원격으로 프로젝트를 효과적으로 관리하는 방법

프로젝트 자체를 관리하는 것은 까다로운 작업입니다. 그리고 이제는 같은 위치에서 일하지도 않는 팀과 함께 해야 합니다.

COVID-19는 우리가 일하는 방식을 상당히 바꿨고, 프로젝트 관리와 관련하여 극복해야 할 완전히 새로운 장애물이 있습니다.

이 게시물에서는 Creately가 프로젝트를 관리할 때 따르는 모범 사례를 공유합니다.

프로젝트 관리 프로세스

기본적으로 프로젝트 관리 수명 주기에는 5단계가 포함됩니다. 프로젝트 시작, 프로젝트 계획, 프로젝트 실행, 프로젝트 모니터링 및 프로젝트 종료. 프로젝트 관리 수명 주기의 단계를 이해하기 위한 가이드에서 이러한 단계를 자세히 다루었습니다.

그러나 더 쉽게 하기 위해 다음은 각 단계에서 프로젝트 관리의 일반적인 단계입니다.

원격 프로젝트 관리 모범 사례

이제 모든 사람이 원격으로 작업하는 동안 이러한 단계를 수행하는 것이 과제입니다.

원격 또는 현장에서 프로젝트를 관리하는 방법도 회사마다 다를 수 있습니다. 그러나 아래에 제공된 모범 사례를 통해 자신의 프로세스를 조정하여 작업을 보다 효과적으로 만들 수 있습니다.

적합한 원격 프로젝트 관리 도구에 투자

원격으로 작업할 때 올바른 온라인 도구를 사용하는 것의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 팀 협업의 효율성은 사용하는 도구와 사용 방법에 따라 다릅니다.

많은 프로젝트 관리 도구가 있지만 커뮤니케이션 및 협업 도구에도 의존해야 합니다. 몇 가지 필수 도구가 아래에 나열되어 있습니다.

프로젝트/작업 관리 도구 – 원격 프로젝트 팀이 프로젝트를 더 작은 작업으로 나누고, 이정표를 설정하고, 책임을 할당하고, 온라인 진행 상황을 추적하는 데 협력하는 데 도움이 됩니다.

• 트렐로
• 아사나
• 파브로

온라인 화이트보드/캔버스 도구 – 온라인 화이트보드를 사용하면 시각 자료, 다이어그램 및 스케치에 의존하여 회의 또는 계획 세션 중에 말하는 내용을 설명할 수 있습니다.

Creately는 원격 팀이 협업할 수 있는 고급 시각적 작업 공간을 제공합니다. 인앱 화상 회의, 실시간 마우스 추적 및 변경 미리보기 기능으로 협업이 더욱 원활해집니다.

문서 관리 도구 – 모든 장치와 장소에서 액세스할 수 있는 중앙 온라인 위치에 프로젝트와 관련된 모든 문서와 리소스를 보관합니다. 또한 Google 드라이브, One Drive 등과 같은 도구를 사용하면 모든 회사 파일에 대한 권한 및 액세스를 훨씬 쉽게 관리할 수 있습니다.

커뮤니케이션 도구 – 프로젝트 중에 팀 연결을 유지하려면 채팅 플랫폼과 화상 회의 도구를 사용해야 합니다. Slack, Zoom, Google Meet, MS Teams 및 Skype는 전 세계적으로 인기 있는 프로젝트 팀의 선택 중 일부입니다.

프로젝트 중에 이러한 도구를 사용하여 온라인으로 공동 작업하는 것이 필요하지만 혼동을 없애고 효율성을 촉진하기 위해 사용하는 방법에 대한 기본 규칙을 설정하십시오.

자원:

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생산성 유지를 위한 29가지 원격 작업 도구

팀과 정기적으로 의사 소통

커뮤니케이션은 프로젝트를 원격으로 성공적으로 관리하는 열쇠입니다.

같은 장소에서 일할 때의 장점 중 하나는 의사소통이 자연스럽게 이루어진다는 것입니다. 뭔가를 명확히 하고 싶을 때마다 돌아서서 팀에 물어볼 수 있습니다.

원격으로 작업할 때는 그렇지 않지만 화상 회의에 의존하여 풍부한 대면 커뮤니케이션을 에뮬레이트할 수 있습니다.

• 긴급한 의사 소통이 필요한 경우 인스턴트 메시지를 사용하고 더 길거나 진지한 대화를 위해 비디오를 켜서 팀과 더 효과적으로 소통할 수 있습니다.
• 프로젝트 팀을 위한 별도의 공통 채널을 유지합니다.
• 모든 사람이 피드백을 공유하도록 권장하는 공통 채널에서 프로젝트 관련 문제, 리소스 및 문서를 공유합니다.
• 혼란과 오해를 피하기 위해 과잉 의사 소통. 서로 얼굴을 맞대고 이야기할 수 없을 때 상대방이 잘못된 결론에 도달하지 않도록 우려 사항을 설명하는 더 긴 메시지를 입력하는 데 의존하십시오. 또한 이모티콘을 사용하여 인간적인 느낌을 더하십시오.

매일 작업 업데이트 공유

작업 관리 플랫폼에 의존하여 매일 프로젝트 진행 상황을 모니터링할 수 있지만 항상 그런 것은 아닙니다. 팀이 바빠지면 도구를 사용하여 작업을 업데이트하지 못하는 경우가 많습니다.

당신의 팀이 현재 무엇을 하고 있는지 알아보는 더 쉬운 방법이 있습니다.

• 팀이 작업하고 완료한 내용과 이를 방해하는 방해 요소를 공유하는 사전 예약된 간단한 일일 회의
• 팀이 매일 이 정보를 공유하는 채팅 플랫폼의 메시지 스레드
• 한 사람이나 팀이 정기적으로 업데이트하는 프로젝트 타임라인 또는 Gantt 차트로 진행 상황에 대한 높은 수준의 개요를 제공합니다.

이 프로젝트 타임라인을 온라인으로 편집하고 Slack을 통해 나머지 프로젝트 팀과 공유하세요. 모든 변경 사항은 Slack 다이어그램 미리보기에 실시간으로 반영됩니다. 또는 관련 Confluence 페이지에서 열어 쉽게 업데이트하고 팀에 빠르게 액세스할 수 있습니다.

자료: 효과적인 프로젝트 일정 작성을 위한 쉬운 안내서

모든 리소스를 공유 위치에 두십시오.

공유 위치에서 작업하는 프로젝트 팀이 있는 한 가지는 공유되지 않는 문서 및 리소스에 대한 액세스 권한을 찾는 것입니다.

프로젝트와 관련된 모든 문서, 자산 및 리소스의 디지털 버전을 보유하는 것이 중요하지만 팀이 어디서나 모든 장치에서 모든 것에 액세스할 수 있도록 클라우드 기반 플랫폼에 저장하십시오.

여기에서 문서 관리 도구나 Confluence와 같은 내부 위키를 사용할 수 있습니다.

역할, 책임, 기대치 및 워크플로를 명확히 합니다.

프로젝트를 원격으로 관리할 때 아무 것도 우연에 맡기지 마십시오. 프로젝트 관리자로서 직접 안내할 수 없으므로 각 개별 팀 구성원에게 기대하는 바를 명확히 하기 위해 추가 노력을 기울이십시오.

• 팀 구성원 간의 역할, 책임 및 보고 관계를 강조하는 조직도를 만들고 공유합니다.

• 명확한 기대치를 설정하십시오. 각 팀원의 목표와 이정표를 할당합니다. 워크플로 다이어그램을 사용하여 단계별로 달성해야 하는 방법을 설명합니다.

리소스: 워크플로에 대한 쉬운 가이드

• 팀원들과 개인적으로 정기적인 체크인을 하십시오. 이를 통해 그들이 어떻게 발전하고 있고 어려움을 겪고 있는지 알 수 있습니다.

• 명확한 우선순위를 설정하십시오. 프로젝트 실패와 팀 혼란을 방지하려면 팀 구성원이 수행해야 하는 개별 작업의 우선 순위를 지정하십시오. 프로젝트 관리 도구를 사용하는 경우 우선 순위에 따라 각 개인의 작업을 분류하고 나열할 수 있습니다.

• 팀이 수행하는 작업이 조직의 더 큰 목표에 어떻게 기여하는지 확인할 수 있도록 제품 로드맵을 만듭니다.

더 많은 원격 프로젝트 관리 팁이 있습니까?

프로젝트 관리는 원격 팀이 직면하는 가장 일반적인 문제 중 하나입니다. 그러나 올바른 기술, 도구 및 관행을 결합하면 문제 없이 효과적으로 극복할 수 있습니다. 원격 프로젝트 관리자로 작업을 보다 효과적이고 쉽게 하려면 이러한 모범 사례를 따르십시오.

모두가 존경하는 원격 팀 관리자가 되고 싶습니까? 다음은 원격 팀 관리에 대한 관리자 가이드입니다.

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