프로젝트 계획을 위한 시각적 가이드
게시 됨: 2018-10-12일부 프로젝트는 관리하기 쉬운 반면 다른 프로젝트에는 많은 노력이 필요합니다. 두 경우 모두 적절한 프로젝트 계획을 세우면 완벽하게 완료할 수 있습니다.
발생해야 하는 모든 것과 특정 기간 내에 완료하는 방법에 대한 명확한 시각이 있다면 프로젝트 실패 가능성을 완전히 제거하지는 않더라도 최소화할 수 있습니다.
이 게시물에서는 견고한 프로젝트 계획을 작성하고 성공적으로 실행하는 데 사용할 수 있는 프로젝트 계획 기술 목록을 작성했습니다. 우리는 계획 프로세스, 자원 계획, 지식 관리, 프로세스 매핑, 의사 결정 및 위험 관리와 같은 프로젝트 계획의 다양한 영역을 살펴볼 것입니다.
계획 프로세스
프로젝트 계획의 첫 번째 단계에서 목표를 설정하고 프로젝트 계획 개요를 만들고 예산 요구 사항을 분석해야 합니다. 아래의 프로젝트 계획 기술을 사용하여 이러한 작업을 신속하게 완료할 수 있습니다.
스마트 목표
SMART는 프로젝트의 목표와 목표를 설정하는 기준입니다. SMART에 따르면 프로젝트 목표는 구체적이고 측정 가능하며 달성 가능하고 관련성 있고 시간 제한적이어야 합니다.
SMART 목표 기준
프로젝트 계획에서 SMART 기준을 적절하게 사용하는 방법을 알아보려면 프로젝트 계획 프로세스를 간소화하기 위한 SMART 가이드를 확인하십시오.
작업 분할 구조
작업 분석 구조(WBS)는 프로젝트가 계층 구조로 제공할 결과를 시각화하는 데 사용되는 프로젝트 관리 도구입니다. 프로젝트 관리자가 복잡한 프로젝트 활동을 간단하고 관리 가능한 작업으로 분해하는 데 도움이 됩니다.
사용 방법
1단계 : WBS를 만드는 첫 번째 단계는 프로젝트의 범위를 이해하는 것입니다. 즉, 프로젝트 목표, 결과물, 작업, 마감일 등을 식별해야 합니다.
2단계: 주요 결과물을 식별합니다. 이러한 주요 결과물은 프로젝트의 성공에 필수적인 것이며 작업 분류 구조의 레벨 2에 나타나야 합니다.
3단계: WBS의 가장 낮은 수준에서 작업 패키지 또는 프로젝트 인도물을 식별합니다. 프로젝트 팀과 이해 관계자를 모아 주요 결과물을 완료하는 데 필요한 모든 작업을 파악하십시오.
4단계: 차트에 있는 요소(작업 패키지)의 정의와 범위가 포함된 WBS 사전을 만듭니다.
작업분류체계 예(템플릿을 클릭하여 온라인으로 편집)
작업 우선 순위 매트릭스
작업 우선 순위 매트릭스는 시간과 리소스를 최대한 활용하기 위해 우선 순위를 지정할 활동과 피해야 할 활동을 결정하는 데 사용되는 프로젝트 계획 도구입니다. 더 나은 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.
사용 방법
작업 우선 순위 매트릭스에서 활동의 노력은 x축에 표시되어야 하고 활동의 영향은 y축에 표시되어야 합니다. 작업 우선 순위 매트릭스는 4가지 가능성을 만듭니다.
- 빠른 성공/긴급 – 영향력이 크고 완료하는 데 적은 노력이 필요한 활동입니다. 가능한 한 이러한 종류의 프로젝트에 집중하는 것이 좋습니다.
- 주요 프로젝트/긴급하지 않음 – 영향력이 크고 노력이 많이 필요한 프로젝트/활동입니다. 이러한 프로젝트가 빠른 성공을 가리게 해서는 안 되지만 실행하기 전에 계획을 잘 세워야 합니다.
- Fill-ins/Delegate – 영향력이 적고 노력이 적은 우선순위가 낮은 프로젝트입니다. 빠른 성공과 주요 프로젝트 사이에 시간이 있을 때 작업할 수 있습니다. 또는 다른 팀에 위임할 수 있습니다.
- 하드 슬로그/ 연기 또는 무시 - 영향은 적지만 많은 노력이 필요한 작업입니다. 수행하지 않는 것이 좋습니다. 피할 수 없는 경우 효율적으로 완료할 수 있는 전문가의 도움을 받으세요.
Action Priority Matrix(템플릿을 클릭하여 온라인으로 편집)
비용 분석 구조
비용 분석 구조(WBS 기반)는 프로젝트의 여러 부분에 비용을 할당하는 데 사용되는 프로젝트 계획 기술 중 하나입니다(작업 분석 구조의 가장 낮은 수준에 있는 활동에). 실제 비용과 예산을 비교하는 데 사용됩니다.
사용 방법
1단계: 작업 분류 구조에서 모든 작업 패키지가 서로 분리되고 정의 가능한 작업을 나타내는지 확인합니다. 그리고 각 작업 패키지에 시작 날짜와 종료 날짜를 지정합니다.
2단계: 식별한 각 작업 패키지에 특정 예산 금액을 제공합니다. 이에 대한 책임 있는 예산 소유자도 지정했는지 확인하십시오.
3단계: 비용을 조사하고 작업 분류 구조의 각 수준에서 프로젝트 비용이 얼마인지 결정합니다.
비용 분석 구조(템플릿을 클릭하여 온라인으로 편집)
이정표 추세 분석
마일스톤 추세 분석은 프로젝트의 마일스톤을 추적하기 위한 프로젝트 계획 기술입니다. 프로젝트 이정표와 관련된 작업이 일정보다 앞섰는지 뒤처졌는지 식별하는 데 도움이 됩니다.
사용 방법
1단계: 프로젝트 일정을 참조하고 프로젝트의 이정표를 정의합니다. 이정표 추세 분석 차트에서 혼란스러워 보이지 않도록 이정표가 많지 않은 것이 좋습니다.
2단계: MTA 차트에서 y축은 프로젝트 기간을 나타내고 x축은 보고서 기간을 나타냅니다. 특정 색상 또는 특정 마커 모양의 특정 선을 사용하여 차트의 이정표를 상징할 수 있습니다. 각 보고 기간이 끝날 때 차트에 이정표를 추가합니다.
3단계: MTA 차트를 참조하여 프로젝트의 이정표 추세를 식별합니다.
마일스톤 추세 분석이 어떻게 작동하는지 자세히 알아보려면 이 게시물을 참조하십시오.
이정표 추세 분석(템플릿을 클릭하여 온라인으로 편집)
자원 계획
프로젝트를 보다 효과적으로 실행하려면 리소스를 적절하게 할당해야 합니다. 리소스 계획 단계에서는 프로젝트 작업에 필요한 리소스 유형을 기록하고 각 작업의 기간을 결정해야 합니다.
간트 차트
Gantt 차트는 작업을 예약하고 모니터링하는 데 사용되는 프로젝트 계획 도구 및 기술입니다. 또한 프로젝트의 여러 단계에서 비용과 지출을 전달하는 데 사용할 수 있습니다.
사용 방법
1단계: 프로젝트를 개별 작업으로 나누고 Gantt 차트의 행을 할당합니다.
2단계: 각 작업에는 타임라인이 있으며 필요에 따라 색상을 지정할 수 있습니다. 타임라인을 오버레이하는 것은 진행 라인이며 이를 사용하여 작업에 대해 얼마나 많은 작업이 수행되었는지 표시합니다.
프로젝트 계획에서 Gantt 차트를 사용하는 방법에 대해 자세히 알아보려면 Gantt 차트를 사용하여 보스처럼 프로젝트를 계획하는 방법을 참조하십시오.
높은 수준의 프로젝트 계획을 위한 Gantt 차트(템플릿을 클릭하여 온라인으로 편집)
더 많은 간트 차트 템플릿
조직도
조직도는 프로젝트 팀의 역할과 책임을 시각화하는 데 사용할 수 있는 프로젝트 계획 기술입니다. 이를 사용하면 계층 구조와 보고 구조를 강조 표시할 수 있을 뿐만 아니라 개인에게 작업을 할당할 때 실제로 사용할 수도 있습니다.
사용 방법
1단계: 사용 가능한 리소스를 검토하고 작업과 연결합니다.
2단계: 프로젝트 팀의 계층 구조/보고 구조를 이해합니다.
3단계: 아래와 같은 조직도 템플릿을 사용하여 각 개인에게 차트의 위치를 지정할 수 있습니다. 조직도에 역할 및 책임, 가용성 등과 같은 필요한 정보를 추가할 수 있습니다. 이를 참조하여 각각의 개별 관련 작업을 할당할 수 있습니다.
프로젝트 관리 조직도(템플릿을 클릭하여 온라인으로 편집)
더 많은 조직도 템플릿
지식 관리
프로젝트에서 작업할 때 팀은 작업의 일부 영역을 완료하기 위해 자습서, 회의록, 프로세스 문서 등과 같은 다양한 리소스를 참조해야 합니다. 모든 정보에 액세스할 수 있는 데이터베이스와 같은 단일 장소가 있다면 많은 시간을 절약할 수 있습니다.
지식 지도/마인드 지도
마인드맵은 정보를 조직화하는 데 사용되는 도구입니다. 프로젝트 팀은 브레인스토밍 세션 중에 마인드 맵을 사용하여 아이디어의 자유로운 흐름을 포착하고 이해하기 쉬운 방식으로 구성합니다. 필요한 정보를 저장하는 지식 지도로도 사용할 수 있습니다.
사용 방법
1단계: 팀이 참조하고 분류하는 데 필요한 리소스를 수집합니다. 예: 웹사이트 구축 프로젝트에서 웹사이트 계획에 대한 블로그 게시물, 비디오, 인포그래픽은 웹사이트 계획 자습서로 분류될 수 있습니다.
2단계: Creately를 사용하여 관련 링크를 추가할 수 있습니다. 모양을 클릭하고 속성 에 액세스 한 다음 URL 또는 다이어그램에 링크 아래에 링크를 추가하기만 하면 됩니다.
3단계: 웹 페이지에 다이어그램을 포함하는 경우 Creately Viewer를 사용하여 대화형 다이어그램으로 게시합니다.
프로젝트 리소스 마인드맵
프로세스 매핑
특정 작업을 단계별로 실행하는 방법을 명확히 했다면 프로세스에 익숙하든 익숙하지 않든 누구나 어렵지 않게 수행할 수 있을 것입니다. 여기에서 프로세스 매핑이 시작됩니다.
프로세스 맵
프로세스 맵은 작업 활동의 단계와 이를 담당하는 사람을 시각화하는 데 사용되는 도구입니다.
프로세스 맵이 무엇인지, 프로세스 맵 기호, 프로세스 맵 유형 및 프로세스 맵을 그리는 방법을 배우려면 프로세스 매핑에 대한 쉬운 가이드를 참조하십시오.
프로젝트 관리 프로세스 맵 템플릿(템플릿을 클릭하여 온라인으로 편집)
PERT 차트
PERT는 프로젝트 평가 검토 기술의 약자입니다. 프로세스를 처음부터 끝까지 매핑하는 데 도움이 됩니다.
PERT 차트는 팀이 즉시 해결할 수 있는 프로젝트의 '병목 현상'을 신속하게 식별하는 데 도움이 됩니다. 이는 문제가 발생할 때까지 기다리지 않고 장기적으로 많은 시간을 절약하는 데 도움이 됩니다.
이 PERT 차트에 대한 자세한 가이드에서는 이 프로젝트 계획 기술을 사용하는 방법과 이를 사용하여 얻을 수 있는 이점에 대해 설명했습니다.
프로젝트 계획을 위한 PERT 차트 (온라인으로 편집하려면 다이어그램을 클릭하십시오)
더 많은 PERT 차트 템플릿
브레인스토밍/의사결정
브레인스토밍 및 의사 결정 세션은 프로젝트 계획 프로세스와 프로젝트 전반에 걸쳐 많은 시간이 소요되는 경향이 있습니다. 브레인스토밍은 창의적인 아이디어를 내기 위해 필요하지만 결정을 내리고 문제를 해결할 때 없어서는 안될 기술입니다.
친화도 다이어그램
선호도 다이어그램은 서로 관련성을 기반으로 특정 주제 또는 범주에 따라 많은 아이디어/데이터/의견을 그룹화하는 데 사용됩니다. 브레인스토밍 세션에서 생성된 아이디어를 논리적인 방식으로 정렬하는 데 사용할 수 있습니다.
사용 방법
1단계: 브레인스토밍 세션을 위해 유능한 팀을 모으십시오.
2단계: 세션 중에 공유된 모든 아이디어/의견을 기록합니다.
3단계: 유사성에 따라 아이디어 분류
4단계: 그룹화하고 각 그룹에 식별을 위한 이름 지정
어피니티 다이어그램 템플릿 (온라인으로 편집하려면 다이어그램을 클릭하십시오)
PICK 차트
PICK 차트는 브레인스토밍 세션 후에 아이디어를 구성하는 데 사용할 수 있는 또 다른 프로젝트 계획 기술입니다. 어떤 아이디어가 구현하기 쉽고 어떤 아이디어가 높은 수익을 내고 있는지, 즉 어떤 아이디어가 가장 유용한지 식별하는 데 도움이 됩니다.
사용 방법
PICK 차트에 따르면 다음과 같이 아이디어에 레이블을 지정할 수 있습니다.
- 가능: 구현하기 쉽지만 수익이 낮은 아이디어입니다.
- 구현: 차트의 이 섹션에 있는 아이디어는 구현하기 쉽고 수익이 높습니다.
- 도전 과제: 여기에서 아이디어는 구현하기가 더 어렵고 결과는 결정하기 어렵습니다.
- 죽이기: 이러한 아이디어는 구현하기 어렵고 보수가 낮습니다.
브레인스토밍된 아이디어를 매트릭스에 배치하면 먼저 작업해야 하는 아이디어와 피해야 하는 아이디어가 더 명확해집니다.
프로젝트 계획을 위한 차트 선택(템플릿을 클릭하여 온라인으로 편집)
의사결정나무
여러 가지 조치 과정이 제시되면 의사 결정 트리를 사용하여 해당 옵션을 선택하는 다양한 결과를 분석할 수 있습니다.
사용 방법
1단계: 결정을 식별 및 정의하고 다이어그램의 시작 부분에 배치
2단계: 의사 결정 트리의 다음 수준 모양에 연결된 선에 가능한 솔루션을 적습니다.
3단계: 이 솔루션의 결과를 선에 연결된 모양에 넣습니다. 타원을 사용하여 확실한 결과를 나타낼 수 있습니다. 그리고 결과가 새로운 결정으로 이어진다면 그것을 직사각형에 놓으십시오.
4단계: 의사 결정자 팀을 모으고 분석을 검토하여 최종 선택
의사 결정 트리 다이어그램 템플릿 (온라인으로 편집하려면 다이어그램을 클릭하십시오)
더 많은 의사 결정 트리 예
위기 관리
위험은 프로젝트에서 피할 수 없는 요소이며 목표에 미칠 수 있는 영향을 최소화하는 가장 좋은 방법은 미리 대비하는 것입니다. 사전에 위험을 식별하고 분석함으로써 프로젝트 결과에 영향을 미칠 수 있는 부정적인 결과를 피할 수 있습니다.
시각적 위험 관리 기술의 궁극적인 목록에서 위험을 식별, 평가 및 제어하는 데 사용할 수 있는 11가지 효과적인 위험 관리 기술을 다뤘습니다.
프로젝트 계획 기술 목록 확장
여기에서는 프로젝트 계획 기술로 사용할 수 있는 유용한 시각적 기술을 다루었습니다. 그들은 사용하기 쉬울 뿐만 아니라 프로젝트 계획, 의사 결정, 문제 해결, 지식 관리 등에 있어서 효과적입니다.
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