워크플로 자동화: 정의, 중요성, 도구 및 사용 방법

모든 기업이나 조직에는 직원이 따라야 하는 작업 흐름이 있습니다. 그러나 때때로 이러한 작업은 시간이 많이 걸리고 오류가 발생하기 쉽습니다.

요즘 기업에서는 프로젝트 관리 도구와 Excel을 사용하여 중복된 작업을 처리하고 있지만 여전히 부족합니다. 이러한 지루한 작업을 간소화하기 위해 워크플로 자동화 도구가 도입되었습니다.

하지만 워크플로우 자동화란 정확히 무엇이며 비즈니스에 어떻게 도움이 됩니까? 이 블로그에서는 정의, 중요성 및 사용할 수 있는 최고의 도구를 살펴보겠습니다. 또한 몇 가지 사용 사례에 대해서도 이야기하겠습니다. 이제 시작하겠습니다.

워크플로우 자동화란 무엇입니까?

간단히 말해서, 워크플로 자동화는 반복적인 작업을 자동화하여 워크플로를 보다 원활하고 빠르게 만드는 기술로 정의됩니다. 규칙을 설정하면 자동화 소프트웨어가 정기적인 감독 없이 작업 예약, 이메일 전송, 마케팅 캠페인 시작 등을 수행할 수 있습니다.

또한 워크플로 자동화는 작업을 보다 효율적으로 만들고, 시간을 절약하고, 실수를 줄이고, 사람들의 생산성을 높이는 작업 방식입니다. 예를 통해 더 잘 이해해 봅시다.

워크플로 자동화 예

다음은 마케팅 대행사에서 워크플로 자동화가 어떻게 작동하는지 보여주는 예입니다.

당신이 마케팅 대행사에서 일하고 고객에게 일일 보고서를 보낸다고 가정해 보겠습니다. 여러 소스에서 데이터를 수동으로 컴파일하는 대신 워크플로 플랫폼을 사용하여 필요한 세부 정보를 자동으로 추출하고 보고서 형식으로 지정하며 매일 메일을 예약하는 설정을 만들 수 있습니다.

이렇게 하면 시간을 절약하고 오류를 줄일 수 있을 뿐만 아니라 고객이 매일 즉시 보고서를 받을 수 있습니다. 또한 작업 흐름 소프트웨어는 다음과 같은 작업에 도움을 줄 수 있습니다.

• 잠재 고객을 식별하기 위해 리드 캡처 자동화
• 여러 플랫폼에서 소셜 미디어 게시물 예약 및 게시
• 콘텐츠 제작 작업 자동화
• 성과 보고서 자동 생성 및 전송
• 환영 이메일을 보내고 초기 회의를 준비하세요.
• 고객 피드백 수집 및 후속 커뮤니케이션 전송

워크플로 자동화를 위한 상위 5가지 도구

이제 자동화가 무엇인지, 그 중요성이 무엇인지 이해했으므로 최고의 워크플로 자동화 소프트웨어 사례를 살펴보겠습니다.

• 클릭업
• 지라
• 자피어
• 마이크로소프트 파워 자동화
• 키스플로우

1. 클릭업

ClickUp은 다양한 작업 흐름 자동화 기능을 포함하는 올인원 클라우드 기반 프로젝트 관리 도구입니다. 프로세스 템플릿을 사용하여 일상적인 작업을 쉽게 생성하고 자동화하는 데 도움이 됩니다. 자동으로 작업 할당, 리뷰 제공, 상태 추적 등을 수행할 수 있습니다. ClickUp은 Slack, Dropbox, GitHub, Bugsnag 등과 같은 다른 도구와도 통합됩니다.

클릭업의 특징

• 코드 없는 맞춤설정
• Gantt 차트, Kanban 및 워크플로 라이브러리 제공
• 원활한 팀 협업 및 커뮤니케이션
• 시각적 자료를 통한 실시간 보고
• 시간 및 작업 관리 기능

Clickup 가격:-

ClickUp은 무료 요금제와 세 가지 유료 요금제를 제공합니다.

• 무료: 100MB의 저장 공간과 무제한 작업이 포함된 영원히 무료 플랜
• 무제한: 월 $10부터 시작
• 비즈니스: 월 $19부터 시작
• 기업: 요청 시 이용 가능

2. 지라

Jira는 비기술 팀이 작업을 간소화하는 데 이상적인 솔루션인 노코드 자동화 빌더입니다. 프로젝트 및 작업 관리에 적합하며 팀이 작업을 효율적으로 할당, 추적 및 생성할 수 있습니다. 또한 이 소프트웨어는 사용자 정의 가능한 워크플로우를 제공하므로 기업이 필요에 따라 수정할 수 있습니다.

Jira 워크플로 자동화 소프트웨어의 기능

• 자동 할당 및 자동 동기화 기능.
• 즐겨 사용하는 도구와 통합하세요.
• 수백 개의 자동화 템플릿
• 작업을 정리하는 스크럼 보드.
• 보고서 및 통찰력 대시보드.
• 드래그 앤 드롭 자동화 빌더.

Jira 가격:-

• 무료: 최대 10명의 사용자와 2GB의 저장 공간이 포함된 플랜을 무료로 사용할 수 있습니다.
• 표준: 월 $8.15부터 시작
• 프리미엄: 월 $16부터 시작
• 기업: 요청 시 이용 가능

3. 자피어

Jira와 마찬가지로 Zapier도 코드가 없는 드래그 앤 드롭 프로세스 제작 소프트웨어입니다. 간단한 작업부터 복잡한 작업 흐름까지 모든 것을 자동화할 수 있습니다. 게다가 Zapier를 차별화하는 점은 5,000개가 넘는 다양한 앱과 연결된다는 것입니다. Gmail, Slack, Trello, Stripe 등 무엇을 사용하든 Zapier는 모든 비즈니스 프로세스에 대한 작업을 자동화하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

자피어의 특징

• 작업을 자동화하는 다단계 Zap
• 로직을 기반으로 다양한 작업으로 경로 만들기
• 특정 작업 및 조건을 찾는 필터 옵션
• 워크플로 예약
• 통화, 날짜, 텍스트 등을 원하는 형식으로 변환하세요.
• 웹훅을 사용하여 데이터 수신 및 전송

재피어 가격

Zapier는 다섯 가지 유형의 계획을 제공합니다.

• 무료: 한 달에 100개의 작업이 포함된 플랜을 무료로 사용할 수 있습니다.
• 초보자: $20/월부터 시작(대략)
• 전문가용: 월 $49부터 시작(대략)
• 팀: $70/월부터 시작(대략)
• 회사: 요청 시 이용 가능

4. 마이크로소프트 파워 자동화

Microsoft Power Automate는 사용자가 다양한 앱과 서비스 간의 작업을 자동화하는 데 도움이 되는 잘 알려진 비즈니스 프로세스 자동화 도구 중 하나입니다. AI와 디지털 및 로봇 프로세스 자동화를 통해 데스크톱 앱과 웹사이트를 자동화할 수 있습니다. Power Automate를 사용하면 동기화하고, 데이터를 수집하고, 알림을 받고, 이메일 또는 승인 요청을 자동화할 수 있습니다.

마이크로소프트 파워 자동화의 특징

• AI 처리 및 생성
• 데스크탑 자동화
• 작업 및 프로세스 마이닝
• 보고 및 분석
• 데이터 기반 비즈니스 자동화

Microsoft Power Automate 가격

Microsoft Power Automate는 3가지 유형의 계획을 제공합니다.

• 무료: 30일 동안 프리미엄 기능을 무료로 사용할 수 있습니다.
• Power Automate 프리미엄: 월 $12부터 시작
• 전력 자동화 프로세스: 월 $123부터 시작

5. 키스플로우

Kissflow는 프로세스를 자동화하고 로우 코드 및 노 코드 접근 방식으로 앱을 만들 수 있는 최고의 워크플로 관리 소프트웨어 중 하나입니다. 마케팅 자동화, 프로젝트 관리, 워크플로 관리에 사용할 수 있습니다. 사용하기 쉬운 인터페이스를 갖춘 분석 대시보드를 제공합니다. 기본 지표가 포함된 간단한 보고서를 확인하여 자동화 시스템이 어떻게 작동하는지 확인하거나 사용자 정의 보고서를 만들 수 있습니다.

키스플로우의 특징

• 부서 간 협력
• 깔끔하고 정돈된 대시보드
• 보안 및 액세스 제어
• API 통합
• 워크플로 사용자 정의 및 정의

키스플로우 가격

Kissflow는 두 가지 계획을 제공합니다.

• 기본: 월 $1500부터 시작
• 기업: 요청 시 이용 가능

워크플로우 자동화 도구 비교표

워크플로 자동화의 중요성과 이를 선택해야 하는 이유는 무엇입니까?

워크플로 자동화 도구는 모든 규모의 기업이 반드시 사용해야 하는 소프트웨어가 되었습니다. 실제로 Zapier의 최근 연구에 따르면 중소기업의 66% 이상이 비즈니스 효율성을 높이기 위해 자동화 도구에 의존하고 있는 것으로 나타났습니다.

이러한 도구는 기업이 지루한 작업을 처리하고, 인적 오류를 줄이고, 생산성을 향상시키는 데 도움이 됩니다. 워크플로 자동화가 중요한 이유와 이를 고려해야 하는 이유는 다음과 같습니다.

효율성 및 생산성 향상

일상적인 비즈니스 운영이 자동화되면 직원은 더 이상 반복되는 활동이나 작업에 시간을 낭비할 필요가 없습니다. 이는 조직이 작업 프로세스를 단순화하고, 시간을 관리하고, 직원의 성과와 생산성을 향상시키는 데 도움이 됩니다.

오류 감소 및 정확도 향상

인간은 오류에 취약하며, 특히 대규모 데이터 세트를 수동으로 작업하는 동안 문제가 발생하는 것은 자연스러운 일입니다. 워크플로우 자동화를 통해 인간의 접촉 지점이 줄어들고 실수 범위가 최소화되어 기업이 오류를 줄이고 정확성을 높이는 데 도움이 됩니다.

향상된 협업 및 커뮤니케이션

원격 환경에서 작업할 때는 아마도 감당하기 어려울 만큼 많은 이메일과 메시지를 처리하게 될 것입니다. 그러나 워크플로 자동화는 상호 작용을 추적하고 깔끔하게 구성함으로써 도움이 될 수 있습니다.

자동화 도구는 회사 작업 흐름에 따라 사용자 정의하여 목표 지향적으로 만들 수 있습니다. 이는 회사의 모든 구성원이 더 나은 협업과 커뮤니케이션을 위해 함께 일할 수 있음을 의미합니다.

비용 절감 및 자원 최적화

워크플로우 자동화는 인건비 절감과 효율성 향상을 통해 비용을 절감할 수 있습니다. 예를 들어 일상적인 작업을 자동화하면 직원이 더 중요한 작업에 집중할 수 있어 추가 직원이나 초과 근무 수당의 필요성이 줄어듭니다.

변화하는 요구에 대한 확장성 및 적응성

자동화된 워크플로는 자연스럽게 확장 가능하고 적응성이 뛰어납니다. 비즈니스가 성장하고 발전함에 따라 워크플로 자동화를 통해 볼륨이나 작업 복잡성의 변화를 쉽게 처리할 수 있습니다. 이러한 확장성은 조직의 변화하는 요구에 맞춰 시스템이 효과적이고 효율적으로 유지되도록 보장합니다.

책임을 촉진합니다

작업을 수동으로 수행하는 경우 기록이 없는 경우가 많으며 관리자는 이를 추적하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 워크플로 관리를 위한 자동화 도구를 사용하면 작업을 생성하고 직원에게 할당하고 우선순위를 설정할 수 있습니다. 이는 각 직원의 역할을 인식하고 모든 것을 명확하게 만드는 데 도움이 됩니다.

워크플로 자동화를 구현하는 방법은 무엇입니까?

반복적인 작업을 식별하고, 워크플로 단계를 분석하고, 자동화를 테스트하고, 결과를 모니터링하여 워크플로 자동화를 구현할 수 있습니다. 워크플로 자동화를 구현하는 방법에 대한 단계별 가이드는 다음과 같습니다.

반복적인 작업 및 워크플로 식별

워크플로우 자동화 구현의 첫 번째 단계는 반복적인 작업과 워크플로우를 식별하는 것입니다. 자동화에 적합한 작업, 즉 반복적인 수동 작업이 무엇인지 확인하세요. 또한 인적 오류가 발생하기 쉬운 작업을 고려하십시오.

워크플로 단계를 분석하고 트리거와 작업을 식별합니다.

자동화 작업을 발견한 후에는 워크플로우를 세부 단계로 나누어 프로세스를 명확하게 이해하십시오. 그런 다음 워크플로 내에서 특정 작업을 시작할 수 있는 트리거를 식별합니다. 예를 들어 채용 프로세스를 자동화하는 경우 누군가가 직무에 지원하거나 이력서를 보낸 후에 워크플로 자동화가 실행될 수 있습니다.

적절한 도구를 선택하고 자동화 규칙을 설정하세요

비즈니스 요구 사항과 작업의 복잡성을 기반으로 최고의 워크플로 자동화 소프트웨어를 선택하세요. 선택한 도구 내의 모든 자동화 규칙을 확인하고 이에 따라 트리거를 매핑하세요.

최적의 성능을 위한 자동화 프로세스 테스트 및 개선

이제 선택한 소프트웨어에서 자동화된 작업 흐름을 철저하게 테스트해 보세요. 테스트 단계에서 문제, 오류 또는 비효율성을 식별하고 해결합니다. 또한 워크플로에 관련된 사용자로부터 피드백을 수집하여 자동화를 개선하고 개선합니다.

결과 모니터링 및 측정

워크플로우를 성공적으로 테스트한 후에는 결과를 모니터링하고 측정하여 진행 상황을 추적하고 개선이 필요한 영역을 식별하십시오. 결과를 정기적으로 분석하고 개선이 필요한 부분을 식별합니다.

워크플로우 자동화 활용 사례

워크플로우 자동화 소프트웨어는 주로 IT 산업의 소프트웨어 개발에 사용됩니다. 다음은 워크플로 자동화의 일부 사용 사례입니다.

영업 및 마케팅

• 송장 배송
• 리드 생성
• 소셜 미디어 게시
• 이메일 마케팅
• 고객 온보딩 및 후속 조치

은행업

• 보고서 생성
• KYC(고객 파악)
• 신용카드 신청
• 대출 처리
• 계좌 개설 및 폐쇄

인적 자원

• 자동화된 온보딩 프로세스
• ATS
• 급여 처리
• 성과 검토

합법적인

• 사례 추적
• 새로운 사례 접수
• 선적 서류 비치
• 보고서 제출
• 청구

보건 의료

• 환자 입원 및 퇴원
• 약속 일정
• 자동 청구
• 환자 보고서

결론

결국, 규칙과 논리를 갖춘 자동화는 작업을 더 쉽게 만드는 좋은 방법입니다. 작업을 구성 및 사용자 정의하고 오류를 줄이는 데 도움이 됩니다. 워크플로 자동화는 또한 작업의 신뢰성을 높이고, 작업을 빠르고 쉽게 완료하도록 돕고, 직원의 책임감을 높이고, 비용을 절약하고, 실수를 줄이는 등 다양한 기능을 제공합니다.

모든 조직에는 필요한 사항에 따라 작업을 더 쉽게 만드는 고유한 방법이 있습니다. 그러나 워크플로우 소프트웨어는 모든 조직이 고려해야 할 사항입니다.

조직이 커지면 할 일도 많아집니다. 자동화가 도움이 될 수 있습니다. 따라서 보다 효율적인 팀과 함께 더 나은 결과를 원한다면 워크플로 자동화가 최선의 방법입니다.

자주 묻는 질문