소기업을 위한 Zoom 회의에 대한 필수 가이드

Skype가 일대일 비공식 대화에 적합했던 것처럼 이러한 변화는 커뮤니케이션 방법을 대체합니다. Zoom은 비즈니스 회의를 주최하는 데 중요합니다.

코로나 사태로 많은 기업들이 문을 닫았고, 여전히 나가고 있는 사람들은 재택근무를 하고 있습니다.

그러나 처음 사용하는 경우 이 필수 가이드를 사용하여 어떻게 사용하고 비즈니스에 도움이 될 수 있는지 이해할 수 있습니다.

Zoom에 대해 알아야 할 사항은 무엇입니까?

이 도구는 2011년에 설립된 Zoom Video Communication은 원격 회의 서비스 회사입니다. 이를 통해 소규모 비즈니스는 원격 회의를 수행하고 직원과 의사 소통하며 팀원과 연결할 수 있습니다.

이미지 출처: 줌블로그

원격으로 업무를 시작해야 하는 비즈니스 이후 고품질 비디오 및 오디오를 제공하는 필수 도구로 Zoom이 떠올랐습니다.

Zoom Meeting은 강력한 오디오, 협업 및 비디오와 같은 기능으로 매우 인기를 얻었습니다.

다음과 같은 몇 가지 주요 기능이 있습니다.

• 즉석 회의
• VoIP 또는 VoIP를 통한 음성 회의
• 화상 통화를 위한 가상 배경
• 화면 공유 및 협업 화이트보드
• 비디오 웨비나 호스팅
• HD 화상 채팅 및 회의

Zoom을 어떻게 시작할 수 있습니까?

Zoom을 사용하면 회의를 훨씬 쉽고 간단하게 설정할 수 있습니다. 그러나 이전에 이 도구에 익숙하지 않고 사용해본 적이 없다면 처음부터 혼란스러울 수 있습니다.

편리한 것에 따라 데스크톱과 휴대폰에서 Zoom을 사용할 수 있습니다.

두 가지 모두에서 사용하려면 다음과 같이 시작하는 데 도움이 되는 몇 가지 단계를 따르세요.

데스크탑용

• Zoom 회의를 시작하려면 먼저 공식 웹사이트를 방문해야 합니다. 여기에서 데스크탑 화면의 오른쪽 상단 모서리에 있는 것처럼 가입 상자가 나타납니다.

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• 이제 직장 이메일 주소를 사용하거나 SSO(Single Sign-On)를 사용하여 계정을 만드는 두 가지 옵션이 있습니다. 여기에서 Facebook 또는 Google 계정으로 로그인할 수 있습니다.
• 그러나 업무용으로 사용하는 경우 업무용 이메일 주소를 사용하는 것이 가장 좋습니다.
• 가입을 마치면 Zoom에서 이메일로 확인 링크를 보냅니다.
• 자격 증명을 사용하여 로그인하려면 링크를 클릭하십시오.
• 더 쉽게 액세스할 수 있도록 웹사이트에서 데스크톱 앱 또는 Zoom 클라이언트를 다운로드할 수 있습니다.

모바일용

• 휴대전화를 사용하는 경우 iOS 또는 Android 휴대전화용 App Store 또는 Play 스토어에서 앱을 다운로드할 수 있습니다.

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• 가입하려면 화면에 표시되는 지침을 따르세요.
• 프로세스는 데스크탑과 유사하여 간단하고 쉽습니다.

Zoom 회의를 어떻게 설정할 수 있습니까?

귀하의 비즈니스를 위한 확대 회의를 설정하는 것도 쉽습니다. 기본 단계를 따라야 합니다. 단, 사용 중인 기기에 따라 다를 수 있습니다.

데스크탑을 사용하는 경우

Zoom 회의 시작하기

• 확대/축소에서 회의를 시작하려면 여기에서 계정에 로그인해야 합니다.
• 이제 커서를 회의 주최 옵션으로 이동하십시오. 이 버튼은 화면 오른쪽 상단에서 찾을 수 있습니다. 여기에서 옵션이 있습니다: 비디오 켜짐, 화면 공유만, 비디오 꺼짐
• 웹사이트가 Zoom 앱으로 리디렉션됩니다. 그리고 회의를 시작할 수 있습니다. 음, 회의 설정을 수정하거나 단순히 초대 URL을 복사할 수도 있습니다.
• 또는 데스크탑용 앱을 사용하여 훨씬 빠르게 회의를 시작할 수 있습니다. 전화로 수행하는 것과 유사한 지침을 따라야 합니다.

참가자 추가

• 여기에서 앱에서 회의를 시작해야 합니다.
• 새 회의 화면이 표시되면 초대 옵션을 클릭합니다.
• Zoom은 URL을 가져오도록 제안합니다. URL을 복사하거나 초대장을 복사할 수 있습니다. 인스턴트 메시징, 이메일 또는 문자를 통해 이것을 팀원들에게 보냅니다.
• 기본 설정 이메일 클라이언트를 통해 회의 세부 정보를 보내는 데 확대/축소 앱 자체를 사용할 수 있습니다.

모바일을 사용하는 경우

Zoom 회의 시작하기

• 회의를 시작하려면 줌 모바일 앱으로 이동하세요.
• 다음 단계에 따라 계정에 로그인합니다.
• 여기에서 모바일 화면에 나타나는 주황색 아이콘 " 새 회의"가 나타납니다.
• 선호도에 따라 회의 설정을 편집할 수 있으며, 개인 회의 ID 등을 사용하여 팀원의 참가자에 대해 비디오 끄기로 전환할 수 있습니다.
• 완료한 후 회의 시작 버튼을 클릭하기만 하면 됩니다.

참가자 추가

• 회의가 시작되면 참가자 옵션을 클릭합니다. 화면 하단의 도구 모음에서 찾을 수 있습니다. 참가자도 관리할 수 있습니다.
• 참가자 창이 나타나면 왼쪽 하단의 초대 옵션을 탭할 수 있습니다.
• Zoom을 사용하면 스마트폰을 사용하여 메시징 앱, 문자 및 이메일 주소와 같은 다양한 플랫폼을 통해 팀원들과 회의 세부 정보를 공유할 수 있습니다.

Zoom에서 회의에 참여하는 경우

Zoom에서 회의에 참여하려면 다음과 같은 몇 가지 간단한 단계를 따르세요. 또한 휴대전화와 데스크톱에서도 동일한 단계를 따를 수 있습니다.

• Zoom에서 회의에 참여하는 데 사용할 수 있는 다양한 방법이 있습니다.
• 회의 링크를 사용할 수 있습니다. 그것을 클릭하고 웹 브라우저에 붙여넣기만 하면 됩니다.
• 회의 ID를 사용할 수 있습니다.

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회의 ID를 사용하려면 다음 단계를 따르세요.

• 회의에 참여하려면 확대/축소 앱을 클릭하고 참여 옵션을 클릭합니다.
• 여기에서 상자에 회의 ID를 붙여넣어야 합니다.
• 이제 회의의 표시 이름을 추가합니다. 가입 버튼을 클릭하세요

회의 일정을 어떻게 잡으시겠습니까?

약속이나 날짜를 잊어 버릴 가능성이 있습니다. 바쁜 일정 때문에 다가오는 회의가 기억나지 않을 수도 있습니다.

Zoom을 사용하면 미리 회의를 예약할 수 있습니다.

• 다음을 설정하여 회의를 예약할 수 있습니다.
• 회의 ID
• 날짜 및 시간
• 가입 여부에 비밀번호가 필요합니다.
• 회의를 포함하려면 다음 단계를 따르세요.

데스크탑을 사용하는 경우

• 줌 앱으로 이동하여 화면에서 일정 버튼을 클릭하세요. 파란색이며 캘린더 아이콘과 유사합니다.
• 여기에서 회의 일정을 잡을 수 있는 회의 예약 팝업 창이 나타납니다. 세부 정보를 추가합니다.
• 날짜와 시간을 할 수 있고, 접근 설정을 할 수 있습니다. Google 캘린더, iCal 등과 같은 기본 설정에 따라 캘린더를 선택합니다. 이벤트를 예약할 수 있습니다.

I mage 소스: 인형

• 줌폭탄을 피하기 위해 회의 비밀번호를 설정할 수 있습니다. 이것은 회의에 초대받지 않은 사람이 회의에 참여할 때 발생합니다.
• 기본 설정을 얻은 후 일정 옵션을 클릭하기만 하면 됩니다.

모바일을 사용하는 경우

• 줌 앱으로 이동
• 여기에서 일정 옵션을 클릭하여 홈페이지로 미팅 및 채팅을 할 수 있습니다.
• 회의 이름, 시간 및 날짜를 ​​입력하십시오. 완료되면 완료 옵션을 클릭하십시오.
• 여기에서 앱은 기본 설정 캘린더를 추가하기 위해 사용자를 리디렉션하거나 다른 양식을 엽니다. 여기에 이름과 같은 참가자의 세부 정보를 입력하고 일정 이벤트에 대한 알림을 설정합니다. 저장을 위해 완료를 클릭하십시오

Zoom 회의를 어떻게 녹화할 수 있습니까 ?

확대/축소 회의를 녹화할 수도 있습니다. 또한 나중에 논의할 참고 자료나 문서화로 사용하려는 경우에도 도움이 될 수 있습니다.

이는 원격 팀과의 커뮤니케이션에 유용할 수 있습니다.

이 도구를 사용하면 회의를 녹음하고 로컬 장치에 저장할 수 있습니다. 그러나 Zoom 클라우드도 제공됩니다.

이미지 출처 : Zoomsupport

파일을 확대/축소 클라우드에 저장하면 팀이 다른 플랫폼을 통해 자료에 액세스할 수 있습니다.

회의를 녹화하려면 다음 단계를 따르세요.

데스크탑을 사용하는 경우

• 확대 회의 시작
• 확대/축소 도구 모음으로 이동하여 레코드를 클릭합니다.
• 장치에 저장하는 경우 여기에서 이 컴퓨터의 레코드를 선택할 수 있습니다. 그러나 줌 클라우드를 사용하는 경우 클라우드에 대한 레코드를 클릭합니다. 녹음이 시작됩니다.
• 이제 회의를 중지하거나 녹음을 끝내려면 일시 중지 또는 녹음 중지를 클릭하십시오. 녹음도 중지되므로 회의를 종료할 수 있습니다.
• 회의가 끝나면 파일이 MP4 형식으로 변환됩니다. 또한 Zoom은 선택한 위치에 저장합니다. 이제 원할 때마다 회의 시즌에 액세스할 수 있습니다.

모바일을 사용하는 경우

• 회의가 시작되면 도구 모음에서 더보기 옵션을 클릭합니다.
• 녹음을 위해 클라우드에 기록을 선택합니다. 그러나 전화를 사용할 때 Zoom을 사용하면 기록을 저장하는 데만 클라우드를 사용할 수 있습니다.
• 일시 중지하거나 중지할 수 있습니다. 더보기 옵션을 클릭하세요.
• 내 녹음에서 저장된 녹음을 찾을 수 있습니다.
• 브라우저에서 Zoom 계정에 로그인하여 세션에 액세스할 수 있습니다.

Zoom 회의에 대한 팁은 무엇입니까?

화상 회의 앱을 사용하면 대면하지 않아도 비즈니스에서 회의를 쉽게 주최할 수 있습니다.

Zoom 회의는 간단하고 대중적인 이름 중 하나입니다. 효율적으로 사용하고 있는지 확인하기 위해 고려할 수 있는 몇 가지 팁은 다음과 같습니다.

참석자를 위한 대기실 만들기

참석자가 주최자보다 먼저 발표할 가능성이 있습니다. 호스트가 도착할 때까지 대기할 수 있도록 대기실을 만들 수 있습니다.

그러나 참석자를 위한 대기실을 활성화할 수 있으므로 계정 유형에 따라 다릅니다.

이미지 출처: 줌서포트

또한 사용자 정의할 수 있으므로 함께 모여 회의가 시작될 때까지 기다릴 수 있습니다.

말을 하지 않는 경우 마이크를 음소거 상태로 유지

확대/축소로 회의에 참석할 때 마이크를 음소거 상태로 유지해야 합니다.

이렇게 하면 불필요한 소음과 회의 중단을 방지할 수 있습니다. 당신이 말하고 있을 때만 음소거를 해제하거나 다시 재생할 수 있습니다.

마이크를 음소거하려면 확대/축소 도구 모음의 왼쪽 하단에 있는 마이크 버튼을 사용하세요.

이미지 출처: Zoomsupport

또한 회의 화면에서 음소거되도록 회의 환경 설정을 지정할 수 있습니다.

음소거를 해제하려면 마이크 버튼을 클릭하거나 말하는 동안 스페이스바를 누르고 있을 수 있습니다.

여기에서 그룹 회의에서 따라야 할 기본 규칙은 대화를 원활하게 유지하는 것입니다.

녹음하기 전에 팀원들에게 알리기

회의를 녹화할 계획이라면 팀원들도 이를 알도록 하십시오.

그렇기 때문에 회의가 시작되기 전에 알려주는 것이 좋습니다. 그들은 기록을 알고 있어야 할 뿐만 아니라 기록을 허용해야 합니다.

일반적인 예의를 보여주는 것만이 아닙니다. 또한 이용자의 의사를 존중하되 녹음에 대한 동의를 따릅니다.

시작하기 전에 모든 것을 확인하십시오

화상 회의의 경우 기술적인 문제로 인해 관심을 갖는 것이 일반적일 수 있습니다. 그런 상황을 피하고 싶다면.

회의가 시작되기 전에 모든 것을 확인하십시오. 무슨 일이 있으면 팀원들에게 알려야 합니다.

시간과 노력을 절약하고 회의를 원활하게 진행할 수 있습니다.

공동 주석 세션 수행

이를 위해 Zoom의 기능을 사용할 수 있습니다. 화면 공유를 사용하면 회의에 참석한 모든 사람에게 보여주고 있는 모든 것을 디스플레이에 호출할 수 있습니다.

이미지 출처: maketecheasier

주석 도구를 사용하여 참가자는 화면에 무엇이든지 그리거나 강조 표시할 수 있습니다. 이것은 자료를 시각적으로 토론하는 데 도움이 될 수 있습니다. 여기에는 디자인, 그래프 및 모형이 포함됩니다.

이를 사용하려면 확대/축소 창 상단에 있는 보기 옵션을 클릭해야 합니다. 이제 주석을 클릭하십시오. 여기에 도구 모음이 표시됩니다.

도구 모음에는 화살표, 텍스트, 그리기 등과 같은 다양한 항목이 포함되어 있습니다.

이미지 캡처 버튼은 스크린샷으로 저장되므로 저장할 수 있습니다.

자주 묻는 질문(FAQ)

추가 소스