11 rzeczy, które zorganizowani i produktywni ludzie robią na co dzień
Opublikowany: 2017-11-05Jest powód, dla którego ludzie, którzy są najspokojniejsi i najmniej zestresowani, to ci, którzy robią najwięcej
Często mylimy bycie produktywnym z pracą tak szybko, jak to możliwe, w każdej sekundzie dnia. Obawiamy się, że spowolnienie w celu zorganizowania się zabije naszą produktywność, ale fakty sugerują, że jest inaczej:
- Przeciętny pracownik biurowy spędza ponad godzinę dziennie na szukaniu rzeczy.
- Przeciętny amerykański dyrektor spędza sześć tygodni w roku na przeszukiwaniu zabałaganionych biurek i zdezorganizowanych akt w poszukiwaniu zagubionych informacji.
- 23% dorosłych twierdzi, że spóźnia się z płaceniem rachunków z powodu ich utraty.
Brak organizacji jest kosztowny, zarówno pod względem czasu, jak i pieniędzy. Ale jeśli przekonasz się, że zwolnisz i zorganizujesz się, zwrot z inwestycji zaskoczy Cię.
„Za każdą minutę spędzoną na organizowaniu zarabia się godzinę”. - Benjamin Franklin
Chociaż szacunki Benjamina Franklina są zawyżone, spędzanie czasu na organizacji jest nadal cenną inwestycją. Eksperci szacują, że każda godzina spędzona na planowaniu i organizowaniu pozwala zaoszczędzić od trzech do czterech godzin czasu, który w przeciwnym razie zostałby zmarnowany.
Jest powód, dla którego najbardziej spokojni i najmniej zestresowani ludzie robią najwięcej — rozumieją znaczenie organizacji i odpowiednio dostosowują swoje nawyki.
Dobrą wiadomością jest to, że możesz stać się bardziej zorganizowany i produktywny, po prostu naśladując nawyki, na których polegają.
Nie pozwalają, aby ich biurka były zagracone
Możesz pomyśleć, że wiesz dokładnie, gdzie iw jakim stosie papieru możesz znaleźć konkretny dokument. Ale żartujesz sobie, jeśli uważasz, że nie będziesz bardziej produktywny z czystym i uporządkowanym biurkiem. Już sama czynność porządkowania rzeczy na biurku pomaga uporządkować je w umyśle. Ponadto badania przeprowadzone na Uniwersytecie Princeton wykazały, że im bardziej nasze mózgi są bombardowane przez konkurencyjne bodźce na zagraconym biurku, tym mniej jesteśmy w stanie się skoncentrować. I to nie był tylko subiektywny dowód; byli w stanie zobaczyć różnicę w MRI aktywności mózgu badanych.
Nigdy nie dotykają rzeczy dwa razy
Zorganizowani i produktywni ludzie nigdy niczego nie trzymają, ponieważ dwukrotne dotykanie rzeczy to ogromna strata czasu. Nie zapisuj wiadomości e‑mail ani rozmowy telefonicznej na później. Jak tylko coś przyciągnie twoją uwagę, powinieneś podjąć odpowiednie działania, przekazać je lub usunąć.
Nie odpowiadają na e-maile w momencie przybycia
Ludzie produktywni nie pozwalają, aby ich poczta e-mail była ciągłą przerwą. Oprócz sprawdzania poczty e-mail zgodnie z harmonogramem, korzystają z funkcji, które nadają priorytet wiadomościom według nadawcy. Ustawiają alerty dla swoich najważniejszych dostawców i najlepszych klientów, a resztę zachowują, dopóki nie dotrą do punktu zatrzymania w swojej pracy. Niektórzy ustawiają nawet autoresponder, który informuje nadawców, kiedy będą ponownie sprawdzać pocztę e-mail.
Polecany dla Ciebie:
Jak Metaverse zmieni indyjski przemysł motoryzacyjny?
Co oznacza przepis anty-profitowy dla indyjskich startupów?
W jaki sposób start-upy Edtech pomagają indyjskim pracownikom podnosić umiejętności i być gotowym na przyszłość...
Akcje New Age Tech w tym tygodniu: Kłopoty Zomato nadal, EaseMyTrip publikuje Stro...
Indyjskie startupy idą na skróty w pogoni za finansowaniem
Digital Marketing Platform Logicserve Bags Finansowanie INR 80 Cr, zmienia nazwę na LS Dig...
Działają z jednej listy rzeczy do zrobienia
Pamiętasz czasy, kiedy ludzie kupowali te drogie, oprawione w skórę planery i wypełniali je listą rzeczy do zrobienia oznaczonych kolorami według priorytetu? To może wydawać się teraz trochę staroświeckie, ale nikt nie może zaprzeczyć, że było to skuteczne. Dlaczego ci planiści byli skuteczni? Przypomnieli nam, jak ważne jest prowadzenie jednej listy rzeczy do zrobienia. Gdy skonsolidujesz wszystko na jednej liście, zawsze wiesz, gdzie szukać , i możesz przestać marnować czas na zapamiętywanie, która lista zawiera potrzebne informacje.
Mają wysoki poziom samoświadomości
Wysoce produktywni i zorganizowani ludzie mają jasne poczucie, kim są. Znają swoje słabości i tworzą struktury organizacyjne, aby je przezwyciężyć . Jeśli pozwalają, by spotkania trwały zbyt długo, ustawiają minutnik. Jeśli mają problemy z utrzymaniem produktywności spotkań, układają porządek obrad. Jeśli rano zapomną sprawdzić pocztę głosową, ustawiają przypomnienie. Szczegóły nie mają znaczenia; ważne jest, aby myśleli ostrożnie i używali konkretnych pomocy i procedur, które działają na ich słabości organizacyjne.
Znajdują czas na lunch
Wszyscy tam byliśmy – jesteś zajęty, a kiedy podnosisz wzrok, mija już pora lunchu. Skończyło się na tym, że albo znikniesz, albo złapiesz pączka lub paczkę chipsów z automatu z przekąskami. Oba są naprawdę złymi pomysłami. Pączek da ci zastrzyk energii na około 20 minut, ale potem twoje skupienie spadnie jak kamień. Jeśli chodzi o pomijanie posiłków, nie tylko wpływa to na koncentrację, produktywność i umiejętności rozwiązywania problemów, ale także wpływa na talię — a nie w sposób, którego można by oczekiwać. Badania z Ohio State University pokazują, że waga, którą tracisz przez pomijanie posiłków, to masa mięśniowa, którą później odzyskujesz jako tłuszcz.
Jedzą żaby
„Zjedzenie żaby” to najlepsze antidotum na zwlekanie; ultraproduktywni ludzie zaczynają każdego ranka od tego smacznego „przysmaku”. Innymi słowy, najpierw robią najmniej apetyczną, najbardziej przerażającą pozycję na swojej liście rzeczy do zrobienia, zanim zrobią cokolwiek innego. Potem mogą zająć się rzeczami, które ich ekscytują i inspirują.
Sprzątają na koniec każdego dnia
Najlepszym lekarstwem na bałagan jest poświęcenie około 10 minut każdego dnia na uporządkowanie biurka. Chociaż wiemy, że najlepiej jest dotykać rzeczy tylko raz, wszyscy zatrzymaliśmy się w połowie zadania, ponieważ zadzwonił telefon lub ktoś wpadł, aby porozmawiać. Naprawdę nie możesz zapobiec takim rzeczom, ale możesz zakończyć dzień, rozwiązując wszystkie rzeczy, które zostały w połowie ukończone .
Planują swoje dni poprzedniej nocy
Zorganizowani i produktywni ludzie kładą się spać każdej nocy, pewni, że wiedzą, co osiągną następnego dnia. Ustalają swoje priorytety w przeddzień, więc gdy zaczyna się dzień, jest mniej prawdopodobne, że rozproszą ich „tyrania pilnych” – te małe pożary, które pojawiają się i stają na drodze ich prawdziwym priorytetom.
W pełni wykorzystują technologię
Wiele mówiono o tym, jak nowoczesna technologia wydłuża dzień pracy, dzięki czemu jesteśmy zawsze na bieżąco. Chociaż może to być prawdą, technologia może również zwiększyć naszą produktywność. Niezależnie od tego, czy chodzi o konfigurowanie filtru poczty e‑mail, aby chronić skrzynkę odbiorczą przed spamem, czy używanie aplikacji takiej jak Evernote do porządkowania informacji, których będziesz ponownie potrzebować, technologia nie zawsze jest zła. Używany właściwie może zaoszczędzić sporo czasu.
Nie ignorują swojej ślimakowej poczty
W tym przypadku wracamy do filozofii „dotknij raz”. Dla większości z nas nie ma obecnie zbyt wielu ślimaczych maili, na które tak naprawdę czekamy. Ale ignorowanie go może powodować problemy, zwłaszcza jeśli chodzi o rachunki i powiadomienia podatkowe. Po prostu otwórz go i zajmij się nim, gdy tylko się pojawi; w przeciwnym razie będziesz kopał pod poduszkami kanapy, szukając zaległego rachunku.
Łącząc to wszystko razem
Każda minuta, którą spędzisz na szukaniu czegoś, co zgubiłeś, lub próbując przypomnieć sobie, co masz zrobić dalej, zaszkodzi Twojej produktywności. To z kolei zjada Twój potencjał zawodowy. Dobrą wiadomością jest to, że istnieje wiele narzędzi, których możesz użyć, aby zachować porządek i produktywność, więc nawet najbardziej zdezorganizowani z nas mogą wprowadzić system, który utrzyma nas w ryzach.
O autorze
Dr Travis Bradberry jest wielokrotnie nagradzanym współautorem bestsellerowej książki „Inteligencja emocjonalna 2.0” oraz współzałożycielem TalentSmart, wiodącego na świecie dostawcy testów i szkoleń dotyczących inteligencji emocjonalnej, obsługującego ponad 75% firm z listy Fortune 500. Jego bestsellerowe książki zostały przetłumaczone na 25 języków i są dostępne w ponad 150 krajach. Dr Bradberry pisał lub był opisywany przez Newsweek, BusinessWeek, Fortune, Forbes, Fast Company, Inc., USA Today, The Wall Street Journal, The Washington Post i The Harvard Business Review.