생산적인 사무실을 위한 20가지 최고의 조직 팁

당신이 일하는 곳은 당신이 일하는 방식에 영향을 미칩니다. 뒤죽박죽이거나 혼란스럽거나 혼란스러운 상황에서 일하는 것은 업무에 영향을 미치며 아마도 부정적인 영향을 미칠 것입니다.

일반 정보 전문가와 비슷한 경우 PC 화면 앞에 앉아 많은 에너지를 투자합니다. 당신의 업무가 PC를 중심으로 돌아가고 있다는 사실에도 불구하고, 당신의 사무실은 전반적으로 당신이 현명하게 이득을 얻을 수 있도록 도와야 합니다.

효율적인 사무실에는 엄청난 이점이 있습니다. 어쨌든, 그것은 제어와 기술의 감정을 제공하여 더 높은 효율성을 유발합니다. 둘째, 분류되어 있다는 단순한 사실이 전환을 방지합니다. 분류된 사무실은 다가오는 작업을 이해하고 진행 상황을 안내할 수 있습니다.

1. 클렌징부터 시작

Purge 없이는 수익성 있는 작업 공간을 만들 수 없습니다.

사무실 상태에 따라 청소는 몇 시간에서 하루 종일 걸릴 수 있습니다. 청소의 마지막 목표는 지저분하지 않은 사무실을 만드는 것입니다.

2. 캐치 잇 공간을 만드십시오.

사무실마다 다가오는 쓰레기를 발견할 수 있는 장소가 필요합니다. 사무실로 유입되는 쓰레기에는 세 가지 기본적인 종류가 있습니다.

1) 필수 아카이브,

2) 소지품(외투, 우산, 여행용 머그),

3) 낭비.

캐치잇 스페이스는 사무실의 가장 깨끗한 영역에 설정해야 합니다. 출입구가 있는 경우 출입구 한쪽에 캐치잇 공간을 만드십시오. 작업 공간에 있는 경우 통로에 가까운 공간에 캐치잇을 만드십시오.

캐치잇 공간은 다음을 갖추어야 합니다.

1) 기록 보관소를 위한 신임장 또는 판;

2) 선반, 올가미 또는 중요한 것을 두는 케이스; 그리고

3) 쓰레기통.

캐치잇 공간은 적은 노력으로도 사무실을 깨끗하게 유지할 수 있도록 합니다.

3. 작업 영역을 지저분하지 않게 유지

사무실에서 가장 중요한 물리적 공간은 작업 공간입니다.

많은 사람들이 지저분하지 않은 작업 영역에서 작업할 때 가장 수익성이 높다는 것을 알게 됩니다. 대부분의 경우 상상력이 풍부한 다른 사람들은 혼란스러운 환경에서 번성합니다.

혁신에 대한 호감이 있고 혼란에 대한 신비로운 사랑이 있다면 그 시점에서 당신에게 맞는 일을 하십시오. 우리의 작업 스타일은 작업 환경에 반영됩니다. 완벽한 작업 공간은 유익한 작업 프로세스를 만듭니다.

4. 작업 영역 주위에 두 개의 보고서 판을 놓습니다.

2판 프레임워크는 접근하는 종이를 처리하기에 가장 덜 복잡하고 가장 좋습니다.

프레임워크는 다음과 같이 작동합니다.

1) 새로운 판, 새로운 보고서;

2) 오래된 접시, 보고서를 열거나 살펴보고 관리해야 합니다.

모든 새 레코드, 새 레코드 또는 미개봉 레코드가 새 플레이트에 들어갑니다. 이 접시는 사무실로 사행하는 사람들이 작업 영역 주위에 물건을 던질 수 있도록 도와줍니다. 접시를 가리킵니다. 새로운 판은 관리해야 할 모든 것에도 불구하고 물건을 위한 것입니다. 개봉하지 않은 봉투, 정리함, 레코드 등 모든 것이 준비되면 완벽하게 쌓여 있습니다.

이전 플레이트는 필터, 문서화, 전달 등 아직 열지 않은 동시에 관리해야 하는 항목을 위한 것입니다. 하루의 계획과 비슷하지만 어쨌든 사무실의 모든 곳에서 흩어지지 않습니다.

이것은 매우 기본적인 방법론이지만 작업 영역에서 종이 쓰레기를 제거하기 위해 숙고하여 점점 더 많은 수익을 올릴 수 있도록 합니다.

5. 두 개의 영역을 만듭니다.

모든 작업이 동등하게 만들어지는 것은 아닙니다. 이 두 영역 관점으로 사무실 연결에 접근해야 합니다.

영역 1: 컴퓨터 작업. 이것은 일반적인 작업 영역입니다. 당신은 에너지의 대부분을 여기에 투자하여 물건을 던지고 완성합니다.

영역 2: PC 이외의 작업. 이것은 PC 이외의 작업을 수행하는 곳입니다. 유사한 작업 영역일 수 있지만 본질적으로 스크린, 로프 및 충전기가 없는 또 다른 영역입니다. 이것은 기록을 살펴보고, iPad를 활용하고, 서류에 서명하고, 보고서를 수표하거나, 봉투에 우표를 찍을 때 가는 곳입니다. 작업을 처리하는 데 콘솔을 직접 사용하는 방법이 필요하지 않은 모든 것입니다.

사무실을 다루는 2구역 방식은 일을 정리하고 하루에 한 번 관리하는 종류의 일을 처리하는 방식을 권장합니다.

5. 실제 물건을 서랍에 넣거나 접시를 분류합니다.

대부분의 직장에는 몇 가지 조항이 필요합니다. 실제로 자신의 소지품을 15가지로 정리한 비정상적 온건주의자 앤드류 하이드(Andrew Hyde)조차도 iPhone, 충전기, 헤드폰, 카메라, 선글라스, 지갑을 둘 곳이 필요합니다.

물건이 15개든 500개이든 관계없이 모든 것을 말할 수 있는 장소가 필요합니다.

작업 공간 캐비닛은 합리적인 장소입니다. 매력적인 스테이플러, 우아한 테이프 용기 및 귀여운 종이 컷 홀더를 작업 공간 위에 두려는 충동에서 전략적 거리를 유지하십시오. 일반적으로 이러한 조항은 캐비닛과 같이 잘 정리되고 열린 장소에 보관해야 합니다.

6. 더 큰 쓰레기통 얻기

더 큰 쓰레기통은 다소 무의미하게 들리지만 실제로는 핵심 해킹입니다. 여기에 이유가 있습니다. 사무실로 들어오는 대부분의 종이는 녹음이 아닌 폐기되거나 디지털화될 수 있습니다. 서류를 문서화하는 것은 가장 시간이 많이 걸리는 심부름 중 하나이며 가장 지연되는 일입니다.

거대한 쓰레기통은 점차적으로 명확해지기 때문에 일반적으로 더 자주 고려할 것입니다. 불필요한 종이가 작업 공간으로 들어오는 시점에서 "No Clue What to Do It"이라는 구겨진 종이 탑에 쌓기보다 쓰레기통에 버릴 수밖에 없습니다.

더 큰 쓰레기통은 쓰레기통 홍수를 추가로 방지합니다. 가장 끔찍한 유형의 사무실 엉망 중 하나는 3일 전에 그 능력을 달성한 쓰레기통입니다. 더 큰 캔을 얻으면 점점 더 낭비되는 것을 섭취할 수 있는 능력을 갖게 될 것입니다. 재사용에 포인트를 주세요!

7. 공간을 합리화하십시오.

다른 일을 하기 전에 하루가 시작될 때 몇 분 정도 시간을 내어 작업 공간을 정리하고 정리하세요.

지저분하지 않은 상태를 유지 하면 더 명확하게 생각하고 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다. 공간을 정리하고 분류함으로써 수익성을 엄청나게 높이고 물건을 검색하는 데 소비하는 시간을 제한할 수 있습니다.

8. 음영 또는 살아있는 식물의 파리를 포함합니다.

음영은 하루 중 정신 상태와 효율성에 큰 영향을 줄 수 있습니다. 파란색은 부드러움을 느끼게 하여 중심을 잡게 하고, 빨간색은 정확함과 세심함이 필요한 작업에 탁월합니다.

식물은 마찬가지로 개인이 중심을 잡을 수 있도록 할 수 있습니다. 워싱턴 주립 대학의 조사에 따르면 엄격한 작업 공간에서 식물에 배정된 전문가는 덜 집중하고 점점 더 이득을 얻으며 점진적으로 마음챙김을 느끼는 것으로 나타났습니다.

9. 작업 공간을 장식하십시오.

음영 및 초목에도 불구하고 작업 공간의 몇 가지 개별 장식품은 점점 더 위대하고 느슨한 느낌을 줄 수 있으며 결국 효율성을 지원할 수 있습니다.

예를 들어, 인정과 교부금, 그리고 귀하를 유익하고 인정받고 추진력이 있다고 느끼게 하는 기타 활기찬 것들.

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10. 가장 두려운 임무를 두려운 길에서 벗어나십시오.

모든 사람은 매일 의제에 대해 하나 이상의 과제를 가지고 있으며 계속해서 뒤로 미루고 있습니다. 단지 실제로 해낼 것이라는 전망이 너무 끔찍해 보이기 때문입니다.

그 심부름은 정말로 당신이 먼저 끝내기 위해 노력해야 하는 것입니다. 과제를 완료하는 마지막 순간까지 참지 말고 가능한 한 빨리 과제를 해결하십시오.

당신의 다른 사업은 상관 관계에 의해 덜 압도적인 것처럼 보일 것이고, 당신은 하루 종일 그 하나의 과제에 대해 걱정하는 것을 그만두게 될 것이며, 일반적으로 말해서 당신에게 점점 더 유익할 것입니다.

11. 다양한 사업을 조직하고 대리합니다.

당신의 센터는 가장 중요한 사업에 먼저 가야 하므로 당신이 하는 모든 일과 모든 것이 진정으로 얼마나 중요하거나 사소한지 정확히 고려하십시오.

가능하다면 덜 필요한 것은 제쳐두고, 당신의 직위와 조직의 가치를 높이는 일에 더 많은 에너지를 투자할 수 있도록 그것들을 지정하거나 재적용하는 방안을 생각하고,

12. 이메일 알림을 종료하십시오.

받은 편지함에 도착할 때마다 각 이메일을 정독하는 대신 설정한 중간에 경고를 없애고 메시지를 확인하십시오.

왜요? 전화나 업무 공간에 지속적으로 이메일을 보내면 핵심 관심사를 깨뜨릴 수 있습니다.

사람이 이메일 알림으로 방해를 받는 데 64초가 걸립니다. 이메일을 더 적은 시간 동안 검색하여 비슷한 양의 메시지를 보내고 받을 수 있는 시간은 20%,

13. 짧은 휴식을 취하십시오.

광장을 산책하든, 가까운 커피숍으로 달려 가든, 잡지를 보든, 동료와 수다를 떨든, 업무와 관련 없는 짧은 휴식은 실행에 막대한 영향을 미칠 수 있습니다.

휴식을 포기할수록 효율성이 떨어집니다.

14. 이리저리 움직여라.

운동은 신체에 유용할 뿐만 아니라 업무 수행에도 긍정적인 영향을 줄 수 있습니다. McIntire는 신체 운동이 정서적 웰빙과 중심에 영향을 미치는 것으로 나타났습니다.

더 연마되고 점진적으로 수익성이 있다고 느끼는 놀라운 방법? 하루의 첫 부분에 계속 달리기를 하거나 운동으로 하루를 시작하십시오. 쉬는 시간에 몰래 틈틈이 활동하는 것도 나쁘지 않습니다.

15. 음악에 맞춰라.

이어폰을 끼고 있다고 해서 계속 위축되는 것은 아닙니다.

작업할 때 가장 좋아하는 노래를 들으면 해당 영역에 들어가 할 일 목록을 펑펑 쏟아낼 수 있습니다. 마찬가지로 동료들에게 짜증을 내지 않기를 바라는 눈에 띄지 않는 깃발을 보냅니다.

16. 장비 새로 고침

어떤 사무용 기기가 당신의 사무실 계획을 방해하거나 뒤죽박죽으로 만들고 있습니까? PC에 메모리 또는 하드 드라이브 재설계가 필요합니까?

오래된 프린터, 팩스, 스캐너를 버리고 자원을 복합기에 투입할 수 있는 좋은 기회일 것입니다.

또는 다른 한편으로는 투박한 터치톤 전화기를 스피커폰으로 업데이트할 시간입니다. 사무 기기의 유용성을 높이고 더 많은 작업 공간에 액세스할 수 있습니다.

17. 영역을 전환합니다.

상사가 허락하지 않는 한 주중에 시간을 내어 다른 상황에서 일하십시오.

도서관이나 근처 정류장(기후가 허용되는 경우)에 대한 직선을 만들거나 고요하고 특징적인 빛으로 가득 찬 장소를 찾으십시오. 이것은 새로운 생각을 하거나 오래된 문제에 새로운 빛을 비춰주는 데 도움이 될 수 있다고 Khaitan은 말했습니다.

18. 매일의 목표를 기록하십시오.

해야 할 모든 일을 모니터링하는 것은 모든 경우에 간단하지 않으므로 매일 아침 하루의 목표를 기록하는 것으로 시작하십시오.

중심이 무너지거나 결국 머뭇거릴 때 이 요약을 활용하여 계속해서 궤도를 유지할 수 있습니다.

포스트잇이나 작업 영역에서 확실히 눈에 띄는 어떤 것에 요약을 작성하고, 그 시점에서 무엇을 버려야 하는지에 대한 통지가 필요할 때 다시 찾아오십시오.

19. 문서화 프레임워크를 재고하라

완전히 고령화 시대로 접어들면서 종이 문서를 보관할 필요성이 줄어들었습니다.

당신의 가게는 무엇을 신중하게 할 수 있습니까? 문서를 복사하는 것이 정확합니까? 이전에 활용했던 기록 및 주최자의 일부를 생략할 수 있는 능력이 있을 수 있습니다. PC에 문서를 보관하는 경우에는 관습적인 백업을 하고 있는지 확인하십시오.

다음은 원활한 녹음 프레임워크를 만들기 위한 몇 가지 비축 아이디어입니다.

• 모임 봉투 만들기 – 모든 "토론할 내용"을 제출해야 할 사항, 제출해야 할 보고서 등과 함께 거기에 넣습니다. 그것은 당신이 모임을 위해 설정할 수 있게 해주고, 함께 이사를 가더라도 걱정을 덜어줄 것입니다.

• WOR 봉투 만들기 – 우리의 많은 혼란스러운 서류들은 다른 사람이 반응하거나 행동할 때까지 보류되는 것들입니다. WOR(Waiting on Response) 봉투에 보관하십시오. 따라잡아야 할 특별한 활동이 있는지 이틀에 한 번씩 확인하십시오.

• 용량 상자 – 저렴한 용량 상자를 사용하여 문서화된 기록을 보관하고 현재 기록 공간에서 꺼내십시오.

• 잡지 상자 – 잡지 상자나 표지를 사용하여 꼭 보관해야 하는 잡지와 목록을 보관하십시오. 참조 또는 연구를 위해 진정으로 필요한지 확인하고 일반적으로 재사용하거나 나눠주는 것이 이상적입니다.

• 봉투 정독 – 중요하지 않은 정독에 필요한 인쇄 기사 및 아카이브에 대한 기록을 지정합니다.

• 크로니클 문서 – 작업이 완료되면 대부분의 자료를 모아서 기록합니다. 진행 중인 작업을 위해 "작업 봉투"를 보관하십시오.

• 매주 기록 – 문서화할 기회를 주지 마십시오. 문서를 "To File" 정리함에 넣고 일주일에 한 번 모든 것을 문서화하십시오.

끝

사무실 협회 전략과 함께 자신의 수익성 프레임워크를 통합해야 합니다. 일부 효율성 전략은 사무실 정리를 처리하는 특정 방법을 규정합니다.

선호하는 계층적 전략이나 수익성 프레임워크가 무엇이든, 정렬된 사무실을 만드는 데 주저하지 마십시오. 일시 중지할수록 더 많은 시간을 낭비하게 됩니다. 다음은 생산성을 높이는 방법에 대한 정리 팁에 대한 더 많은 아이디어를 제공하는 크리에이티브 인포그래픽입니다.

추가 소스