간단한 5단계로 가상 사무실을 설정하는 방법

기업은 일상적인 작업을 실행하는 데 도움이 되는 앱과 도구를 위해 점점 더 클라우드로 눈을 돌리고 있습니다. 기업이 비용을 절감하기 위해 서두르고 직원들이 전통적인 통근 방식을 버리면서 이러한 추세는 재택 근무를 점점 더 실용적이고 바람직하게 만들었습니다. Gallup은 최근 노동력의 약 37%가 현재 재택근무를 하고 있다는 사실을 발견했으며 이는 사람들이 일하는 방식에 엄청난 변화가 있음을 시사합니다.

클라우드 기반 솔루션과 모바일 장치는 원격 작업의 생산성을 높여 책상과 회사 사무실에서 작업자를 자유롭게 합니다. 기술은 또한 비즈니스 프로세스를 빠르고 효율적으로 만드는 귀중한 도구를 제공하여 신생 기업, 프리랜서 및 자영업자에게 권한을 부여했습니다. 그러나 원격 근무자들에게는 전통적인 직장의 많은 요소를 에뮬레이트하는 사무실 환경이 필요합니다. 다음 5가지 팁은 귀하의 경력을 지원하는 가상 사무실을 설정하는 방법을 보여줍니다.

1. 필수 장비 확보

원격 근무자는 성공을 지원하기 위해 기본 장비가 필요합니다. 모든 원격 작업자는 인터넷 연결이 가능한 모든 장소에서 작업할 수 있는 랩톱 컴퓨터가 필요합니다. 작업자는 컴퓨터를 쉽게 클라이언트와 고용주 사이트로 가지고 가서 소프트웨어와 파일에 일관되게 액세스할 수 있습니다. 비즈니스의 모든 부분을 쉽게 수행할 수 있도록 충분한 메모리와 저장 공간, 빠른 프로세서, 내장 카메라를 갖춘 노트북을 구입하십시오.

원격 근무자는 업무를 위해 소프트웨어에 의존합니다. 시간이 지남에 따라 개발자는 버그를 수정하고 보안을 개선하며 제품에 기능을 추가하므로 생산성을 극대화하려는 사람들에게 최신 버전이 필요합니다.

모바일 장치는 원격 작업자에게 필수 장비이기도 합니다. 스마트폰과 태블릿은 노트북이 비현실적으로 보이는 설정에서 사람들을 연결 상태로 유지합니다. 작업자는 장치를 컴퓨터와 동기화하여 항상 데이터에 액세스할 수 있습니다. 클라우드 기반 소프트웨어 덕분에 작업자는 데이터 손상이나 버전 충돌을 일으킬 염려 없이 한 장치에서 다른 장치로 원활하게 전환할 수 있습니다.

원격 작업자는 작업 요구 사항에 따라 다른 장비가 필요할 수 있습니다. 재택 근무가 가능한 경우 적절한 작업 공간을 쉽게 조정하여 설정한 가상 사무실을 보완할 수 있습니다. 일부 재택 근무자는 외부 모니터, 풀사이즈 키보드, 마우스 및 복합기 프린터를 사용하여 가상 사무실의 효율성을 향상시킵니다.

2. 연결 유지

이제 많은 비즈니스 애플리케이션이 클라우드에서 작동하므로 원격 작업자는 그 어느 때보다 안정적인 인터넷 연결이 필요합니다. 홈 오피스의 빠른 연결은 파일을 처리하고 기록을 업데이트하는 동안 음성 및 화상 통화, 온라인 회의, 회의에 충분한 대역폭을 보장하는 데 도움이 됩니다.

외근 작업자는 이동 중에 사용하고 집 연결이 끊어졌을 때 백업을 위해 항상 모바일 핫스팟 장치를 가지고 있어야 합니다. 스마트폰에서 핫스팟 기능을 사용하거나 Verizon Jetpack MiFi 6620L 4G LTE Mobile Hotspot, FreedomPop의 Overdrive Pro 또는 Verizon Wireless Jetpack MiFi와 같은 전용 핫스팟 장치를 사용하도록 선택할 수 있습니다.

3. 올바른 커뮤니케이션 및 협업 도구 선택

원격 작업자는 워크플로를 최적화할 수 있는 협업 및 커뮤니케이션 도구에 액세스할 수 있어야 합니다. 최신 프로젝트 관리 트렌드에는 가상화, 디지털화 및 원격 연결이 포함되므로 작업 요구 사항에 보조를 맞추는 데 도움이 되는 도구가 있는지 확인하십시오. 필수 통신 도구에는 Outlook 또는 Gmail과 같은 이메일 공급자, 인스턴트 메시징, VoIP 공급자와 작동하는 소프트폰 또는 IP 전화 터미널, WebEx 또는 GoTo Meeting과 같은 웹 회의가 포함됩니다.

팀과 효과적으로 작업하는 데 도움이 되는 공동 작업 도구에는 팀용 메시징 앱인 Slack, 기업을 위한 최고의 소셜 네트워크 도구인 Yammer, 최고의 프로젝트 추적 도구인 Asana가 있습니다. WorkflowMax는 시간 추적, 견적, 송장 발행 및 보고에 도움이 되는 올인원 작업 관리 도구를 제공합니다. 적절한 도구가 있으면 더 빠르고 똑똑하게 작업할 수 있습니다.

Creately와 같은 시각적 커뮤니케이션 도구를 사용하면 훨씬 더 효과적일 수 있습니다. 현재 워크플로에 Creately를 추가하려면 Google 드라이브 및 Slack 통합을 확인하세요.

4. 데이터 저장소를 클라우드로 이동

과거에 원격 근무자들은 다양한 컴퓨터, 장치 및 휴대용 USB 드라이브에 저장된 파일을 추적하는 데 어려움을 겪었습니다. 이제 클라우드 기반 파일 저장소를 통해 작업자는 모든 컴퓨터 또는 장치에서 데이터에 액세스할 수 있습니다.

적절하게 활용되는 온라인 스토리지는 데이터를 보호하고 컴퓨터 및 하드 드라이브 오류로 인한 데이터 손실을 보호하는 데 도움이 됩니다. OneDrive, Dropbox, Google Drive 및 Box와 같은 서비스는 파일을 쉽게 저장, 공유 및 구성할 수 있는 웹 기반 및 모바일 앱을 제공합니다.

그러나 클라우드 서비스가 제공하는 수많은 이점에도 불구하고 직원은 중요하고 민감한 비즈니스 데이터의 보안을 손상시키지 않으려면 특정 클라우드 스토리지 위험에 대해 잘 알고 있어야 합니다.

5. 조직적이고 가용성 유지

마감일을 놓치고, 작업을 잊어버리고, 약속을 건너뛰면 원격 근무자로서의 경력이 무산될 수 있습니다. 일을 처리하는 동안 시간을 ​​잘 관리해야 합니다. 가장 중요한 것은 고객과 동료에게 계속 접근할 수 있어야 한다는 것입니다. 모든 책임을 완수할 수 있도록 앱과 도구를 사용하여 작업, 메모 및 약속을 정리하세요.

MyLife Organized, Organizer Pro 및 MyOrganizer Ultimate와 같은 소프트웨어 제품은 할 일 목록을 만들고, 계획하고, 목표를 설정하고, 연락처를 저장할 수 있는 중앙 집중식 장소를 제공합니다. 유사한 방식으로 작동하는 앱에는 Google 캘린더, Evernote, Trello 및 Toodledo가 있습니다. 선택에 관계없이 모든 장치에서 사용할 정보를 동기화할 수 있으므로 중요한 작업이나 기회를 다시는 놓치지 않도록 할 수 있습니다.

가상 사무실을 설정하는 방법에 대한 아이디어 공유

가상 사무실이 있는 원격 작업자는 고용 환경을 변화시켰습니다. 새로운 작업 방식에는 직장에서 대면 커뮤니케이션과 사회적 관계가 부족하지만 재택 근무자는 기술을 활용하여 이를 보완할 수 있습니다. 적절한 장비, 소프트웨어, 온라인 도구 및 앱이 있으면 상상했던 것보다 더 생산적이고 성공할 수 있습니다.

저자 약력: Lisa Michaels는 프리랜서 작가이자 편집자이며 포틀랜드에서 활동하는 콘텐츠 마케팅 컨설턴트입니다. 자영업자이기 때문에 그녀는 비즈니스 세계의 최신 동향을 파악하기 위해 최선을 다합니다. 그녀는 새로운 요리법을 시도하거나 스칸디나비아 범죄 소설을 읽는 데 여가 시간을 보냅니다. Twitter와 LinkedIn에서 언제든지 그녀와 소통할 수 있습니다.