프로젝트 회의의 종류 | #33 프로젝트 관리 시작하기
게시 됨: 2023-02-09킥오프와 클로징, 대결과 협상, 일상과 통제… 참여자, 기간, 의제가 다릅니다. 그러나 모든 프로젝트 회의에는 한 가지 공통점이 있습니다. 회의 중에 프로젝트와 관련된 사람들이 문제 또는 결과를 제시하고 작업 구현에 대해 함께 논의합니다.
프로젝트 회의 유형 - 목차:
- 소개
- 계획
- 솔루션을 찾고
- 의사결정
- 결과 제어
- 활동 요약
- 요약
소개
PMBOK은 효율적인 프로젝트 관리에 중요한 16가지 유형의 회의를 구분합니다! 그들 각각은 특정 목적과 회의 개최에 필요한 참석자 목록을 가지고 있습니다. 모든 유형을 나열하지 않고 대신 이러한 기본 유형에 초점을 맞추고 "회의가 열리는 이유는 무엇입니까?"라는 질문에 답할 것입니다.
회의는 종종 시간 낭비와 관련이 있지만 설계상 회의는 프로젝트의 핵심 부분이자 필수 커뮤니케이션 도구입니다. 그러나 이것이 사실이 되려면 참가자는 회의의 목적과 이상적으로는 의제를 알아야 합니다. 원활한 운영을 책임지는 사람도 필요합니다. 오늘은 봉사하는 목적에 따라 구분되는 모임의 종류를 살펴보겠습니다.
계획
프로젝트의 작업 계획은 팀이 프로젝트의 목표와 목표를 논의하는 시작 회의 및 반복 회의의 목적입니다.
킥오프 회의는 프로젝트, 해당 단계 또는 특정 반복이 시작될 때 열립니다. 모든 팀 구성원과 주요 이해 관계자가 참석하며 주요 구성 요소는 다음과 같습니다.
- 팀원들과 서로를 알아가고,
- 기대치 설정
- 계획 – 첫 번째 행동 계획을 수립합니다.
잘 진행된 시작 회의에서 모든 참가자는 프로젝트를 시작할 동기와 명확한 이해를 가져와야 합니다.
- 프로젝트 목표,
- 그들에 대한 기대,
- 사용 가능한 리소스 및 사용 방법,
- 프로젝트에서 역할과 책임의 분담,
- 프로젝트의 기간과 범위,
- 그들이 시작해야 할 작업.
다음 킥오프 회의 및 계획 회의 중에 구현 상황에 대한 프로젝트 계획의 점진적인 조정이 이루어집니다. 팀은 목표와 달성 방법을 정의하기 위해 보다 세부적인 작업을 계획합니다. 따라서 솔루션을 찾는 데에도 참여합니다.
솔루션을 찾고
프로젝트 구현 중에 발생하는 어려움을 처리하는 방법을 찾는 것이 대중적인 브레인스토밍 및 심층 문제 회의의 목표입니다.
브레인스토밍의 목적은 문제나 과제에 대한 수많은 아이디어와 잠재적 해결책을 생성하는 것입니다. 일반적으로 프로젝트 팀 구성원과 때로는 초대된 이해 관계자만 참여합니다. 그들은 종종 빠르고, 많이, 큰 소리로 말하는 것을 좋아하는 사람들을 선호한다는 비판을 받지만, 조용한 분위기에서 토론할 수 있는 수많은 아이디어를 생성하는 데 훌륭한 도구입니다.
문제 해결 회의는 브레인스토밍 세션의 자연스러운 연속입니다. 여기에서는 보다 정확하고 균형 잡힌 결정을 내릴 수 있도록 솔루션에 대해 자세히 설명합니다.
의사결정
사용 가능한 옵션을 논의하고 특정 조치에 대한 합의에 도달하기 위해 의사 결정 회의가 열립니다. 목표 구현과 관련된 경우 프로젝트 팀만 참여합니다. 반면 결정이 중요한 의미를 지닌 문제와 관련이 있는 경우 주요 이해관계자도 이에 주의를 기울입니다.
주요 결정은 운영 위원회인 "서밋" 회의에서 이루어집니다. PMBOK는 이를 "고위 이해관계자가 프로젝트 팀에 방향과 지원을 제공하고 프로젝트 팀의 권한 밖에서 결정을 내리는 회의"로 정의합니다.
결과 제어
프로젝트 수행 결과에 대한 정보 공유 및 분석을 위한 회의를 주기적으로 개최합니다. 이를 "상태 업데이트 회의" 또는 간단히 "상태 회의"라고 합니다. 이를 통해 팀 기능의 불리한 변화를 신속하게 식별하고 새로운 위험에 대응할 수 있습니다.
활동 요약
활동의 주기적 요약은 회고라는 모임 중에 발생합니다. 예를 들어 이정표에 도달했을 때와 같이 프로젝트의 각 중요 단계가 끝날 때 개최됩니다. 그들의 목적은 수행된 작업과 팀 구성원이 함께 작업하는 방식에 대해 팀과 함께 반영하는 것입니다.
회고 외에도 PMBOK는 "교훈"이라는 과거 활동에서 교훈을 배우는 것을 목표로 하는 흥미로운 유형의 회의를 언급합니다. 전체 프로젝트 또는 선택한 단계에서 얻은 교훈을 요약하고 공유하는 데 사용됩니다. 그 결과 실수에 대한 더 큰 인식과 모범 사례의 일관된 적용을 통해 프로젝트 팀의 성과가 개선되어야 합니다. 팀에서 더 잘 해결할 수 있었던 상황을 논의하기 위해 "교훈" 회의를 주선할 수 있습니다. 그러나 팀이 반복하기를 원하는 성공과 매우 좋은 결과를 가져온 솔루션에 가장 자주 사용됩니다.
요약
프로젝트 회의의 주요 목표는 다음과 같습니다.
- 원활한 의사소통,
- 문제 해결,
- 의사 결정 및
- 프로젝트 작업의 진행 상황을 추적합니다.
효율성의 핵심은 투명성입니다. 각 프로젝트 회의에는 명확한 목적, 의제 및 참가자 목록이 있어야 하며 가능하면 회의가 원활하고 효율적으로 진행되도록 도움을 줄 수 있는 촉진자가 있어야 합니다.
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저자: 캐롤라인 베커
프로젝트 관리자인 Caroline은 최상의 작업 흐름을 설계하고 프로세스를 최적화하는 새로운 방법을 찾는 전문가입니다. 그녀의 조직적 기술과 시간 압박 속에서 일하는 능력은 그녀를 복잡한 프로젝트를 현실로 만드는 데 가장 적합한 사람으로 만듭니다.
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