10 popularnych typów faktur

Prowadzenie firmy jest nierozerwalnie związane z wystawianiem faktur i mają one różne kształty i rozmiary. Niektóre są dobrze znane, podczas gdy inne musimy wydać raz na błękitny księżyc. Niemniej jednak, jako profesjonaliści, powinniśmy wiedzieć, jak wybierać i wydawać wszelkiego rodzaju. W tym artykule przedstawimy niezbędne podstawy, które pomogą Ci rozróżnić i szybko wybrać właściwy rodzaj faktur.

Rodzaje faktur – spis treści

1. Faktura pro forma
2. Faktura zaliczkowa
3. Faktura sprzedaży
4. Faktura cykliczna
5. Faktura częściowa
6. Faktura końcowa
7. Faktura podsumowująca
8. Nota kredytowa
9. Nota debetowa
10. Faktura VAT

Faktura pro forma

Faktura proforma, czyli jak twierdzą niektórzy faktura wstępna, to rozwiązanie, które ma na celu zaprezentowanie swojej oferty klientom. Jeśli zaakceptują Twoje warunki, zapłacą fakturę i możesz dostarczyć towary lub usługi szczegółowo.

Jeśli klienci nie akceptują Twoich warunków, nie muszą płacić. Dzieje się tak, ponieważ wystawianie faktur proforma nie zobowiązuje klientów do zapłaty ani nie rodzi żadnych zobowiązań podatkowych.

Jakie warunki implikują zatem taki obowiązek? Tylko wtedy, gdy klient płaci fakturę proforma. W takim przypadku musisz wystawić normalną fakturę i zapłacić wszystkie podatki związane ze sprzedażą. Otrzymujesz pieniądze jeszcze przed realizacją zamówienia. A co z twoimi klientami? Korzystają również z tego, że faktura proforma umożliwia klientowi łatwe i swobodne porównywanie ofert kilku firm w celu wybrania właściwej.

Faktura zaliczkowa

Na pierwszy rzut oka faktura zaliczkowa jest podobna do proformy. Ale przyjrzyj się uważniej, a przekonasz się, że się różnią. Faktura zaliczkowa wiąże się z obowiązkiem zapłaty, a faktura proforma to tylko propozycja zawarcia umowy sprzedaży.

Kiedy faktura zaliczkowa jest dobrym wyborem? Zdecydowanie w przypadku, gdy musisz przeznaczyć znaczne, z Twojego punktu widzenia, środki finansowe na realizację zamówienia. Faktura zaliczkowa umożliwia otrzymanie części płatności od klienta jeszcze przed sprzedażą towaru lub usługi. Wpłynie to pozytywnie na Twoją płynność, zwłaszcza przy przetwarzaniu dużych zleceń. Możesz ustawić wartość jako określony procent całkowitego zamówienia. Daje to większą pewność, że Twoi klienci nie odstąpią od umowy, bo wtedy straciliby wpłacone już pieniądze.

Faktura sprzedaży

To jest zwykła faktura, ale nie może jej zabraknąć na tej liście. W transakcjach handlowych taka faktura występuje najczęściej. To dokument, o którym wszyscy myślimy, kiedy słyszymy termin faktury. Podobnie jak inne rodzaje faktur, zawiera wszystkie 12 elementów wymaganych przez każdą fakturę. Dokumentuje wydarzenie biznesowe, które miało miejsce między sprzedającym a kupującym. Taka faktura może obejmować zarówno sprzedaż towarów , jak i świadczenie usług.

Faktura cykliczna

Ten rodzaj faktury jest bardzo powszechny przy świadczeniu usług. Wydawany jest na każdy z góry ustalony okres. Najczęściej jest to miesiąc, ale można też znaleźć cotygodniowe faktury kwartalne lub roczne. Zwykle pojawiają się one w przypadku różnych abonamentów.

Opłata za każdy miesiąc ustalana jest z góry, dzięki czemu od razu wiesz, jaką kwotę zapłacić. Ta cecha faktur cyklicznych bardzo ułatwia automatyzację wystawiania tego typu faktur. Korzystając z aplikacji do fakturowania, proces wystawiania powtarzających się faktur może stać się naprawdę prosty i prosty. Wystarczy, że wprowadzisz niezbędne dane, a kolejne faktury zostaną wygenerowane automatycznie. Jakie dane są do tego potrzebne? Zazwyczaj wystarczą następujące informacje:

• dane klienta,
• informacje o tym, za co jest faktura,
• kwota faktury,
• o której należy wystawić kolejną fakturę,
• Data płatności.

W przypadku faktur cyklicznych każda kolejna faktura jest bardzo podobna do pierwszej, która została wystawiona. Różnią się one liczbą, datą wydania i sprzedaży oraz terminem płatności. Jeśli znasz adresy e-mail swoich klientów, możesz również zlecić swojemu oprogramowaniu do fakturowania automatyczne wysyłanie tych faktur, co z pewnością zaoszczędzi Ci dużo czasu.

Faktura częściowa

W przypadku dużych projektów popularne są faktury częściowe. W takiej sytuacji uzgodniona praca zostaje podzielona na etapy. Po spełnieniu określonego etapu wystawiasz fakturę częściową. Ten sposób fakturowania dotyczy zarówno dostawy towarów, jak i świadczenia usług. Harmonogram płatności najlepiej ustalić wcześniej, już na etapie podpisywania umowy. W ten sposób z wyprzedzeniem poinformujesz swoich klientów, nie zaskakując ich wystawioną fakturą.

Jakie są zalety faktur częściowych? Zapewnią Ci większą płynność, a Twój klient uniknie bardzo dużego rachunku po zakończeniu całego zamówienia, ponieważ płatność rozbija się na części i rozłożona w czasie.

Faktura końcowa

Ten rodzaj faktury zazwyczaj pojawia się po zrealizowaniu zamówienia. Może towarzyszyć fakturom zaliczkowym lub fakturom częściowym. Fakturę końcową wystawiasz, wyliczając kwotę stanowiącą różnicę pomiędzy fakturami zrealizowanymi i rozliczonymi do tej pory a całkowitą kwotą kontraktu. Jak to zrobić? Od całkowitej wartości projektu należy odjąć wartość faktur zaliczkowych lub faktur częściowych wystawionych dla projektu.

Faktura podsumowująca

Faktura zbiorcza jest praktyczna, gdy klient złożył u Ciebie kilka zamówień. Nie musisz wystawiać osobnej faktury do każdego zamówienia. W takim przypadku możesz skorzystać z faktury zbiorczej. Oczywiście, aby to rozwiązanie było dla Ciebie korzystne, indywidualne zamówienia nie mogą być rozciągnięte w czasie. Czemu? Musisz pamiętać, że pieniądze otrzymasz dopiero po pewnym czasie od wystawienia faktury. W związku z tym, jeśli zbyt długo zwlekasz z wystawieniem faktury zbiorczej, pieniądze zostaną zaksięgowane na Twoim koncie za zrealizowane zamówienia.

W praktyce możesz zaplanować fakturę zbiorczą co określony okres, na przykład tydzień lub miesiąc. Pod koniec tygodnia lub miesiąca zbierasz wszystkie zamówienia, które złożyłeś dla tego klienta i przygotowujesz jedną zbiorczą fakturę. Możesz również użyć tego typu faktury, gdy klient złożył zamówienie, ale później dodał coś innego. W takim przypadku nie musisz przepisywać dwóch oddzielnych faktur, ale możesz uwzględnić oba zamówienia w podsumowaniu.

Nota kredytowa

Nota kredytowa to rodzaj faktury kredytowej. Jest zwykle używany, gdy klient zwrócił produkt, zapłacił za produkt, ale chce anulować zamówienie lub otrzymał uszkodzony lub niewymiarowy towar , co wiąże się z obniżeniem ceny w ramach rekompensaty. Możesz również wręczyć tę notatkę, gdy chcesz udzielić klientowi dodatkowego rabatu po zrealizowaniu i opłaceniu zamówienia. Ma to również zastosowanie, gdy faktura zawiera nieprawidłową i zawyżoną wartość całkowitą, co wymaga korekty.

Nota kredytowa oznacza, że ​​sprzedający jest winien kupującemu pieniądze. Jest to potwierdzenie od sprzedającego, że udzielił kupującemu jakiejś formy kredytu. Kupujący może wykorzystać ten kredyt na przyszłe zakupy lub poprosić o zwrot pieniędzy.

Nota debetowa

Jest to rodzaj faktury korygującej, którą wysyłasz klientowi, gdy pomylisz się w zaniżeniu wartości sprzedanych towarów lub usług. Nota obciążeniowa oznacza, że ​​oprócz kwoty faktury klient jest Ci winien również kwotę, na którą została wystawiona nota. Różnica między fakturą kredytową lub debetową a zwykłą fakturą polega na tym, że po sprzedaży towarów lub usług wysyłasz zwykłą fakturę. Faktura uznaniowa lub debetowa jest jednak wystawiana po wystawieniu zwykłej faktury w celu skorygowania kwot wykazanych na fakturze.

Faktura VAT

W krajach, w których obowiązuje podatek VAT (podatek od wartości dodanej), bardzo powszechnym rodzajem faktury jest faktura VAT. Dokumentuje sprzedaż towarów i usług przez podmioty będące płatnikami VAT. Jest to na ogół większość firm, które działają w takich krajach. Co ciekawe, nawet jeśli w Twoim kraju nie ma podatku VAT, jeśli sprzedajesz towary lub usługi do krajów, w których obowiązuje podatek VAT, możesz być zobowiązany do wystawienia faktury zawierającej podatek VAT.

Przeczytaj też: 5 typowych błędów w fakturowaniu

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej pracowitej społeczności pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pintereście.

Autor: Andy Nichols

Rozwiązujący problemy z 5 różnymi stopniami i nieskończonymi rezerwami motywacji. To czyni go idealnym właścicielem i menedżerem biznesu. W poszukiwaniu pracowników i partnerów otwartość i ciekawość świata to cechy, które najbardziej ceni.

Zobacz wszystkie posty