Zoho 프로젝트로 작업 할당 간소화

잘 정의되고 효율적인 프로젝트 관리는 모든 종류의 프로젝트에서 작업하는 동안 정말 중요합니다. 일반적으로 프로젝트의 규모에 관계없이 관리해야 하는 단계가 많습니다.

시장에서 프로젝트 관리 도구를 찾고 있는 경우 Zoho Projects가 제공하는 이점에 대해 들어본 적이 있을 것입니다. 그렇지 않은 경우 Zoho Projects는 기업이 작업을 추적하고, 협업하고, 업데이트를 지속적으로 확인하는 데 도움이 되는 온라인 프로젝트 관리 소프트웨어 형태의 최고의 도구일 것입니다.

리소스 할당 및 프로젝트 관리 프로세스에 매우 도움이 될 수 있는 유용한 플랫폼입니다. Zoho Projects와 Zoho Projects의 차이점은 서로 다른 응용 프로그램 간의 통합을 허용하는 거대한 플랫폼이라는 것입니다.

이 블로그에서는 Zoho Projects의 모든 기능과 장점에 대해 자세히 알아볼 것입니다.

조호 프로젝트란?

Zoho는 각 패키지와 무료 버전에서 사용할 수 있는 4가지 기본 모듈로 구성된 강력한 프로젝트 관리 소프트웨어 를 제공합니다. Zoho 프로젝트에 포함된 모듈은 작업 및 이정표, 프로젝트, 문서, 회의 및 포럼, 달력입니다. 이러한 모든 도구는 이 우수한 응용 프로그램의 기성품 기능의 중요한 부분입니다.

회사의 요구 사항이 계속 확장되고 강화가 필요함에 따라 시간 추적, 위키, 채팅 및 청구와 같은 추가 모듈을 응용 프로그램에 문제 없이 추가할 수 있으므로 소규모 비즈니스에 경제적인 솔루션을 제공할 수 있습니다.

Zoho Projects가 무엇인지 이해하고 나면 이제 이 소프트웨어가 원활한 작업 할당을 용이하게 하는 다양한 방법을 볼 수 있습니다.

1. 프로젝트 기획 및 협업

프로젝트를 계획하고 다른 팀원들과 협업하는 것은 매우 어려울 수 있지만 비즈니스에는 중요합니다. 다행히 Zoho Projects를 사용하면 Open Office, Photoshop, PDF, ZIP 파일 및 Microsoft Office와 같은 다양한 응용 프로그램에서 문서를 가져올 수 있으므로 모든 사람이 동일한 페이지에 쉽게 액세스할 수 있습니다.

이를 한 단계 더 발전시키려면 팀 구성원이 문서, 프레젠테이션, 비디오 클립, 스프레드시트 등과 같은 프로젝트 관련 콘텐츠를 생성, 공유 및 응답할 수 있는 인트라넷 페이지 또는 Wiki 페이지를 만들 수 있습니다. Zoho 구현 은 드래그를 제공합니다. 몇 분 안에 맞춤형 페이지를 간단하게 구축하고 업데이트할 수 있는 드롭 도구가 있습니다.

필요한 것에 우선순위가 있는 경우 Zoho Projects는 주제 게시, 대화 촉발, 협업 장려를 위한 스레드를 생성할 수 있는 게시판도 제공합니다. 대화를 계속하고 싶다면 회사의 팀원을 초대할 수 있는 대화방을 만드는 옵션도 있습니다. 내장된 채팅 기능을 사용하면 모든 사람이 함께 모여 중요한 사항을 논의하고 서로 다른 아이디어를 공유하며 실시간으로 문제를 해결할 수 있습니다. Zoho Projects에는 채팅 기능이 포함되어 있으므로 앱을 설치할 필요가 없으며 가장 놀라운 점은 전체 스크립트가 저장되어 팀원들이 나중에 필요할 때 대화를 검토할 수 있도록 저장된다는 것입니다.

2. 직원 포털 구성

Zoho Projects 로그인 의 도움으로 조직의 직원 사용자를 추가하는 동시에 프로젝트 포털에 고객을 추가할 수 있습니다. 이를 통해 전체 직원과 고객이 한 곳에서 발생하는 작업을 손쉽게 조정할 수 있습니다.

또한 여러 프로젝트를 생성하는 것도 가능합니다. 실제로 필요에 따라 원하는 대로 직원과 고객을 전용 프로젝트 중 일부에 할당할 수 있습니다. 고객은 포털에 Zoho 계정을 추가할 필요가 없습니다.

프로젝트를 생성하는 동안 해당 특정 프로젝트에 대한 전용 이메일도 있습니다. 이 주소를 이메일로 보내는 사람은 누구나 자동으로 프로젝트 문제에 로그인할 수 있습니다.

3. 작업 및 이정표 설정

작업 관리, 작업 종속성 보기 및 프로젝트 이정표의 도움으로 리소스 할당 을 수행하고 모든 기능에 대해 보고할 수 있습니다. 작업을 설정하고 필요하다고 느끼는 대로 직원에게 할당할 수 있습니다.

이 외에도 작업의 기한을 설정하여 적시에 전달할 수 있도록 할 수도 있습니다. 모든 작업에는 작업이 할당된 사람이 해당 작업을 수행하고 완료하는 동안 시간에 로그인할 수 있는 타이머가 장착되어 있습니다.

작업에는 첨부 파일과 지침이 있을 수 있으며 한 작업의 시작이 다른 작업의 완료에 따라 달라지는 종속성을 형성할 수도 있습니다. 작업이 완료된 직후; 종속성을 닫도록 설정할 수 있습니다. 또한 작업의 사용자 지정 상태를 구성할 수도 있습니다. 이정표는 별도로 기록해야 합니다. 작업과 연결하거나 작업 집합에 대한 이정표를 설정할 수 있습니다.

4. 프로젝트 시점의 로그 이슈

거의 모든 프로젝트가 완벽하지 않으며 항상 근본적인 문제가 있습니다. 문제 또는 버그 이름이 있는 별도의 탭이 있을 수 있으므로 고객이 발생할 가능성이 있는 문제 또는 문제를 기록할 수 있습니다. 이전에 언급했듯이 문제에 로그인하기 위해 고정 이메일 주소를 보낼 수 있습니다.

문제에는 또한 시간 추적 및 기타 시간이 있으므로 문제를 해결하는 데 얼마나 오래 걸리는지 로그온할 수 있습니다. 필요한 곳에 첨부 파일을 추가할 수 있는 범위도 있습니다. 사용 가능한 기본 상태는 열림 및 닫힘이지만 사용자 지정 상태를 추가할 수도 있습니다.

문제 섹션은 실제로 고객이 문제를 전달할 수 있고 조직이 문제에 응답하고 그에 따라 문제를 해결할 수 있는 중앙 집중식 플랫폼입니다.

5. 간트 차트

Gantt 차트는 진행 중인 작업의 진행 상황을 시각화하는 또 다른 방법일 수 있습니다. 작업 목록, 완료율, 기한이 지난 작업, 종속성 및 이정표를 포함하여 프로젝트의 모든 세부 사항을 볼 수 있습니다. 모든 범주에는 작업을 쉽게 식별하고 구분할 수 있도록 다른 색상이 지정됩니다.

이 외에도 Gantt 차트를 사용하여 작업 일정 변경 및 재구성도 간단합니다. 작업을 추가하고 차트의 한 영역에서 다른 영역으로 작업을 끌어다 놓은 다음 필요에 따라 이정표를 편집하여 계획을 변경할 수 있습니다.

또한 필요한 정보의 종류에 따라 차트의 보기를 전환할 수도 있습니다. 앞으로 어떤 프로젝트가 마감되는지 알고 싶다면 먼저 다가오는 마감일을 표시하기 위해 Gantt 차트 보기를 전환할 수 있습니다. 마지막으로, 간트 차트는 차트 크기 조정, 정보 필터링 및 필요에 따라 작업 데이터 내보내기를 포함하여 기본 설정에 따라 사용자 지정할 수 있습니다.

6. 작업표

Zoho Projects 는 프로젝트에 참여하는 모든 개인이 작업 및 비작업 시간을 Zoho 플랫폼에 기록하도록 하여 회계를 단순화합니다. 작업표는 프로젝트의 일부에 소요된 비용과 시간을 추적하기 위해 작업의 시작 날짜와 종료 날짜를 기록할 수 있습니다. 작업에 대한 타이머를 설정할 수 있으며 타이머를 중지하면 소요된 시간 항목이 작업표에 자동으로 기록됩니다.

타이머는 프로젝트에서 소비한 실제 작업 시간을 계산하는 데 크게 도움이 됩니다. 필요한 경우 Zoho Projects에는 각 프로젝트 기간 동안 완료된 모든 작업에 대한 자세한 분석이 포함되어 있습니다. 또한 프로젝트의 종류에 따라 매일 또는 매주 시간을 기록하는 옵션도 있습니다.

작업표에 대한 승인 프로세스 및 청구 상태를 설정할 수 있습니다. 로깅 시간 전에 항목에 대한 기본 청구 상태를 선택했는지 확인하십시오. 승인된 항목과 승인되지 않은 항목을 간단히 필터링하고 볼 수 있도록 항목에 대해 잘 정의된 승인 프로세스를 설정할 수도 있습니다.

클릭 한 번으로 특정 프로젝트에 대한 고객, 이해 관계자, 프로젝트 관리자 및 작업표 보고서를 보내 완료한 작업을 이해할 수 있습니다. 너무 많은 작업표가 시스템에 로그인되어 있으므로 사용자, 청구 또는 일부 날짜 창을 기반으로 보고서를 볼 수도 있습니다. 보고서를 본 후에는 작업표 데이터를 PDF, xls 또는 csv 파일로 내보내도록 선택할 수 있습니다.

7. 작업 자동화

자동화는 Zoho와 Zoho Projects에서 제공하는 다양한 도구의 또 다른 핵심 이점은 절대 이 규칙의 예외가 아니라는 것입니다. Zoho Projects 의 도움으로 모든 중요한 당사자에게 문제가 언제 로그인되고 문제가 적절하게 할당되는지 알려주는 자동화된 이메일 알림 규칙을 만들 수 있습니다.

이 외에도 프로젝트 이슈가 높은 보안 수준을 제공할 때 자동화된 작업을 수행할 수 있는 비즈니스 규칙을 설정할 수도 있습니다. 또한 타사 응용 프로그램이 Zoho Projects 작업을 기반으로 하는 작업을 수행할 수 있도록 하는 웹훅을 사용할 수도 있습니다.

웹훅의 완벽한 예는 긴급 에스컬레이션이 있을 때마다 사용자에게 메시지를 보내는 것입니다. Zoho에는 Zoho Projects에서 바로 사용할 수 없는 맞춤형 자동화 구성을 가능하게 하는 맞춤형 기능이 있습니다.

마지막으로 청사진을 사용하여 프로젝트 프로세스를 개선할 수 있습니다. 사용자 정의 상태 이전, 도중 및 직후에 뒤따르는 작업 및 사용자 정의 상태를 구성하는 데 도움이 됩니다. 문제에 대해 작업 중일 때 상태를 "진행 중"으로 설정할 수 있습니다. 이 일이 발생한 직후 고객은 작업이 진행 중이라는 알림을 받습니다. 작업이 완료되면 고객이 검토할 수 있도록 상태를 "테스트 중"으로 설정할 수 있습니다. Blueprint는 세분화된 작업 자동화에 매우 유용합니다.

8. 조호 리포트

고급 분석 및 비즈니스 인텔리전스 애플리케이션인 Zoho Reports는 데이터를 가져와 시각적으로 명확하게 매핑하는 데 도움이 됩니다. Zoho Projects와 Zoho Reports와 같은 프로젝트 관리 소프트웨어 의 통합은 데이터를 실행 가능한 통찰력으로 전환하면서 팀의 진행 상황에 대한 심층적인 통찰력을 제공할 수 있습니다.

Zoho Reports는 사용자 지정 가능하고 통찰력 있는 대시보드로 더 큰 그림을 제공합니다. 프로젝트 상태, 차트 소진, 시간 사용, 팀이 점을 연결하고 프로젝트 통찰력을 실행하는 데 도움이 되는 실제 보고서 계획 및 실행과 같은 광범위한 보고서를 쉽게 생성할 수 있습니다.

9. Zoho 인보이스 통합

Zoho Invoice의 도움으로 내장된 통합은 기록된 작업표가 있는 송장을 자동으로 생성하는 데 도움이 됩니다. 회계 프로세스를 간소화하려면 Zoho Invoice 애플리케이션도 확인하십시오.

Zoho 프로젝트 는 프로젝트의 성능을 최적화하고, 작업 시간을 계산하고, Zoho 송장을 사용하여 지불을 위한 송장을 보내는 동안 원하는 형식으로 작업표 데이터를 내보내는 데 도움이 되는 시간 추적 기능을 제공합니다. 인보이스 생성 옵션을 클릭하여 작업표 데이터를 Zoho 인보이스에 로드할 수 있습니다.

10. 문서 관리

파일을 저장하고 공유하는 효과적이고 안전한 장소 역할을 하는 Zoho Projects는 팀이 필요에 따라 파일을 공유하고 액세스할 수 있도록 하는 동시에 파일을 체계적으로 유지하는 데 도움이 됩니다. 문서, 비디오, 보고서, 클립 또는 스프레드시트이든 상관없이 Zoho 프로젝트의 모든 파일을 쉽게 보내고 저장할 수 있습니다.

Zoho Projects의 좋은 기능은 이전 버전의 파일을 저장하는 동시에 파일을 간단하게 복구하고 필요할 때 이전 버전으로 돌아갈 수 있다는 것입니다. 마지막으로 Zoho Projects에는 모든 것을 검색하지 않고도 파일을 찾는 데 도움이 되는 강력한 검색 도구가 포함되어 있습니다. Zoho Projects는 어디에서나 간편하게 문서를 공유할 수 있도록 도와줍니다.

결론

위에서 언급했듯이 Zoho Projects는 프로젝트 관리 프로세스를 간단하고 효율적으로 만드는 데 도움이 됩니다. 그러나 플랫폼을 사용하면 자동 보고 및 워크플로를 통해 많은 프로세스를 간단하게 자동화하고 시간을 절약할 수 있습니다.

프로젝트에 참여하고 있는 모든 프로젝트를 확인하고 프로젝트와 관련된 문서를 공유하는 것은 간단합니다. 또한 다양한 애플리케이션을 Zoho Projects에 통합하여 모든 것을 관리하기 쉽게 만들 수도 있습니다. 대체로 Zoho Projects는 많은 이점이 있는 강력한 플랫폼입니다.

조직을 위해 Zoho 프로젝트를 설정하는 데 더 많은 도움이 필요하거나 통합 작업에 대한 지원이 필요한 경우에도 Encaptechno 에 연락하여 전문가의 도움을 받으십시오. 지식과 경험이 풍부한 전문가 팀이 기꺼이 지원해 드립니다.