Kanban 보드로 프로젝트를 더 잘 관리하는 방법

1940년대 Toyota에서 JIT(Just-In-Time) 제조를 실행하기 위한 스케줄링 시스템으로 개발한 Kanban 보드는 이제 거의 모든 산업, 특히 소프트웨어 개발에서 없어서는 안될 도구가 되었습니다.

다음 휴가를 계획하거나 다음 앱을 구축할 때 Kanban 보드는 프로젝트를 계속 진행하고 목표를 효과적으로 달성하는 데 도움이 될 수 있습니다. 다음은 Kanban 보드를 사용하여 프로젝트를 더 잘 관리하는 방법에 대한 완전한 가이드입니다.

칸반이란?

Kanban은 프로세스를 보다 효율적으로 만들기 위해 개발된 일반적인 애자일 프로젝트 관리 방법론입니다. 원래 생산 업계의 회사에서 재고를 보다 잘 관리하고 적시에 생산을 가능하게 하기 위해 사용했던 공정 제어 방법입니다.

시각적 보드는 전체 Kanban 프로세스를 구성하고 프로젝트 또는 워크플로를 캡슐화하는 데 사용됩니다. 보드는 프로세스의 여러 단계 또는 단계를 나타내기 위해 분할되지만, 카드는 작업을 기록하는 데 사용됩니다. 이 카드는 각 프로젝트가 완료될 때 보드의 프로세스 단계를 통해 이동합니다.

Kanban 보드의 작업 단계는 백로그에서 시작하여 완료된 작업으로 끝나는 왼쪽에서 오른쪽으로 진행됩니다. 백로그 열의 맨 아래에 새 작업이 추가되는 동안 맨 위에 있는 작업이 먼저 작업되고 이동되어야 합니다.

Kanban 보드는 프로젝트 관리자가 진행 중 열에 레이블이 지정된 작업 수에 제한이 있는지 확인하여 프로젝트의 비효율성을 관리하는 데 도움이 됩니다. 이러한 제한을 차례로 적용하면 팀이 최대 효율성으로 작업하고 생산성을 저해할 수 있는 방식으로 멀티태스킹하지 않도록 할 수 있습니다.

Kanban 보드는 프로젝트 팀을 돕습니다.

• 최종 목표를 달성하기 위해 완료해야 하는 다양한 프로세스 식별
• 프로세스의 병목 현상을 확인하고 조기에 해결 방법을 찾습니다.
• 투명성을 유지하고 팀을 조직 목표에 맞게 조정
• 다른 부서 간의 작업 진행 상황 추적
• 작업 상태, 기한 및 소유자를 명확하게 표시하는 Kanban 보드를 사용하여 팀 회의 및 커뮤니케이션을 간소화합니다.

칸반의 특징

Kanban을 다른 프로젝트 관리 방법론과 구별하는 데 도움이 되는 주요 기능은 다음과 같습니다.

• 팀에는 사전 정의된 역할이 없습니다. 오히려 팀 구성원은 다른 팀 구성원이 작업에 뒤쳐져 있을 때마다 도움을 받도록 권장됩니다.
• 제품은 필요에 따라 제공되며 기능이 완료되어야 하는 정해진 기간은 없습니다. 기한이 있지만 정해진 기한이 아니라 실제 필요에 따라 결정됩니다.
• 팀 구성원은 이전 기능을 완료하고 제공한 경우에만 새 기능에 대한 작업을 시작합니다.
• 대부분의 변경 사항은 Kanban에서 중간에 이루어지므로 프로젝트가 종료되기 전에 지속적인 개선이 가능합니다.

Kanban이 전 세계 팀에서 인기를 얻은 한 가지 이유는 매우 시각적이기 때문입니다. 대부분의 애자일 프로젝트 관리 접근 방식에는 시각적 보드가 포함되어 있지만 Kanban은 조직의 모든 것의 핵심에 시각적 기술을 적용합니다. Kanban 보드는 귀하와 귀하의 팀이 프로젝트에서 수행한 진행 상황을 다채롭고 시각적으로 표현합니다.

효과적인 칸반 보드를 만드는 방법

도구를 선택하여 보드 만들기

물리적 보드를 사용하거나 디지털 플랫폼에서 보드를 만들 수 있습니다. 물리적 보드는 같은 위치에 있는 팀에 적합할 수 있지만 디지털 보드는 원격 팀에 더 유용할 수 있습니다.

고려할 수 있는 몇 가지 온라인 도구는 다음과 같습니다.

창조적으로

Creately는 협업을 위한 시각적 작업 공간입니다. 무한 캔버스와 강력한 다이어그램 기능을 갖추고 있습니다. 동기 편집, 라이브 마우스 추적, 동기화된 변경 미리보기, 댓글 토론 스레드 및 인앱 화상 회의를 통해 실시간 협업을 용이하게 합니다. Kanban 보드를 만들고 관리할 수 있는 온라인 화이트보드 역할을 할 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트와 관련된 모든 문서를 중앙 집중화하여 쉽게 액세스하고 협업할 수 있습니다. 직관적인 Kanban 보드, 카드를 파일에 연결, 실시간으로 반영된 변경 사항과 함께 Confluence 페이지에 Kanban 보드를 쉽게 포함할 수 있습니다.

트렐로

Trello는 웹 기반 Kanban 프로젝트 관리 응용 프로그램입니다. Kanban 시스템에 완벽하게 매핑되는 보드, 목록 및 카드 기능을 제공합니다. 카드에 파일을 첨부하고, 체크리스트를 사용하여 작업을 하위 작업으로 분할하고, 구성원에게 작업을 할당하고 알림을 유지하고, 프로젝트 작업 시 팀과 실시간으로 협업할 수 있습니다.

파브로

Favro는 민첩한 클라우드 기반 계획 및 협업 플랫폼으로 팀에서 무엇을 어떻게 해야 하는지에 대해 조직화하는 데 사용합니다. 이 도구는 워크플로를 시각화하는 여러 방법을 제공하지만 그 중 하나는 보드에서 왼쪽에서 오른쪽으로 흐르는 카드로 작업을 시각화할 수 있는 Kanban 보기입니다. 구성원을 할당하고 체크리스트를 추가하고 프로젝트 진행 상황을 쉽게 추적할 수 있습니다.

아사나

Asana는 온라인으로 Kanban 보드를 만들고 관리하는 데 사용할 수 있는 또 다른 인기 있는 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 이를 통해 작업 요청을 관리하고, 워크플로를 구성하고, 제품 로드맵을 계획할 수 있습니다.

Kanban 보드를 온라인으로 만드는 다른 도구에는 Basecamp, Jira 및 Airtable이 있습니다.

간판 보드 만들기

Kanban 보드는 프로세스의 여러 단계를 나타내는 열로 세로로 나뉩니다. 보드가 생성되면 이러한 다양한 프로세스 단계를 지정합니다.

• To-do – 작업할 작업의 백로그를 포함합니다.
• 진행 중 – 현재 진행 중인 작업으로 구성
• 완료 – 완료된 작업이 이 열로 이동됩니다.

이것은 Kanban 보드에 추가할 수 있는 가장 기본적인 상태이지만 프로젝트와 팀의 특성 및 작동 방식에 따라 '검토 중', '취소됨' 또는 ' 거절했다'.

할 일 열의 작업은 우선 순위에 따라 위에서 아래로 구성됩니다. 진행 중인 열의 슬롯이 열리면 우선 순위가 가장 높은 할 일 작업을 이동할 수 있습니다. 따라서 Kanban은 프로젝트 작업 및 진행 상황에 대한 명확한 개요를 제공하므로 병목 현상을 쉽게 식별할 수 있습니다.

WIP에 대한 명확한 한도 설정

진행 중인 작업 한도는 Kanban 시스템의 중요한 구성 요소입니다. 이 용어는 자명합니다. 주어진 시간에 Kanban 보드의 진행 중인 열에 있을 수 있는 작업 수의 제한을 나타냅니다. WIP 한도에 도달하면 새 작업을 추가하면 안 됩니다. 이를 통해 팀이 멀티태스킹 없이 최대한의 잠재력을 발휘할 수 있습니다.

정확한 수는 팀 구성원 수, 효율성 또는 프로젝트 규모에 따라 다르지만 적절한 WIP 한도를 결정하기 전에 팀의 현재 작업 능력을 고려하십시오. WIP 제한의 목표는 모든 사람이 할 일을 충분히 갖도록 하는 것이지만 작업을 검토하는 동안 멀티태스킹을 하거나 한가롭게 앉아 있지 않도록 하는 것입니다. 그러나 한도가 설정되면 작업 과정을 관찰하고 필요에 따라 WIP 한도를 조정하십시오.

카드 추가

보드가 설정되면 다음은 카드를 추가하는 것입니다. 카드에는 다음과 같은 정보가 포함될 수 있습니다.

• 아이템에 대한 간략한 설명
• 상태
• 소유자
• 만기 날짜

관련 작업이나 프로젝트의 우선 순위와 일정에 따라 보드에 카드를 놓습니다. 열의 맨 위에 가장 중요한 항목이 있고 나머지는 중요도에 따라 흐릅니다.

카드는 단일 항목만 나타내야 합니다. 카드의 범위가 너무 넓은 것 같으면 여러 장의 카드로 나눕니다.

기대치 설정

Kanban 카드를 추가, 재배열, 제거 또는 이동할 권한이 있는 사람을 지정합니다. 혼란을 피하기 위해 가능한 사람들의 수를 제한하십시오. 편집 권한이 있는 한 사람을 지정할 수 있지만 다른 사람이 변경을 원하면 그 사람에게 가져올 수 있습니다.

Kanban 보드의 목표와 목적을 명확히 하는 것도 중요합니다. 팀이 그것에 의존하려면 먼저 그 가치를 인식해야 합니다.

피드백 수집

조직이 성장하고 제품이 변경되고 팀이 확장됨에 따라 프로세스를 조정해야 할 수도 있습니다.

때때로 Kanban 프로세스를 반영하십시오. 이해 관계자로부터 피드백과 제안을 수집하고 Kanban 보드를 조정하여 팀과 조직의 요구 사항을 더 잘 충족할 수 있습니다.

Kanban 보드 사용을 위한 모범 사례

Kanban은 시간이 지남에 따라 자주 변경될 수 있는 광범위한 우선 순위를 가진 프로젝트에 가장 잘 적용됩니다. 다음은 Kanban을 사용하여 프로젝트를 보다 효율적으로 실행하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 모범 사례입니다.

아는 것부터 시작하라

조직에서 Kanban 프로세스를 설정할 때 이미 알고 있는 것부터 시작하십시오. Kanban은 다른 프로젝트 관리 방법과 결합할 수 있지만 기존 워크플로를 사용하여 Kanban 보드 사용 개념에 적용해 보십시오. 현재 프로세스와 제목을 계속 사용할 수도 있습니다.

이는 팀이 작업 중인 내용을 시각적으로 명확하게 보여줌으로써 워크플로 자체를 더욱 개선하는 데 도움이 됩니다.

단순화

칸반 보드에 너무 많은 열을 추가하여 칸반 보드를 너무 복잡하게 만들고 궁극적으로 혼란을 초래하지 않도록 하십시오. 따라서 더 매력적으로 보이도록 열 수를 최소로 유지하십시오.

동시에 아직 팀과 완전히 논의되지 않은 작업을 게시판에 추가하지 마십시오. 그렇게 하지 않으면 팀원들 사이에 더 많은 혼란을 야기하고 집중력과 생산성을 떨어뜨릴 뿐입니다.

그러나 너무 단순한 칸반 보드도 혼란을 낳을 수 있습니다. 정보가 부족한 너무 단순한 보드도 오해의 여지를 남길 수 있기 때문입니다.

가장 중요한 일을 먼저 처리하라

Kanban 프로젝트 중에는 적시에 작업이 수행됩니다. 팀에 충분한 작업이 있는지 확인하면서 너무 많은 작업을 미리 계획해서는 안 됩니다. 이를 통해 이해 관계자와 제품 소유자는 거의 즉시 우선 순위 결정을 내리고 팀이 변화하는 요구 사항에 적응할 수 있는 여지를 남길 수 있습니다.

가장 중요한 작업에 우선 순위를 부여하고 필요한 작업만 수행함으로써 팀은 낭비를 효과적으로 제거할 수 있습니다. 예를 들어, 사용자가 팀에서 작업해야 하는 특정 제품 기능에 대해 그다지 흥미롭지 않은 경우 고객의 수요가 더 많은 다른 기능의 우선 순위를 지정할 수 있습니다.

팀 참여

Kanban 보드를 설정하는 동안 워크플로 및 해당 활동을 정의할 때 모든 팀/부서의 구성원을 참여시키십시오. 예를 들어 Kanban 보드 열을 정의할 때 명백한 열을 제외하고 다른 부서에 익숙한 차별화 요소가 있거나 부서 워크플로에서 특정 프로세스의 내부 단계를 나타내는 하위 열이 있을 수 있습니다.

이를 통해 모든 이해 관계자에게 의미 있는 Kanban 보드를 만들 수 있습니다.

나만의 간판 보드를 만들 준비가 되셨습니까?

Kanban 보드는 시각적 프로젝트 관리의 힘을 활용하여 효율성을 극대화하고 병목 현상을 줄이며 고품질 제품을 지속적으로 제공합니다. 구현하기 쉽고 조직에서 사용하는 거의 모든 다른 프로젝트 관리 방법과 결합할 수 있는 방법입니다. 팀의 기존 운영 활동에 대한 최소한의 변경으로 프로세스를 관리하기 위해 쉽게 구현할 수 있습니다.

이 가이드가 칸반 보드가 무엇인지 배우고 조직을 위해 효과적으로 칸반 보드를 만드는 데 도움이 되었기를 바랍니다. 아래 의견에서 경험을 공유하십시오.