프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 이유는 무엇입니까? | #10 프로젝트 관리 시작하기

모든 프로젝트를 구현하려면 소프트웨어를 사용해야 합니까? 아마도 그렇지 않을 것입니다. 그러나 결과의 시간과 정확성이 중요한 경우 손에 계산기를 사용하여 복잡한 계산을 암기하면서 수행하는 것이 가치가 있습니까? 참가자가 흥미롭고 간결한 프레젠테이션을 읽고 싶을 때 메모로 가득 찬 바인더로 회의에 올 가치가 있습니까?

프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 이유는 무엇입니까? – 목차:

1. 소개
2. 시간 절약
3. 프로젝트 상태 모니터링
4. 정보 제공
5. 프로젝트 연속성 보장
6. 요약

프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 이유는 무엇입니까? 소개

아무도 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하기 위해 설득력이 필요하지 않을 것입니다. 특히 단순히 종이로 실행할 수 없는 크고 복잡한 프로젝트에 대해 이야기하는 경우입니다. 그러나 프로젝트 관리 소프트웨어 사용의 이점이 무엇인지 분류할 가치가 있습니다. 먼저 PM 실무에서 이러한 모든 영역을 통제하고 있는지 고려하십시오. 둘째, 프로젝트 및 팀워크의 세부 사항에 가장 적합한 소프트웨어를 선택할 수 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어 사용자에게 개선이 중요한 네 가지 영역을 강조하고 싶습니다. 이것들은:

• 시간 절약
• 프로젝트 상태 모니터링
• 정보 가용성 보장
• 프로젝트 연속성 보장

아래에서 하나씩 살펴보고 주목할 가치가 있는 소프트웨어 기능에 대한 논의와 시장에서 가장 인기 있는 솔루션을 살펴보겠습니다.

시간 절약

소프트웨어의 시간 절약 이점은 주로 개선된 프로젝트 구성에 있습니다. 이는 프로젝트 프레임워크의 간단한 계획과 유연한 스케치를 의미하기 때문입니다. 프로젝트 헌장 또는 Gantt 차트를 준비하는 것은 나중에 프로젝트를 관리하는 데 사용할 프로그램에서 바로 수행할 때 훨씬 간단하고 실용적입니다.

실제로 외부 도구를 사용하는 대신 칸반 보드 나 프로젝트 백로그에 세부 작업을 게시하여 프로젝트가 진행됨에 따라 계획을 보완할 수 있습니다. 이를 통해 구체적인 프로젝트 팀원이 특정 작업에 소요한 시간을 완전히 사실적으로 측정할 수 있습니다.

그러나 프로젝트 시간 관리와 관련하여 소프트웨어 자체의 선택과 팀에 이미 익숙한지 여부는 상당히 중요합니다. 결국 프로젝트 관리 프로그램은 복잡성이 크게 다르며 학습 곡선을 탐색하기 어려울 수 있습니다. Firmbee는 프로젝트를 관리하는 데 필요한 모든 도구를 포함하는 투명한 환경인 반면 Jira는 작업 자동화 및 외부 프로그램과의 통합을 허용하는 거대하고 매우 복잡한 도구입니다.

프로젝트 상태 모니터링

프로젝트 관리 소프트웨어의 두 번째 초점 영역은 프로젝트 상태의 실시간 모니터링입니다. 각 프로그램에는 통계를 시각화하기 위한 분석 도구가 포함되어 있습니다. 그들은 무엇보다도 다음을 보여줍니다.

• 작업 구현의 현재 상태 – 완료된 작업 수와 시간, 누가 어떤 작업을 완료했는지,
• 실제 결과를 가정과 비교 – 예를 들어 작업의 평균 시간을 실제 과정과 비교하는 차트 사용,
• 예산 집행 상황 뿐만 아니라
• 상황이 올바른 방향으로 가고 있는지 평가하기 위한 예측 도구 입니다.

정보 제공

소프트웨어가 해결하는 데 도움이 되는 또 다른 문제 는 팀과 이해 관계자를 위한 프로젝트 정보의 실시간 가용성입니다. 프로젝트 관리 소프트웨어의 주요 이점은 언제든지 로그인할 수 있는 기능과 작업을 편집하거나 개별 팀 구성원의 성과 통계를 볼 수 있는 권한의 차별화입니다. 예를 들어, 클라이언트는 주어진 주에 완료된 작업을 볼 수 있는 기능을 제공받을 수 있지만 다음 날짜에 완료할 작업 목록을 편집할 수 있는 권한은 제공되지 않을 수 있습니다.

한마디로 세 번째 중요한 영역은 의사소통의 투명성뿐만 아니라 프로젝트의 적절한 질서 유지를 촉진하는 것입니다. 마지막으로 편집된 즉석 공동 작업 프로젝트 문서를 사용하면 프로젝트 목표에 기여하는 할당된 작업을 완료하기 위한 팀 멤버십 및 책임감을 구축하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 연속성 보장

중요하지만 종종 간과되는 프로젝트 관리 소프트웨어 사용의 이점 은 직원이 변경되는 경우에도 연속성을 유지한다는 것입니다. 이는 프로젝트 관리자와 다른 팀 구성원 모두에게 영향을 미칠 수 있습니다. 과거 프로젝트 데이터와 분석 도구의 가용성 덕분에 신입 사원은 상대적으로 쉽게 상황을 파악하고 새로운 작업을 신속하게 시작할 수 있습니다. 그녀는 전체 프로젝트 문서를 검토하지 않고도 무엇보다도 이미 수행된 작업, 팀을 어렵게 만드는 작업, 프로젝트가 일정과 예산에 따라 구현되고 있는지 여부를 확인할 수 있습니다.

요약

프로젝트 관리 소프트웨어는 프로젝트를 완료하는 데 필요한 시간을 줄여줍니다. 프로젝트 관리자가 매번 기록할 필요가 없는 프로젝트 계획에서 작업 위임, 팀원의 완료 확인까지. 이러한 모든 단계는 보다 효율적으로 수행됩니다. 따라서 올바른 프로그램을 배우는 데 시간을 투자하는 것이 좋습니다.

또한 현재 상황의 모니터링을 용이하게 하고 모든 이해 관계자가 언제든지 자신과 관련된 프로젝트 관련 정보에 액세스할 수 있도록 합니다. 여기에 모든 데이터를 쉽게 처리할 수 있는 한 곳에 모아두는 상당한 편의성을 추가해야 합니다. 이러한 기능을 통해 급진적인 인력 변경이 있는 경우에도 프로젝트 연속성을 보다 쉽게 ​​보장할 수 있습니다.

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저자: 캐롤라인 베커

프로젝트 관리자인 Caroline은 최상의 작업 흐름을 설계하고 프로세스를 최적화하는 새로운 방법을 찾는 전문가입니다. 그녀의 조직적 기술과 시간 압박 속에서 일하는 능력은 그녀를 복잡한 프로젝트를 현실로 만드는 데 가장 적합한 사람으로 만듭니다.

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