비즈니스 서신이란 무엇입니까? 유형, 팁 및 형식

비즈니스 서신은 전문적인 의사소통에 중요하며 기업 환경에서 중추적인 역할을 합니다. 이러한 공식 문서는 개인, 조직 또는 기타 이해관계자 간에 정보, 요청 또는 제안을 전달하는 구조화된 수단으로 사용됩니다.

비즈니스 서신은 명확성, 전문성 및 예절의 표준을 구현하므로 비즈니스 환경에서 효과적인 의사소통을 위한 기본 도구가 됩니다. 이 글에서는 비즈니스 편지 쓰기, 그 유형, 전문적인 의사소통을 위한 편지 작성 방법에 대해 자세히 알아봅니다.

비즈니스 서신이란 무엇이며 왜 중요한가요?

비즈니스 서신은 회사가 고객, 직원, 이해관계자 또는 기타 개인과 전문적인 서신을 교환하기 위해 사용하는 일종의 공식 서한입니다. 비즈니스 레터는 제품 홍보, 이벤트 초대장 발송, 기업 협업 초대장 발송, 감사편지 발송 등 다양한 목적으로 사용될 수 있습니다.

비즈니스 서신의 중요성은 그것이 고객 및 조직과 전문적인 관계를 유지하는 데 도움이 되는 정보를 공유하는 공식적인 방법이라는 사실에 있습니다. 또한, 전문적으로 공유되는 정보에 대한 향후 참고 자료로 사용할 수 있도록 서면 형식으로 공유됩니다.

비즈니스 커뮤니케이션의 편지 유형

전문적으로 의사소통하는 데 사용할 수 있는 다양한 유형의 비즈니스 서신이 있습니다. 가장 인기 있는 편지로는 Office memorandum Welcome Letter, Request Letter, Announcement Letter, Termination Letter 등이 있습니다. 다음은 기타 중요한 비즈니스 서한을 자세히 나열한 것입니다.

• Cover Letter: 지원자가 입사 지원 시 이력서와 함께 보내는 비즈니스 레터입니다. 이는 후보자의 전문적인 경험, 자격 및 해당 직무에 관심이 있는 이유를 전달하는 데 도움이 됩니다.
• 추천서: 다른 전문가가 개인의 직업 윤리, 자격 및 전문성을 확인하는 추천서를 개인에게 제공합니다.
• 비즈니스 초대: 이 편지는 개인이나 회사를 이벤트에 초대하기 위해 공식적으로 연락하는 방법입니다. 편지는 초대받은 사람들 사이에 흥분과 기대를 불러일으키는 방식으로 작성되어야 합니다.
• 불만 사항 편지: 이 비즈니스 편지 유형은 제품이나 서비스와 관련된 우려 사항 및 불만 사항을 제기하는 데 사용됩니다. 문제를 해결하고 해결책을 찾는 데 사용됩니다.
• 주문서: 주문서는 상품 및 서비스의 판매 및 구매를 승인하고 해당 사양을 제공하는 공식 서한입니다. 이는 관련 당사자 간의 거래를 기록하는 법적 문서입니다.
• 사직서: 이 유형의 편지는 직원이 고용주에게 사직 이유와 이유를 알리기 위해 사용됩니다. 사직서에는 사직 선언서, 사직 사유, 마지막 근무일, 감사 편지가 포함됩니다.
• 제안 편지: 후보자가 공석에 선정되면 제안 편지가 제공됩니다. 편지에는 급여 패키지, 지정, 배치된 부서, 그가 회사에 합류할 경우 받게 될 모든 혜택이 명시되어 있습니다.
• 판매 편지: 비즈니스 커뮤니케이션에서 판매 편지는 고객에게 제품이나 서비스를 소개하는 데 사용됩니다. 영업팀은 잠재 구매자에게 연락하거나 기존 고객에게 제품을 홍보하기 위해 이러한 편지를 자주 사용합니다.

비즈니스 편지 형식 및 작성 방법

비즈니스 서신의 모양과 가독성을 위해서는 정확한 형식을 사용하는 것이 필수적입니다. 비즈니스 커뮤니케이션 편지를 작성할 계획이라면 다음 비즈니스 커뮤니케이션 편지 형식이 효과적인 문서를 작성하는 데 도움이 될 것입니다.

• 시작: 편지 시작 부분에는 메일 주소, 전체 날짜, 수신자 이름, 회사 및 주소가 포함됩니다. 주소, 수신자 정보, 날짜 사이에 한 줄을 건너뛰세요. 주소가 있는 레터헤드를 사용하는 경우 주소를 추가해야 합니다.
• 인사말: 수신인에게 직함과 고인의 이름인 "Dear Mr. Granger"를 포함하여 "친애하는"이라고 주소를 지정하세요. 성별을 모르는 경우 "Dear Taylor Dean"과 같이 전체 이름을 언급하세요. 인사말이 끝나면 반드시 콜론을 추가하세요.
• 본문: 자신과 편지의 의도를 언급하여 첫 번째 단락을 시작합니다. 다음 항에서는 주요점의 세부점을 강조해야 합니다. 마지막 문단에서는 편지의 목적을 다시 설명해야 하며 필요한 조치를 촉구해야 합니다.
• 마무리: 편지는 "진심으로" 또는 "진심으로"와 같은 공식적인 마무리로 끝나야 합니다. 비격식적인 편지인 경우에는 "Cordially" 또는 "Best Greetings"와 같은 마무리를 사용할 수 있습니다. 끝에 쉼표를 추가하세요.
• 서명: 닫은 후 네 줄을 건너뛰고 이름을 추가하세요. 다음으로 한 줄을 더 건너뛰고 직위와 조직 이름을 추가하세요. 하드 카피를 보내는 경우 파란색 또는 검정색 잉크로 해당 공간에 이름을 서명하십시오.
• 첨부물: 이 아래에 문서를 첨부하고 여기에 적절하게 나열해야 합니다.

비즈니스 편지 작성 요령

비즈니스 커뮤니케이션 서신을 작성하는 동안 보내기 전에 모든 정보가 올바른지 확인하십시오. 더욱이, 한 페이지에 편지를 정확하고 완성하도록 노력하십시오. 효과적인 비즈니스 서신을 작성하기 위해 따를 수 있는 몇 가지 추가 팁은 다음과 같습니다.

• 편지를 짧고 단순하게 유지하고 기술적인 전문 용어를 사용하지 마십시오.
• 형식적, 비격식적, 독단적, 유머러스함 등 문자 유형에 따라 올바른 어조를 사용하세요.
• 철자와 문법 오류가 있는지 몇 번 확인하세요.
• 편지에서 다루어야 할 모든 중요한 사항을 적어 편지를 주의 깊게 계획하세요.
• 편지 내용을 교정하고 불필요한 단어와 문구를 제거합니다.
• 성별, 인종, 종교와 관련된 차별적인 언어를 사용하지 마십시오.

비즈니스 편지 템플릿

다음은 전문적인 비즈니스 커뮤니케이션 편지를 작성하는 데 사용할 수 있는 가장 일반적인 비즈니스 편지 템플릿 중 일부입니다.

1. 판매 편지 템플릿

판매 편지는 독자가 제품이나 서비스 구매와 같은 특정 조치를 취하도록 설득하는 데 사용됩니다. 잘 작성된 영업 편지는 기업이 매출을 늘리고 비즈니스 관계를 관리하는 데 훌륭한 도구가 될 수 있습니다.

2. 제안서 템플릿

제안서는 고용 조건으로 구성된 공식 문서와 같습니다. 이는 급여, 복리후생 및 기타 업무 세부 사항과 같은 세부 사항에 대해 직원과 고용주 간의 계약 역할을 합니다.

3. 추천서 템플릿

추천서는 개인의 능력, 자질, 특성을 입증할 수 있는 사람이 작성한 문서입니다. 이 편지는 주로 장학금, 취업 및 학업 프로그램을 지원하는 데 사용됩니다.

4. 해고 서한

해고 서신 또는 해고 서신 또는 해고 통지는 고용 종료 또는 두 당사자 간의 기타 비즈니스 파트너십 종료를 명시하는 문서입니다. 예를 들어, 고용주는 직원에게 해당 직원이 해고되었음을 명시하는 해고 서한을 줄 수 있습니다.

5. 불만사항 편지 템플릿

불만 사항 편지는 제품이나 서비스에 대한 우려 사항 또는 기타 불만 사항을 제기하는 서면 통신입니다. 이 편지의 목적은 모든 문제에 대한 해결 방법을 찾는 것입니다.

6. 자기 소개서

자기 소개서 또는 CV는 취업 지원 시 이력서에 첨부하는 1페이지(250-350단어)의 편지입니다. 이 설득력 있는 문서는 귀하가 해당 직위나 직무에 왜 적합한지 설명합니다.

7. 감사 편지 템플릿

이름에서 알 수 있듯이 감사 편지는 누군가의 도움이나 행동에 대해 감사를 표하는 공식적인 문서입니다. 인터뷰나 만남 후, 선물이나 기타 친절한 행동을 받은 후에 감사 편지를 보낼 수 있습니다.

8. 비즈니스 초대

비즈니스 초대 또는 비즈니스 초대 편지는 사람, 그룹, 회사 또는 개인을 회의나 이벤트에 참석하도록 초대하는 공식적인 방법입니다.

비즈니스 커뮤니케이션 편지 작성을 위한 최고의 소프트웨어

전문적인 비즈니스 서한을 작성할 수 있는 다양한 도구와 템플릿을 제공하는 다양한 유형의 소프트웨어가 있습니다. 이러한 도구에서 제공하는 템플릿을 사용하면 비즈니스 서신을 더 쉽고 빠르게 작성할 수 있습니다. 다음은 권장 사항 중 일부입니다.

• 마이크로 소프트 워드
• 구글 문서
• LibreOffice 작가
• 애플 페이지
• 오픈오피스 작가

결론

자주 묻는 질문