Organizacja pracy: 10 wskazówek, jak opanować organizację pracy

Zastanawiasz się, jaki jest sekret ludzi sukcesu w ich pracy? Oczywiście od razu widać, że jest to sprawa całkowicie indywidualna, ponieważ każdy pracownik posiada unikalny zestaw umiejętności twardych i miękkich, cech osobowości czy charakteru. Jest jednak jeden element, o który możesz zadbać, aby usprawnić wykonywanie codziennych zadań i przyspieszyć osiąganie oczekiwanych rezultatów – dobrą organizację pracy. Jak? Poniżej znajdziesz naszą listę 10 wskazówek organizacyjnych, które mogą to urzeczywistnić.

Organizacja pracy – spis treści:

1. Zaplanuj swoją pracę
2. Skoncentruj się na jednym celu (i zadaniu) naraz
3. Pamiętaj o regularnych przerwach
4. Ustal priorytety
5. Oszacuj i kontroluj czas
6. Ustal indywidualne cykle produktywności
7. Pozbądź się rozpraszaczy
8. Praca z tablicami Kanban
9. Użyj narzędzi, aby usprawnić swoją pracę
10. Ustal granice dla współpracowników
11. Lepsza organizacja pracy – teraz wiesz, co robić

Zaplanuj swoją pracę

Harmonogram możesz uporządkować w specjalnym narzędziu online, w zeszycie online, tradycyjnie na papierze (w zależności od tego, który sposób jest dla Ciebie najlepszy) – nie możesz zapomnieć o planowaniu swojej pracy, jeśli chcesz usprawnić swoją organizację. Wypisanie wszystkich obowiązków na dany dzień czy tydzień to podstawa do kolejnych kroków, o których wspominaliśmy. Pamiętaj jednak, aby zaplanować sobie tylko 80% czasu w pracy – resztę należy przeznaczyć na nieprzewidziane zdarzenia.

Skoncentruj się na jednym celu (i zadaniu) naraz

Nie uda Ci się od razu osiągnąć wszystkiego, co sobie założysz – tak jak nie uda Ci się wykonać wszystkich zadań zaplanowanych na dzień przed południem. Skoncentruj się na tym, co w danej chwili najważniejsze, a zobaczysz pozytywne rezultaty.

Pamiętaj o regularnych przerwach

Najlepiej planować przerwy każdego dnia mniej więcej o tej samej porze (oczywiście na tyle, na ile to możliwe) – w ten sposób organizm nabierze odpowiedniego rytmu pracy, co ułatwi osiągnięcie zamierzonych celów.

Ustal priorytety

Które zadanie jest ważne i pilne, a które odłożyć na później? Kiedy już zaplanujesz swoją pracę, powinieneś ustalić kolejność wykonywania poszczególnych obowiązków (pomoże Ci w tym macierz Eisenhowera). W ten sposób będziesz dokładnie wiedział, co robić i jak płynnie przechodzić od jednego zadania do drugiego, nie pozwalając sobie na chwilę wahania.

Oszacuj i kontroluj czas

Aby jak najlepiej zorganizować swój czas w pracy, powinieneś polegać również na oszacowaniu, ile czasu zajmie Ci wykonanie danego zadania. W ten sposób zyskasz kontrolę nad czasem, jednocześnie zwiększając motywację do jego ukończenia. Ciągłe sprawdzanie tempa swoich obowiązków z kolei pozwoli przewidywać wąskie gardła i wyciągać wnioski na przyszłość (np. w zakresie tego, że pewien rodzaj zadania wymaga wydłużonego terminu). Te dwa działania znacząco poprawiają organizację pracy.

Ustal indywidualne cykle produktywności

W jakich godzinach pracujesz najlepiej? Odkrycie, czy jesteś bardziej produktywny rano, w południe czy po południu (i jak ten fakt koreluje z posiłkami w pracy) jest punktem wyjścia do lepszej organizacji codziennej pracy. W końcu najlepiej zostawić sobie najtrudniejsze zadania, gdy jesteś najbardziej produktywny, aby ich ukończenie było przynajmniej trochę łatwiejsze. Z kolei w okresie najmniejszej produktywności należy wykonywać automatyczne i powtarzalne zadania, które nie wymagają dużego zaangażowania. Takie podejście pomoże Ci pozbyć się poczucia straconego czasu w pracy.

Pozbądź się rozpraszaczy

Pamiętaj, że nic nie działa tak źle na wykonywanie codziennych obowiązków, jak ciągłe uleganie wszelkiego rodzaju rozrywkom – sprawdzanie mediów społecznościowych, odwiedzanie współpracowników czy przeglądanie e-maili. Dlaczego? Ponieważ nasz umysł potrzebuje trochę czasu, aby skupić się na zadaniu, a każde rozproszenie powoduje, że nasza koncentracja zanika i musimy zaczynać od zera. Z tego powodu warto blokować niektóre strony na czas pracy lub stosować technikę Pomodoro (która wspiera pracę w cyklach), aby uniknąć rozpraszania uwagi.

W związku z tym zauważ również, że zarówno w biurze, jak i podczas pracy w domu napotykasz czynniki rozpraszające uwagę – określ, co najczęściej rozprasza Cię w pracy, a następnie spróbuj wyeliminować te problemy, aby usprawnić przepływ pracy.

Praca z tablicami Kanban

Wizualizacja zadań do wykonania na tablicy Kanban (podział na kolumny to do-doing-done) poprawia kontrolę nad przepływami pracy. Co więcej, pozwala innym zobaczyć, czy aktualnie mogą korzystać z Twoich zasobów, a może skupiasz się na ważnym zadaniu i nie możesz znaleźć miejsca, aby pomóc.

Użyj narzędzi, aby usprawnić swoją pracę

Pomyśl o tego typu oprogramowaniu (takim jak nasze oprogramowanie do zarządzania projektami Firmbee), jeśli pracujesz w zespole i czujesz potrzebę usprawnienia komunikacji pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu. Rozwiązania, które pozwalają przechowywać w jednym miejscu wszystkie niezbędne informacje o zachodzących procesach, mogą bardzo szybko i skutecznie usprawnić organizację pracy zaangażowanych osób. Musisz jednak pamiętać, aby odpowiednio je dobierać do potrzeb swojego zespołu (poprzez analizę obszarów sprawiających problemy).

Ustal granice dla współpracowników

Ostatnia rada to taka, z której niewiele osób chce skorzystać, ponieważ uważa się, że robiąc to, możesz otrzymać etykietę „nieprzydatnego przyjaciela”. Czasem jednak lepiej jest dać do zrozumienia współpracownikom, że w tej chwili im nie pomożesz, niż na siłę wspierać innych i później narażać się na opóźnienia w realizacji zadań, co może zaszkodzić zarówno Tobie (konsekwencje dla zdrowia fizycznego i psychicznego związane ze stresem i nadgodzinami), jak i organizacji (z powodu niedotrzymania terminów).

Lepsza organizacja pracy – teraz wiesz, co robić

Możesz pomyśleć, że wymienione powyżej wskazówki są „trywialne” iz pewnością nie wystarczą, aby uporządkować bałagan w życiu zawodowym. Spróbuj jednak włączyć niektóre z nich do swoich codziennych zajęć, a szybko zauważysz, że wyniki znacznie przewyższą Twoje przewidywania. Oczywiście nie jest tak, że wszystkie wymienione powyżej wskazówki sprawdzą się dokładnie w Twojej sytuacji (wszystko zależy od tego, jakie miałeś do tej pory problemy z organizacją pracy), ale są one niewątpliwie odpowiednim punktem wyjścia do zastanowienia się nad zmienić, przeprowadzić, a potem – cieszyć się efektami.

Jeśli podobają Ci się nasze treści, dołącz do naszej społeczności pracowitych pszczół na Facebooku, Twitterze, LinkedIn, Instagramie, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Karolina Becker

Jako kierownik projektu, Caroline jest ekspertem w znajdowaniu nowych metod projektowania najlepszych przepływów pracy i optymalizacji procesów. Jej zdolności organizacyjne i umiejętność pracy pod presją czasu czynią ją najlepszą osobą do realizacji skomplikowanych projektów.

Wyświetl wszystkie posty