이해관계자 관리를 위한 쉬운 가이드

대부분의 프로젝트는 이해 관계자의 관심과 요구 사항이 전혀 관심을 받지 못하기 때문에 실패합니다.

주요 이해 관계자가 프로젝트를 실패하게 만들 수 있는 권한을 가지고 있지만, 그들의 요구를 식별하고 그들과 소통하고 참여하기 위한 적절한 계획이 있어야 합니다.

이해 관계자 관리 계획은 프로젝트 계획 노력의 핵심 요소여야 합니다.

이번 포스트에서는 이해관계자 관리가 무엇인지, 이해관계자 관리 프로세스가 어떻게 다른지 알아보겠습니다.

또한 편집 가능한 템플릿과 함께 각 단계에서 사용할 수 있는 몇 가지 시각적 도구를 도입했습니다.

이해관계자 관리란?

이해 관계자는 프로젝트 및 그 결과에 관심이 있거나 영향을 받는 사람입니다.

여기에는 프로젝트 팀 구성원, 프로젝트 후원자, 경영진, 고객, 공급업체, 파트너 및 정부와 같은 내부 및 외부 기관이 모두 포함될 수 있습니다.

이해 관계자 관리는 이러한 이해 관계자의 기대와 요구 사항을 관리하는 프로세스입니다.

여기에는 이해 관계자를 식별 및 분석하고 그들과 소통하고 참여하기 위한 체계적인 계획이 포함됩니다.

이해관계자 관리 프로세스

다음은 이해관계자 관리의 주요 단계입니다. 이러한 단계를 따르면 이해 관계자의 요구 사항을 효과적으로 해결하고 만족을 유지하는 데 도움이 됩니다.

이해관계자 식별

첫 번째 단계는 프로젝트의 이해 관계자를 식별하는 것입니다. 프로젝트의 영향을 받는 모든 사람을 나열하는 것으로 시작할 수 있습니다.

아직 카테고리 할당에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 이름이나 회사를 적어두기만 하면 됩니다. 고려해야 할 이해 관계자는 다음과 같습니다.

• 프로젝트의 영향을 받는 사람(긍정적 및 부정적)
• 프로젝트에 관심이 있는 사람
• 누가 당신의 프로젝트에 대한 권한을 가지고 있습니까?
• 누가 당신의 프로젝트가 실패하길 바라는가
• 당신의 프로젝트가 성공하기를 원하는 사람

이와 같은 마인드 맵 템플릿은 목록을 작성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

이해 관계자의 전체 목록이 있으면 분류하기가 더 쉽습니다. 예를 들어 외부 및 내부로 그룹화할 수 있습니다. 위와 같은 유사한 이해 관계자 맵을 사용하여 이를 수행할 수 있습니다.

이해관계자 분석

이 단계에서는 이해 관계자가 프로젝트에 대해 갖는 권한과 관심 측면에서 평가할 것입니다. 이렇게 분류하면 가장 많은 노력을 들이고 가장 적은 노력을 기울여야 하는 이해 관계자를 결정할 수 있습니다.

전력 관심 그리드

Power Interest 그리드는 이해 관계자 분석에서 가장 널리 사용되는 기술입니다. 이 도구는 커뮤니케이션할 내용을 결정하는 데 도움이 됩니다.에게 이해 관계자 및 얼마나 자주 그렇게 할 것인지.

높은 파워/높은 관심(전체 참여)

이 사분면에 배치하는 이해 관계자가 핵심 플레이어입니다. 그들과 소통하는 데 가장 많은 노력을 기울여야 하지만 항상 그들에게 정보를 제공해야 합니다.

고출력/저금리(만족 유지)

이러한 이해 관계자를 만족시키기 위해 충분한 노력을 기울이십시오. 그러나 당신이 지루하게 만들지 않도록 당신의 의사소통 노력을 너무 과도하게 사용하지 마십시오.

낮은 전력/높은 관심(정보 유지)

이 사람들에게 프로젝트에 대한 적절한 정보를 제공하고 프로젝트에 문제가 없는지 확인하십시오.

저전력/저금리(최소 노력)

이러한 이해 관계자와 프로젝트에 대한 관심을 모니터링하고 과부하 없이 적절한 정보를 제공합니다.

양파 다이어그램 – 이해 관계자 우선 순위

이제 각각의 위치를 ​​알았으므로이해 관계자 약자로, 아래와 같은 조직도 또는 양파 다이어그램을 사용하여 프로젝트 및 계층 구조에 대한 중요도에 따라 우선 순위를 지정할 수 있습니다.

이해관계자 SWOT 분석

이해 관계자의 중요성을 분석하고 우선 순위를 정하는 또 다른 훌륭한 도구는 SWOT 분석입니다.

이를 통해 이해 관계자의 강점과 약점, 프로젝트에 대한 위협 및 프로젝트를 성공적으로 완료하기 위해 가져올 수 있는 기회를 기반으로 이해 관계자를 평가할 수 있습니다.

이해관계자 기획

이해 관계자와 의사 소통하고 참여해야 하는 방법과 빈도에 대한 아이디어를 얻었으므로 올바른 메시지를 적시에 적절한 이해 관계자에게 전달할 계획을 세울 때입니다.

커뮤니케이션 계획을 작성하기 전에 이해 관계자 프로필이 있어야 합니다.

이러한 프로필(각 이해 관계자 범주에 대해 하나씩 있어야 함)에는 그들의 요구, 관심, 목표, 책임, 권한 및 관심 수준, 커뮤니케이션 채널 등이 나열되어야 합니다.

그런 다음 각 이해 관계자 프로필에 대한 커뮤니케이션 계획을 개발할 수 있습니다. 계획은 다음과 같은 정보를 지정해야 합니다.

• 전달해야 하는 정보의 유형(핵심 메시지)
• 참여 방식
• 커뮤니케이션 채널(예: 이메일, 뉴스레터, 화상 통화 등)
• 참여 빈도 및 프로젝트 단계

이해관계자 참여

생성한 커뮤니케이션 계획을 실행하는 곳입니다.

이해 관계자와 적극적으로 참여하는 동안 지속적으로 모니터링하여 프로젝트 개발에 문제가 있는지 확인해야 합니다.

지속적인 지원을 받기 위해 필요한 조치를 취하십시오.

또한 이해 관계자 유형에 따라 적절한 참여 접근 방식을 선택하는 데 주의하십시오. 예를 들어, 프로젝트에서 영향력이 크고 관심이 높은 이해 관계자(주요 참여자)와의 대면 회의, 광범위한 협의 등과 같은 비용이 많이 드는 접근 방식을 사용할 수 있습니다.

최소한의 노력을 기울여야 하는 사람들을 위해 뉴스레터와 이메일과 같은 저렴한 방법을 예약하십시오.

그런 다음 참여 전략의 효율성을 측정하고 필요한 조정을 적용하여 필요에 따라 개선합니다.

이해 관계자 관리에 대한 추가 정보가 있습니까?

목록의 맨 위에 있든 없든 프로젝트의 모든 이해 관계자는 관리되고 참여해야 합니다. 고객을 만족시키는 것이 성공적인 프로젝트의 핵심입니다.

이 게시물에서는 이해 관계자를 식별 및 분석하고 이해 관계자와 소통하기 위한 효과적인 계획을 수립하는 방법에 대해 설명했습니다.

또한 이해 관계자를 위한 성공적인 커뮤니케이션 계획을 만드는 방법에 대해 자세히 알아보려면 클라이언트 커뮤니케이션 계획 매핑에 대한 게시물을 참조하세요.