중소기업이 종이 없는 기업으로 전환되는 10가지 이상의 이유

오늘날 대부분의 디지털 세계에서 여러 기업이 다양한 이유로 종이 없는 사무실로 전환하고 있습니다. 이와 유사하게, 스위치를 생성하기 전에 반드시 고려해야 하는 페이퍼리스 방식의 몇 가지 단점이 있습니다.

종이를 없애는 것의 중역과 단점을 비교하여 이것이 귀하의 비즈니스에 필요한 올바른 경로인지 확인할 수 있습니다.

One Run은 어떤 종류의 비즈니스를 수행합니까?

종이 없는 방식으로 전환할지 여부를 결정할 때 고려해야 할 첫 번째 문제는 운영하는 비즈니스의 종류입니다. 종이 기록을 줄이거나 없애면 막대한 이익을 얻을 수 있는 일부 산업(예: 회계 또는 보험)이 있습니다.

예를 들어, 의료 사업은 공급자가 환자의 전체 건강 기록을 간단히 확인하고 필요한 경우 대체 의료 기관과 공유할 수 있도록 허용하기 때문에 전자 건강 기록과 같은 건강 정보 관리 기술의 광범위한 구현의 이점을 확인하기 시작했습니다.

그러나 관련 전자 상거래 비즈니스를 운영하고 발송물에 송장을 통합하려는 경우 종이를 사용하지 않는 것이 편리하거나 현실적이지 않을 수 있습니다.

종이를 사용하지 않고 분위기를 돕습니다.

물론 수많은 기업이 종이 없는 작업으로 전환하는 가장 큰 이유 중 하나는 자산입니다. 종이는 매립지에서 발견 되는 폐기물의 최대 25분의 1을 차지하고 다량의 온실 가스를 배출하기 때문에 오처리 종이보다 훨씬 더 환경 친화적입니다.

우리는 일종의 순환 경제의 속성 변경으로 이동하는 경향이 있기 때문에 이러한 변경은 대기에 엄청난 도움이 될 것입니다.

종이는 인쇄로 인한 유일한 환경적 위험이 아닙니다. 잉크 자체에는 저지대에서 중단되어 토양으로 유입될 경우 대기에 위험을 초래할 수 있는 화학 물질과 중요한 금속이 포함되어 있습니다. 잉크 생산에는 대기에 부담을 주는 화석 연료의 사용이 동시에 필요합니다.

사용한다고 해도 100% 깨끗한 것은 아닙니다. 종이를 사용하기 위해서는 에너지와 연료가 필요합니다. 모든 종이가 재활용되는 것은 아니므로 일부는 관계없이 저지대에서 자신을 찾을 수 있습니다.

저렴하고 편리한

종이를 사용하지 않는 것은 환경 친화적일 뿐만 아니라 오랜 시간 동안 합리적이고 편리합니다. 처음에는 대체 항목을 만들고 필요한 정보가 디지털 방식으로 존재하도록 보장하는 것이 느리고 실망스러운 방법이 될 것이지만 시간이 지남에 따라 추가로 편리해집니다.

이것은 당신이 국제적으로 사업을 소싱하거나 확장하려고 하는 80명의 기업 임원과 같다면 매우 사실일 수 있습니다.

그 모든 서류를 관리하고 정리하는 것을 상상해보세요! 또는 문서를 앞뒤로 우편으로 보내지 않아도 되므로 현금을 얼마나 절약할 수 있는지 생각해 보십시오. 2018년에 가격을 낮추고 효능을 높이려는 모든 비즈니스는 전환을 만드는 것을 고려해야 합니다.

종이를 사용하지 않는다는 것은 추가 작업이 자동으로 수행되고 정보가 저장되며 업데이트가 빠르게 생성된다는 것을 의미합니다.

보안 위험, 화재 위험

물론, 절제 종이의 단점은 아닙니다. 사이버 공격 및 지식 유출이 증가하고 있으며, 해커보다 한 발 앞서는 것은 번거로울 것입니다. 대부분의 컨설턴트는 모든 침해를 막는 것이 불가능하다는 데 동의합니다. 가장 간단한 비즈니스는 보안 조치를 적용하고 지식 침해의 경우에 대비하여 제어 설정을 하는 것입니다.

고객의 지식이 훼손되면 비즈니스 중에 신속하게 종교를 잃을 것입니다. 또는 더 나쁜 것은 정보가 완전히 삭제되어 기존 작업을 방해할 수 있다는 것입니다.

대부분의 미국인은 주요 조직에 대한 사이버 공격, 골프 샷 마스터 카드 정보 및 위험에 처한 사회 보험 번호의 희생자입니다.

물리적 지식의 손실 가능성은 디지털 지식에 미치지 못하지만 물리적 문서는 도난, 화재 또는 대안적 손상의 위험에 처할 수 있습니다.

종이를 사용하지 않는 이유

1) 온라인 뱅킹

웹 당좌 예금 계좌를 설정하면 비즈니스에서 종이를 축소하고 시간을 절약하며 추가로 편리하게 현금 관리를 구축할 수 있습니다. 대부분의 온라인 뱅킹은 모바일 친화적이므로 원하는 시간에 거래를 할 수 있습니다.

온라인 뱅킹은 물리적 위치의 제한 없이 청구서를 지불하고 자금을 이체하고 계좌 잔고에 대해 생각할 수 있는 자유를 제공합니다. 계정에 24시간 액세스할 수 있으며 손으로 작성해야 하는 긴 줄이나 양식이 없습니다. 간단하게 몇 번만 클릭하면 끝입니다.

기업 재정과 개인 재정을 분리하면 비즈니스 거래를 조직하고 세금을 신고하기가 더 쉬워집니다. 업무용으로 별도의 당좌 예금 계좌를 개설하고 업무 거래용으로만 계좌를 사용하십시오.

2) 책을 꾸러미와 함께 보관하십시오.

작은 사업주로서 당신은 아마도 당신의 책을 보관하는 개인 팀이 없을 것입니다. 하지만 그렇다고 해서 기록 관리가 어깨에 엄청난 부담이 되어야 한다는 의미는 아닙니다. 온라인 회계 패키지를 사용하여 회계 프로세스의 윤곽을 잡고 종이를 축소하십시오.

손으로 현금을 추적하면 귀하가 인식할 수 있는 것보다 비즈니스에 추가 비용이 추가됩니다. 느린 것이 효과적입니다. 매주 항목을 기록하는 데 시간을 지불하면 수익을 창출하는 데 소요되는 보류 상태가 됩니다.

종이 회계 기록을 작성하고 저장하는 데 드는 비용은 동시에 귀하의 수첩에 부담을 줍니다. 그리고, 서면 기록은 추가 로 오류가 발생할 수 있습니다. 실수는 동료에게 재정에 대한 부정확한 이미지를 제공하고 건강에 해로운 비즈니스 선택을 유발할 수 있습니다. 부정확한 세금 신고는 세금 시즌 내내 당국의 벌금과 부과금에 취약하게 만듭니다.

종이 없는 회계 프로그램으로 추가 가격을 피하십시오. 이 패키지는 빠르고 수치를 계산합니다. 정보는 클라우드 내에 유지되므로 네트워크에 연결된 모든 장치에서 정보에 액세스할 수 있습니다.

3) 디지털 협업 도구 사용

의사 소통은 강력한 인력의 매우 중요한 측면입니다. 직원이 하루 종일 협업하면 비즈니스는 기름칠이 잘 된 기계처럼 작동합니다. 디지털 협업 도구를 사용하여 종이를 낭비하지 않으면서 대화를 계속하십시오.

많은 온라인 도구를 사용하여 문서, 폴더 및 제공을 공유할 수 있습니다. 작업 관리 및 화상 채팅 응용 프로그램을 함께 사용할 수 있습니다. 종이 파일을 교환하는 대신 직원이 클라우드 내에서 협업하도록 하십시오.

4) 디지털 사본 스캔

귀하의 비즈니스에 대한 기록을 남기고 싶은 질문은 거의 없습니다. 회계 항목, 계약, 청구서 - 목록은 계속됩니다. 저장하는 고갈 사본의 양을 줄이는 것은 문서를 확인하는 기술입니다.

지리적 지점 내에서 학대 종이를 줄이려면 디지털 사본을 스캔하십시오. 문서를 제품으로 가져오거나 PC에 파일로 저장할 수 있습니다. 클라우드 내에 비즈니스 문서를 저장하는 것을 고려하십시오. 그렇게 하면 PC가 충돌하더라도 양식이 손실되지 않습니다.

5) 손끝에서 모든 것에 액세스

"내 인보이스 마감일은 언제인가요?" 당신의 클라이언트는 묻습니다. 구겨진 문서로 가득 찬 신발 상자를 통해 해결책을 찾고 싶다면 종이 없는 파일 시스템을 사용해야 할 때입니다.

페이퍼리스 비즈니스 시스템을 사용하면 문서를 찾기 위해 산더미 같은 일을 해야 하는 번거로움이 없습니다. 클라우드 기반 파일 시스템을 사용하는 경우 온라인 연결이 있는 모든 장치에서 지식에 액세스할 수 있습니다. 예를 들어 온라인 회계 패키지를 활용하면 원하는 장소에서 원하는 시간에 장부를 업데이트할 수 있습니다.

페이퍼리스 시스템은 클라이언트 정보를 더 빠르고 추가로 액세스할 수 있도록 구축합니다. 또한 프로모션을 우편으로 보내는 대신 고객에게 맞춤형 이메일 캠페인을 보낼 수 있습니다.

온라인 뱅킹을 할 때는 은행 영업시간에 제한을 받지 않습니다. 계정에 연중무휴 24시간 액세스할 수 있으므로 원하는 시간에 계정 잔액을 확인하고 청구서를 지불할 수 있습니다. 이렇게 하면 자금을 확인하려는 모든 경우에 결정을 내리지 않아도 되므로 시간을 절약할 수 있습니다.

6) 직원 간의 이동 정보.

직원들 간의 정보 공유는 비즈니스 번영의 핵심 요소일 수 있습니다. 그러나 모든 것이 메모장에 낙서되면 정보를 전송하는 것이 번거로울 것입니다.

디지털 협업 도구를 사용하면 작업장 내에서 종이를 줄일 수 있을 뿐만 아니라 정보를 공유하고 정보에 흐름을 더 쉽게 만들 수 있습니다. 이것은 협력을 개선하고 혁신을 장려하며 정보 표시를 예방할 수 있습니다.

온라인 도구를 사용하면 직원이 문서, 폴더를 공유할 수 있으며 이와 관련된 학대는 경제적인 시스템입니다. 직원은 동료가 종이 파일을 손에 넣기를 기대하기 보다는 클라우드 내에서 협업할 것입니다.

7) 클라이언트 지불을 더 빨리 받기

고객에게 신용을 제공하는 경우 어떤 목적으로든 고객에게 송장을 보내야 하는 것을 목표로 삼고 있습니다. 인과관계가 있는 종이 송장 대신 전자 송장으로 전환할 수 있으므로 종이, 봉투 및 우편 요금에 대한 현금을 절약할 수 있습니다. 제공의 가격 절감 외에 동시에 지불을 신속하게 처리할 수 있는 가능성이 있습니다.

관련 이메일 인보이스 를 보내면 고객이 지금 바로 받을 수 있으며 비용을 지불하기 전에 속도가 빨라질 수 있습니다. 인보이스를 생성하고 추적할 수 있는 패키지를 사용하는 경우 승인되면 지불에 대한 후속 요청을 유발하여 미납 ​​인보이스를 추가로 신속하게 처리할 수 있습니다.

온라인 인보이스 발행은 각 클라이언트에 대해 작동하지 않을 수 있습니다. 일부 고객은 실제 청구서를 받는 것을 선호 합니다. 고객이 원할 경우 전자 송장 발행을 선호하도록 허용하는 제휴 가능성이 있어야 합니다.

8) 윤곽 사업 소유자의 책임

원천징수 및 납부는 사업주가 피할 수 없는 작업일 수 있습니다. 사업 구조에도 불구하고 정부에 세금을 납부해야 합니다. 직원이 있는 경우 추가 세금을 내야 할 수도 있습니다.

납세 책임을 수정하기 위해 전자 연방 납세 시스템(EFTPS)에 등록할 수 있습니다. 학대 EFTPS는 무료이며 세금 납부를 간소화합니다. 그리고 간단히 결제 내역에 액세스할 수 있습니다.

대체 비즈니스 소유자 책임에 대한 디지털 대안을 찾으십시오. 예를 들어, 종이 종류 SS-4를 제출하는 대신 온라인으로 준 EIN(고용주 식별 번호)을 신청할 수 있습니다. 온라인으로 제출하고 승인되면 당국에서 이제 EIN을 제공합니다. 그러나 SS-4 종류를 팩스나 우편으로 보낸 후에는 며칠 또는 몇 주 동안 EIN을 받지 못할 것입니다.

종이 없는 작업장 비즈니스의 이점

지리적 지점 내에서 종이 사용을 줄이는 것은 몇 가지 긍정적인 효과를 가져올 것입니다. 다음은 종이 없는 업무 공간의 장점입니다.

시간 절약: 전자 문서의 자동 특성은 필기 정보로 인한 시간을 절약합니다.

접근 가능한 정보: 클라우드 내에 지식을 저장한 결과 온라인 연결이 있는 모든 장치에서 접근할 수 있습니다.

향상된 클라이언트 서비스: 종이 없는 작업 공간을 통해 클라이언트 정보 및 커뮤니케이션을 더욱 신속하게 관리할 수 있습니다.

간편한 보관 솔루션: 디지털 기록은 작업으로 가득 찬 서류 정리 찬장보다 공간을 덜 차지합니다.

보안 데이터: 온라인 시스템은 보안 서버에서 실행되므로 승인된 사용자만 정보에 액세스할 수 있습니다.

결론

귀하의 비즈니스가 완전히 종이 없는 상태가 될 가능성은 극히 낮습니다. 그러나 간소화된 작업을 활용하는 용지의 양을 줄입니다. 보다 실용적인 프로세스를 통해 종이 없는 여행을 시작하고 회사를 성장시키며 가격을 축소할 수 있습니다.

종이 없는 방식으로 전환해야 하는 이유에 대한 최고의 정보가 포함된 인포그래픽이 있습니다. 자세한 내용은 아래 인포그래픽을 읽어보세요.

추가 소스