사람들이 공간을 사용하는 방식을 최적화하지 않으면 생산성에 대해 진지해질 수 없는 이유
게시 됨: 2019-08-04작업 공간의 환경이 생산성을 결정합니다.
회의 공간이 부족하면 생산성이 떨어집니다.
스타트업은 점점 더 WeWork와 같은 공유 공간을 선택하고 있습니다.
나는 생계를 위해 스타트업에 자금을 지원하고 그 전에는 내가 설립한 두 개의 소프트웨어 스타트업을 운영했습니다. 저는 과거 재정, 예산, 예측 및 미래 예측을 살펴보는 데 수많은 시간을 보냈습니다. 표준 기술 스타트업의 경우 장기적으로 가장 비용이 많이 드는 두 가지 항목은 사람(총 비용의 60–75%)과 공간(총 비용의 10–20%)이라고 잠을 자면서 말할 수 있습니다. 일부 초기 단계 스타트업에서 볼 수 있는 유일한 다른 중요한 비용 항목은 재고(하드웨어 또는 전자 상거래 회사용)입니다.
회사의 초기 단계에서 신생 기업은 사무실 비용을 절약하기 위해 가능한 한 많은 사람들을 작은 방에 몰아넣습니다. 회사가 자본을 조달하면 필연적으로 직원의 생산성과 행복을 높이기 위해 사무실 공간을 찾기 시작합니다. 확장(또는 꿀꺽 꿀꺽 꿀꺽 꿀꺽 꿀꺽 꿀꺽 꿀꺽 꿀꺽 꿀꺽 꿀꺽 꿀꺽 꿀꺽 꿀꺽꿀꺽꿀꺽꿀꺽꿀꺽꿀꺽꿀꺽꿀꺽꿀꺽꿀꺽꿀꺽꿀꺽꿀꺽꿀꺽함)에필요한공간의양을예측하기가어렵기때문에다음과같이확장하거나축소할수있다는점에서클라우드호스팅과같은역할을하는 WeWork와같은공유공간으로전환하고있습니다. 귀하의 비즈니스가 확장되거나 느려집니다.
스타트업 주변에서 시간을 보낸 사람이라면 누구나 다음과 같은 환경에서 많은 생산성 저하가 발생한다고 말할 수 있습니다.
- 토론을 위한 회의 공간 부족
- "큰 소리로 말하는 사람"에 둘러싸여 집중하지 못함
- 공동 보안 체크인, 엘리베이터 또는 점심 식사 줄에서 기다리는 거대한 줄
"공간 주변의 사람들 관리"의 문제를 아는 것이 내가 아래 GIF에서 볼 수 있듯이 문 위에 매달려 있고 익명으로 공간을 추적하는 "깊이 센서"를 구축한 Density 회사를 지지한 주된 이유 중 하나였습니다.
이 기술은 현재 LinkedIn, NYU, Dropbox, Envoy 및 기타 여러 클라이언트에 배포되어 있으므로 사람들이 Density와 같은 솔루션을 사용하여 생산성을 높이고 물리적 보안을 개선하며 공간을 사람들과 더 잘 일치시키는 방법에 대해 많은 것을 배웠습니다. 다음은 우리가 본 일반적인 문제 및 솔루션의 몇 가지 훌륭한 예입니다.
회의실 야영자/회의실 점거자/팬텀
Gartner는 평균 직원이 만날 수 있는 공간을 찾는 데 연간 27시간을 소비한다고 추정합니다. 이는 회사에 공간이 충분하지 않기 때문입니다. 대부분의 경우 소규모/대형/유연한 작업 공간의 적절한 조합이 없기 때문에 사람들은 공간을 사용할 수 있을 때 공간을 낭비하는 경향이 있습니다.
일단 조직이 확장되면 공유 공간 예약을 보다 능률적이고 일반적으로 보다 민주적으로 만드는 시스템을 불가피하게 구현합니다. 일반적인 절차는 예약 시스템을 통해 시간 단위로 "회의실을 예약"하는 것입니다. 우리는 모두 회의실에 들어가서 작업 중인 스타트업이 12명을 위해 지어진 회의실에서 1:1 회의를 하고 예약을 귀찮게 하지 않는 "비정규 거주자"를 경험했습니다. 어떤 사람들은 반대 방향으로 가고 끝없이 시간을 예약하여 회의실에서 "야영"하여 오랜 시간 동안 조용한 작업을 수행하거나 그룹 필요를 희생시키면서 1-1 회의를 할 수 있습니다.
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마찬가지로 문제가 되는 것은 몇 시간 동안 회의실을 예약하여 회의실을 차단하고 주기적으로만 사용하는 "유령"입니다. 20년 전 액센추어에서 직원들이 대부분 고객 현장에 있을 때에도 이런 행동을 본 적이 있는데, 직원들이 사무실로 돌아오면 제한된 회의실을 팬텀 예약하기 위해 서두르게 된다.
Density에서 우리는 클라이언트와 협력하여 Outlook 시스템에 통합하여 경영진이 팀이 회의실 공간을 예약한 시점을 더 잘 평가한 다음 Density 센서 데이터와 비교하여 회의실이 실제로 사용된 시점을 확인할 수 있도록 했습니다. 기업이 제한된 공간 리소스를 더 잘 관리할 수 있도록 돕기 위해 예약된 시간과 사용된 시간을 비교하고 예약한 사람 수와 참석한 사람 수를 비교할 수 있습니다.
점심의 수수께끼
회사가 확장됨에 따라(또는 공유 작업 공간이 채워짐에 따라) 또 다른 주요 생산성 손실은 점심 시간입니다. 우리는 Density를 사용하여 아침, 점심, 저녁 식사 시간에 commissaries를 통해 사람들의 흐름을 더 잘 추적하는 회사가 증가하는 것을 보았습니다. 직원들이 대기 시간을 실시간으로 확인하고 그에 따라 하루를 계획할 수 있도록 Slack 또는 Facebook Messenger의 내부 시스템과 이를 통합했습니다. 이것은 또한 경영진이 피크 시간에 레스토랑 직원을 배치하는 방법을 파악하는 데 도움이 되었습니다. 우리는 미래 지향적인 항공사와 여행 회사가 이 센서를 사용하여 하루 종일 라운지 직원 수준을 더 잘 추적하는 것을 보았습니다.
뒷문
대부분의 사무실은 자산과 안전을 모두 보호하기 위해 물리적 보안을 사용하지만 다른 사람이 자신의 카드를 스캔할 때까지 기다렸다가 빠르게 뒤에서 접근하여 액세스하는 "테일게이터"를 목격했습니다. 보안 요원이 충분한 고층 건물에서는 이 작업을 수행하기가 훨씬 더 어렵지만 근무 시간 이후에도 문제가 지속됩니다. 아래 동영상에서 볼 수 있듯이 Dropbox는 액세스 제어 시스템과 결합된 Density를 사용하여 테일게이트가 있을 때마다 보안에 플래그를 지정했습니다. 비디오에서 그들은 실제 상황(얼굴이 흐릿함)을 보여줍니다. 뒷문은 다른 직원으로 가장하여 자신의 스마트폰을 보고 있던 후 침입하여 여러 대의 노트북을 훔쳤습니다. 이 문제는 건물의 입구 및 출구 지점이 더 많은 캠퍼스에서 더욱 두드러집니다. Dropbox는 주당 100회 이상의 테일게이팅 이벤트를 진행하고 있었으며 대부분이 악의적이지는 않지만 직원들이 문제를 인지하도록 하는 것이 첫 번째 방어선입니다.
낭비되는 공간 / 초대형 회의실
사람들이 공간을 어떻게 사용하는지 아는 능력을 가장 중요하게 생각하는 그룹은 아마도 공간 계획을 담당하는 시설 관리 그룹일 것입니다. 비즈니스가 확장됨에 따라 자연스럽게 12명을 위해 지어진 회의실을 찾을 수 있지만 한 번에 2-4명이 주로 사용하는 회의실을 2개 회의실로 만드는 것이 더 효율적입니다. 우리는 대규모 인수를 하고 회사와 직원을 통합하는 방법을 파악해야 하는 회사를 봅니다. 고객 파일럿 동안 Fortune 1000대 기업은 전체 업무 시간의 78% 동안 3명 이하의 인원이 8명 규모의 회의실을 사용한다는 사실을 발견했습니다. 단지 3%의 시간에 8명이 사용했습니다(의도한 용량). 연구를 확장하고 회의실 구성을 적절하게 조정함으로써 이 회사는 회의실 문제를 해결하고 피할 수 있는 부동산 확장 비용으로 수천만 달러를 절약할 수 있습니다.
보험 위험
바, 콘서트 홀, 경기장 또는 이와 유사한 장소에 들어갈 때 카운터가 있는 사람이 걸을 때 딸깍하는 소리가 나는 것을 본 적이 있습니까? 거의 확실히 그들이 하는 일은 보험(그리고 궁극적으로는 안전) 목적을 위해 군중 크기를 수동으로 모니터링하는 것입니다.
이제 Density를 사용하여 군중 크기를 제어하고 그들이 보험 정책을 위반하지 않는지 확인하는 장소가 있습니다. 우리가 일하는 한 바는 직원이 수동으로 계산할 수 있음에도 불구하고 수용 인원 초과로 소방서로부터 매달 1,000달러의 벌금을 여러 번 받고 있었습니다. Density를 설치한 후 소방서장은 바 매니저의 iPhone에 있는 개수를 보고 "정말 멋지다"고 말했습니다. 그런 다음 코드를 준수하고 있음을 증명할 수 있기 때문에 그대로 두었습니다.
의도하지 않은 사용 사례
지금까지 우리는 많이 보았습니다! Density에서 알츠하이머 환자가 사전 합의된 공간 밖으로 이동하지 않는지 추적하기를 원하는 사람들부터 직원이나 고객이 원치 않는 신체 접촉을 시작하는지 여부를 익명으로 추적할 수 있기를 원하는 긱 경제 회사에 이르기까지. 사람들은 종종 나에게 "그냥 카메라를 사용하지 않는 이유는 무엇입니까?"라고 묻습니다. 물론 감시와 같은 분야에서 카메라를 잘 사용하는 경우도 있지만 현대 사회에는 사람들의 흐름(화장실 사용, 한 가지 예)을 추적하고 싶지만 사람들을 기록하고 싶지 않은 곳이 많이 있습니다. 또한 데이터를 해석하고 정보의 양을 처리하는 기능은 전체 비디오 푸티지를 처리하는 것보다 "다각형"(레이저의 모양)을 처리할 때 훨씬 더 비용 효율적입니다.
[이 기사는 bothsidesofthetable에 처음 게재되었으며 허가를 받아 복제되었습니다.]