효과적인 비즈니스 미팅을 위한 전략

작년 말 노스캐롤라이나주 샬롯 대학의 경영 및 심리학 교수인 Steven Rogelberg가 수행한 연구에 따르면 직원이 참석하는 회의의 최대 3분의 1이 참석이 필요하지 않은 것으로 나타났습니다. 이러한 운영 방식에 주로 의존하는 회사(특히 원격 근무가 널리 보급된 시대에)는 연간 최대 1억 달러의 손실을 보고 있습니다.

이 문제를 해결하는 데 무엇이 도움이 될 수 있습니까? 첫째, 주제가 이메일이나 서면 메모로 다르게 논의될 수 있는지 신중하게 분석하십시오. 둘째, 직접 또는 온라인으로 서로를 직접 만나야 하는 상황에서 최대한 효율적으로 시간을 보낼 수 있는 방법을 찾으십시오. 다음은 효과적인 비즈니스 미팅을 위한 최고의 전략입니다.

효과적인 비즈니스 미팅 – 꼭 필요한가요?

이 질문은 의심할 여지 없이 긍정적으로 답해야 합니다. 현재 개발 단계에서 회사가 다양한 유형의 인스턴트 메시징의 도움을 받아 잘 작동하더라도 말입니다. 왜? 이메일 교환(일반적으로 사려 깊고, 축약되고, 감정이 없는 등)은 서로 다른 배경을 가진 서로 다른 사람들의 견해, 생각 및 아이디어가 충돌하는 브레인스토밍 세션과 같은 종류의 토론 결과를 제공하지 않기 때문입니다.

팀이나 회사를 위한 중요한 결정을 내리거나, 심각한 문제를 해결하거나, 회사의 장기적인 운영에 영향을 미치는 전략을 논의하거나, 새로운 아이디어를 생성(예: 브랜드 마케팅 캠페인)해야 할 때 비즈니스 회의는 특히 필수 불가결합니다. 따라서 운영하는 산업에 관계없이 어떤 회사도 소규모 또는 대규모 그룹에서 실시간 또는 온라인 토론을 생략할 수 없습니다.

효과적인 비즈니스 회의 – 조직하기가 왜 그렇게 어려운가요?

비즈니스 피험자가 너무 오래 걸리고 예상한 결과를 제공하지 못하며 참가자가 시간을 낭비했다고 느끼게 만드는 데는 여러 가지 이유가 있습니다. 전통적인 지각에서 시작하여 정해진 계획(주제에서 주제로 "점프") 및 목표(우리가 달성하고자 하는 결과, 불필요한 숙고로 이어짐)의 부족, 주최자의 부적절한 토론 조정에 이르기까지.

이러한 가장 인기있는 이유는 처음에는 각 참가자의 작업 (다른 의무 수행 속도)에 영향을 미치는 효과가 충분하지 않은 것으로 입증 되었기 때문에 동일한 주제에 대해 이야기 할 수있는 또 다른 기회를 구성해야한다는 사실로 이어집니다.

효과적인 비즈니스 미팅 – 실행할 가치가 있는 전략

그렇다면 참가자가 "이 문제는 이메일로 논의되었을 수 있습니다"라고 말하지 않도록 하려면 어떻게 해야 할까요? 효과적인 비즈니스 회의만 개최하려는 경우 주의해야 할 상위 5가지 사항은 다음과 같습니다.

1. 목표 정의

토론을 조직하기 전에 목적을 명확하게 정의해야 합니다. 이 요소가 없으면 토론이 혼란스러워지고 따라서 비생산적일 수 있기 때문입니다. 목적을 정의하면 모든 참가자가 관련 문제에 집중하고 토론을 올바른 방향으로 이끌 수 있습니다. 따라서 처음에는 목표가 특정 결정을 내리는 것인지, 문제를 해결하는 것인지 또는 새로운 아이디어를 개발하는 것인지를 나타냅니다.

2. 의제 준비

의제는 효과적인 비즈니스 회의에서 목표 다음으로 가장 중요한 요소입니다. 당면한 문제에 대해 이야기할 책임이 있는 사람들과 함께 참가자들이 준수하는 정의된 지점별 계획은 예상되는 결과로 이어질 것입니다(각 참가자는 무엇을 기대해야 하는지 알고 있기 때문입니다). 며칠 전에 참가자들에게 의제를 보내어 모든 사람이 그것에 대해 숙지하고 요점을 논의할 수 있도록 적절하게 준비할 수 있도록 하십시오.


3. 시간을 봐

개별 포인트에 대해 설정된 시간을 초과하거나 명확한 시간 구조, 즉 특정 포인트에 소요될 수 있는 특정 시간의 부족으로 인해 토론이 길어져 초점을 잃을 수 있습니다. 그리고 참가자들 간의 관심. 비효율적인 시간 관리는 피로 수준을 높이고 효율성과 몰입도를 크게 떨어뜨리므로 항상 일정을 지키는 것이 매우 중요합니다.

4. 논의할 문제의 수 제한

또한 한 회의에서 너무 많은 주제를 논의하려고 하면 성급하고 피상적인 토론으로 이어질 수 있으며 각 문제를 깊이 있게 탐구할 수 없다는 점을 기억하십시오. 가장 관련성이 높은 몇 가지 요점에 집중하고 적절한 주의를 기울이되 주제와 관련이 있지만 덜 중요한 문제를 이메일로 논의하는 것이 좋습니다.

5. 적극적인 참여 보장

완전히 효과적인 비즈니스 회의를 보장하려면 참가자가 토론에 적극적으로 참여하도록 권장하십시오. 질문을 하고 그들의 의견을 경청하고 아이디어를 공유하도록 촉구하면서 당면한 문제에 집중하도록 합니다. 불필요한 산만함(예: 토론 중에 전화를 받는 것)을 제거하면 이를 수행하는 데 특히 도움이 됩니다.

효과적인 비즈니스 미팅 – 요약

중요한 문제에 대해 합의하지 못한 회의에 참석하여 업무 시간을 낭비했다고 느끼는 것을 좋아하는 직원이나 파트너는 없습니다. 그러면 그 시간 동안 다른 일에 집중할 수 있었기 때문에 괴로움이 시작됩니다.

이러한 이유로 내부에서 직원과 함께하든 외부 파트너와 함께든 모든 토론 주최자는 특히 목표를 정의하고 세부적인 의제를 설정하는 영역에서 위에서 설명한 전략을 사용하여 적절하게 준비해야 합니다. 이 모든 정보를 조합하면 모든 사람이 효과적인 비즈니스 회의에 참여하고 있는 것처럼 느낄 수 있습니다.

읽어보기: 전자상거래 판매 예측 방법

콘텐츠가 마음에 들면 Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok에서 바쁜 꿀벌 커뮤니티에 가입하세요.

저자: 앤디 니콜스

5개의 다양한 학위와 끝없는 동기부여를 지닌 문제 해결사. 이것은 그를 완벽한 비즈니스 소유자 및 관리자로 만듭니다. 직원과 파트너를 찾을 때 세계에 대한 개방성과 호기심은 그가 가장 중요하게 여기는 자질입니다.

모든 게시물 보기