Zoho Workdrive 3.0 – 알아야 할 모든 것

전 세계의 기업과 전문가들은 하이브리드 작업 모델을 수용하기 시작했습니다. 이것이 이미 많은 비즈니스 프로세스가 인터넷으로 이동한 이유입니다. 비즈니스를 향상시키는 도구에 빠르게 액세스할 수 있으며 분산된 팀과의 공동 작업이 최우선 과제입니다.

따라서 Zoho는 파일에 액세스하고 모든 위치에서 팀과 협업하는 데 도움이 되는 최신 버전의 Zoho WorkDrive를 내놓았습니다. 팀이 목표에 집중하고 생산적인 인력을 구동할 수 있도록 사용자가 기능을 최대한 활용할 수 있도록 도와주는 온라인 파일 관리 시스템입니다.

Zoho는 전환, 데이터 액세스 및 콘텐츠 협업 과정에서 많은 조직이 직면하는 몇 가지 온라인 파일 스토리지 문제가 있음을 알고 있습니다. 따라서 어디에서나 데이터에 액세스하고, 협업하고, 최적화할 수 있는 Zoho WorkDrive 3.0이 도입되었습니다.

이 블로그에서는 Zoho WorkDrive 3.0에 대한 모든 것을 완전히 이해할 것입니다.

WorkDrive API 빌드

WorkDrive 3.0은 비즈니스 앱과 쉽게 통합되며 회사 전체의 데이터 흐름을 간소화합니다. 다른 애플리케이션이나 타사 도구와 쉽게 통합할 수 있는 클라우드 기반 파일 협업 시스템 입니다. 아래에 언급된 기능과 함께 제공됩니다.

1. 팀 폴더 최적화

팀 폴더는 파일을 만들고 공유하고 공동 작업을 할 수 있는 가상 작업 공간과 같습니다. Zoho WorkDrive 3.0을 사용하면 이제 몇 가지 새로운 개선 사항을 통해 팀이 문서에 효과적으로 액세스하고 작업할 수 있습니다.

• 폴더 고정: 회사에서 생성되는 전체 팀 폴더 수는 중요한 숫자가 될 수 있습니다. 이러한 폴더를 사용하면 필요할 때 데이터를 찾는 것이 상당히 어려울 수 있습니다.
  클라이언트와 통화 중이지만 해당 클라이언트에 대한 프로젝트 세부 정보가 있는 폴더를 찾을 수 없으면 문제가 있을 수 있습니다. 고정 기능을 사용하면 사용자가 목록 상단에 팀 폴더를 고정하여 찾을 수 있습니다.

• 더 나은 인터페이스 : Zoho WorkDrive 3.0은 팀 폴더에 대한 상세 보기와 함께 제공되는 콘텐츠 협업 플랫폼 으로 적시에 적절한 데이터를 찾을 수 있습니다. 고정한 팀 폴더와 가입해야 하는 팀 폴더를 찾을 수 있습니다.
  이 업데이트에는 왼쪽 패널에 표시해야 하는 팀 폴더를 결정하는 데 도움이 되는 기능을 추가하는 기능도 있습니다. 또한 모든 팀 폴더를 표시할 수도 있습니다. 고정된 폴더만 표시하고 때로는 표시하지 않을 수도 있습니다.

• 팀 폴더 복제 : 하나의 팀 또는 고정된 목적을 위해 만들어진 공유 공간을 팀 폴더라고 합니다. 동일한 환자 치료 계획을 다른 간호사나 의사와 공유해야 하는 병원을 생각해 보십시오.
  Zoho의 새로운 기능을 통해 사용자는 전체 팀 폴더를 복사하여 다른 구성원과 공유하고 공동 작업할 수 있습니다.

2. 콘텐츠 가시성 향상

올바른 문서를 찾기 위해 위아래로 스크롤하는 것은 과거의 일이었습니다. Zoho WorkDrive 3.0은 WorkDrive의 압축 보기 모드를 사용하여 폴더에서 더 많은 항목을 볼 수 있도록 도와줍니다.
WorkDrive 3.0은 향상된 콘텐츠 가시성을 제공하므로 팀 구성원은 폴더의 내용을 쉽게 확인하고 메모할 수 있습니다.

3. 이동 중에도 작업

현재 세계에서 대부분의 모바일 장치는 사무용 장치의 확장으로 바뀌었습니다. Zoho WorkDrive 3.0은 최신 모바일 앱 개선 사항을 제공합니다. 그들 중 일부는 아래에 언급되어 있습니다.

• 폴더 액세스 : 각 파일에 오프라인 액세스를 허용하는 전체 프로세스는 꽤 시간이 많이 걸릴 수 있습니다. Zoho WorkDrive 3.0을 사용하면 이동 중에 작업 파일에 액세스하기 위해 전체 폴더를 오프라인에서 사용할 수 있습니다. 이것은 작동하는 인터넷 연결이 없어도 마찬가지입니다.
• 창의성 향상 : 디자인 계획을 하든 캐릭터를 만들고 있든 상관없이 Scribble을 사용하여 생성하고 WorkDrive에 업로드할 수 있습니다. 연필, 스케치, 색상 팔레트 및 지우개를 사용하여 아이디어를 실현할 수 있습니다.
• 위젯 : 파일을 찾거나 문서를 업로드할 때마다 모바일 애플리케이션에 로그인하는 것이 지겹다면 위젯을 사용하여 홈 화면에서 직접 이미지를 업로드하고 WorkDrive를 검색할 수 있습니다.

4. Mac용 WorkDrive Genie(베타)

WorkDrive 업데이트가 출시된 이후로 많은 요청이 있었습니다. Zoho는 새로운 Zoho WorkDrive 3.0에서 Mac용 새로운 WorkDrive Genie(베타)를 도입했습니다.
Windows 및 Mac 사용자는 데스크탑에서 호환되는 애플리케이션을 사용하여 WorkDrive에 저장된 파일을 쉽게 편집할 수 있습니다.

5. 표준화된 문서 형식

법률 문서에서 클라이언트 로그 및 직원 기록에 이르기까지 템플릿은 일관된 문서 설정으로 파일을 생성하는 데 도움이 됩니다. Zoho WorkDrive 3.0의 새 릴리스에는 두 가지 주요 개선 사항이 있습니다.

• 템플릿 분류 : 현재 세계의 대부분의 기업은 다양한 목적으로 템플릿을 사용해야 합니다. 이로 인해 한 곳에서 문서를 찾고 관리하기조차 어려울 수 있습니다.
  새 버전은 카테고리와 함께 제공됩니다. 카테고리를 생성하면 템플릿을 원하는 방식으로 그룹화하는 것이 쉬워집니다.

• 템플릿 검색 : 새 템플릿을 찾는 것은 더 이상 어려운 작업이 아닙니다. 내장된 검색 창을 사용하여 원하는 템플릿을 찾을 수 있습니다. 이 막대에서 직접 검색할 수 있도록 콘텐츠의 이름, 작성자 및 키워드를 알기만 하면 됩니다.
  새로운 개선 사항에서는 템플릿을 수동으로 살펴볼 필요 없이 전역 검색을 사용하여 갤러리에서 템플릿을 찾을 수 있습니다.

6. 미리보기 개선 사항

Zoho WorkDrive 3.0의 새 버전을 사용하면 PDF와 다양한 크기의 이미지를 미리 볼 수 있습니다.
미리 보기 향상의 새로운 기능은 쉽게 확대 및 축소하고, 창 크기에 맞게 확대/축소를 재설정하고, 모든 페이지로 이동할 수 있도록 도와줍니다.

7. 데이터 무결성

데이터 템플릿의 목적은 팀 수준에서 대부분의 파일을 분류하고 구성하는 것입니다. Zoho WorkDrive 3.0이 도입한 클라우드 기반 파일 협업 시스템 의 새로운 업데이트를 통해 사용자가 데이터 템플릿을 자동으로 연결하도록 도울 수 있습니다.
또한 각 파일 또는 폴더에 사용자 정의 속성을 자동으로 추가할 수도 있습니다. 이것은 대부분의 사용자가 필요한 파일을 찾고 즉시 찾을 수 있는 방법입니다.

8. 수집 파일 관리

Zoho WorkDrive는 내부 및 외부 사용자로부터 문서를 수신하는 데 도움이 됩니다. 수집 프로세스를 관리하기 위한 향상된 기능과 함께 제공됩니다.

• 파일 분류 : 모든 파일을 한 곳에 저장하기 때문에 적시에 적절한 데이터에 액세스하기가 어려웠습니다. Zoho WorkDrive 3.0의 새 버전을 사용하면 사용자가 이름, 전화번호 및 이메일 주소를 기반으로 각 사용자에 대한 폴더를 만들 수 있습니다.
• 수집 보고서 : 파일을 안전하게 수신하는 것이 필요하지만 제출 내용을 아는 것이 중요합니다. 이러한 컬렉션은 시간이 걸리고 사용자별로 다를 수 있습니다. 수집 보고서를 작성하면 파일을 제출한 모든 사람과 시간에 대한 자세한 로그를 얻을 수 있습니다.

9. PDF 및 이미지 주석

주석은 추가 정보를 제공하기 위해 텍스트 또는 다이어그램에 추가되는 메모라고 합니다. Zoho WorkDrive 3.0의 새 버전에는 PDF 및 이미지 주석 기능이 함께 제공됩니다.

• PDF 주석 : PDF는 조직에서 대량으로 사용되며 여러 번 포트폴리오에서 클라이언트 또는 팀 구성원과 함께 작업하고 싶을 수도 있습니다. Zoho WorkDrive 3.0을 사용하면 주석을 쉽게 사용하고 팀과 협업할 수 있습니다. 대부분의 사용자는 페이지로 이동하여 페이지의 텍스트나 영역에 주석을 추가할 수도 있습니다.
• 이미지 주석 : 디자이너와 크리에이티브 작업을 하고 있으며 디자이너가 디자인을 보낼 때 제안을 하고 싶다고 가정해 보겠습니다. 이미지 주석을 사용하면 이미지의 특정 부분에 주석을 쉽게 추가하고 디자이너와 작업할 수도 있습니다.

10. 향상된 비디오 경험

비디오는 도달, 참여 및 판매를 높이기 위해 대부분의 조직에서 사용할 수 있습니다. Zoho는 비디오의 중요성을 이해하고 세 가지 주요 기능을 제공합니다.

• 비디오 주석 : 팀이 마케팅 비디오를 작업 중이고 검토를 위해 제품 팀으로 보내야 한다고 상상해 보십시오. 비디오가 제품 팀에 전송되면 그들은 변경해야 하는 프레임을 기록하고 이를 앞서 마케팅 팀에 알립니다.
  비디오 주석을 사용하여 팀은 임의의 프레임으로 이동하여 타임스탬프와 함께 주석을 추가할 수 있습니다. 이렇게 하면 팀에서 기대치를 직접 공유할 수 있고 마케팅 팀이 비디오 작업을 효율적으로 수행할 수 있습니다.

• 비디오 표지 이미지 : Zoho WorkDrive 3.0은 WorkDrive의 표지 이미지 옵션을 사용하여 비디오에 훨씬 더 많은 가시성과 가치를 추가합니다. 기본 시스템 생성 표지 이미지도 변경할 수 있는 훌륭한 옵션이 있습니다.
  WorkDrive에는 비디오에 있는 내용만 표시하면서 기본 이미지를 사용자 정의 표지 이미지로 변경할 수 있는 옵션이 있습니다. 새로 업데이트된 이미지는 이제 모든 미리 보기, 포함된 보기 및 목록에서 축소판으로 나타날 수 있습니다.

• 비디오 챕터 : 대부분의 비디오는 지루한 경향이 있습니다. 이것이 Zoho WorkDrive 3.0이 섹션 사이를 쉽게 탐색할 수 있는 챕터와 함께 제공되는 이유입니다.
  비디오 챕터는 비디오를 섹션으로 나누는 데 도움이 되므로 비디오에서 다루는 내용을 보고 관심 있는 주제로 이동할 수 있습니다.

11. 더 나은 보안

공유를 통해 대부분의 회사는 중요한 파일을 통해 고객, 비즈니스 파트너 및 이해 관계자에게 보낼 수 있습니다. 이것은 외부 링크를 훨씬 더 안전하게 만들기 위한 두 가지 향상된 기능과 함께 제공되는 새로운 기능입니다.

• 암호: 조직은 비즈니스 파트너와 민감한 파일을 공유하므로 회사 외부로 유출될 수 있으므로 콘텐츠를 안전하게 공유하는 것이 중요합니다.
  Zoho WorkDrive는 외부 공유 링크를 생성할 때 모든 사용자에게 암호 설정을 의무화하는 데 도움이 됩니다. 또한 링크를 보다 안전하게 만드는 동시에 필요한 경우 강력한 암호 정책을 설정하는 데 도움이 됩니다.

• 유효 기간 : 많은 기업들이 공식 협약, 법적 고지, 제안서 등을 공유해야 하는 경우가 있습니다. Zoho WorkDrive 3.0에는 사용자가 외부 공유 링크 및 다운로드 링크에 대한 기본 만료 기간을 설정하여 원치 않는 액세스를 제한할 수 있는 기능이 향상되었습니다.
  기본 만료 기간도 자동으로 적용할 수 있습니다. 또한 사용자는 필요한 경우 만료 날짜를 수동으로 변경하고 비활성화하도록 선택할 수 있습니다.

12. 알림 모드

마지막으로 Zoho WorkDrive 3.0은 사용자가 알림 모드를 결정하는 데 도움을 주어 작업 및 팀 프로젝트에 대해 업데이트되는 동안 회사 파일에 어떤 일이 일어나고 있는지 쉽게 알 수 있습니다.
Zoho WorkDrive는 알림을 받는 데 필요한 매체 종류와 함께 필요한 알림 목록을 선택하는 데 도움이 됩니다.

결론

WorkDrive를 선택할 때 회사 데이터 전송에 대해 걱정할 필요가 없습니다. Zoho WorkDrive 3.0을 사용하면 데스크탑이나 다른 클라우드 서비스에서 파일을 쉽게 이동할 수 있습니다.

기억해야 할 중요한 점은 업종에 관계없이 모든 비즈니스가 데이터를 기반으로 운영된다는 것입니다. 주요 목표는 사용자에게 문서를 공유, 저장 및 공동 작업할 수 있는 효율적인 데이터 관리 도구를 제공하는 것입니다.

따라서 Zoho WorkDrive 개선 사항은 온라인 파일 관리를 개선하기 위해 매년 릴리스됩니다. 앞으로 모든 사용자는 많은 새로운 기능을 포함하는 Zoho의 흥미진진한 새 업데이트를 간절히 고대할 수 있습니다.