계, 더 많은 사람, 더 많은 일이 관련되어 있지만 항상 가장 효율적인 방식으로 정렬되지는 않을 수도 있습니다.

비즈니스 작동 방식을 재고하는 것이 벅차게 들릴 수 있지만 상당한 효율성을 얻을 수 있습니다. 프로세스 문서화는 이를 위한 첫 번째 단계입니다!

문서 처리에 대한 이 쉬운 가이드는 올바른 작업을 수행하는 데 도움이 될 것입니다.

계속 읽으십시오.

• 프로세스 문서란 무엇입니까?
• 해야 하는 이유: 프로세스 문서화의 중요성
• 프로세스를 문서화하는 방법
• 팁과 요령: 프로세스 문서 모범 사례
• 당신을 위한 것: 프로세스 문서화의 이점
• 이지 스타터 프로세스 순서도 템플릿

프로세스 문서란 무엇입니까?

프로세스 문서는 비즈니스 프로세스를 수행하는 방법에 대한 자세한 설명을 제공합니다.

여기에는 다음과 같이 프로세스를 지원하는 모든 유형의 문서가 포함됩니다.

• 정책
• 체크리스트
• 튜토리얼
• 형태
• 스크린샷
• 다른 응용 프로그램에 대한 링크
• 프로세스 맵

의사 결정자 및 이해 관계자를 포함한 모든 수준의 직원이 회사 프로세스를 빠르게 이해할 수 있도록 돕는 지침으로 사용됩니다.

왜 할까요? : 프로세스 문서화의 중요성

프로세스를 문서화하면 5가지 핵심 사항을 달성하는 데 도움이 됩니다.

1) 프로세스를 개선하는 데 도움이 됩니다. 정확한 프로세스를 문서화하여 병목 현상과 비효율성을 식별합니다. 개선하거나 제거해야 하는 프로세스가 무엇인지 빠르게 알 수 있습니다.

2) 직원 교육을 돕습니다. 프로세스 문서를 사용하여 신규 직원이 자신의 직무 역할을 이해하고 관련 프로세스에 익숙해지도록 도울 수 있습니다. 숙련된 직원이라도 프로세스를 올바르게 실행하고 있는지 확인하고 싶을 때 언제든지 이 문서를 참조할 수 있습니다.

3) 회사 지식을 보존하는 데 도움이 됩니다. 프로세스를 전문적으로 수행하는 소수의 사람들에게만 알려진 프로세스를 기록하십시오. 그렇게 하면 새로 온 사람들이 떠나더라도 쉽게 일을 재개할 수 있습니다.

4) 위험을 완화하고 운영 일관성을 유지하는 데 도움이 됩니다 .

5) 상세한 프로세스 문서화는 또한 특허 및 영업 비밀의 중요한 부분입니다 .

프로세스 문서에 참여하는 사람

프로세스 문서에는 3가지 주요 소유권 역할이 있습니다. 경우에 따라 한 사람이 세 가지 역할을 모두 수행할 수 있습니다.

프로세스를 문서화하는 방법

단계별 방법을 사용하여 프로세스를 문서화하면 신속하게 완료하는 데 도움이 됩니다.

1단계: 프로세스 식별 및 이름 지정

먼저 문서화할 프로세스를 파악합니다. 목적(프로세스가 조직에 도움이 되는 이유와 방법)을 결정하고 프로세스에 대한 간략한 설명을 제공합니다.

2단계: 프로세스 범위 정의

프로세스에 포함된 항목과 프로세스 범위를 벗어나는 항목 또는 포함되지 않은 항목에 대한 간략한 설명을 제공합니다.

3단계: 프로세스 경계 설명

프로세스의 시작과 끝은 어디입니까? 시작하는 원인은 무엇입니까? 그리고 언제 완료되었는지 어떻게 압니까? 이러한 경계를 잘 정의하십시오.

4단계: 프로세스 출력 식별

프로세스에 의해 생성될 것 또는 프로세스가 완료되면 달성할 결과를 설정합니다.

5단계: 프로세스 입력 식별

각 프로세스 단계를 수행하는 데 필요한 리소스를 나열하십시오.

6단계: 프로세스 단계에 대한 브레인스토밍

처음부터 끝까지 프로세스 단계에 대한 모든 정보를 수집합니다. 프로세스를 트리거하는 것으로 시작하거나 프로세스의 끝에서 시작하고 단계를 시작점으로 다시 추적하십시오.

브레인스토밍 세션에는 정확한 데이터를 제공할 수 있으므로 프로세스 작업을 직접 담당하는 사람이나 이에 대한 광범위한 지식을 가진 사람이 포함되어야 합니다.

7단계: 단계를 순차적으로 구성

당신이 생각해낸 단계의 목록을 가지고 순차적인 순서로 배치하여 프로세스 흐름을 만드십시오.

단계 수를 최소로 유지하고 단계에 둘 이상의 작업이 포함된 경우 기본 단계 아래에 나열합니다.

8단계: 관련자 설명

프로세스 작업을 담당할 각 개인을 결정합니다. 역할을 정의합니다. 그들의 이름보다는 직위를 언급하는 것을 명심하십시오.

또한 문서를 참조할 사람들 에 대해 배려하십시오. 합리적인 지식을 가진 직원이라면 누구나 읽고 이해할 수 있도록 작성하십시오.

9단계: 프로세스 시각화

이는 문서의 명확성과 가독성을 향상시키기 위한 것입니다. 프로세스 순서도를 사용하여 이전에 식별한 프로세스 단계를 깔끔하게 시각화합니다.

10단계: 일반 프로세스 흐름에 대한 예외를 기록해 둡니다.

다양한 이유로 비즈니스 프로세스가 항상 동일한 흐름을 따르지 않을 수 있습니다. 이러한 예외와 이를 해결하기 위해 취해야 할 조치를 언급하십시오.

11단계: 제어점 및 측정 추가

프로세스에서 위험이 발생할 수 있는 위치를 식별하고 프로세스를 모니터링할 때 프로세스 소유자를 돕기 위해 제어 지점을 추가합니다.

프로세스의 효율성을 결정하고 개선하는 데 도움이 되는 측정을 설정합니다.

12단계: 프로세스 검토 및 테스트

관련된 모든 사람을 모으고 매핑한 프로세스 순서도를 검토합니다. 누락된 단계가 있습니까? 모든 것이 정상입니까? 완료되면 프로세스를 테스트하고 놓친 부분이 있는지 확인합니다.

팁과 요령: 프로세스 문서 모범 사례

• 문서 를 단순하고 간결하게 유지하십시오. 기술적으로 정확 해야 하지만 따르기 쉬워야 합니다 .

• 프로세스가 변경될 경우 문서를 업데이트할 적절한 계획을 마련 하십시오. 적어도 일 년에 한 번 검토 하십시오.

• 또는 정기적인 검토를 수행하고 변경 사항을 다른 사람에게 알릴 수 있는 프로세스 소유자를 지정하십시오 .

• 혼란을 피하기 위해 모든 다른 프로세스에 대해 별도의 문서를 보관하십시오 .

• 처음으로 프로세스를 문서화할 때 전체 조직을 한 번에 다루지 마십시오. 부서 내의 단일 프로세스 또는 전체 조직에 공통된 주요 프로세스에서 시작 합니다.

• 문서를 찾는 사람이 쉽게 액세스할 수 있는 위치에 문서를 저장합니다.

• 필요할 때 쉽게 수정할 수 있고 새 버전이 관련된 모든 사람에게 쉽게 배포될 수 있는지 확인합니다.

• 프로세스 문서화 도구를 통해 문서를 중앙 위치에 온라인으로 저장합니다 . 이렇게 하면 위에서 언급한 두 가지 모범 사례에 자동으로 도움이 됩니다.

• 필요에 따라 적절한 예제, 그래픽, 색상 코딩, 스크린샷, 다중 플랫폼 등을 사용합니다.

• 프로세스 문서 가 조직의 기존 표준을 준수하는지 확인하십시오.

• 구두 형식으로 프로세스 흐름을 강조 표시하는 경우 항상 그래픽(프로세스 흐름도)과 균형을 유지하십시오 .

• 다양한 프로세스 역할, 타임라인 등을 구별하기 위해 비즈니스 프로세스 순서도에 스윔레인을 추가 합니다.

• 누구나 프로세스 문서화를 위한 표준 템플릿으로 참조할 수 있는 프로세스 문서화 가이드를 만듭니다 .

• 기존 문서 자료 , 기록, 인터뷰, 사례 연구, 프로젝트 직원의 현장 일지 및 직원 지식을 활용하여 프로세스 문서화를 위한 정보를 수집합니다.

장점: 프로세스 문서화의 이점

• 프로세스 단계에 대한 공통 보기를 제공하여 모든 사람이 한 페이지에 모이도록 하십시오. 일관성 을 위해서는 공통의 견해가 필요합니다.

• 명확한 프로세스 문서 가 있는 경우 적시에 직접적으로 프로세스를 변경할 수 있습니다.

• 효과적인 협업 및 성과 를 위한 이상적인 조건을 식별하는 데 도움이 됩니다.

• 그렇지 않으면 눈에 띄지 않을 수 있는 프로세스의 병목 현상과 비효율성을 식별하는 데 도움이 됩니다.

• 명확하게 문서화된 프로세스는 혼란을 제거하고 명확한 지침을 제공하여 시간을 절약하고 오류를 방지합니다 .

• 비용과 자원의 불필요한 지출을 줄입니다 .

• 프로세스의 전반적인 품질과 결과의 품질을 개선하는 데 도움이 됩니다.

• 직원 생산성과 만족도를 높이는 데 도움이 됩니다.

• 프로세스를 어떻게 진행해야 하는지 명확하게 기록되어 있어 아웃소싱이 용이합니다.

• 프로세스 문서화는 또한 필요할 때 프로세스를 쉽게 자동화 하는 데 도움이 됩니다.

Easy Starter 프로세스 문서 템플릿

기본적으로 프로세스 매핑 은 프로세스 단계, 프로세스 역할, 입력 및 출력과 같은 문서화된 정보 를 간소화된 그림 으로 나타내는 데 도움이 됩니다.

다음은 조직 프로세스 정보와 함께 온라인으로 빠르게 편집할 수 있는 프로세스 순서도 템플릿/프로세스 매핑 템플릿입니다. 템플릿을 클릭하여 Creately 편집기에서 엽니다.

템플릿 1

템플릿을 클릭하여 온라인으로 편집

템플릿 2

템플릿을 클릭하여 온라인으로 편집

템플릿 3

템플릿을 클릭하여 온라인으로 편집

템플릿 4

템플릿을 클릭하여 온라인으로 편집

Easy Guide to Process Documentation에 대한 피드백

이 프로세스 문서화 가이드는 프로세스를 적절하게 문서화하기 위해 알아야 할 모든 것을 다룹니다. 위에서 논의한 프로세스 문서화 단계를 따르고 프로세스 순서도 템플릿을 사용하여 문서화 프로세스 품질을 보장하십시오.

커뮤니티에서 더 많은 프로세스 순서도 템플릿을 찾을 수 있습니다.

다음 가이드에서는 비즈니스 프로세스를 쉽게 간소화하는 데 도움이 되는 프로세스 개선 기술에 대해 논의할 것입니다.