Ponad 330 milionów ludzi na całym świecie codziennie korzysta z dokumentów PDF. Pliki PDF stały się podstawą nowoczesnych operacji korporacyjnych, zwłaszcza wraz z rozwojem kultury pracy zdalnej.

‍

Są łatwe w użyciu, przechowywaniu i pracy. Jednak do ich przetwarzania musisz używać odpowiedniej platformy. Wiele programów do obsługi plików PDF jest sztywnych w obsłudze i polega na zewnętrznych usługach w zakresie podstawowych operacji.

‍

Wybierz oprogramowanie PDF, które przetwarza pliki PDF bez obciążania systemu. Rzućmy okiem na niektóre podstawowe funkcje, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania PDF.

10 podstawowych funkcji, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania PDF

Portable Document Format (PDF), jak sama nazwa wskazuje, to cyfrowy format dokumentu zawierający informacje, które można z łatwością przetwarzać, zabezpieczać i udostępniać elektronicznie . Stał się jednym z najważniejszych kamieni węgielnych dzisiejszego cyfrowego obszaru roboczego.

‍

Wszelkie operacje korporacyjne wymagają szerokiego wykorzystania plików PDF, które są tworzone, edytowane i udostępniane na różnych platformach . Jako firma w erze cyfrowej musisz codziennie korzystać z plików PDF.

‍

W tym celu potrzebne jest oprogramowanie do obsługi plików PDF, które jest łatwe w użyciu i oferuje funkcje dostosowane do charakteru i zakresu działalności Twojej firmy . Wymyśliliśmy najważniejsze funkcje, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania PDF. Spójrz.

1. Konwersja wielu formatów

Źródło

‍

Pierwszą i najważniejszą funkcją, na którą musisz zwrócić uwagę w swoim oprogramowaniu PDF, jest to, czy oferuje ono konwersję dokumentu PDF na różne inne formaty, takie jak Word, takie jak Word, Excel, PPT, JPG itp.

‍

Dzieje się tak dlatego, że pliki PDF są znane z tego, że są sztywne w edycji i elastyczne w użyciu . Firmy często muszą polegać na zewnętrznych narzędziach, aby uzyskać optymalne wykorzystanie plików PDF. Korzystanie z oprogramowania, które umożliwia konwersję w ruchu, ułatwia przepływ pracy.

‍

Możesz łatwo przekonwertować plik PDF na Word za pomocą narzędzia Smallpdf i dokument Word z powrotem do formatu PDF, aby dopasować go do użycia dokumentu. Ułatwia udostępnianie i przetwarzanie dokumentu na różnych platformach, ponieważ można go zmieniać w zależności od tego, co jest akceptowane na platformie.

2. Łatwość użycia

Oprogramowanie PDF to narzędzia codziennego użytku, które ułatwiają przepływ pracy w biurze. Nie muszą to być skomplikowane narzędzia, które wymagają od pracowników krzywej uczenia się. Oprogramowanie do obsługi plików PDF powinno być łatwe w użyciu, aby każdy mógł w pełni z niego korzystać .

‍

Użytkownik powinien mieć możliwość łatwego edytowania dokumentów i ich skanowania. Poszukaj funkcji OCR, tj. optycznego rozpoznawania znaków, która przekształca obrazy w tekst, rozpoznając tekst na obrazie. Pomaga to przekształcić pliki PDF w edytowalne dokumenty, które można przetwarzać w podróży.

‍

Poza tym zobacz, że oprogramowanie oferuje szablony, których można użyć do przyspieszenia procesu pracy . Gdy masz gotowe szablony do wyboru, nie musisz tworzyć dokumentów od podstaw ani tracić czasu na aspekty takie jak projektowanie i układ.

3. Cena i licencja

Rozwiązania w zakresie oprogramowania PDF są zwykle dostępne jako produkty SaaS, co oznacza , że ​​będziesz musiał je kupować na zasadzie miesięcznej lub rocznej subskrypcji . Ponieważ jest to narzędzie, z którego firmy korzystają na co dzień, często decydują się również na dożywotnie subskrypcje.

‍

Cena i licencja oprogramowania PDF odgrywają główną rolę w podejmowaniu decyzji o zakupie. Istnieją programy PDF, które są dostępne za darmo i oferują podstawowe, a czasem świetne funkcje. Podczas gdy inne oferują mnóstwo ekskluzywnych funkcji za wyższą cenę .

‍

Wybrane rozwiązanie zależy od budżetu i wymaganego użycia narzędzia. Wypisz swoje potrzeby i budżet, jaki możesz przeznaczyć na podjęcie ostatecznej decyzji. Jeśli rozwiązanie oferuje bezpłatną wersję próbną, skorzystaj z okazji, aby ocenić, czy narzędzie będzie kompatybilne z Twoją strukturą pracy, czy nie.

4. Korzystanie z wielu platform

Inną ważną cechą, którą należy wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania PDF, jest jego kompatybilność z platformami innych firm. Oprogramowanie PDF będzie musiało współpracować z innymi platformami dla różnych zadań . Na przykład zezwolenie wielu uczestnikom na dokument.

‍

Podobnie, dokument PDF powinien być łatwo dostępny z różnych platform . Oprogramowanie powinno zapewniać elastyczność umożliwiającą jednoczesne korzystanie z dokumentów PDF przez wiele osób.

5. Przyjazny dla urządzeń mobilnych

Źródło

‍

Około połowa ruchu internetowego na świecie pochodzi z urządzeń mobilnych. Wszyscy, od Twoich pracowników po współpracowników, prawdopodobnie będą używać urządzenia mobilnego do uzyskiwania dostępu do plików PDF i pracy nad nimi. Dlatego ważne jest sprawdzenie oprogramowania pod kątem użyteczności mobilnej.

‍

Twoje pliki PDF muszą być edytowalne w podróży . Oznacza to, że użytkownik powinien pracować na nich w taki sam sposób na swoim urządzeniu mobilnym, jak na komputerze stacjonarnym. Kładzie to szczególny nacisk na czytelność i dopasowanie marginesów.

‍

Urządzenia mobilne, takie jak smartfony i tablety, mają mniejsze ekrany, więc oprogramowanie powinno być w stanie dostosować wymiary dokumentu bez uszczerbku dla czytelności tekstu . Jeśli dokument został skompresowany, jego jakość nie powinna ulec zmianie po otwarciu na mniejszym ekranie.

6. Wbudowane zabezpieczenia

Jednym z głównych powodów , dla których pliki PDF stały się popularnym formatem w przestrzeniach korporacyjnych, jest oferowane przez nie bezpieczeństwo . Nie każdy może uzyskać do nich dostęp lub je edytować. Można je łatwo udostępniać na całym świecie bez narażania zawartości w nich zawartej.

‍

Oprogramowanie PDF, które wybierzesz, musi oferować najwyższy poziom bezpieczeństwa, aby chronić poufne informacje w twoich dokumentach. Poszukaj funkcji, takich jak ochrona hasłem, która pomaga ograniczyć dostęp do dokumentu.

‍

Istnieją unikalne uprawnienia, które pozwalają wybrać, kto może czytać lub edytować dokument . Zaawansowane funkcje bezpieczeństwa umożliwiają ograniczenie lub cofnięcie dostępu po udostępnieniu dokumentu użytkownikowi, aby uniemożliwić mu dalszy dostęp do niego.

7. Wsparcie i obsługa klienta

Chociaż oprogramowanie PDF jest z natury łatwym w użyciu oprogramowaniem, Twój dostawca nadal musi upewnić się, że możesz w pełni wykorzystać jego potencjał. Sprawdź, czy dostawca oprogramowania zapewnia samouczki i przewodniki dotyczące korzystania z rozwiązania .

‍

Muszą istnieć często zadawane pytania, które pomogą Ci z łatwością rozwiązać proste problemy. Co więcej, potrzebna jest natychmiastowa obsługa klienta, aby pomóc rozwiązać większe sprawy. Aby dowiedzieć się o jakości usług świadczonych przez dostawcę, sprawdź jego recenzje i opinie użytkowników.

‍

Da ci to realistyczne wyobrażenie o tym, jak skuteczny jest twój dostawca w rozwiązywaniu problemów. Co więcej, zawsze możesz zapytać samego dostawcę o jego obsługę klienta, aby uzyskać podstawowe pojęcie o zakresie świadczonych przez niego usług.

8. Oparte na chmurze

Rozwiązania oprogramowania PDF oparte na chmurze należą do najczęściej wybieranych przez firmy. Wynika to z prostego powodu, że są to lekkie rozwiązania, które są dość łatwe w użyciu i zapewniają dostęp do plików .

‍

Nie chcesz, aby Twój system PDF był ciężki lub wolny. Co więcej, powolny system może spowolnić cały przepływ operacji z powodu powolnego przetwarzania . System oparty na chmurze jest szybki, zwinny i elastyczny w użyciu, a także łatwy w dostępie dla większości użytkowników.

9. Integracja podpisu elektronicznego

Źródło

‍

Opcja podpisu elektronicznego pojawiła się jako potrzeba chwili, ponieważ coraz więcej firm prowadzi wirtualne firmy . Po prostu nie możesz wysłać fizycznych dokumentów na imprezę i czekać całymi dniami na ich zwrot wraz z podpisem.

‍

Twoje oprogramowanie PDF powinno mieć narzędzie do podpisu elektronicznego, które umożliwia użytkownikom cyfrowe podpisywanie dokumentu i zwracanie go z nienaruszoną jakością . Pomaga przyspieszyć transakcje między stronami i znacznie usprawnia procesy.

10. Automatyzacja

Automatyzacja jest potrzebą każdego procesu korporacyjnego, zwłaszcza jeśli Twoja firma działa na dużą skalę i musisz codziennie przetwarzać dużą liczbę dokumentów . Poszukaj funkcji automatyzacji w swoim oprogramowaniu PDF, aby móc dokonać właściwego wyboru.

‍

Funkcje automatyzacji, takie jak narzędzia „przeciągnij i upuść” oraz narzędzia „znajdź i zamień”, pomagają szybciej i łatwiej wykonać zadanie, bez możliwości popełnienia błędów. Adnotacje i znaczniki pomogą Ci szybciej edytować pliki PDF.

‍

Ułatwi to kolejnemu użytkownikowi szybsze przetwarzanie, a także od razu będzie wiedział, jakich punktów szukać. W ten sposób mogą je przetwarzać w mgnieniu oka.

Wybierz bogate w funkcje i sprawne oprogramowanie do obsługi plików PDF, aby ułatwić sobie codzienne operacje

Pliki PDF stały się podstawowymi formatami plików w operacjach korporacyjnych. Wybór odpowiedniego oprogramowania do ich przetwarzania i zarządzania pomoże Ci wydobyć z nich to, co najlepsze i ułatwi codzienne operacje w firmie.

‍

Poszukaj funkcji, takich jak edycja w ruchu i współpraca między platformami w swoim oprogramowaniu do obsługi plików PDF. Powinien oferować najwyższy poziom bezpieczeństwa, a jednocześnie być lekki i łatwy w użyciu dla wszystkich użytkowników.

‍

Daj nam znać w komentarzach, co Twoim zdaniem jest najważniejszą funkcją, którą powinno posiadać oprogramowanie PDf, aby ułatwić Ci pracę.

‍