영업 리더를 위한 영업 자료 관리 팁

판매 자료는 강력한 자료입니다. 판매 팀이 잠재 고객 및 고객과 의미 있는 대화를 유지하는 동시에 구매자의 여정에 엄청난 가치를 제공하는 데 도움이 됩니다.

영업 팀이 새로운 리드를 전환하는 데 필요한 무기고라고 생각하십시오. 잠그고 장전하지 않는다면 전장에서 무기가 무슨 소용이 있겠습니까?

이는 마케팅 및 영업 팀을 괴롭히는 보편적인 문제입니다. 판매 자료는 효과가 있지만 모든 B2B 콘텐츠의 거의 70% 가 판매에 의해 사용되지 않습니다. 왜요? 무엇이 생성되고 어디에 저장되는지에 대한 전략이 거의 없기 때문입니다. 그리고 판매 자료를 찾을 수 없는 경우 영업 팀은 이를 그대로 둡니다.

전략적으로 생각한 영업 자료 관리 프로세스는 이러한 모든 귀중한 자산을 정리하고 액세스할 수 있도록 도와주므로 영업 담당자가 무장하고 잠재 고객을 확보하고 더 많은 거래를 성사시킬 준비가 된 상태를 유지합니다.

판매 담보 관리란 무엇입니까?

이 질문에 답하기 위해 먼저 판매 자료가 무엇인지 이해해야 합니다.

영업 자료는 영업 팀이 잠재 고객, 잠재 고객 또는 고객을 판매 경로 아래로 이동시키는 데 도움이 되는 모든 유형의 콘텐츠(인쇄 또는 디지털)를 의미합니다. 기본적으로 구매를 향한 여정에서 구매자에게 정보를 제공하는 교육 자료입니다. 몇 가지 예로는 제품 브로셔, 사례 연구, 판매 프레젠테이션, 전자책 및 블로그 게시물이 포함될 수 있습니다.

이 정의를 염두에 두고 판매 자료 관리 는 이러한 모든 자료를 구성, 저장 및 액세스하는 방법입니다. 효과적인 판매 자료 관리 시스템은 모든 자료가 조직의 모든 사람이 액세스할 수 있는 중앙의 안전한 온라인 위치에 저장되도록 합니다. 효과적인 판매 담보 관리 시스템은 다음과 같아야 합니다.

• 사용하기 쉬운
• 찾기 쉬움
• 현재 워크플로에 쉽게 통합
• 간편한 업데이트

판매 담보 관리가 중요한 이유는 무엇입니까?

판매 담보가 효과적으로 관리되지 않으면 그 힘을 잃게 됩니다. 사람들은 무작위로 이름을 지정하고 저장하기 시작합니다. 문서는 디지털 생태계 전체에 흩어져 있습니다. 한때 유용한 도구였던 것이 영업 담당자가 무시할 가능성이 훨씬 더 큰 성가신 장애물이 됩니다. 그런 다음 담당자는 자신의 판매 담보를 만들기 시작하여 회사 브랜드를 손상시킵니다. 메시징은 더 이상 응집력이 없으며 가장 중요한 것은 판매 자료를 측정할 수 없다는 것입니다.

판매 담보 관리 시스템이 없으면 귀중한 시간이 낭비됩니다. McKinsey Global Institute 의 보고서에 따르면 직원들은 매일 1.8시간 동안 정보를 검색하고 수집합니다. 이는 영업 사원이 필요한 정보를 찾을 수 없기 때문에 주당 9.3시간 또는 근무 주당 하루에 해당하는 시간을 낭비하게 됩니다.

그것은 부정적인 것입니다. 그러나 판매 담보 관리 프로세스를 통해 이를 변경할 수 있는 권한이 있습니다. 모든 판매 자산을 정리되고 접근하기 쉬운 위치에 보관하면 담당자가 보다 효과적으로 판매할 수 있으며 귀중한 시간을 절약할 수 있어 잠재 고객과 더 많은 대화를 나누는 데 사용할 수 있습니다. 도구를 쉽게 찾을 수 있으면 담당자가 이러한 리소스를 사용할 가능성이 훨씬 높아져 브랜드 정렬을 유지하면서 구매자 경험을 일관되게 유지할 수 있습니다.

5가지 판매 자료 관리 요령

비즈니스로서 영업 지원 접근 방식 을 채택하려는 경우 영업 사원에게 권한을 부여하려면 전략적 영업 자료 관리가 필요합니다. 하지만 어디에서 시작합니까? 이 5가지 판매 자료 관리 팁은 필요한 기반을 제공합니다.

1. 모든 판매 자료 감사

프로세스를 개선하는 가장 좋은 방법은 현재 가지고 있는 판매 자료와 저장 위치를 ​​확실하게 이해하는 것입니다. 판매 자료를 적절하게 관리하기 위해 가장 먼저 할 수 있는 일은 모든 기존 리소스에 대한 감사를 수행하는 것입니다. 현재 가지고 있는 모든 콘텐츠와 현재 저장되어 있는 모든 콘텐츠의 목록을 만드세요. 고려해야 할 사항:

• 모든 콘텐츠가 최신 상태입니까?
• 귀하가 제공하는 제품이나 서비스에 대해 말하고 있습니까?
• 브랜드에 있습니까?
• 관련이 있습니까?

현재 콘텐츠 목록이 있으면 업데이트해야 할 항목, 용도를 변경할 수 있는 항목, 버려야 할 항목을 결정합니다. 각 콘텐츠 는 어떤 식으로든 구매자의 여정과 연결되어야 합니다. 콘텐츠가 잠재 고객을 효과적으로 교육하지 않거나, 리드를 전환하거나, 고객을 기쁘게 하지 않는다면 판매 자료 관리 시스템에서 사용할 자격이 있습니까?

또한 중복 콘텐츠를 주시하고 싶을 것입니다. 기업이 리브랜딩을 진행하면 오래된 문서가 남을 수 있습니다. 이로 인해 일관성 없는 브랜딩이 생성되어 혼란이 발생하고 전체 브랜드 자산이 감소할 수 있습니다.

2. 판매 담보 관리 플랫폼 선택

도구 상자에 있는 콘텐츠를 설정했으면 이제 이러한 귀중한 자산을 보관할 위치를 결정해야 합니다. 판매 자료 관리 플랫폼은 파일을 정리하고 중앙 집중화하며 액세스할 수 있도록 유지하는 데 핵심입니다. 거기에는 다양한 도구가 많이 있습니다. 가장 중요한 것은 선택한 플랫폼이 CRM과 통합된다는 것입니다.

HubSpot 사용자는 HubSpot의 판매 문서 관리 및 추적 소프트웨어 를 통해 이점을 얻을 수 있습니다. 사용자는 HubSpot CRM 내에서 직접 판매 자료 관리 시스템을 쉽게 만들 수 있습니다. 이것은 팀원들이 다른 소프트웨어 프로그램을 돌아다니는 것을 방지하고 잠재 고객과 내부 및 외부적으로 문서를 쉽게 공유할 수 있는 방법을 허용합니다.

그것도 꽤 간단합니다. 판매 자료 관리 라이브러리를 생성하려면 문서 업로드를 시작하기만 하면 됩니다. 영업 -> 문서로 이동하여 "새 문서 업로드"를 선택합니다. HubSpot을 사용하면 Word, PowerPoint 및 PDF 문서를 포함한 다양한 파일 형식을 업로드할 수 있습니다. 또한 HubSpot 플랫폼에서 수집된 집계 데이터를 사용하여 각 판매 자료의 효율성을 추적할 수 있습니다. 이것은 최고의 성과를 내는 문서에 대한 통찰력을 제공하여 향후 판매 자료 전략을 강화합니다.

또한 HubSpot을 통해 사용자는 CRM을 다른 판매 자료 관리 플랫폼과 통합할 수 있습니다. HubSpot 생태계 내에서 선택할 수 있는 다양한 파트너 소프트웨어 솔루션이 있습니다. 다음은 몇 가지 예입니다.

• GetAccept
• 스냅사인
• 제안하다
• 판다독

핵심은 CRM과 통합되는 플랫폼을 선택하는 것입니다. HubSpot 사용 여부에 관계없이 사용하는 도구에 필요한 통합이 없는 경우 판매 자료를 중앙 집중식으로 관리하기가 어렵습니다. 관리 플랫폼을 평가할 때 고려해야 할 기타 사항:

• 플랫폼에 올바른 콘텐츠를 쉽게 찾을 수 있는 강력한 검색 기능이 있습니까?
• 조직의 명명 규칙에 따라 판매 자료를 구성하는 쉬운 방법이 있습니까?
• 담당자가 다양한 자료를 쉽게 공유하거나 댓글을 달거나 자신의 메모를 추가하여 자료를 정리할 수 있습니까?
• 각 자료 뒤에 있는 데이터를 추적하고 현장에서 얼마나 유용한지 평가할 수 있습니까?

3. 관리플랫폼 내 조직체계 구축

판매 자료 관리 플랫폼에 문서를 업로드하는 것은 방정식의 첫 번째 부분일 뿐입니다. 아무리 강력한 소프트웨어를 사용하더라도 그 안에 혼란스러운 문서가 있으면 아무 소용이 없습니다. 이러한 자산을 쉽게 찾을 수 있도록 전략적 명명 및 구성 시스템이 필요합니다.

모든 플랫폼이 다르다는 것을 인식하고 사용하는 조직 구조는 보유한 기능에 따라 달라집니다. HubSpot 플랫폼을 사용하는 경우 모든 것을 정리하는 가장 쉬운 방법은 폴더를 만드는 것입니다. 보유하고 있는 서로 다른 각 문서 범주에 대해 폴더를 생성하는 것을 고려하십시오. 예를 들어 다음에 대한 폴더가 있을 수 있습니다.

• 사례 연구
• 전자책
• 데이터 시트
• 제품 브로셔
• 영업 프레젠테이션
• 설치 지침
• 명세서
• 가이드

일반적으로 이메일을 통해 공유되는 문서에 대해 생각해 보십시오. 이러한 파일 전용으로 정리된 폴더가 있으면 담당자가 잠재 고객이나 고객에게 이메일을 보낼 때 파일을 쉽게 가져올 수 있습니다.

또한 실제 파일 이름이 의미가 있는지 확인하고 싶을 것입니다. 영업 담당자는 원하는 문서를 쉽게 검색할 수 있어야 합니다. 외부에서 사용되는 콘텐츠는 구매자 페르소나, 구매 단계, 산업 등으로 분류할 수 있습니다. 여기서 중요한 것은 일관성을 유지하고 영업 담당자에게 의미가 있다는 것입니다.

가능한 명명 규칙 구조의 한 예는 다음과 같습니다.

• 자산 유형 - 제목 - 유입경로 단계
• EB-빌딩A마케팅팀-TOFU

담당자가 단 몇 초 만에 이러한 도구를 쉽게 검색하고 찾을 수 있도록 하십시오. 잠재 고객에게 이메일을 보내든 전화 통화를 하든 이러한 자산을 파헤칠 필요는 없습니다.

4. 판매 자료를 쉽게 공유할 수 있습니다.

판매 자료는 공유하기 위한 것입니다. 모든 판매 자료 관리 시스템은 이러한 기본 목표를 보다 쉽게 ​​만들어 주어야 합니다. 운 좋게도 HubSpot 사용자라면 매우 간단합니다. 판매 문서 및 관리 추적 도구는 담당자가 잠재 고객 및 고객과 판매 자료를 쉽게 공유할 수 있는 몇 가지 방법을 제공합니다.

이메일 템플릿 만들기

표준화된 이메일 템플릿 을 만드는 것은 성공을 위한 담당자를 설정하는 한 가지 방법입니다. 가장 일반적으로 사용되는 일부 판매 자료를 이메일 템플릿에 쉽게 추가할 수 있으며 자동으로 문서를 가져옵니다. 담당자에게 이러한 이메일을 항상 개인화하도록 상기시키는 것을 잊지 마십시오. 템플릿은 이메일 홍보의 유용한 뼈대이지만 잠재 고객을 대상으로 하지 않고는 절대 사용해서는 안 됩니다.

이메일 템플릿에 판매 ​​자료를 추가하는 방법은 다음과 같습니다.

• 대화 -> 템플릿으로 이동합니다.
• "새 템플릿"을 선택하거나 편집할 기존 템플릿의 이름을 클릭합니다.
• 템플릿 편집기에서 하단 메뉴의 "삽입"을 클릭하고 판매 자료를 선택합니다.
• 문서 링크에 대해 표시할 내용의 텍스트를 편집합니다. 이것은 수신자가 보게 될 것입니다.
• 문서를 보는 사람을 추적하려면 "문서를 보려면 이메일 필요"를 선택하십시오. 수신자에 대한 링크 미리보기를 추가할 수도 있습니다.
  

일반적으로 사용되는 판매 자료를 포함하는 템플릿을 설정하면 담당자가 도구 상자에 있는 도구를 사용할 수 있습니다. 자동으로 이루어지며 담당자는 아무것도 찾을 필요가 없습니다.

공유 가능한 링크 만들기

HubSpot의 판매 담보 관리 플랫폼의 문서도 링크를 통해 쉽게 공유할 수 있습니다. 이것은 담당자가 대용량 첨부 파일로 수신자의 받은 편지함을 막히지 않고 정보를 공유할 수 있는 좋은 방법입니다. 영업 자료는 이러한 공유 가능한 링크를 통해 내부 또는 외부에서 공유할 수 있습니다.

하나를 만드는 것은 매우 간단합니다.

• 먼저 영업 -> 문서로 이동합니다.
• 이름 옆의 상자를 선택하여 보내려는 문서를 선택하십시오.
• 제목 위에 마우스를 놓고 작업 -> 공유 가능한 링크 만들기를 선택합니다.
• 받는 사람의 이메일 주소를 입력합니다. 추가 보안을 위해 공유 옵션을 사용자 정의하십시오.
• "공유 가능한 링크 만들기"를 클릭합니다.
• 이 링크를 복사하여 붙여넣어 연락처와 직접 공유하거나 "CRM에서 이메일 보내기" 버튼을 클릭하여 문서 링크가 포함된 이메일을 보냅니다.

HubSpot 사용자가 아닌 경우 판매 자료를 관리하기 위해 사용하기로 결정한 플랫폼이 이 콘텐츠를 공유하는 쉽고 반복 가능한 방법을 제공하는지 확인하고 싶을 것입니다.

5. 판매 자료를 정기적으로 업데이트

담당자가 쉽게 찾고 잠재 고객과 공유할 수 있는 중앙 위치에 모든 자료를 확보한 후에는 이제 이 체계적인 시스템을 유지하는 것이 필수적입니다. 적어도 1년에 한 번 또는 비즈니스에 적합한 만큼 판매 자료를 정기적으로 업데이트하십시오.

다음을 정기적으로 평가해야 합니다.

• 브랜딩 - 회사는 종종 몇 년마다 로고를 리브랜딩하거나 업데이트합니다. 판매 자료를 잊지 마세요. 모든 문서가 브랜드와 일치하는지 정기적으로 확인하십시오.
• 제품 정보 - 제품 및 서비스가 변경됩니다. 판매 자료에 변경 사항이 반영되어 있는지 확인하십시오.
• 오래된 날짜 - 시간에 민감한 거래든 이벤트 기반 정보든 판매 자료에 날짜가 있는 경우가 있습니다. 문서를 정기적으로 샅샅이 뒤지고 만료된 오래된 담보물을 폐기하십시오.

영업 자료 업데이트에는 영업 팀을 돕기 위한 새로운 리소스 생성이 포함됩니다. 마케팅 팀과 긴밀히 협력하여 담당자에게 어떤 유형의 콘텐츠가 도움이 될지 알고 있는지 확인해야 합니다. 팀이 잠재 고객과 고객으로부터 받은 FAQ 목록을 작성하도록 하십시오. 또한 판매 기록이나 통화를 정기적으로 검토하고 싶을 것입니다. 이 지식을 분기마다 마케팅 팀에 전달하십시오. 이를 통해 영업 팀과 마케팅 팀 모두 전환하는 더 나은 콘텐츠를 만들 수 있습니다.

적절한 판매 자료 관리로 브랜드 통합

돈은 말할 것도 없고 많은 시간과 노력이 콘텐츠 제작에 투입됩니다. 따라서 영업팀에서 사용하지 않는 경우 매우 안타깝습니다. 그러나 판매 자료가 지저분하고 조직화되지 않았으며 찾기가 불가능할 때 담당자를 비난하기는 어렵습니다. 그들의 직업은 파는 것입니다. 어쨌든 오래된 콘텐츠를 찾기 위해 Google 드라이브를 뒤지지 않습니다.

적절한 영업 자료 관리는 영업 팀의 역량을 강화하고 콘텐츠를 사용하여 구매자의 여정을 촉진하는 데 핵심입니다. 모든 판매 자료에 대한 중앙 집중식 위치를 만들면 잠재 고객 앞에 브랜드를 포지셔닝할 때 부서 전체의 브랜드 정렬과 영업 팀 전체의 일관성이 보장됩니다. 적절한 영업 자료 관리를 통해 영업 팀이 생성된 귀중한 콘텐츠를 효과적으로 찾고 잠재 고객에게 효율적인 방식으로 전달할 수 있습니다. 그것이 성사 여부의 차이일 수 있습니다.