프로젝트 기대치 및 충족 방법
게시 됨: 2022-01-25프로젝트를 수행하는 작업에는 무거운 책임이 있습니다. 프로젝트 관리자로 일하든 프리랜서로 일하든, 정의되고 높은 프로젝트 기대치를 충족해야 합니다. 많은 경우 적절한 의사 소통의 부족으로 인해 이러한 요구 사항이 잘못 이해되고 잘못 해석됩니다. 프로젝트를 진행하는 대신 덜 혼란스럽게 만드는 데 시간이 사용되면서 팀은 사기를 잃습니다. 프로젝트가 모든 기대치를 충족하도록 하는 방법은 무엇입니까? 오늘의 기사에서 우리는 몇 가지 지침을 제공하고자 합니다. 실제로 적용하면 프로젝트가 완벽하고 쉽게 수행될 수 있습니다.
프로젝트 기대치 – 목차:
- 프로젝트 기대치 – 종종 실망으로 이어지는 이유
- 프로젝트 기대 관리의 5가지 요소:
- 미래를 위해
프로젝트 기대치 – 종종 실망으로 이어지는 이유
귀하의 클라이언트가 귀하의 작업 결과에 만족하지 못한 것은 아마도 귀하에게 발생했을 것입니다. 당신은 왜 당신의 비전이 일치하지 않았는지, 그리고 그것이 전체 의제를 얼마나 불분명하게 만들었는지 계속 궁금해했습니다. 마침내 깨달았을 때는 너무 늦었고 때로는 더 나빠졌습니다. 전체 프로젝트가 종료되었습니다. 여전히, 당신은 정신을 차리고 있습니다. 무엇이 잘못되었습니까? 이 경우 대답은 거의 항상 의사 소통과 쌍방의 기대에 대한 적절한 표현입니다 . 다행히도 이러한 재난을 예방할 수 있는 방법이 있습니다.
기대 는 우리가 마음속에 품고 있는 어떤 것이 분명한 모양, 모양, 구조 등이 있고 우리가 상상하는 대로 일이 일어날 것이라는 강한 믿음에 불과합니다. 이러한 문제는 잘 파악하기 어려운 경우가 많으며 특히 비즈니스 관점에서 문제가 될 수 있습니다. 또한 프로젝트의 목표와 성공을 측정하는 방법을 모호하게 만듭니다.
게다가 문제는 주어진 작업에 대해 정의된 우선 순위와 시간 프레임이 부족하거나 잘못된 단계에 너무 많은 관심을 집중하는 것일 수 있습니다. 결국 우리에게 남은 것은 시간 낭비, 사기 저하, 업무 효율성 저하뿐입니다. 이러한 조직적 혼란 은 팀 내 참여 부족을 초래하지만 더 중요한 것은 고객과 귀하를 포함하여 주어진 프로젝트에 참여하는 팀 간의 심각한 신뢰 상실입니다.
프로젝트 기대 관리의 5가지 요소:
보시다시피, 기대치를 적절하게 관리하면 불필요한 많은 문제를 피하고 프로젝트를 처음부터 끝까지 클라이언트가 의도한 대로 수행하는 전체 프로세스를 이끌 수 있습니다. 프로젝트 기대 관리에는 5가지 기본 요소 가 있습니다.
- 프로젝트 기획
- 프로젝트의 구현
- 의사소통
- 커뮤니케이션 방법 (이메일, 메시지, 커뮤니케이션 도구),
- 통신 빈도,
- 특정 업무를 담당하는 특정인,
- 위험 평가 및 잠재적인 의사 소통 문제.
- 약속 미달 및 초과 제공
- 개인적인 기대
프로젝트에 관심이 있는 당사자는 주어진 사업에 대한 청사진을 작성하기 전에도 이미 만들어진 특정 비전을 가지고 있는 경우가 많습니다. 이러한 이유로 고객을 이미 초기 단계, 즉 계획에 참여 시키는 것이 좋습니다. 클라이언트 및 동료와 함께 활동 범위, 우선 순위 및 목표를 결정하고 작업 간의 관계를 식별합니다 . 명확하지 않은 것이 있으면 주저하지 말고 질문하십시오. 또한 예상치 못한 상황에 대비하여 탈출구를 마련하기 위해 위험 평가 계획 을 수립하는 것을 잊지 마십시오.
양 당사자의 기대치가 항상 일치하는 것은 아닙니다. 이 방법은 주어진 프로젝트에 대한 모든 가정을 명확히 하고 전체 팀을 더 많이 참여시킵니다.
프로젝트 계획은 중요하지만 실행만큼 중요하지는 않습니다. 그렇게 하려면 고객 및 팀과 회의를 열어 노력의 발전을 실행하고 모니터링하는 방법을 결정해야 합니다.
팀과 만날 때 모든 사람이 자신의 역할 을 이해하고 해야 할 일을 알고 있는지 확인하십시오. 역할, 작업, 그에 소요되는 시간, 의사 소통 계획 및 이정표를 설명하는 방법을 설정하십시오. 업데이트를 수행할 다음 예정된 회의뿐만 아니라 KPI 도 즉시 포함하는 것이 가장 좋습니다.
이 단계에서는 커뮤니케이션 이 중요합니다. 예를 들어 커뮤니케이션을 위한 적절한 플랫폼을 도입하여 커뮤니케이션을 관리하십시오. Firmbee는 동료와 의사 소통할 수 있는 가능성 외에도 프로젝트 관리 및 작업에 유용한 다른 많은 기능을 가지고 있는 이러한 유형의 도구 중 하나입니다. 여러 프로그램을 통합할 필요가 없고 소위 기술적인 피로가 우리를 괴롭히지 않는 몇 안 되는 프로젝트 관리 플랫폼 중 하나입니다.
보시다시피, 효과적인 워크플로에서 가장 큰 비중을 차지하는 것은 기대치를 충족시키는 데 있어 명확하게 의사 소통 할 수 있는 능력과 관련이 있습니다. 이것은 불필요한 오해를 피하고 결과적으로 시간과 동기의 손실을 피하기 위해 모든 프로젝트 단계에서 염두에 두어야 합니다.
무엇보다 모든 사람이 이해할 수 있는 간단하고 명확한 언어 를 사용하십시오. 모호함이나 의심이 없어야 합니다. 또한 빠른 피드백으로 모든 회의를 요약 하는 것이 가장 좋습니다.
다음을 포함하는 커뮤니케이션 계획 을 만들 수도 있습니다.
이는 관련된 사람들이 무엇을 기대해야 하는지 알고 최악의 시나리오라도 불쾌한 놀라움이 아니라 나중에 생각할 수 있도록 합니다. 나쁜 소식을 숨기는 것은 도움이 되지 않으며 팀의 신뢰와 참여도를 잃을 수 있습니다.
말 그대로 과소 약속은 노력의 초기에 자신의 약속을 과소평가 하는 것을 의미하고, 반대로 지나치게 전달은 전달에 대한 기대를 초과하는 것을 의미합니다 .
계획 과정 초기에 흥분에 사로잡혀 시간이 지나면서 열정이 식어버린 후에는 성취하기 어렵거나 심지어 불가능할 수도 있는 무언가를 약속하는 것은 어렵지 않습니다. 주사위를 던져서 되돌릴 수 없는 경우에는 어떻게 됩니까? 아마도 앞으로 스트레스가 있을 것입니다. 트릭은 이러한 상황이 처음부터 발생하지 않도록 하는 것입니다. 어떻게?
우리는 우리가 제공할 수 있는 것보다 약간 적게 제안해야 합니다 . 그런 식으로 클라이언트는 프로젝트가 종료되고 우리가 그의 기대치를 초과 달성했을 때 만족감을 느꼈습니다. 예상치 못한 난감한 상황이 청사진의 일부를 뜯고 있는 경우에도 클라이언트는 우리가 약속을 지킬 수 있기를 희망하면서 여전히 기쁩니다. 그럼에도 불구하고 전체 프로세스에서 침착함을 유지하려면 목표와 이정표를 가능한 한 현실적으로 세심하게 설정하여 언더 앤 오버 전략을 보정해야 합니다.
사람은 마음을 읽을 수 없습니다 . 그들은 우리가 문제를 명확하고 명확하게 설명하지 않으면 우리가 의미하는 바를 추측하거나 가정하거나 예측하지 않습니다. 그것이 우리가 마지막에 도달하는 방법이지만 결코 가장 중요하지 않은 요소인 우리의 기대를 표현하는 것입니다. 우리의 의도, 행동 및 기대가 투명하고 명확하여 동료와 잠재 고객이 우리가 수행하는 프로젝트의 전체 전망을 이해하고 상상할 수 있습니다.
미래를 위해
기대는 직업적인 측면을 포함하여 우리 삶의 필수적인 부분입니다 . 이를 사전에 관리하면 워크플로를 간소화하고 팀 참여도를 높이고 고객 만족도를 높이고 궁극적으로 개인의 성공을 거둘 수 있습니다! 프로젝트에서 작업할 때 이 점을 염두에 두고 이 몇 가지 원칙을 실행에 옮기십시오. 그러면 곧 차이점을 알게 될 것입니다.
읽기: 2021년과 2022년에 보유해야 하는 새로운 프로젝트 관리 기술은 무엇입니까?
연락을 유지하려면 Facebook 커뮤니티에 가입하세요.
저자: 캐롤라인 베커
프로젝트 관리자인 Caroline은 최고의 워크플로를 설계하고 프로세스를 최적화하기 위한 새로운 방법을 찾는 데 전문가입니다. 그녀의 조직적 기술과 시간 압박 속에서 일하는 능력은 그녀를 복잡한 프로젝트를 현실로 만드는 최고의 사람으로 만듭니다.