문서 및 이메일 관리의 OHIO 방식

2022년 1월 27일 최종 업데이트

방해는 짜증나. 그것들은 우리의 작업 흐름과 일상을 망치고 너무 자주 우리가 생산적인 업무 시간을 보내는 데 방해가 됩니다. 고객과의 예상치 못한 전화 통화부터 중요한 문제를 논의하기 위한 즉석 회의에 이르기까지 직장의 모든 구석에는 방해가 도사리고 있습니다. 생산성을 높이는 데 있어 가장 큰 자산은 업무를 중단 없이 효율적으로 수행하는 데 가장 큰 걸림돌이기도 합니다. 바로 컴퓨터, 특히 이메일 관리입니다.

이메일 관리를 위한 OHIO 방법을 발견한 방법

얼마 전 아침 출근길에 팟캐스트를 듣고 있었습니다. 나는 일반적으로 이 특정 팟캐스트가 통찰력 있고 유익하다고 생각하지만 최근 한 에피소드가 내 관심을 끌었습니다. 당신이 나와 같다면 직장의 받은 편지함은 다른 회사에서 서비스를 제공하는 양식 편지부터 중요한 문제를 알려주는 클라이언트, 무시할 수 없는 부서별 메모에 이르기까지 이메일로 가득 차 있습니다. 벅아이처럼 머리에 와 닿았던 팟캐스트에서 설명한 주제는 OHIO의 이메일 관리 방식이었습니다.

OHIO 이메일 관리 방식은 ONLY HANDLE IT ONCE 의 약자입니다. 기본적으로 받은 편지함에서 이메일을 본 후에는 즉시 처리해야 하고 나중에 처리해야 합니다. 팟캐스트의 내레이터인 Ken Knorr는 다음과 같이 설명했습니다. 내가 이전에 내 이메일을 처리했던 방식은(많은 사람들이 그렇게 생각하는 것처럼) 이메일을 보고 제거해야 하는 경우 중요하지 않은 메시지는 즉시 삭제되는 것이었습니다. 그렇지 않으면 나중에 이메일로 "돌아가서" 메시지에 더 적절한 조치를 취하겠다고 스스로에게 말할 것입니다. 응답하거나 목록화/파일링하는 것입니다.

이메일 관리가 중요한 이유

MNC Consulting Group에 따르면 수신 메일의 80%는 즉시 파쇄 또는 재활용에 할당할 수 있습니다. 이는 우리가 매일 받는 메일과 메시지의 20%만 다른 곳에 할당하거나 향후 사용/작업을 위해 저장해야 함을 의미합니다.[1]

Money Magazine의 최근 기사에서는 이메일을 다음과 같이 설명했습니다.

“나는 받은 편지함을 꽃밭이라고 생각합니다. 귀하의 필수 이메일은 고객, 잠재 고객, 감독자 등의 꽃입니다. 잡초는 뉴스레터, 정크 메일 및 이미 읽은 이메일로 귀하의 꽃을 막고 있습니다... 잡초를 통해 꽃을 볼 수는 없습니다 ."[2]

OHIO 방법이 강조하는 것은 이메일에 대한 적절한 조치를 즉시 수행하는 것입니다. 팟캐스트가 설명했듯이 이 방법은 매일 통합되고 사용됨에 따라 시간이 많이 걸리고 낭비가 될 수 있는 작업에 시간을 분배하는 효율적이고 생산적인 방법이 됩니다.

이메일 관리의 OHIO 방식을 사용하여 정리하는 방법을 살펴 보겠습니다.

• 파일링 – 나중에 사용하기 위해 저장하고 정리해야 하는 이메일 및 메시지입니다. 어떤 경우에는 이러한 이메일을 조직의 정보 리소스 시스템에 통합해야 합니다. 다른 경우에는 삭제되지 않고 단순히 개인의 받은 편지함에 저장될 수 있습니다. 일부 조직에서는 직원이 아무 것도 삭제하지 않는 것을 선호하므로 이메일의 모든 정보를 검색 가능하고 손이 닿는 곳에 보관할 수 있습니다.
• 읽기 – 시간이 있을 때 읽을 수 있는(그리고 해야 하는!) 내용이 있는 이메일입니다. 이러한 이메일은 점심 시간, 기차 안에서 또는 더 나은 방법으로 하루 중 지정된 시간 동안, 가급적이면 주의가 산만하지 않고 신속하게 필요한 일에 조치를 취할 수 있는 근무 시간이 끝날 때까지 어디서나 확인할 수 있습니다. .
• 라우팅 - 즉, 전달. 받은 편지함이나 폴더를 복잡하게 만들 필요는 없지만 동료에게 유용할 수 있는 이메일입니다. 메시지가 다른 사람에게 유용할 수 있는 경우 전달하십시오. 그렇지 않으면 메시지를 제거하고 받은 편지함에 먼지가 쌓이지 않도록 하십시오.
• 조치 – 해야 할 일, 즉 '해야 할 일' 목록이 포함된 이메일입니다. 받은 편지함을 검토할 때 이러한 이메일을 즉시 저장할 수 있도록 메일 프로그램 내에 별도의 폴더를 만드십시오. 매일 이 폴더를 열고 나열된 작업과 작업을 완료했는지 확인하십시오. 폴더를 비우고 빈 작업 폴더로 다음날을 시작하고 채우고 실행하십시오.

직장과 상황에 따라 이 4개의 폴더는 책상 위에 놓인 물리적 폴더가 될 수 있으며 메일이 책상에 떨어질 때 사용할 수 있습니다. 그러나 대부분의 경우 이 시스템은 데스크톱 이메일 서버에 4개의 "폴더"를 만들어 사용할 수 있습니다.

OHIO를 통합하면 다음 메시지가 화면에 표시될 때까지 숨 가쁘게 기다리면서 받은 편지함을 계속해서 가리킬 필요가 없습니다. 평균적인 사람이 하루에 15번 이메일을 확인한다는 사실을 알고 계셨습니까?[3] OHIO 방식에서는 하루에 몇 번만 이메일을 확인하도록 제안합니다. 이렇게 하면 그때그때 처리할 메시지가 더 많아집니다. 물론 이것의 또 다른 이점은 어쨌든 아무 것도 하지 않을 메시지를 보기 위해 몇 분마다 받은 편지함을 확인하는 것보다 중요한 일을 하는 데 더 많은 시간을 절약할 수 있다는 것입니다.

저는 특히 Mark Murphy의 직장에서의 생산성 조언이 마음에 들었습니다.

“...우선, 이메일에서 2시간 동안 휴식을 취하십시오. 그리고 그 2시간 안에 1-2개의 가장 중요한 프로젝트를 시작하십시오. 문을 잠그고, 사무실을 떠나고, 좋아하는 커피숍으로 걸어가세요. 하루 중 가장 생산적인 2시간을 보내기 위해 해야 할 일은 무엇이든 하세요.”[4]

OHIO 방식은 바쁘고 복잡한 업무, 프로젝트, 직장에서의 커뮤니케이션을 관리하면서 생산성을 높이고 귀중한 시간을 절약할 수 있는 간단하고 빠른 방법입니다. 처럼 내 매니저 중 한 명이 최근에 나에게 지적했다. 당신은 작은 생각이나 걱정이 뒤에서 잔소리 할 때 덜 활동적이고 효율적이지 않습니다. 이메일을 지속적으로 주시해야 하고 즉시 응답하여 업무 흐름을 방해하거나 궁극적으로 이메일에 "돌아가기" 전까지 생산적인 작업을 하지 않아도 업무 시간에 속도가 느려지지 않는 경우에는 할 수 없습니다. 더 나은 예를 생각해 보세요.

아침 운전 중에 팟캐스트를 들은 결과 OHIO 방식이 효과가 있음을 증명할 수 있습니다. 나는 당신이 그것을 시도하고 다른 사람들에게 그것에 대해 이야기하는 것이 좋습니다. 귀하와 귀하의 동료가 문서 및 이메일 관리에 얼마나 많은 시간을 절약할 수 있는지 확인하고 업무 시간 동안 우리 모두가 수행하는 다양한 작업에 대해 보다 생산적이거나 주의를 기울일 수 있습니다.

[1] http://mncconsultinggroup.com/free-resources/white-papers/the-ohio-method/

[2] https://moneyinc.com/ohio-your-email-to-shrink-your-inbox/

[3] https://www.forbes.com/sites/markmurphy/2016/09/18/the-way-you-check-email-is-making-you-less-productive/#2e4f1e1237e3

[4] https://www.forbes.com/sites/markmurphy/2016/09/18/the-way-you-check-email-is-making-you-less-productive/#6c0597a37e38