사무 자동화 도구란 무엇이며 사무 자동화 도구 7가지 유형

사무 자동화 도구는 운영을 간소화하고 워크플로우 프로세스를 최적화하려는 기업에게 귀중한 자산으로 부상했습니다. 이러한 도구는 반복적인 작업을 자동화하고, 커뮤니케이션을 강화하고, 생산성을 향상하고, 사무실 내에서 더 나은 의사 결정을 내릴 수 있도록 설계된 광범위한 소프트웨어와 기술을 제공합니다.

커뮤니케이션 단순화에서 반복 작업 자동화에 이르기까지 이러한 도구는 현대 작업 공간에 혁명을 일으켰습니다. 그러나 사무 자동화 도구란 정확히 무엇이며 조직에 어떤 이점을 줄 수 있습니까? 이 기사에서는 사무 자동화에 대해 이야기하고 사무 작업을 재구성하는 필수 도구를 살펴보겠습니다.

시작해 봅시다!

사무 자동화란 무엇입니까?

사무자동화란 사람에게 의존하지 않고 기술을 이용해 데이터를 수집, 분석, 관리, 저장하는 과정을 말한다.

더 나은 이해를 위해 사무 자동화 시스템을 예로 들어 보겠습니다. 당신이 마케팅 대행사에서 일한다고 가정해 보자. 귀하는 제안서를 보내고, 보고서를 생성하고, 고객 회의 일정을 잡는 일을 맡았습니다. 사무 자동화가 작업을 간소화할 수 있는 방법은 다음과 같습니다.

• 수동 방식: 각 제안서에 클라이언트 및 프로젝트 세부 정보를 수동으로 입력하고 문서화한 다음 이메일을 보내야 합니다. 이렇게 하면 시간이 많이 걸리고 오류가 발생하기 쉽습니다.
• 자동화된 방법: 이제 사무 자동화 소프트웨어를 사용한다고 상상해 보십시오. 그러면 대행사의 브랜딩 및 연락처 세부 정보와 같은 미리 입력된 정보가 포함된 템플릿을 만드는 데 도움이 될 것입니다. 새로운 고객이 들어오면 관련 템플릿을 선택하고 특정 정보를 추가하고 이메일을 보낼 수 있습니다. 이 소프트웨어는 몇 초 만에 자동으로 개인화된 제안을 생성하고 즉시 전달합니다.

사무 자동화 소프트웨어 사용의 이점

사무 자동화 도구를 사용하면 소중한 시간을 절약하고 인적 오류를 줄이며 고객 경험을 향상시킬 수도 있습니다. 사무 자동화 소프트웨어를 사용해야 하는 몇 가지 이유는 다음과 같습니다.

• 직원 성장: 가치가 높은 업무가 더 나은 기술을 촉진하고 직원 성장에 기여한다는 것은 비밀이 아닙니다. 직원들이 반복적인 업무 대신 다른 중요한 업무에 집중할 때, 직원들은 더 가치 있고 보람 있는 일을 할 수 있는 시간을 갖게 됩니다. 이를 통해 관리자는 자신의 강점을 분석하고 경력을 쌓는 데 도움을 받을 수 있습니다.
• 쉬운 의사소통: 자동화 도구에는 팀 구성원 간의 쉬운 협업을 촉진하는 기능이 함께 제공되는 경우가 많습니다. 파일에 대한 공유 액세스, 실시간 업데이트, 공동 작업 흐름과 같은 기능은 향상된 커뮤니케이션 및 팀워크에 기여합니다.
• 효율적인 데이터 관리: 자동화는 데이터 입력, 데이터 검색 및 데이터 분석 프로세스를 간소화하는 데 도움이 됩니다. 중앙 집중식 데이터 저장 및 관리는 정보의 구성 및 접근성을 향상시키는 데 기여합니다.
• 확장성: 자동화 소프트웨어는 종종 확장 가능하므로 조직은 변화하는 워크로드 및 비즈니스 요구 사항에 적응할 수 있습니다. 비즈니스가 성장함에 따라 변화하는 작업량에 따라 자동화 도구를 쉽게 조정하고 확장할 수 있습니다.

사무 자동화 도구의 7가지 유형

사무 자동화 도구는 프로젝트 관리, 직원 온보딩, 재무 관리, 커뮤니케이션 및 협업, 보안 등 다양한 방식으로 사무실을 지원합니다. 다음은 살펴볼 유형 중 일부입니다.

1. 작업 관리 및 업무 흐름 자동화

작업 관리 및 작업 흐름 자동화 소프트웨어는 팀이 할당 또는 작업을 추적하는 데 도움이 됩니다. 이러한 사무 자동화 시스템은 작업 할당, 추적 및 완료를 지원하여 전반적인 작업 흐름 효율성을 향상시킵니다.

" To Do ", " In Progress " 및 " Completion "으로 구성된 칸반 보드와 함께 제공되는 경우가 많습니다. 상태에 따라 작업을 이동할 수 있습니다.

최고의 작업 관리 및 작업 흐름 자동화 소프트웨어는 다음과 같습니다.

• 클릭업
• 키스플로우
• 아사나
• 트렐로
• 자피어

2. 직원 온보딩 및 급여

직원 온보딩 및 급여 자동화 소프트웨어는 조직의 신규 채용 프로세스를 간소화하도록 설계되었습니다. HR이 서류 작업, 교육, 입사, 급여, 규정 준수 등의 업무를 관리하여 신입 직원의 원활한 전환을 지원합니다.

직원 온보딩 및 급여 관리를 위한 최고의 사무 자동화 도구는 다음과 같습니다.

• BambooHR
• 조호 사람들
• 그레이트HR
• 케카 HR
• 포켓 HRMS

3. 재무 및 예산 사무 자동화 도구

모든 사무실에는 현금의 입출금을 관리하는 재무 및 예산 팀이 있습니다. 재무 및 예산 자동화 도구는 비용 추적, 송장 발행, 예산 할당과 같은 재무 작업을 관리하고 수동 오류를 줄이고 재무 가시성을 향상시키는 데 도움이 됩니다.

재무 및 예산 관리를 위한 최고의 자동화 도구는 다음과 같습니다.

• 제로
• 퀵북
• 프레시북스
• 플렉스큐브

4. 보안 자동화

보안 자동화는 보안 프로세스, 애플리케이션 및 인프라를 통합하기 위해 사람의 도움을 줄이면서 작업을 수행하는 기술의 사용을 의미합니다.

이러한 사무 자동화 도구는 위협 감지, 액세스 제어, 사고 대응과 같은 보안 프로토콜을 자동화하여 민감한 데이터를 보호하고 안전한 작업 환경을 보장합니다.

최고의 보안 자동화 소프트웨어 목록:

• 스플렁크
• 스프린트
• 로직허브
• 로그포인트

5. 의사소통

커뮤니케이션 자동화 도구는 사무실이 조직 내 커뮤니케이션을 향상시키는 데 도움이 되는 프로그램입니다. 여기에는 내부 및 외부 커뮤니케이션 프로세스를 개선하는 이메일 자동화, 챗봇 및 가상 도우미가 포함됩니다.

커뮤니케이션을 위한 최고의 사무 자동화 도구는 다음과 같습니다.

• Zendesk
• 보내는 사람
• 랜드봇
• 옴니센드
• 세일즈포스 파닷

6. 분석 및 보고

이러한 유형의 자동화 도구는 데이터 수집, 분석 및 보고를 자동화하여 정보에 기초한 의사 결정을 위해 비즈니스의 다양한 측면에 대한 통찰력을 제공합니다.

최고의 분석 및 보고 자동화 도구:

• 구글애널리틱스
• HubSpot 마케팅
• 조호애널리틱스
• 어도비 분석
• SEMrush
• QlikView

7. 고객관계관리

고객 관계 관리 또는 CRM 자동화는 사무실에서 마케팅, 영업 및 고객 서비스를 간소화하는 데 도움이 되는 일련의 도구를 의미합니다. CRM 자동화 도구는 팀이 고객과의 관계를 추적하고 관리하는 데에도 도움이 됩니다.

최고의 CRM 자동화 도구:

• 허브스팟 CRM
• 조호 CRM
• 리드제곱
• 프레쉬웍스360
• 세일즈포스 CRM

사무 자동화 도구의 문제점은 무엇입니까?

사무 자동화 소프트웨어는 여러 가지 이점을 제공하지만 구현과 관련된 다양한 과제도 있습니다. 사무실은 직원 교육, 높은 초기 비용 및 유지 관리, 기술 의존성 등과 같은 문제를 처리합니다.

• 높은 초기 투자비용
• 팀이 자동화된 프로세스에 과도하게 의존하게 될 수 있습니다.
• 다양한 도구와 소프트웨어를 통합하는 것은 까다롭고 시간이 많이 걸릴 수 있습니다.

결론

결국, 사무 자동화 도구는 다양한 작업과 워크플로를 간소화하고 최적화하는 가장 좋은 방법입니다.

이러한 도구를 사용하면 조직은 운영 비용을 절감하고 오류를 최소화하며 궁극적으로 전반적인 생산성을 높일 수 있습니다. 사무 자동화 소프트웨어를 사용하면 팀은 더 열심히 일하지 않고 더 스마트하게 일할 수 있습니다.

사무 자동화 도구 및 사용과 관련된 FAQ