10가지 가장 큰 프로젝트 관리 과제와 이를 피하는 방법

게시 됨: 2021-06-30

프로젝트가 선박이라면 프로젝트 관리는 돛입니다. 프로젝트 관리는 특정 프로젝트에 지시를 제공하여 성공을 향해 나아갈 수 있도록 하는 것입니다. 그러나 프로젝트를 실행할 때 전례 없는 프로젝트 관리 문제에 직면할 수 있습니다.

Creately는 Proofhub 팀 및 최고 마케팅 책임자인 Vartika Kashyap과 함께 10가지 가장 큰 프로젝트 관리 문제와 이를 피하는 방법을 밝히기 위해 Twitter 채팅을 주최했습니다.

아래에 주어진 과제와 해결 방법에 대한 참가자의 답변을 선별한 목록이 있습니다.

도전

사일로를 해체하고 효과적이고 효율적인 프로젝트 협업 및 커뮤니케이션을 장려하는 환경 구축
프로젝트 성공을 위한 적절한 계획의 기여
프로젝트 팀이 당면한 문제를 해결하는 데 필요한 기술이 부족할 때 발생하는 프로젝트 관리 문제 처리
프로젝트 관리에서 비상 계획의 중요성
팀이 자신의 행동에 책임을 지고 할당된 역할을 정당하게 수행하는 책임감 있는 환경 조성
이해 관계자 참여 개선 및 모든 사람이 같은 페이지에 있는지 확인
프로젝트 성공을 보장하기 위해 명확한 목표와 성공 기준 설정
올바른 프로젝트 관리 소프트웨어를 얻는 것의 중요성
프로젝트 팀 협업 개선 및 신뢰 구축
프로젝트에 리소스 할당

사일로를 해체하고 효과적이고 효율적인 프로젝트 협업 및 커뮤니케이션을 장려하는 환경을 구축하는 방법은 무엇입니까?

프로젝트 팀은 사일로에서 기능할 수 없습니다. 프로젝트의 성공적인 실행은 각 팀 구성원이 작업을 수행하는 데 있어 서로 얼마나 효과적으로 협업하는지에 달려 있습니다. 이를 위해 Proofhub 팀은 팀의 모든 사람이 액세스할 수 있는 하나의 공통 포털을 통해 모든 프로젝트 관련 커뮤니케이션을 수행하는 것의 중요성을 강조했습니다.

“모든 사람을 동일한 커뮤니케이션 포털에 연결하고 모든 원자력 팀이 창의적인 제한 없이 참여할 수 있도록 하십시오. 각자 하나씩 가르쳐라!”
프루프허브

CMO Vartika Kashyap도 Proofhub의 성명을 칭찬하면서 커뮤니케이션 도구를 사용하고 부서 간 팀을 구성하는 것이 효과적이고 효율적인 프로젝트 협업을 보장할 수 있다고 말했습니다.

“다기능 팀을 구축하십시오. 사용 커뮤니케이션 도구. 보다 개방적이고 투명한 문화를 가능하게 합니다.”
바르티카 카샤프

원격 근무는 어떻습니까? 전염병으로 인해 폐쇄 및 여행 제한으로 인해 원격 근무 패턴이 급격히 증가했습니다. 회사가 원격 작업 환경에서 사일로를 제거할 때 취해야 하는 추가 단계에 대해 Kashyap에 질문을 Creately 지시했습니다.

이에 대해 Kashyap은 투명한 업무 문화의 중요성을 강조했습니다.

“투명성을 새로운 문화로 만드십시오. 의사 소통을 양방향 거리로 취급하십시오. 가상 문화 이니셔티브로 생산성/참여 구덩이에 맞서 싸우십시오.”
바르티카 카샤프

연구에 따르면 프로젝트의 약 39%가 프로젝트 계획의 부족으로 인해 실패합니다. 계획이 프로젝트 성공에 어떻게 기여합니까?

드와이트 D. 아이젠하워 전 미국 대통령은 “계획은 아무것도 아니다. 계획이 전부입니다.” 프로젝트를 수행할 때 계획은 중요합니다.

Proofhub는 적절한 프로젝트 계획의 중요성을 강조했습니다.

“프로젝트 계획은 범선의 나침반과 방향타와 유사합니다. 그것들 없이도 목적지에 도달할 수 있을지 모르지만 100년은 더 걸릴 것입니다.”
프루프허브

참가자 Nandini Sehedev는 프로젝트 계획을 갖는 것의 수많은 이점을 지적했습니다.

“프로젝트 계획은 위험 발생 및 실패율을 예방하거나 최소화하는 데 중요합니다. 프로젝트 계획은 후원자, 팀, 이해 관계자를 안내하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 관리자는 프로젝트의 까다로운 단계를 탐색합니다."
난디니 세데프

프로젝트 팀이 당면한 문제를 해결하는 데 필요한 기술이 부족할 때 발생하는 프로젝트 관리 문제를 처리하는 방법은 무엇입니까?

프로젝트를 수행할 때 전례 없는 어려움이나 문제에 직면할 수 있습니다. 이러한 상황에서 문제를 해결하는 데 필요한 기술을 갖추고 있다면 프로젝트 진행에 눈에 띄는 영향 없이 문제를 해결할 수 있습니다. 문제를 해결하는 방법을 모르는 시나리오를 상상해 보십시오. 그렇다면 앞으로의 길은?

Proofhub는 당면한 문제를 시각화하기 위한 팀 협업을 통해 다른 관점과 가능한 해결 방법을 얻을 수 있다고 강조했습니다.

“팀을 모아서 이야기하게 하고, 그들의 말을 듣고 무엇이 잘못되었는지 시각화하도록 도우십시오. 대부분의 팀은 문제를 해결할 수 있지만 문제를 해결하는 데 느립니다. 당신이 그들의 안내등이 되면 그들은 터널의 끝을 찾을 것입니다.”
프루프허브

Creately와 같은 시각적 작업 공간은 단계를 추적하고 프로세스를 재평가하는 데 효과적일 수 있습니다. 예를 들어 원인 및 결과 다이어그램을 사용하여 문제의 근본 원인을 파악하고 마인드 맵을 사용하여 솔루션을 브레인스토밍할 수 있습니다.

원인 및 결과 다이어그램 - 프로젝트 관리 과제 — 원인 및 결과 다이어그램(이미지를 클릭하여 온라인으로 편집)

기술 격차를 해소하는 방법? 공개적으로 의사 소통하고 팀 구성원이 참여 학습 경험에 참여할 수 있는 환경을 만듭니다.

“기술 격차를 성공적으로 줄이려면 열린 의사 소통이 필수적입니다. 또한 매력적인 학습 경험을 만들 수 있으며 학습 프로그램을 수행하는 것만으로는 충분하지 않으며 전략이 효과적인지 여부를 평가할 수 있습니다.”
프루프허브

프로젝트 관리에서 비상 계획이 얼마나 중요합니까?

순조로운 항해는 언제든지 폭풍우로 바뀔 수 있습니다. 그것을 견딜 수 있는 능력으로 무장하지 않으면 전체 임무가 중단될 수 있습니다. 비상 계획은 예상치 못한 상황에 성공적으로 대처할 수 있도록 준비할 수 있습니다.

“그들은 종종 플랜 A에 플랜 B가 필요하지 않다고 말합니다. 그러나 실제로는 만일을 대비하여 플랜 C, D, E, F가 필요합니다. 비상 사태는 내일 당신을 미치게 할 잠재력을 지닌 문제에 대해 오늘 걱정하는 것입니다.”
프루프허브

비즈니스 비상 계획 - 프로젝트 관리 과제 — 비즈니스 비상 계획(온라인으로 편집하려면 이미지를 클릭하십시오)

팀이 자신의 행동에 대해 책임을 지고 할당된 역할을 적절하게 수행하는 책임감 있는 환경을 어떻게 만들 수 있습니까?

프로젝트 관리의 책임성을 보장하는 첫 번째 단계는 프로젝트 목표를 명확하게 식별하고 그에 따라 팀 구성원에게 책임을 할당하는 것입니다. 그러나 책임과 책임 사이에는 차이가 있다는 점에 유의하는 것이 중요합니다.

예를 들어, 특정 작업에 할당된 개인은 책임 있는 팀 구성원이 될 수 있습니다. 책임은 공유할 수 있습니다. 책임 있는 팀 구성원은 작업의 궁극적인 의사 결정자입니다.

Kashyap은 직무를 수행하는 데 필요한 기술과 자원을 가진 사람들에게 권한을 부여하면 책임감을 가질 수 있다고 믿습니다.

"당신의 목표는 직원들에게 직무를 수행하는 데 필요한 기술과 자원을 제공하고, 그들이 자신의 결정과 행동에 대해 쉽게 책임을 질 수 있는 환경을 만드는 것이어야 합니다."
바르티카 카샤프

한편, Proofhub는 프로젝트의 기대치와 각 개인의 책임의 결과에 대한 명확한 이해가 책임감 있는 환경을 조성할 것이라고 강조했습니다.

“책임은 기대치가 명확하고 결과가 더 명확할 때 가장 잘 이해됩니다. 목표물, 다트, 치는 방법, 빗나가면 어떻게 되는지 등 전체 게임 세트를 보여주십시오.”
프루프허브

Creately는 “팀원들이 책임을 다하지 못하면 어떻게 됩니까?”라는 질문을 던졌습니다. 이에 대해 프루프허브는 첫 번째 단계는 개인과 대화하고 결과적으로 행동 방향을 어떻게 바꿔야 하는지에 대한 피드백을 제공하는 것이라고 말했다.

“첫 번째 단계는 관련 개인과 대화하는 것입니다. 그런 다음 피드백을 제공하여 개인이 변경해야 할 사항을 알 수 있도록 합니다. 토론에서 배운 내용은 다음에 취하는 행동에 대한 맥락을 제공합니다.”

프루프허브

잘못 정의된 목표와 목표는 프로젝트를 망칠 수 있습니다. 프로젝트 성공을 보장하기 위해 명확한 목표와 성공 기준을 설정하는 방법은 무엇입니까?

항상 SMART 목표를 설정해야 합니다. 다음 단계는 프로젝트 기간 내에서 이러한 목표를 달성하기 위한 명확한 실행 계획을 전략화하는 것입니다. 그러한 실행 계획을 세우면 각 작업에 대한 기한과 함께 누가 무엇을 담당하는지 명확하게 이해할 수 있습니다.

실행 계획 템플릿 - 프로젝트 관리 과제 — 실행 계획 템플릿(이미지를 클릭하여 온라인으로 편집)

“명확한 목표는 고객, 관리자, 직원 모두가 동의할 수 있는 것입니다. 핵심은 목표 설정 회의에서 누구도 앞서지 못하게 하는 것입니다.”
프루프허브

Sehdev는 목표를 설정하는 것이 그 목표를 달성하기 위한 목표를 정의하는 것으로 이어진다고 반복했습니다. 이것은 프로젝트 전체를 안내하는 등불이 될 것입니다.

“목표를 설정하는 것은 제안을 개발하고 목표를 달성하는 데 도움이 될 목표를 정의하는 경향이 있습니다. 목표를 알면 프로젝트 계획을 위해 어떻게, 왜, 무엇을 해야 하는지에 대한 목표를 정의할 수 있습니다."
난디니 세데프

한편 Kashyap은 계획, 통제, 모니터링을 적절히 조합하여 일정과 예산 내에서 프로젝트를 완료할 수 있는 방법을 결정할 수 있다고 강조했습니다.

"계획, 통제 및 모니터링의 올바른 조합은 프로젝트 관리자가 정시에, 예산에, 고품질 결과로 프로젝트를 완료하는 방법에 차이를 만들 수 있습니다."
바르티카 카샤프

올바른 프로젝트 관리 소프트웨어를 얻는 것이 얼마나 중요합니까?

올바른 프로젝트 관리 소프트웨어는 다기능 팀의 생산성과 효율성을 향상시킬 수 있습니다. 의사 소통을 더 빠르고 쉽게 만들고 의사 결정 과정을 지원합니다.

이를 위해 프루프허브는 프로젝트 수행에 있어 가장 중요한 결정 중 하나라고 강조했다.

“지금까지 가장 중요한 결정 중 하나입니다. 대부분의 팀은 적절한 프로젝트 관리 도구를 사용하여 얼마나 개선할 수 있는지 깨닫기에는 너무 늦었습니다. 85,000명 이상의 사용자가 동의할 것입니다!”
프루프허브

프로젝트 관리 도구를 구입할 때 고려해야 할 주요 요소는 무엇입니까? 팀에서 설정한 프로젝트의 요구 사항 및 목표를 분석하면 가장 적합한 프로젝트 관리 소프트웨어를 결정하는 데 도움이 됩니다.

"문제를 파악하여 요구 사항을 더 잘 요약하고 도구가 도구를 평가하는 데 도움이 되는 방법을 이해하고 기준을 정의할 수 있습니다."
프루프허브

프로젝트 팀 협업을 개선하고 신뢰를 구축하는 방법은 무엇입니까?

커뮤니케이션은 프로젝트 협업을 개선하고 신뢰를 구축하는 데 중요합니다. 팀원들이 지식을 공유하고 함께 어려움을 극복할 수 있는 환경을 만드는 것이 중요합니다.

“지식을 자유롭게 공유하십시오. 서로에게서 배우십시오. 워크로드를 유연하게 전환하여 예상치 못한 병목 현상을 해소하고, 서로가 작업을 완료하고 기한을 준수하도록 돕고, 리소스를 공유하십시오.”
바르티카 카샤프

Proofhub 역시 모든 사람이 자신의 아이디어를 공유할 수 있기 때문에 더 나은 의사 소통이 더 나은 협업으로 이어질 것이라고 강조했습니다.

“협업은 대화의 전부이며 팀원들이 자신을 표현할 수 있도록 격려하십시오. 관리자는 새로운 아이디어를 장려하고 모든 사람이 자유롭게 표현할 수 있도록 해야 합니다. 더 나은 협업이 이어질 것입니다.”
프루프허브

Creately와 같은 도구를 사용하면 원격으로 작업하는 경우에도 실시간으로 더 나은 공동 작업을 수행할 수 있습니다. 이러한 도구는 원활한 부서 간 협업을 보장합니다.

신뢰를 구축하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 쇄빙선 기술이 있습니까?

"투명성, 팀에 신뢰 제공, 커뮤니케이션 및 피드백 요청 및 커뮤니케이션 및 피드백에 응답"
프루프허브

프로젝트에 자원을 할당할 때 어떤 요소를 고려해야 합니까?

효과적인 자원 할당은 희소한 자원을 가능한 가장 적절하고 경제적인 방법으로 할당하는 것을 목표로 합니다. 이 책임은 종종 각 자원이 적절하게 할당되고 설명되도록 하는 프로젝트 관리자에게 있습니다.

자원의 희소성을 더욱 강조하면서 Kashyap은 프로젝트 관리가 더 적은 비용으로 더 많은 것을 성취하는 것이라고 언급했습니다.

“프로젝트 관리에서 리소스 할당은 더 적은 비용으로 더 많은 것을 달성하는 것입니다. 프로젝트 범위 분석 리소스 식별 클라이언트 변경에 대한 백업 계획 보유 프로젝트를 더 작은 작업으로 분할"
바르티카 카샤프

반면에 Proofhub는 프로젝트 관리를 보다 효율적으로 만들기 위해 프로젝트 관리 도구를 갖는 것이 중요하다고 강조했습니다.

" 소스 가용성 프로젝트 기술 요구 사항 프로젝트 목표 현재 진행 중인 작업 프로젝트 로드 이 모든 것이 필요하지만 스마트 프로젝트 관리 도구를 사용하면 이러한 문제를 덜 걱정할 수 있습니다.”
프루프허브

프로젝트를 관리할 때 예상치 못한 문제와 장벽에 직면하게 됩니다. 중요한 것은 그러한 도전을 극복하고 프로젝트를 성공적으로 완료할 수 있는 올바른 기량과 도구를 갖추고 있다는 것입니다.