프로젝트 범위를 정의하고 범위 추가를 방지하는 방법은 무엇입니까? | #36 프로젝트 관리 시작하기

프로젝트 수명 주기가 시작되기 전에 프로젝트 관리자는 프로젝트 범위에 대해 생각합니다. 그는 고객의 요구 사항과 기대치를 분석하고 사용 가능한 리소스와 병치하고 시간 제약에 직면합니다. 결과적으로 그는 프로젝트의 범위를 잘 정의할 수 있습니다. 그러나 이 과제의 모범적인 성과라 할지라도 이행 과정에서 프로젝트의 범위가 지나치게 커질 것이라는 보장은 없습니다. 그렇다면 프로젝트 범위를 잘 정의하고 범위 추가를 피하는 방법은 무엇일까요?

프로젝트 범위를 정의하고 범위 추가를 방지하는 방법은 무엇입니까? – 목차:

1. 소개
2. 프로젝트 범위 정의
3. 요구 사항 이해
4. 작업 분할 구조(WBS)
5. 위험한 작업의 우선순위
6. 마지막 책임 순간(LRM)
7. 범위 크립을 피하는 방법은 무엇입니까?
8. 요약

소개

PMBOK에 따르면 프로젝트 범위는 "특정 기능을 갖춘 제품, 서비스 또는 결과를 제공하기 위해 수행해야 하는 작업"입니다. 프로젝트 결과가 이해관계자의 기대에 부응하고 프로젝트 자체가 성공하려면 가능한 한 정확하게 범위를 정의해야 합니다.

프로젝트 범위 정의

프로젝트 관리자는 계획된 프로젝트가 다음 영역을 명확하게 정의했는지 처음부터 확인해야 합니다.

• 이해 관계자의 비즈니스 및 기술 요구 사항,
• 노동 분할 구조,
• 가장 위험도가 높은 작업, 즉 가장 혁신적이거나 처음 수행되는 작업에 대한 우선순위
• "마지막 책임 순간"(LRM, Last Responsible Moment) 접근 방식에 대해 이해 관계자와 합의했습니다.

프로젝트 관리자가 각각을 정의할 때 어떤 질문에 답해야 하는지 살펴보겠습니다.

요구 사항 이해

프로젝트 관리자는 잠시 이해 관계자 역할을 수행하여 다음 질문에 답해야 합니다.

1. 이 프로젝트의 재정적 및 비재정적 이점은 무엇입니까? – 재정적 이익은 프로젝트에서 생성된 제품 또는 서비스의 판매를 의미할 수 있습니다. 그러나 이점은 회사 이미지의 개선, 온보딩의 효율성 또는 Firmbee와 같은 프로젝트 관리를 용이하게 하는 새로운 소프트웨어의 구현일 수도 있습니다.
2. 프로젝트 실행으로 누가 영향을 받습니까? – 프로젝트 구현에는 조직 내부 및 외부의 변경이 포함됩니다. 따라서 보다 구체적인 질문을 할 가치가 있습니다.

ㅏ. 프로젝트 작업을 구현하려면 회사 내 재구성, 직원의 책임 변경, 새로운 사람 고용 또는 프리랜서 작업이 필요합니까?

비. 프로젝트의 결과가 공공 장소에서 볼 수 있고 지역 사회에 영향을 미칠까요?

씨. 구현으로 누가 혜택을 받습니까?

3. 프로젝트 결과는 어떤 요구 사항을 충족해야 합니까?
4. 프로젝트 결과에는 어떤 기술 사양이 있어야 합니까?

작업 분할 구조(WBS)

프로젝트에서 분업 구조를 만들려면 계층적으로 정렬된 질문에 답해야 합니다.

1. 프로젝트를 수행하는 주요 목적은 무엇입니까?
2. 구체적인 목표는 무엇입니까?
3. 특정 목표는 어떤 작업으로 나뉩니까?
4. 언제 목표와 목표를 달성해야 합니까?
5. 어떤 전문가가 그들 각각에게 맡겨질 것입니까?

주요 목표만 완전히 변경되지 않은 상태로 유지되어야 합니다. 한편, 2번부터 5번까지의 질문에 대한 답변은 프로젝트 진행 과정에서 상세하고 명확해집니다.

위험한 작업의 우선순위

위험한 작업에 대한 가장 중요한 질문은 정확한 식별 및 위험 영역이 프로젝트 범위에 어떤 영향을 미칠 수 있는지 결정하는 것과 관련이 있습니다.

1. 실패할 위험이 가장 높은 작업은 무엇입니까?
2. 이러한 각 작업의 성공은 어떤 요소에 달려 있습니까? 재료, 전문가의 가용성 또는 R&D 프로젝트의 경우 기계 학습 중 인공 지능 모델의 정확도 향상 곡선과 같이 예측하기 어려운 연구 및 실험 결과일 수 있습니다.
3. 이 작업의 실패가 프로젝트의 나머지 부분에 어떤 영향을 미칩니까?
4. 이 작업의 장기간 수행이 프로젝트 목표를 달성하는 능력에 어떤 영향을 미칩니까?
5. 이 작업을 수행하기 위해 프로젝트의 범위를 얼마나 늘릴 수 있습니까?

마지막 책임 순간(LRM)

작업의 우선 순위 지정은 LRM(Last Responsible Moment) 원칙과 밀접한 관련이 있으며, 이는 가장 적절한 순간의 원칙이라고도 합니다.

작업을 즉시 완료하는 것보다 계속 연기하는 것이 더 위험할 때까지 작업을 연기하는 위험 최소화 전략입니다. 작업이 불필요한 것으로 판명되거나 프로젝트 목표 또는 요구 사항이 변경될 때 노력을 낭비하지 않도록 합니다.

Lean 방법론에서 파생된 이 원칙은 다음과 같이 프로젝트에 결정적이고 변경하기 어려운 결정에도 적용됩니다.

• 프로젝트 구현의 추가 단계에 필요한 특수 장비 구매,
• 수행할 작업으로 달성할 목표의 구조를 설계합니다.

LRM 원칙에 따라 운영하는 관리자가 스스로에게 물어야 하는 질문은 다음과 같이 공식화할 수 있습니다.

• 작업을 이미 시작해야 합니까?
• 작업을 연기하면 어떻게 됩니까?
• 너무 늦게 결정을 내린 결과는 무엇입니까?
• 너무 일찍 결정을 내린 결과는 무엇입니까? 예를 들어 나중에 불필요하거나 요구 사항이 변경된 것을 발견하면 솔루션이 사용되지 않거나 비즈니스 가치가 쓸모 없게 됩니다.

범위 크립을 피하는 방법은 무엇입니까?

가장 잘 계획된 프로젝트도 구현 중에 성장(범위 크립)하는 경향이 있습니다. 예를 들어, 원래 두 가지 기능이 있어야 했던 제품이 이제 갑자기 6가지 기능을 가지게 됩니다. 이를 방지하기 위해 프로젝트 관리자는 이해 관계자와 안전한 범위 크리프를 설정해야 합니다. 프로젝트 범위 변경을 최소화하기 위한 기본은 작업 및 비즈니스 기대치의 범위를 정의하는 것 외에도 팀 및 이해 관계자와의 지속적인 커뮤니케이션입니다. 그러나 스코프 크리프에 대한 가장 중요한 방어 수단은 다음과 같습니다.

• 잘 짜여진 일정,
• 작업 스케줄링 소프트웨어의 효율적인 사용 및 팀과의 커뮤니케이션,
• 프로젝트의 주요 변경 사항에 대해 모든 이해 관계자에게 알립니다.

또한 범위 변경을 피하는 것이 지속적인 프로세스라는 점을 기억할 가치가 있습니다. 따라서 프로젝트 범위는 정기적인 모니터링 및 제어가 필요하며 프로젝트 관리자는 범위 확장으로 이어질 수 있는 상황이 발생할 때 신속하게 대응하고 결정을 내려야 합니다.

요약

프로젝트 범위는 구현해야 하는 것과 프로젝트에 포함되지 않는 것을 명확하게 정의하므로 잘 계획된 프로젝트의 핵심 요소입니다.

따라서 프로젝트 관리자의 임무는 작업을 시작하기 전에 다음과 같이 프로젝트 범위를 정의하는 것입니다.

• 고객의 요구사항 및 기대치 분석,
• 사용 가능한 리소스 와 병치
• 시간 제약에 직면.

그러나 잘 정의된 프로젝트 범위도 구현 중에 변경될 수 있습니다. 범위 크립으로 알려진 프로젝트 범위 스프롤을 방지하려면 작업 분할 구조를 고수하고 위험한 작업의 우선 순위를 신중하게 지정하고 "마지막 책임 순간" 접근 방식을 사용하십시오.

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저자: 캐롤라인 베커

프로젝트 관리자인 Caroline은 최상의 작업 흐름을 설계하고 프로세스를 최적화하는 새로운 방법을 찾는 전문가입니다. 그녀의 조직적 기술과 시간 압박 속에서 일하는 능력은 그녀를 복잡한 프로젝트를 현실로 만드는 데 가장 적합한 사람으로 만듭니다.

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