프로젝트 종료의 중요성 | #22 프로젝트 관리 시작하기

프로젝트의 공식적인 종료는 거의 중요하지 않은 것처럼 보일 수 있습니다. 모든 작업이 완료되고 프로젝트의 목표가 달성되면 친근한 분위기와 상호 축하의 짧은 회의는 어떻습니까? 이를 위해서도 팀 및 이해 관계자와 적절하게 긴 회의를 계획할 가치가 있습니다. 그러나 프로젝트 종료는 프로젝트에 관련된 사람들의 통합 때문만이 아니라 중요한 순간이라는 점을 명심하십시오.

프로젝트 종료 – 목차:

1. 소개
2. 결국 폐쇄를 중단하는 것은 어떻습니까?
3. 프로젝트를 잘 마무리하는 방법
4. 프로젝트 종료 시 작업 목록
5. 요약

소개

프로젝트 관리는 다음과 같은 다섯 가지 프로세스 그룹 으로 나타낼 수 있습니다.

• 시작 – 범위와 의미 정의,
• 계획 – 프로젝트의 범위와 달성할 특정 목표 설정,
• 실행 – 계획된 작업의 실행,
• 모니터링 및 제어 – 작업이 계획대로 진행되고 있는지 지속적으로 확인
• 종료 – 프로젝트의 공식적인 완료.

오늘 우리는 프로세스의 마지막 그룹, 즉 프로젝트 종료에 초점을 맞출 것입니다. 이것은 작은 작업 그룹입니다. 그러나 전체 프로젝트, 동일한 포트폴리오 또는 포트폴리오 내에서 수행되는 유사한 프로젝트는 물론 동일한 고객을 위해 수행되는 향후 프로젝트에 대한 인식에 상당한 영향을 미칩니다. 프로젝트를 성공적으로 마무리하기 위해 어떤 점을 주의해야 하는지 제안하고 계약을 완료하며 향후 가장 흥미로운 교훈을 이끌어낼 것입니다.

프로젝트 종료를 전혀 하지 않는 것은 어떻습니까?

프로젝트 종료 작업을 포기하는 것은 유혹적인 것 같습니다. 목표를 달성한 후에는 다음 프로젝트 시작으로의 원활한 전환이 더 좋아 보입니다. 최근 작업에서 얻은 지식과 기술을 적용하는 것이 이제 간단하고 직관적으로 보입니다. 그러나 공식적인 프로젝트 종료를 건너뛰는 것은 특정 위험도 수반합니다. 이유는 다음과 같습니다.

이미지 저하

팀과 프로젝트 관리자의 이미지 실추는 프로젝트 종료 프로세스를 소홀히 한 첫 번째이자 심각하게 느껴지는 결과입니다. 회사 시스템에 나열된 미완성 작업이나 미완성 프로젝트는 보기 좋지 않습니다. 더 중요한 것은 고객이 프로젝트 결과에 만족하더라도 계약자의 신뢰도를 떨어뜨리는 것입니다. 이로 인해 향후 프로젝트 또는 덜 유리한 협력 조건에 대한 의견 불일치가 발생할 수 있습니다.

작업의 복제

완료된 프로젝트 목표에 대한 적절한 문서가 없다는 것은 조직의 다른 구성원이 이에 대해 알지 못한다는 것을 의미합니다. 즉, 그들은 우리 프로젝트에서 개발된 솔루션을 알지 못할 것입니다. 그리고 그들은 이미 가지고 있는 것을 구축하는 대신 지금부터 언젠가는 매우 유사한 프로젝트를 구현하기 시작할 수 있습니다.

놓친 기회

프로젝트 종료 단계에서 수행되는 프로젝트 관리자의 작업 에는 프로젝트의 예상 이점을 설명하는 문서 작성이 포함됩니다. 여기에는 상업용 애플리케이션과 내부 또는 고객 구현이 포함될 수 있습니다.

이 형식을 완료하지 않으면 매우 성공적인 프로젝트 결과도 "고아"(고아 제품)가 될 수 있습니다. 이는 고객 아웃리치, 영업 및 마케팅과 관련된 전문가에게 제대로 전달되지 않은 경우 발생할 수 있습니다. 결과적으로 모든 성공 가능성에도 불구하고 시장에 나타나지 않을 것입니다.

공식적인 위험

고객을 위해 수행되는 프로젝트의 완료 는 계약의 마무리와 관련이 있으며, 이 기간 동안 필요한 모든 문서를 적시에 준비하고 서명해야 합니다. 따라서 완료되지 않은 프로세스는 회사에 비용이 많이 드는 공식적인 결함의 실제 위험을 수반합니다.

이러한 이유로 프로젝트의 마지막 단계를 사용하여 모든 것을 완료하는 것이 좋습니다. 마지막 단추까지 꽉 채운 활동을 자랑할 수 있도록.

프로젝트를 잘 마무리하는 방법

좋은 프로젝트 완료에는 세 가지 영역이 포함되어야 합니다.

• 프로젝트의 기술적 완성 – 프로젝트의 목표가 달성되고 모든 작업이 완료되었는지 확인하기 위해,
• 학습 – 수행한 작업과 프로젝트 관리 모두에서 잘한 부분을 검토하고 잘못한 부분을 반영합니다.
• 협력 및 동기부여 – 완료된 작업에 대한 각 팀 구성원의 기여도를 인정하고 프로젝트의 성공을 축하합니다.

프로젝트 종료 시 작업 목록

가능한 한 원활하게 성공을 축하하기 시작하려면 선택한 방법론에 따라 최종 작업 목록을 작성하고 구현을 계획하는 것이 가장 좋습니다. 각 프로젝트에는 고유한 특성이 있지만 다음 작업이 목록에 있어야 합니다.

1. 프로젝트 결과가 전략적으로 가장 중요하고 프로젝트 문서에 나열된 모든 기준을 충족하는지 확인합니다 .
2. 프로젝트 결과가 구현 범위를 초과하는지 확인하십시오 .
3. 프로젝트 문서를 준비 하고 모든 이해 관계자가 사용할 수 있도록 합니다.
4. 프로젝트 결과의 모든 사용자가 이를 적용하고 문서에 액세스할 수 있는지 확인하십시오 .
5. 고객 및 팀 구성원과의 계약을 검토하여 모든 요구 사항이 충족되는지 확인합니다.
6. 클라이언트 또는 기타 승인된 이해 관계자가 모든 결과를 수락했다는 문서가 있는지 확인하십시오 .
7. 계약을 확정하기 위해 회의를 개최합니다 .
8. 프로젝트 관리에 대한 향후 피드백이 포함된 문서를 준비합니다 .
9. 팀과 함께 다음 프로젝트를 시작하기 전에 팀의 협력 규칙과 해결해야 할 문제에 대한 문서를 준비하십시오 .
10. 모든 프로젝트 자료를 보관하십시오 .
11. 회의를 열어 프로젝트를 종료합니다.

위 목록의 각 작업은 프로젝트 및 이해 관계자의 요구 사항에 따라 개선해야 합니다. 그러나 프로젝트를 종료하는 단계를 성공적으로 수행하려면 일반 목록을 고수하고 프로젝트마다 수정하는 것이 좋습니다.

요약

완성된 프로젝트 에는 공식적인 결론이 필요하지만 배운 교훈과 팀과 함께 성공을 축하할 시간도 필요합니다 . 목표뿐만 아니라 목표가 충족되고 고객이 결과에 만족하는지 확인하는 것이 프로젝트 관리자가 취해야 하는 가장 중요한 단계입니다. 그러나 접근 가능한 문서를 준비하고 적절한 사람들이 사용할 수 있도록 하는 것을 소홀히 할 필요는 없습니다. 지금 모든 것이 명확해 보이더라도 우리 프로젝트의 미래 운명을 결정할 수 있는 것은 후자입니다.

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저자: 니콜 맨킨

긍정적인 분위기를 조성하고 직원들에게 가치 있는 환경을 조성하는 능력이 뛰어난 HR 관리자. 그녀는 재능 있는 사람들의 잠재력을 보고 그들을 발전시키기 위해 동원하는 것을 좋아합니다.

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