프로젝트 계획 프로세스를 간소화하기 위한 SMART 가이드

프로젝트 관리에 대한 체계적인 접근 방식은 전체 비즈니스 운영을 하나로 묶는 물질입니다. 계획이 잘못되면 프로젝트가 진행되기도 전에 사망에 이를 수 있습니다.

PMI(Project Management Institute)에 따르면 프로젝트 관리에는 "특정 작업의 요구 사항을 충족하기 위해 광범위한 활동에 지식, 기술, 도구 및 기술을 적용하는 것"이 ​​포함됩니다.

오늘날의 비즈니스 세계에서는 복잡하고 기술적으로 어려운 프로젝트가 엄청나게 많기 때문에 강력한 관리 템플릿을 개발하는 것이 점점 더 중요한 기술이 되었습니다.

가혹한 진실은 많은 기업이 아직 비즈니스 목표에 부합하는 효과적인 리듬을 찾지 못했다는 것입니다. 이를 고려하면 미국에서만 10억 달러를 투자할 때마다 프로젝트 성과 부족으로 인해 1억 2,200만 달러가 낭비됩니다.

이를 염두에 두고 프로젝트를 성공적으로 수행하려면 프로젝트 계획에 SMART를 사용하는 것이 중요합니다.

궁극적으로 접근 방식에 이 전략을 포함하면 4W에 답할 수 있습니다.

1. 달성해야 할 사항은 무엇입니까?
2. 우리는 왜 이것을 하고 있습니까?
3. 누가 그 과정에 참여할 것인가?
4. 필요한 자원은 어디에서 올 것인가?

그렇다면 프로젝트 관리에서 SMART 목표를 정확히 어떻게 사용할 수 있습니까? 뛰어들어봅시다.

특정한

개요 목표

무엇보다 먼저 큰 그림으로 이끄는 주요 목표와 거기에 도달하는 데 필요한 작은 목표를 알아야 합니다. 당면한 작업의 범위를 자세히 살펴보고 달성하고자 하는 것과 그것이 전체 임무에서 어떻게 작용하는지 정확히 파악하십시오.

예를 들어 웹사이트에서 새로운 라이브 채팅 기능을 시작한다고 가정해 보겠습니다. 새 시스템이 적절하게 구현되도록 하는 더 작은 목표가 많이 있을 것이지만 전반적인 목표는 사용자 지원을 개선하고 고객 성공을 최우선으로 하는 브랜드임을 분명히 하는 것입니다.

주어진 프로젝트에서 고려할 수 있는 다른 중요한 목표는 다음과 같습니다.

• 적시에 작업 완료
• 주어진 예산 내에서 유지
• 제품 배송 개선

프로세스의 이 부분에서는 크게 생각하는 것부터 시작하십시오. 거대한 목표를 설정하면 전체 프로젝트의 토대가 되고 더 쉽게 궤도를 유지할 수 있습니다. 여기에서 주요 목표를 달성하기 위해 정확히 무엇을 해야 하는지에 대해 자세히 알 수 있습니다.

조직적 도움을 위해 Wunderlist는 더 큰 목표를 개략적으로 설명하고 체계적인 방식으로 작업을 완료하는 간단하면서도 효과적인 도구입니다. 여러 모바일 장치에서 모든 업데이트를 관리하고 동기화하여 사람들에게 할 일을 빠르게 할당할 수 있습니다.

측정 가능

결과물 목록 생성

결과물에 대한 요구 사항을 설정하는 것은 프로젝트의 생명이자 피입니다. 더 자세히 살펴보면 결과물이 단순한 결과 이상으로 확장된다는 것을 알 수 있습니다. 작업이 A부터 Z까지 계획, 관리 및 실행되는 방법에 대한 참조 지점 역할을 합니다. 일반적으로 프로젝트 관리 전반에 걸쳐 고려해야 할 두 가지 유형의 결과물이 있습니다. 프로젝트와 프로세스입니다.

일반적으로 프로젝트 관리 전반에 걸쳐 고려해야 할 두 가지 유형의 결과물이 있습니다. 프로젝트와 프로세스입니다.

프로젝트 결과물은 특정 요구 사항에 기반한 결과를 나타냅니다. 이들은 일반적으로 유형의 항목입니다. 예를 들어 프로젝트에서 새 웹사이트를 디자인하는 경우 결과물에는 랜딩 페이지 또는 완료된 특정 요소와 같은 항목이 포함됩니다.

프로세스 결과물은 결과의 세부 사항을 실현하는 것입니다. 이것은 프로젝트가 진행되는 방식과 관련이 있습니다. 프로젝트가 할당된 시간 프레임 또는 완료된 작업의 전반적인 품질을 얼마나 잘 준수하고 있는지에 대한 예가 될 것입니다.

1단계는 프로젝트 인도물을 식별하는 것입니다. 어떻게 생산될까요? 어떤 항목이 우선시됩니까?

다음은 프로세스 결과물입니다. 프로젝트가 효율적으로 완료되고 있는지 여부를 결정하는 것은 무엇입니까? KPI는 무엇입니까?

이러한 결과물은 전체 프로세스의 청사진 역할을 합니다. 최소한의 회색 영역으로 각각이 잘 정의되어 있는지 확인하십시오.

달성 가능

기부금 지급 결정

단순하고 단순하며 숙련된 팀이 없으면 프로젝트가 성공할 수 없습니다. 그러나 일류 승무원은 업무지급을 위한 적절한 시스템 없이 심하게 구성되어 있습니다. 결국 프로젝트 관리는 일반적으로 그룹 노력입니다.

목표와 작업 규모에 따라 프로젝트 전반에 걸쳐 부서 간 협업이 필요할 가능성이 큽니다. 작업의 우선 순위가 지정되면 관리자는 프로젝트 기간 동안 위임을 담당합니다.

예를 들어, 가장 중요한 목표가 웹사이트의 전환율을 높이는 것이라고 가정해 보겠습니다. 이 프로세스에는 병목 현상을 제거하는 데 도움이 되도록 설계 부서로 전달되는 고객 지원 문의에 대한 정보가 필요할 수 있습니다.

운 좋게도 우리는 이러한 유형의 작업을 간소화하고 열린 의사 소통을 촉진하는 데 사용할 수 있는 경이적인 리소스가 있는 시대에 살고 있습니다.

효과적인 부서 간 협업 및 종속성 추적을 위해 Workzone은 단순한 Basecamp와 복잡한 JIRA 사이에 있는 기능 기반 프로젝트 관리 도구로, ETA, 할당된 역할 및 상태와 함께 진행 중인 모든 프로젝트에 대한 전체 보기를 제공합니다. 하위 작업을 한 곳에서.

현실감

위험 요소 식별

프로젝트에 얼마나 많은 사전 계획을 투입했는지는 중요하지 않습니다. 거의 항상 예상치 못한 상황이 발생하여 모든 것이 잘못된 방향으로 흘러가게 될 것입니다. 그렇다면 이러한 상황에서 좋은 프로젝트 관리자는 무엇을 할까요? 그들은 침착하고 계속 움직입니다. 왜요? 예상치 못한 일을 계획했기 때문입니다!

예를 들어, 새 팀과 함께 작업하는 경우 일반적인 위험은 사람들이 절차에 완전히 정통하지 않고 특정 요소가 간과할 수 있다는 것입니다. 또 다른 큰 것은 클라이언트와 관련이 있을 수 있습니다. 아마도 당신은 이전에 그들과 함께 일한 적이 없고 그들의 역동성이나 기대에 익숙하지 않을 수도 있습니다.

모든 미지의 것을 식별하는 것으로 시작하십시오. 거기에서 가능한 한 많은 잠재적 위험을 브레인스토밍하십시오. 최악의 시나리오를 플레이하세요. 그런 다음 이러한 문제가 다시 나타날 경우 수행할 작업에 대한 프로토콜을 개발하십시오.

이제 작업에 혼란을 줄 수 있는 모든 잠재적 위험에 대해 계획하는 것은 불가능합니다. 딸꾹질에 대처하기 위한 견고한 계획을 수립하는 것은 문제가 전면적인 재난으로 바뀌지 않도록 안전망을 사용하는 것과 같습니다.

시간 초과

타임라인 설정

기한을 정하는 것은 필연적으로 근로자들 사이에 긴박감을 불러일으킵니다. 여기서 가장 중요한 것은 현실적이어야 합니다. 터무니없는 일정을 맞추는 스트레스로 인해 작업자가 불만을 갖게 되거나 속도를 위해 품질이 희생될 수 있습니다.

프로젝트와 이에 수반되는 모든 것을 철저히 조사하십시오. 이 프로세스가 상세할수록 일정이 더 정확해집니다.

비즈니스 초기 단계에서 Gantt 차트를 구현하는 것을 고려하십시오. 이 다이어그램은 프로젝트의 진행 상황과 달성된 이정표를 전달하는 가장 인기 있고 효과적인 템플릿 중 하나입니다. 모든 작업은 날짜 범위에 해당하는 막대로 표시되므로 작업 기간이 명확하게 전달됩니다.

프로젝트 관리 시스템 및 프로세스, 관련된 변수 및 위험에 대한 이해는 정확한 Gantt 차트를 준비하는 데 중요합니다. Creately는 이 기능이 탑재된 Gantt 차트를 제공하므로 완료 시간 프레임을 쉽게 설정하고 이를 이정표 및 종속성과 연결할 수 있습니다.

또한 메트릭이 합당한 범위 내에 있는 한 직원이 일정을 결정하도록 하는 것도 나쁘지 않습니다. 예를 들어 회사 웹 사이트에 완전한 전자 상거래 기능을 추가하는 경우 여러 부서에서 많은 활동, 통합 및 입력이 필요할 것입니다. 전자 상거래를 구성하는 모든 부분을 살펴보십시오. 먼저 설계 및 개발 팀이 필요한 정보를 수집하기 위한 잠정 날짜를 선택하도록 하십시오.

일정을 정했다면 그것을 지키기 위해 최선을 다하십시오. 그들이 잘 알려져 있고 모든 사람의 캘린더에 표시되어 있는지 확인하십시오. 또한 집행자가 될 준비를 하십시오. 지나치게 관대하면 미루고 성과가 저하될 뿐입니다.

프로젝트 계획에서 SMART에 대해 어떻게 생각하십니까?

프로젝트 관리에서 SMART를 사용하는 것은 성공을 보장하는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 그러나 각 작업이 얼마나 잘 계획되었는지에 관계없이 팀이 보폭을 완전히 달성하려면 몇 번의 시도가 필요할 것입니다. 중요한 피드백을 제공하는 것이 중요합니다. 완료되면 앉아서 잘 된 점과 앞으로 개선할 점을 평가하는 것이 결코 나쁘지 않습니다.

프로젝트 계획에서 SMART 목표를 사용한 경험이 있습니까? 프로젝트를 간소화하는 데 사용하는 다른 도구가 있습니까? 아래 댓글 섹션에 알려주십시오.

저자 약력

Raymond Crain은 캘리포니아 샌디에고에 기반을 둔 콘텐츠 마케팅 대행사 E2M의 디지털 마케터입니다. 그는 콘텐츠 마케팅 및 소셜 미디어 마케팅 서비스를 전문으로 합니다.